Cum se creează o foaie de parcurs pentru proiect (exemplu inclus)

Datorită tuturor componentelor unui proiect, este ușor pentru un manager de proiect să se piardă în detalii și să piardă evidența imaginii de ansamblu. Dar cum puteți vedea întregul peisaj al proiectului pentru a vă asigura că mergeți în direcția corectă? Mai bine, cum le puteți explica cu ușurință părților interesate cum se va dezvolta proiectul dvs. fără a fi nevoie să defalcați întregul plan de management al proiectului?

O foaie de parcurs pentru proiect este cea mai bună modalitate de a rezuma ce, de ce și cum din proiectul dvs. într-un document ușor de înțeles care poate fi partajat cu oricine. O foaie de parcurs de management de proiect este un instrument unic care are un scop diferit față de alte documente de proiect similare, cum ar fi o carte de proiect, o diagramă de reper sau un plan de proiect.

Ce este o foaie de parcurs de proiect?

O foaie de parcurs a proiectului este o prezentare generală care stabilește etapele, rezultatele și obiectivele proiectului. Scopul său principal este de a oferi o reprezentare vizuală la nivel înalt a cronologiei proiectului și de a explica fazele acestuia. Deoarece acționează ca un ghid, foaia de parcurs al proiectului este, de asemenea, un instrument de comunicare excelent care poate fi folosit pentru a informa părțile interesate în orice moment al ciclului de viață al proiectului.

Este documentul general care vorbește despre strategia proiectului și de ce acea strategie este angajată. Prin urmare, foaia de parcurs a proiectului îi ajută pe managerii de proiect să se asigure că toți cei care lucrează la proiect înțeleg planul proiectului, indiferent de piesa la care ar putea lucra.

Datorită simplității lor, foile de parcurs ale proiectelor sunt utilizate în mod obișnuit ca instrumente de gestionare a portofoliului de proiecte. Sunt foarte utile pentru managerii de programe care trebuie să supravegheze mai multe proiecte simultan. Cu foile de parcurs ale proiectelor, aceștia își pot urmări cu ușurință portofoliile de proiecte.

Imaginea de mai jos arată instrumentul de proiect al ProjectManager utilizat pentru a gestiona un portofoliu de proiecte.

Sub coloana cu numele sarcinii, managerii de program își pot lista portofoliul de proiecte și pot mări fiecare proiect pentru a vedea fazele, sarcinile și etapele sale. În plus, ei pot urmări progresul fiecărei sarcini în timp real și pot comunica cu membrii echipei.

Cum se creează o foaie de parcurs de proiect

Mai simplu spus, o foaie de parcurs extrage informații din planul de proiect pentru a oferi o imagine de ansamblu asupra proiectului. Foaia de parcurs al proiectului trebuie să fie vizuală și gestionabilă în lungime, astfel încât să poată fi ușor digerabilă de către toți părțile interesate și membrii echipei implicate în proiect. Dacă poate încăpea pe o singură pagină, mai bine. Gândiți-vă la foaia de parcurs a proiectului ca și cum ați face o hartă reală. Vă arată dvs. și membrilor echipei dvs. întregul peisaj și vă pune călătoria în context.

Componentele cheie de care veți avea nevoie pentru a crea o foaie de parcurs pentru proiect sunt următoarele:

1. Prezentare generală a proiectului

Orientul principal al oricărei foi de parcurs de proiect îl reprezintă scopurile și obiectivele la nivel înalt ale proiectului. Nu este nevoie să intri în detalii foarte mari aici, deoarece scopurile și obiectivele proiectului sunt explicate în carta proiectului.

2. Riscurile proiectului

Prezentați principalele riscuri ale proiectului care ar putea face proiectul dvs. să eșueze sau să compromită elemente majore ale planului de proiect, cum ar fi domeniul de aplicare, programul, obiectivele, așteptările părților interesate, asigurarea calității etc.

3. Prezentare generală a programului

Având în vedere că foaia de parcurs al proiectului este o cronologie vizuală a proiectului, doriți să includeți o prezentare generală a programului. Această prezentare generală a programului va include doar reperele și livrabilele cheie ale proiectului. De asemenea, puteți utiliza diagramele Gantt pentru o reprezentare mai detaliată a programului dvs. de proiect.

4. Dependenţe

Din nou, doar dintr-o perspectivă la nivel înalt, rețineți livrabilele importante ale proiectului și modul în care acestea sunt conectate. Crearea foii de parcurs a proiectului cu un instrument software pentru diagrame Gantt care vă permite să legați dependențele este cel mai simplu mod de a reprezenta dependențe.

5. Resurse

Rețineți resursele de care aveți nevoie pentru a finaliza proiectul. Acestea includ resursele umane cum ar fi echipa de proiect și resursele fizice, cum ar fi echipamente, materiale etc.

6. Persoane cheie

Enumerați oamenii cheie din echipa de proiect și cum să îi contactați.

7. Întâlnirea de lansare

Faceți cunoștință cu foaia de parcurs pentru managementul proiectului și asigurați-vă că așteptările sunt clare pentru toate părțile interesate. (Asigurați-vă că aveți pregătită o agendă a întâlnirii de lansare.)

8. Sarcini și sarcini

Un alt aspect al foii de parcurs a proiectului este proprietatea. Asta înseamnă că sunt conturate rolurile și responsabilitățile tuturor celor implicați în proiect. Foaia de parcurs a proiectului definește cine face ce și apoi acele sarcini și livrabile pot fi urmărite. Software-ul de management de proiect vă permite să atribuiți sarcini și să utilizați instrumente de colaborare în echipă pentru a facilita acest proces.

Nu totul poate fi definit atât de clar, desigur, motiv pentru care foaia de parcurs a proiectului are ceva numit „timp neclar”. Aceasta este o tehnică de planificare a proiectelor care permite sarcinilor care nu pot fi fixate în mod clar să rămână într-o găleată de timp mai liberă. Acum sunt identificați și pot fi urmăriți fără teama că vor cădea printre crăpături.

Exemplu de foaie de parcurs de proiect

Pentru a ilustra mai bine cum să creați o foaie de parcurs de proiect, să aruncăm o privire mai atentă la exemplul de foi de parcurs al proiectului pe care l-am menționat anterior.

Imaginea de mai sus prezintă o foaie de parcurs finalizată pentru managementul proiectului. Acum să ne uităm la fiecare dintre componentele sale.

• Fazele proiectului: Imaginea de mai sus arată etapele de „dezvoltare” și „testare” ale „proiectului Tannen Tech”. Ele sunt reprezentate pe cronologia proiectului cu liniile albastre și, respectiv, roșii.
• Etape: pictogramele diamant reprezintă reperele proiectului care marchează sfârșitul fiecărei faze.
• Sarcini: Fiecare bară reprezintă o sarcină. Instrumentul nostru de foaie de parcurs vă permite să urmăriți finalizarea acestora cu un procent. De asemenea, puteți specifica livrabilele proiectului asociate fiecărei sarcini.
• Dependențe: săgețile de pe instrumentul foaie de parcurs reprezintă dependențele dintre sarcini.
• Persoane cheie: Puteți atribui fiecare sarcină membrilor echipei de proiect care sunt responsabili pentru ele.
• Date: Datele sunt o componentă critică a foilor de parcurs ale proiectului. Instrumentul nostru de foaie de parcurs vă permite să setați date pentru sarcinile, etapele și etapele proiectului dvs.

După cum puteți vedea, foaia noastră de parcurs a proiectului este foarte asemănătoare cu o diagramă Gantt, dar principala diferență este că puteți utiliza vizualizarea diagramă Gantt pentru a crea o versiune mai detaliată a proiectelor individuale, în timp ce instrumentul nostru pentru foaia de parcurs de proiect funcționează cel mai bine pentru gestionarea portofoliului de proiecte.

Sfaturi pentru foaia de parcurs al proiectului

Iată câteva sfaturi despre care credem că ar putea fi utile atunci când creați o foaie de parcurs pentru proiect:

• Ar trebui să comunice rapid și ușor obiectivele și scopurile generale ale proiectului.
• Așteptările părților interesate sunt gestionate prin asigurarea că toți cei implicați în proiect înțeleg motivul de bază al proiectului.
• Comunicarea este unul dintre aspectele fundamentale ale unei foi de parcurs de proiect și ar trebui să poată vorbi cu toată lumea din proiect.
• Foaia de parcurs al proiectului este un instrument care ajută la luarea unor decizii importante. Privind înapoi la foaia de parcurs a proiectului, scopul principal al proiectului este clar și aceste informații vă vor informa luarea deciziilor.
• Foaia de parcurs al proiectului este un document versatil de management al proiectului care poate fi consultat pe tot parcursul ciclului de viață al proiectului, așa că este important să îl mențineți actualizat. Într-un fel, este un raport de stare generală pentru cei care au nevoie de o actualizare.
• Asigurați-vă că foaia de parcurs a proiectului este realistă, altfel vor exista întârzieri, depășiri ale costurilor și așteptările părților interesate nu vor fi îndeplinite.
• Membrii echipei trebuie să împărtășească întotdeauna progresul lor cu restul echipei de proiect pentru a-i menține pe toți pe aceeași pagină și pentru a nu deteriora integritatea foii de parcurs a proiectului.
• O foaie de parcurs de proiect nu este același lucru cu o foaie de parcurs de produs. Chiar dacă ambele sunt instrumente de planificare vizuală, foile de parcurs ale produselor sunt utilizate în mod special în scopul dezvoltării produselor.
• Chiar dacă puteți utiliza șablonul nostru de foi de parcurs pentru proiect sau puteți folosi instrumente de design grafic, va trebui să actualizați acele documente statice de fiecare dată când vă schimbați foaia de parcurs de management al proiectului. Software-ul de management al proiectelor automatizează acest proces și vă oferă caracteristici pe care șabloanele de foi de parcurs nu le pot.
• Foile de parcurs ale proiectelor funcționează și dacă utilizați o metodologie agilă pentru a vă gestiona proiectul. Există foi de parcurs agile care sunt compatibile cu proiectul tău agil.

Instrumente pentru foaia de parcurs pentru proiect

După cum am discutat mai sus, foile de parcurs ale proiectelor condensează informațiile din planul și programul proiectului într-o imagine de ansamblu la nivel înalt. Pentru a face acest lucru, acestea trebuie să includă obiectivele proiectului, reperele, resursele și sarcinile.

Acestea sunt o mulțime de lucruri pe care trebuie să le urmăriți și să le afișați într-un format ușor de înțeles, care poate fi partajat cu întregul grup de proiect și accesat în orice moment al ciclului de viață al proiectului. Acest lucru poate fi copleșitor fără instrumentele potrivite. Din acest motiv, managerii de proiect au nevoie de un software de management de proiect care să aibă caracteristicile potrivite de planificare a foii de parcurs.

Există multe produse software de management de proiect care se adresează uneia sau unor părți din acest întreg mai mare. Lupta este să găsești o soluție unică care să poată acționa ca un instrument de planificare, să aibă o platformă de colaborare pentru a nu numai să ajute la împărtășirea foii de parcurs a proiectului, dar să simplifice echipele să își actualizeze starea și apoi să urmărească etapele proiectului pentru a te asigura că respectați programul.

Software-ul nostru de management de proiect are caracteristicile pentru managementul zilnic al proiectelor, dar și liniile mari necesare pentru a compune o foaie de parcurs de proiect pentru proiecte individuale sau pentru managementul portofoliului de proiecte. Diagramele noastre Gantt online oferă atât o imagine de ansamblu la nivel înalt a proiectului, cât și un loc pentru colectarea și atribuirea sarcinilor care pot fi apoi actualizate de către managerii de proiect și membrii echipei oriunde și în orice moment.

Tabloul de bord în timp real reflectă apoi aceste modificări pe măsură ce se produc, astfel încât toată lumea să vadă exact unde este proiectul și poate aborda problemele înainte ca acestea să devină probleme. Tabloul de bord în timp real este un instrument puternic de management al proiectelor, care depășește planificarea foii de parcurs, permițând managerilor de proiect să țină evidența bugetului, progresului, muncii și timpului.

ProjectManager este un software de management al proiectelor bazat pe cloud, ceea ce înseamnă că datele sunt colectate în timp real, iar echipele pot accesa instrumentele chiar dacă lucrează de la distanță. Software-ul nostru oferă o platformă de colaborare și capacitatea de a comunica la nivel de sarcină pentru a ne asigura că foaia de parcurs al proiectului reflectă întotdeauna cele mai recente informații. Vedeți cum vă poate ajuta să creați o foaie de parcurs de proiect și să gestionați execuția acestuia, luând această perioadă de încercare gratuită de 30 de zile.