9 foi de calcul Excel esențiale pentru urmărirea sarcinilor, costurilor și timpului

Munca ta nu merge conform planului. Nimeni nu are suficient timp sau bani pentru a-și îndeplini sarcinile. Cel mai bun lucru la care poți spera este să le termini rapid, economisind cât mai mult timp și costuri.

Dacă vă aflați în acest loc, atunci puteți căuta câteva șabloane de urmărire a sarcinilor, costurilor și timpului pentru Excel. Am colectat cele mai bune 9 foi de calcul Excel ale ProjectManager pentru urmărire pe care le puteți descărca și utiliza gratuit.

1. Șablon de tablou de bord

Un tablou de bord este modul în care vă urmăriți munca, inclusiv timpul petrecut cu sarcini, ceea ce cheltuiți și dacă progresați conform planului. Șablonul gratuit de tablou de bord al ProjectManager pentru Excel vă oferă o imagine de ansamblu asupra modului în care vă descurcați munca. Aceste informații sunt vitale pentru a ști dacă cheltuiți în exces sau rămâneți în urmă cu programul dvs.

Șablonul de tablou de bord gratuit al ProjectManager are mai multe widget-uri care monitorizează valorile în munca ta. De exemplu, există un grafic al sarcinilor cu coduri de culori care arată dacă sarcinile dvs. sunt finalizate, în desfășurare, nu sunt începute sau întârziate. Există, de asemenea, un grafic al volumului de lucru pentru gestionarea echipelor și pentru a vă asigura că volumul de lucru al acestora este echilibrat.

Există un alt grafic al sarcinilor care măsoară durata sarcinilor, care este util pentru a vedea ce se face la timp și ce durează prea mult. În cele din urmă, există o diagramă cu bare de cost pentru a vă ajuta să vă mențineți bugetul.

Acest șablon de tablou de bord Excel vă poate gestiona munca, dar este un document static care trebuie actualizat manual. Software-ul de urmărire a proiectelor automatizează acest proces. ProjectManager face un pas mai departe acumulând date în timp real, strângând numerele și afișându-le. Începeți cu ProjectManager gratuit astăzi.

Nu toate programele de management de proiect oferă aceleași tablouri de bord pentru proiecte. Tabloul de bord de proiect al ProjectManager este echipat cu caracteristicile potrivite de management al proiectelor pentru a vă ajuta să urmăriți timpul, sarcinile, costurile și multe altele.

2. Șablon de urmărire a sarcinilor

Șablonul gratuit de urmărire a sarcinilor de la ProjectManager pentru Excel vă poate organiza munca și ține evidența acesteia. Este similar cu o listă de activități, în care trebuie doar să adăugați munca și să o gestionați. A avea o listă de sarcini este primul pas pentru a-ți controla munca.

Această foaie de calcul pentru urmărirea sarcinilor surprinde toate detaliile muncii dvs. Adăugați numele sarcinii și includeți sarcinile dependente. Îl poți atribui ție sau cuiva din echipa ta.

Apoi, setați prioritatea și când vă așteptați să terminați. În cele din urmă, există o coloană pentru a-i marca starea, care este esențială pentru a vă urmări munca. Are tot ce aveți nevoie pentru a vă urmări sarcinile la un nivel de bază cu o foaie de calcul Excel.

3. Foaie de calcul pentru buget pentru urmărirea costurilor

Gestionarea costurilor în munca ta este la fel de importantă ca respectarea termenelor limită. Șablonul de buget gratuit al ProjectManager pentru Excel vă ajută să vă respectați bugetul urmărind toate detaliile financiare pe o singură foaie de calcul.

Sarcinile costă bani. Bugetul definește costurile resurselor pe care le veți folosi pentru a îndeplini aceste sarcini. În primul rând, șablonul de foaie de calcul are o listă numerotată care corespunde structurii dvs. de defalcare a muncii (WBS). Apoi, există costurile cu forța de muncă: orele planificate vs efective, plus costul pe oră. Materialele sunt defalcate pe unități și cost pe unitate.

Există, de asemenea, loc pentru alte elemente rând din bugetul dvs., care includ călătoriile, echipamentele, costurile fixe și diverse. În cele din urmă, există coloane pentru a colecta costul bugetat și real pentru fiecare element rând, apoi un sold care arată dacă elementul rând este peste sau sub buget.

Înrudit: Cum să urmăriți cheltuielile proiectului

4. Șablon de cronologie

Șablonul de cronologie gratuit al ProjectManager în Excel este perfect pentru programarea proiectului de la început până la sfârșit în Excel. Este o modalitate de a vă vizualiza toate sarcinile și de a vă respecta programul. Puteți chiar să adăugați repere!

Pentru a începe cu acest șablon de cronologie gratuit, mai întâi trebuie să enumerați toate sarcinile și să le dați un nume. Fiecare sarcină trebuie să aibă o dată de începere și o dată de încheiere, plus timpul pe care credeți că va dura pentru finalizare.

Adăugați toate acele date în partea stângă a șablonului, care este o foaie de calcul normală de urmărire. Apoi, în dreapta, veți vedea cronologia. Toate sarcinile dvs. sunt acum așezate ca bare orizontale pe o cronologie, astfel încât să puteți vedea cât timp va dura pentru a finaliza fiecare sarcină.

Dacă doriți să vă duceți planificarea și mai departe, faceți upgrade la un software online care vă permite să construiți cronologie în câteva minute. ProjectManager are cronologie online ale proiectelor care se actualizează instantaneu pe măsură ce echipa colaborează la sarcini. Urmăriți costurile, volumul de muncă, progresul planificat față de cel real și multe altele. Începeți gratuit.

5. Tabelul Planului de Acțiune

Gestionarea muncii înseamnă a contura pașii pe care trebuie să-i parcurgeți pentru a vă atinge obiectivele. Utilizați foaia de calcul gratuită a planului de acțiune pentru Excel a ProjectManager pentru a urmări sarcinile și a detalia strategia pe care o veți folosi pentru a vă finaliza munca la timp și în limita bugetului.

Am împărțit acest șablon de plan de acțiune în trei secțiuni. Primii sunt pașii de acțiune, care notează prioritatea, listează sarcini, faze și sarcini. Există, de asemenea, spațiu pentru a nota starea sarcinilor dvs. și pentru a urmări progresul acestora.

Secțiunea a doua este o cronologie, cu date de începere și scadență, inclusiv orele planificate. În cele din urmă, secțiunea a treia se concentrează pe resurse; de exemplu, ce departament este responsabil pentru ce sarcină, ce materiale sunt necesare și costul resurselor.

6. Șablon de raport de stare

A ști unde vă aflați în orice moment al ciclului de viață al proiectului este modul în care gestionați timpul și costurile. Șablonul nostru gratuit de raport de stare este un instrument excelent pentru a vă urmări progresul și a vă respecta programul.

Acest șablon gratuit de raport de stare este format din cinci secțiuni: informații despre proiect, rezumatul stării proiectului, sănătatea proiectului, prezentarea generală a managementului riscului și o concluzie care include recomandări pentru viitor.

Un raport de stare este piatra de temelie a urmăririi muncii dvs. Este folosit atât în ​​managementul proiectelor, cât și în managementul muncii, deoarece oferă managerilor o imagine despre progresul lor planificat față de cel real. Este, de asemenea, un instrument puternic atunci când se prezintă părților interesate.

7. Foaie de calcul pentru urmărirea riscurilor

Indiferent cât de bine planificată este munca ta, există necunoscute care îți pot afecta progresul. Utilizați foaia de calcul gratuită a registrului de riscuri a ProjectManager pentru a vă ajuta să planificați riscurile în munca dvs.

Acest registru de risc gratuit pentru Excel are coloane pentru a identifica riscul pentru a-l face mai ușor de urmărit. Există o coloană pentru a descrie riscul și a explica cum va afecta munca pe care o desfășurați dacă trece de la un risc la o problemă reală.

Pentru fiecare risc pe care îl identificați în șablon, puteți adăuga un răspuns la risc, care este răspunsul pe care îl veți lua dacă riscul se realizează. De asemenea, puteți observa nivelul de risc. Apoi, dacă lucrați într-o echipă, puteți atribui riscul, astfel încât acel membru al echipei să fie responsabil pentru identificarea și rectificarea acestuia.

8. Modificați foaia de calcul de urmărire

Descărcați foaia de calcul gratuită de urmărire a modificărilor a ProjectManager pentru Microsoft Excel pentru a gestiona schimbările atunci când acestea vă afectează gestionarea muncii. Vă va ajuta să controlați schimbarea, astfel încât să nu vă facă să petreceți prea multe ore suplimentare sau să adăugați costuri.

O foaie de calcul Excel pentru jurnalul de modificări este unul dintre cele mai importante șabloane Microsoft Excel pe care le oferim. Este un document care surprinde schimbarea atunci când se întâmplă. Puteți număra modificările pentru o urmărire mai bună și puteți nota când a apărut prima modificare și cine a descoperit-o sau a solicitat-o.

Apoi, puteți acorda prioritate schimbării, iar dvs. sau unui membru al echipei puteți primi dreptul de a o duce la bun sfârșit până la finalizare. Foaia de calcul Excel urmărește schimbarea de la descoperire la recuperare și se asigură că nicio ordine de modificare nu se pierde în fisuri.

9. Foaie de calcul pentru urmărirea timpului

Nu există un șablon mai bun pentru a urmări timpul petrecut cu sarcinile dvs. decât cu foaia de calcul de urmărire a timpului liber a ProjectManager. Această foaie de pontaj este excelentă pentru dvs. sau pentru membrii echipei, pentru a înregistra timpul petrecut la muncă.

Foaia de pontaj are spațiu pentru numele dvs. sau numele angajatului, în ce departament lucrează, cine este supervizorul lor și plata orară pe care o primesc. Șablonul le colectează orele, cum ar fi ora de începere și ora de sfârșit pentru ziua lor de lucru. Există chiar și un loc pentru a adăuga ore suplimentare și prânzul.

Apoi, totalul săptămânii se adună și se înmulțește cu rata de plată pentru a arăta suma totală datorată angajatului. În cele din urmă, există o linie pe care angajatul trebuie să o semneze și supervizorul să o examineze și să o semneze, de asemenea, dacă este exactă.

Utilizați ProjectManager pentru a urmări timpul, costurile și sarcinile mai bine decât Excel

Șabloanele și foile de calcul Excel pentru urmărire sunt grozave, dar, după cum s-a menționat mai sus, pot face doar atât de mult. ProjectManager este un software de management al muncii bazat pe cloud, creat pentru echipe hibride, care conectează toată lumea, indiferent unde lucrează, la ce oră, departament sau nivelul de calificare. Și o face în timp real, astfel încât toată lumea colaborează și lucrează la cele mai recente date.

Completați automat foile de pontaj

Luați foile de pontaj, de exemplu. În loc să-l solicite angajatului să completeze foaia de pontaj, foile de pontaj ale ProjectManager își completează automat sarcinile și actualizează timpul petrecut. Acest lucru simplifică salarizarea, dar oferă și o fereastră în urmărirea timpului pe care îl petrec sarcinilor lor. În acest fel, știi dacă își îndeplinesc cota sau nu. De asemenea, odată trimise, foile de pontaj sunt blocate și securizate.

Lucrează în modul care ți se potrivește

Mai multe vizualizări ale proiectului permit tuturor din echipă să lucreze cum doresc. Managerii pot planifica în avans diagramele Gantt care vă arată toate sarcinile pe o linie temporală. Bara de durată care conectează datele de început și de sfârșit ale fiecărei sarcini va afișa automat progresul în funcție de cât de mult este umbrită. Echipele pot folosi liste de sarcini, panouri kanban sau calendare, dacă preferă, toate acestea fiind actualizate și arată progresul. Nu există un instrument mai flexibil disponibil pentru gestionarea și urmărirea muncii hibride.

Generați rapoarte cu un singur clic în câteva secunde

Urmărirea timpului, costurilor și multe altele este ușoară cu rapoartele cu un singur clic ale ProjectManager. Obțineți rapoarte de stare, rapoarte despre sarcini, foi de pontaj, cheltuieli și multe altele. Aceste rapoarte preiau date complicate și le transformă în rapoarte perspicace și ușor de citit pentru a monitoriza progresul și nu numai. Rapoartele pot fi, de asemenea, filtrate pentru a vedea numai datele pe care le doriți și apoi partajate pentru a menține părțile interesate la curent.

ProjectManager este un software de management al muncii premiat pentru echipe hibride. Instrumentul nostru în timp real urmărește timpul, costurile și multe altele pentru a vă asigura că sunteți mereu la program și nu cheltuiți niciodată peste bugetul dvs. Alăturați-vă celor peste 35.000 de oameni care folosesc software-ul nostru pentru a urmări sarcinile, costurile și timpul. Începeți cu ProjectManager gratuit astăzi.