Tripla constrângere în managementul proiectelor: timp, scop și cost

Tripla constrângere a managementului de proiect a primit multe nume – Triunghiul Managementului Proiectului, Triunghiul de Fier și Triunghiul Proiectului – care ar trebui să vă ofere o idee despre cât de importantă este Tripla Constrângere atunci când gestionați un proiect. Dacă gestionați un proiect, atunci lucrați cu Triple Constraint.

Prin urmare, se poate argumenta cu ușurință că Tripla Constrângere ar putea fi cel mai important concept din istoria managementului de proiect. Când este utilizat în combinație cu un software eficient de management de proiect, vă poate oferi capacitatea de a vă conduce proiectele către succes.

Care este tripla constrângere în managementul proiectelor?

Deci, ce este Tripla Constrângere? E ușor, este un model al constrângerilor inerente în gestionarea unui proiect. Aceste constrângeri sunt triple:

1. Cost: constrângerile financiare ale unui proiect, cunoscute și sub denumirea de buget al proiectului
2. Domeniul de aplicare: Sarcinile necesare pentru a îndeplini obiectivele proiectului
3. Timp: programul pentru finalizarea proiectului

Practic, Tripla Constrângere afirmă că succesul proiectului este afectat de costurile, timpul și domeniul de aplicare al acestuia. În calitate de manager de proiect, puteți păstra controlul asupra constrângerii triple prin echilibrarea acestor trei constrângeri prin compromisuri. Vom explica cum funcționează aceste compromisuri în secțiunea de mai jos.

Deși este adevărat că Tripla Constrângere este o parte importantă a oricărui proiect de succes, ea nu determină succesul. Proiectele sunt realizate din mai multe părți, mai mult decât cele trei care alcătuiesc Triple Constraint. De aceea, unii experți în managementul proiectelor au adăugat încă trei constrângeri la model, pentru a reflecta mai bine cele mai critice zone ale unui proiect. Aici sunt ei:

• Calitate: Există standarde de calitate pentru fiecare proiect, indiferent dacă produsul final este un produs tangibil sau intangibil. Managerii de proiect au nevoie de un plan de management al calității pentru a controla calitatea.
• Risc: Riscul este inerent oricărui proiect. De aceea, managerii de proiect trebuie să creeze un plan de management al riscurilor pentru a explica cum vor fi gestionate riscurile de proiect
• Beneficiu: Există diferite tipuri de beneficii obținute dintr-un proiect. Managerii de proiect trebuie să se asigure că părțile interesate de proiect obțin cel mai bun beneficiu financiar posibil.

Cum funcționează tripla constrângere?

După cum sa menționat mai sus, managerii de proiect pot crește sau reduce costul, timpul și domeniul de aplicare al unui proiect cu compromisuri pentru a-l menține în termen și sub buget. Să vedem cum funcționează aceste compromisuri triunghiulare de proiect cu câteva exemple.

• Timp și domeniul de aplicare: puteți reduce domeniul de aplicare al proiectului pentru a reduce și durata proiectului dacă aveți întârziere. În cazul opus, puteți crește durata cronologiei proiectului în cazul în care părțile interesate din proiect vin cu activități suplimentare ale proiectului.
• Costul și domeniul de aplicare: prin reducerea sferei proiectului, va trebui să executați mai puține sarcini, ceea ce înseamnă costuri mai mici. În cazul opus, un proiect mai mare înseamnă costuri mai mari.
• Cost și timp: în unele proiecte, timpul și costul pot fi direct legate. De exemplu, costurile de închiriere a echipamentelor sau a forței de muncă sunt direct proporționale cu timpul pentru care aveți nevoie de ele.

Toate aceste scenarii aplică Tripla Constrângere pentru gestionarea proiectului, dar există multe mai multe compromisuri posibile care pot apărea într-un proiect, care implică și calitate, risc și beneficiu.

Folosind un tablou de bord pentru managementul proiectelor, un manager poate urmări proiectul pe măsură ce progresează. Metrici precum programul, costul și domeniul de aplicare al proiectului sunt ușor de urmărit. Cu aceste informații, un manager de proiect poate identifica probleme și poate ajusta Tripla Constrângere pentru a preveni ca aceste probleme să devină probleme. ProjectManager are un tablou de bord în timp real care prezintă toate datele critice ale proiectului care afectează tripla constrângere.

Cum să gestionați tripla constrângere

Constrângerea triplă pare simplă, dar asta este doar la suprafață. Fiecare dintre cele trei puncte ale acestui triunghi poate fi despachetat pentru a dezvălui un sens mai profund.

Cost

Angajamentul financiar al proiectului depinde de mai multe variabile. Sunt resursele implicate, de la materiale la oameni, care includ toate costurile.

Există și costurile fixe și variabile inerente oricărui proiect, cum ar fi echipamentele sau forța de muncă, care trebuie calculate. Acest lucru poate intra serios în joc cu utilizarea lucrătorilor contractuali sau externalizarea.

Iată ce fac managerii de proiect pentru a controla costurile:

• Estimați costurile pentru toate sarcinile din domeniul de aplicare al proiectului
• Creați un buget de proiect pe baza costurilor estimate ale proiectului
• Utilizați bugetul proiectului ca bază de cost, care este folosit pentru a controla costurile în timpul execuției proiectului
• Controlați toate costurile proiectului pentru a menține cheltuielile sub bugetul proiectului
• Ajustați bugetul proiectului atunci când este necesar

Înrudit: șablon gratuit de buget de proiect

Domeniul de aplicare

După cum sa menționat, domeniul de aplicare al proiectului se referă la toate lucrările necesare pentru finalizarea proiectului. Gestionarea acestei lucrări este esențială pentru succesul proiectului. Când gestionați domeniul de aplicare, este esențial să vă prioritizați sarcinile, permițându-vă să planificați și să atribuiți resursele în mod eficient.

Pentru a gestiona domeniul de aplicare, managerii de proiect:

• Utilizați un plan de management al domeniului de aplicare pentru a defini în mod clar ce activități de proiect vor fi realizate
• Partajați planul de management al domeniului de aplicare tuturor părților interesate, astfel încât toată lumea să fie pe aceeași pagină
• Utilizați ordinele de modificare pentru a evita variația domeniului de aplicare și urmăriți toate modificările aduse domeniului de aplicare al proiectului
• Gestionați așteptările părților interesate de a menține domeniul de aplicare al proiectului
• Utilizați instrumente și tehnici de management al sarcinilor pentru a urmări toate activitățile proiectului din domeniu

Aceste acțiuni de gestionare a domeniului de aplicare întreprinse de managerii de proiect sunt toate esențiale, deoarece timpul pe care îl va necesita fiecare sarcină este critic pentru costul și calitatea produsului final. Acest lucru poate avea un impact mare asupra programului și costurilor, mai ales dacă proiectul este la scară largă.

Înrudit: Teoria constrângerilor: un ghid pentru managerii de proiect

ProjectManager are caracteristici de gestionare a sarcinilor care facilitează atribuirea, sortarea și prioritizarea sarcinilor dvs. În acest fel, puteți delega toate sarcinile critice ale proiectului persoanelor potrivite, prevenind temutul scăpare a domeniului de aplicare. În plus, oferind partajarea fișierelor și comentarii asupra sarcinilor, permitem colaborarea la nivel de activitate.

Timp

La bază, programul proiectului este calendarul estimat alocat pentru finalizarea proiectului sau pentru a produce livrabilul final. De obicei, acest lucru este stabilit prin estimarea mai întâi a timpului pe care îl va lua fiecare sarcină de proiect.

O structură de defalcare a lucrărilor (WBS) este utilizată pentru a identifica toate activitățile proiectului. Apoi, managerii de proiect pot folosi diferite tehnici de planificare, cum ar fi metoda căii critice sau diagramele PERT pentru a determina durata totală a proiectului.

Iată ce fac managerii de proiect pentru a controla programul proiectului:

• Utilizați o diagramă Gantt pentru a vizualiza programul proiectului, pentru a defini secvențele de sarcini și pentru a monitoriza durata fiecărei sarcini
• Creați politici, proceduri și documentație pentru planificarea, executarea și monitorizarea programului de proiect
• Alocați resurse în mod eficient utilizând un program de resurse pentru a evita blocajele
• Comparați programul de referință cu progresul real pentru a determina dacă proiectele sunt pe drumul cel bun

Acum că am aflat ce fac majoritatea managerilor de proiect pentru a controla tripla constrângere, haideți să aflăm despre instrumentele de management de proiect pe care le puteți folosi pentru a vă ajuta în acest proces.

Controlul triplei constrângeri cu ProjectManager

După cum s-a menționat în partea de sus a postării, tripla constrângere atunci când este utilizată împreună cu un software de management de proiect este cea mai bună modalitate de a vă controla proiectul și de a-l conduce către un final de succes. ProjectManager este un software de management al proiectelor bazat pe cloud, cu date în timp real, care oferă managerilor de proiect puterea de a gestiona fiecare braț al triplei constrângeri: costuri, timp și domeniu de aplicare.

Cheltuieli

ProjectManager vă ajută să urmăriți costurile proiectului pentru a vă asigura că nu cheltuiți în exces. Puteți crea bugete, puteți adăuga cheltuieli de proiect și puteți introduce tarife orare pentru toate resursele dvs. Tabloul de bord în timp real urmărește costurile și alte cinci valori în proiectul dvs. și raportează instantaneu asupra acestora în diagrame și grafice ușor de citit. Aceasta este o modalitate simplă de a urmări costurile și de a vă asigura că sunteți aliniat bugetului. Acum puteți găsi probleme legate de buget înainte ca acestea să devină o problemă.

Timp

Programul tău poate scăpa de tine, dar nu cu ProjectManager. Când sarcinile sunt actualizate, acestea se reflectă instantaneu în software. Aceasta înseamnă că rapoartele și tabloul de bord sunt exacte și actuale. Puteți chiar să urmăriți progresul sarcinilor individuale pe diagrama Gantt online, unde bara de durată indică cât de mult a fost înregistrată sarcina.

Foile de pontaj sunt sincronizate cu sarcinile echipei, ceea ce face mai ușor pentru membrii echipei să își selecteze sarcina și să o introducă. Acest lucru aduce timpul lor în foaia de pontaj, care poate fi apoi previzualizată și aprobată cu câteva clicuri.

Domeniul de aplicare

Domeniul de aplicare se va schimba pe parcursul proiectului, iar ProjectManager are instrumentele necesare pentru a rămâne flexibil cu aceste modificări. Există mai multe vizualizări ale proiectelor, așa că puteți trece de la Gantt la panoul kanban pentru a obține vizibilitate asupra fluxului de lucru. Cardurile Kanban, care reprezintă sarcini, sunt setate prin prioritate, care se poate schimba pe măsură ce relevanța acelor sarcini se schimbă.

Lucrul grozav despre panourile kanban este că sunt configurate pentru a livra sarcini membrilor echipei numai atunci când resursele și capacitatea sunt disponibile pentru a le îndeplini. Pe măsură ce domeniul de aplicare al proiectului se modifică, panoul kanban se poate ajusta rapid.

Dacă observați că echipele sunt sub-sau supraalocate, puteți echilibra acest lucru pe pagina de volum de muncă. Pagina de volum de lucru are diagrame cu coduri de culori care arată dintr-o privire cine este supraîncărcat cu sarcini și cine este disponibil. Le puteți realoca munca rapid și ușor pentru a menține proiectul în sfera de aplicare.

Constrângerea triplă vă va ajuta să vă gestionați proiectul. Planificarea programului, domeniului și costul proiectului vă va ajuta să vă atingeți scopurile și obiectivele. ProjectManager, un software de management de proiect bazat pe cloud, vă oferă instrumentele pentru a utiliza acest model în mod eficient. Vedeți cum vă pot ajuta tablourile de bord în timp real și diagramele Gantt interactive, luând această perioadă de încercare gratuită de 30 de zile.