Înțelegerea criteriilor de succes în managementul proiectelor

Fără să știi care sunt criteriile de succes a proiectului tău, poți spune cu adevărat că proiectul tău este de succes? Toată lumea își dorește ca proiectul lor să aibă succes, dar puțini își iau timp să definească ce înseamnă asta.

Să presupunem că ați livrat un produs sau un serviciu la timp și în limitele bugetului - acesta este succes? Ar putea fi, dar nu dacă nu corespunde așteptărilor părților interesate. Criteriile de succes ale proiectului sunt esențiale pentru a ști dacă, de fapt, proiectul a îndeplinit acele parametri.

Cum se definește succesul managementului de proiect

Succesul managementului de proiect este definit de cât de eficient un manager de proiect atinge scopurile și obiectivele proiectului. Desigur, doriți să aduceți un proiect înainte de termen și sub buget. Asta înseamnă folosirea resurselor limitate în cel mai bun mod posibil. Dar, în același timp, trebuie să dezvoltați relații bune cu toate părțile interesate.

Părțile interesate au așteptări care trebuie gestionate. Toți cei care sunt investiți în proiect au o imagine despre cum arată succesul și este esențial să înțelegeți și să gestionați aceste așteptări, altfel vor exista părți interesate care vor simți că proiectul a eșuat, indiferent de îndeplinirea obiectivelor bugetului, programului și scopului.

Un alt aspect al succesului managementului de proiect este calitatea produsului sau serviciului livrat. Cui îi pasă dacă faci un widget care nu va funcționa, dar l-a livrat la timp și în bugetul aprobat? Trebuie să gestionați calitatea și să nu pierdeți niciodată din vedere beneficiile care sunt scopurile și obiectivele de bază ale proiectului.

Asta nu înseamnă că definirea succesului managementului de proiect este ușoară. Există o mulțime de factori de luat în considerare și unii dintre ei nu pot fi evaluați decât după mult timp după încheierea proiectului. Prin urmare, este important să înțelegem succesul proiectului și succesul managementului de proiect nu sunt aceleași lucruri.

Cum se evaluează succesul managementului de proiect

Succesul proiectului se bazează exclusiv pe cât de eficient este gestionat proiectul, în timp ce își realizează obiectivele și obiectivele. Acestea fiind spuse, există șase metrici prin care se măsoară succesul oricărui proiect:

1. Domeniul de aplicare: Atingerea rezultatelor scontate ale proiectului.
2. Program: respectarea termenului limită, inclusiv toate etapele de referință.
3. Buget: Livrarea proiectului pentru suma convenită.
4. Satisfacția echipei: Asigurarea că echipa se simte mulțumită de proiect.
5. Satisfacția clienților: obțineți feedback pozitiv de la clienți, sponsori, părți interesate etc.
6. Calitate: Atingeți așteptările părților interesate.

Lucrul grozav în definirea criteriilor de succes a proiectului este că nu numai că te conduce la un proiect de succes, ci ajută și proiectele viitoare. Utilizarea criteriilor de succes poate fi văzută și ca o practică spre îmbunătățiri continue prin învățarea din experiență.

Care sunt criteriile de succes a proiectului?

După cum sa menționat mai sus, criteriile de succes a proiectului și succesul managementului de proiect sunt ușor diferite. Chiar și aceste diferențe pot varia de la organizație la organizație, proiect la proiect și chiar echipă la echipă. Dar, practic, avem de-a face cu două tipuri de succes.

Primul tip este legat de managementul proiectelor. Este vorba atât de gestionarea eficientă a proiectului, cât și de alinierea la obiectivele de afaceri ale organizației. Acest lucru se poate realiza prin întâlniri regulate, audituri de proiect, respectarea calendarului și a termenelor limită, precum și prin atingerea calității așteptate pentru produs sau serviciu.

Al doilea tip este legat de livrabile. Când măsurați acest tip de succes, rămâneți concentrat pe ceea ce proiectul a promis că va realiza. Doriți să atingeți obiectivele prezentate în cazul de afaceri al proiectului, cum ar fi furnizarea produsului sau serviciului către utilizatori și satisfacerea clienților etc.

Care sunt cele trei criterii de succes pentru proiecte?

Cele trei criterii de succes pentru un proiect sunt costul, domeniul de aplicare și timpul (trila constrângere). Deși detaliile pot fi diferite în funcție de industrie, companie sau obiectivul proiectului, succesul va trăi sau va muri din cauza acestor trei factori.

Dacă puteți livra un proiect la timp, în limita bugetului și puteți atinge scopul definit în documentele proiectului, acesta este un succes. Dar, după cum am aflat, de multe ori sunt mai implicați și este mai bine să fim mai specifici.

De exemplu, nu înseamnă doar introducerea proiectului în buget sau sub buget, ci și crearea de valoare pentru investiții și obținerea de beneficii pentru părțile interesate. Cel mai bine este să definiți ce înseamnă costul, domeniul de aplicare și timpul dincolo de ideea generală pentru a obține o idee mai bună a ceea ce este un proiect de succes.

Trei lucruri de care trebuie să țineți cont atunci când urmăriți succesul

Am discutat despre succesul managementului de proiect în abstract. Deși este important să se definească criteriile de succes a proiectului, aceasta nu se referă la ceea ce trebuie făcut pentru a ajuta acest succes. Să vorbim despre câteva dintre regulile pentru a menține proiectul pe drumul spre succes:

1. Repere

Definirea reperelor, care sunt orice date importante din proiect, face ca un proiect să fie mai ușor de gestionat. Cea mai evidentă modalitate de a stabili etape este marcarea sfârșitului oricărei faze și a începutului următoarei. Efectuând un test de evaluare după fiecare fază, puteți vedea dacă îndepliniți sau nu progresul planificat. Acest lucru nu numai că ajută la urmărire, dar crește moralul echipei atunci când finalizează o fază majoră a proiectului. O echipă fericită este o echipă mai productivă, care este un indicator cheie al succesului managementului de proiect.

2. Comunicare

Comunicarea unge roțile în fiecare aspect al managementului de proiect. Este esențial să existe un plan de comunicare la începutul proiectului. Cu cât comunicarea dintre membrii proiectului și părțile interesate este mai eficientă, cu atât este mai puțin probabil să apară probleme care cauzează întârzieri. Menținerea liniilor de comunicare deschise este esențială, dar la fel este și utilizarea rapoartelor pentru a comunica datele vitale ale proiectului. Utilizați rapoartele de stare pentru a verifica tripla constrângere în timp real și pentru a urmări progresul real față de progresul planificat.

3. Utilizați un instrument de management de proiect

Software-ul de management dinamic al proiectelor oferă instrumente pentru a stabili etapele de referință și pentru a promova colaborarea în care membrii echipei pot rămâne în contact. Utilizarea unui software robust de management de proiect adaugă eficiență proiectului, care este însăși definiția succesului managementului de proiect.

Cum ProjectManager oferă succesul proiectului

ProjectManager este un software bazat pe cloud care oferă date în timp real pentru a vă menține pe drumul cel bun luând decizii mai bune. Urmărirea proiectului este la fel de importantă ca și definirea criteriilor de succes a proiectului. Utilizarea software-ului de management de proiect vă oferă instrumentele pentru a ști dacă îndepliniți linia de bază pentru proiect.

Există mai multe moduri prin care poți vedea cum funcționează proiectul tău. Obțineți o vizualizare la nivel înalt cu tabloul de bord live, care calculează automat datele din rapoartele de stare ale echipei dvs. și actualizează diagrame și grafice ușor de citit la timp, costuri și multe altele.

Aprofundați datele cu raportarea cu un singur clic privind variația proiectului, volumul de lucru și multe altele. Rapoartele pot fi filtrate pentru a arăta exact ceea ce doriți să vedeți și apoi partajate pentru a actualiza părțile interesate.

Menținerea echipei dvs. fericită și productivă face parte din succesul managementului de proiect. Caracteristicile noastre de gestionare a resurselor includ o diagramă a volumului de lucru cu coduri de culori care arată câte sarcini îi este atribuite fiecărui membru al echipei. Dacă unele sunt supraalocate, pur și simplu realocați resurse chiar de pe aceeași pagină.

ProjectManager este un software premiat care vă ajută să planificați, să monitorizați și să raportați despre proiectul dvs. pentru a ajuta la finalizarea cu succes. Păstrați părțile interesate la curent în timp ce oferiți echipei dvs. instrumentele de care au nevoie pentru a lucra mai bine împreună. Alăturați-vă celor zeci de mii de echipe și organizații precum NASA, Serviciul Poștal din SUA și Bank of America care realizează proiecte de succes cu instrumentul nostru și luați această probă gratuită de 30 de zile.