Utilizarea managementului valorii câștigate pentru a măsura performanța proiectului

Managementul proiectului începe cu un plan, unul care este abstract până când este executat. Dar execuția proiectului este oarbă, fără o modalitate de a măsura progresul și performanța. Mai întâi aveți nevoie de o linie de bază a proiectului pentru a captura acel plan și pentru a-l compara cu progresul dvs. real. Acest lucru vă permite să vedeți unde vă aflați.

Odată ce ați stabilit o linie de bază, există multe tehnici care pot ajuta la managementul performanței. Earned Value Management (EVM) este o astfel de tehnică care, într-un singur sistem integrat, poate prognoza cu acuratețe problemele, astfel încât să puteți gestiona mai bine performanța proiectului.

Ce este Earned Value Management (EVM)?

După cum sa menționat, EVM este o tehnică pe care managerii de proiect o folosesc pentru a urmări performanța proiectelor lor față de liniile de bază ale proiectului. Adesea, progresul unui proiect este considerat înainte sau întârziat și peste sau sub buget. Cu toate acestea, ce se întâmplă dacă sunteți înainte de termen, dar costurile sunt mai mari decât bugetul planificat? Sau, ce se întâmplă dacă ați întârziat programul, dar costurile sunt mai mici decât ați calculat inițial?

Software-ul de management de proiect vă poate ajuta cu analiza variațiilor. ProjectManager are tablouri de bord în timp real care colectează date live și calculează automat analizele de variație pentru dvs. Rezultatele sunt apoi afișate pe diagrame colorate care reprezintă variația costurilor, variația programului și multe altele. În plus, nu este necesară configurarea! Monitorizarea celor șase valori ale proiectului afișate pe tabloul de bord în timp real este modul în care ține evidența proiectului pe măsură ce se desfășoară. Începeți cu ProjectManager gratuit astăzi.

Cunoașterea valorii câștigate ajută la furnizarea de informații mai profunde despre proiectul dvs. Și atunci când aflați despre valoarea câștigată, este important să rețineți că există trei termeni asociați cu aceasta, fiecare dintre care este ușor diferit.

1. Analiza valorii câștigate (EVA): Această tehnică de management de proiect este cantitativă. Evaluează performanța proiectului prin descoperirea rezultatelor probabile ale proiectului. Face acest lucru comparând progresul și bugetul lucrărilor planificate cu costurile reale.
2. Earned Value Management (EVM): Această metodologie măsoară performanța proiectului cu un program și buget integrat, care se bazează pe structura de defalcare a activității proiectului (WBS).
3. Sistemul de management al valorii câștigate (EVMS): Aceasta este o colecție de instrumente, șabloane, procese și proceduri pe care o organizație le folosește pentru a face EVM.

Concepte de bază pentru managementul valorii câștigate

Analiza valorii câștigate bazată pe o bază de măsurare a performanței este modul în care puteți compara planul de proiect cu execuția proiectului. Acest lucru permite managerilor de proiect să răspundă la trei întrebări: Unde am fost, unde suntem acum și unde mergem? Acest lucru necesită accesarea următoarelor puncte de date.

Valoarea planificată (PV)

Valoarea planificată este locul în care sarcinile dvs. de proiect ar trebui să fie într-un anumit punct din programul proiectului și estimarea costurilor. Aceste două valori reprezintă valoarea planificată a locului în care vă așteptați să vă aflați în perioada curentă de raportare. Această valoare poate fi fie cumulativă, fie actuală. Primul este bugetul aprobat pentru activitățile planificate care trebuie efectuate în general pe parcursul întregului proiect. Acesta din urmă este bugetul aprobat pentru acele activități planificate care se desfășoară pe o anumită perioadă a proiectului, fie că sunt zile, săptămâni sau luni.

Valoarea planificată (PV) = % din proiect finalizat (planificat) * Bugetul proiectului

Cost real (AC)

Acesta este costul real al lucrării care a fost finalizată într-o anumită perioadă de proiect. Valoarea se referă la ceea ce a fost cheltuit, fie cumulativ, fie în prezent. Adică, fie costul real pentru munca efectuată până la momentul în care este calculată, fie pe o anumită perioadă de zile, săptămâni sau luni.

Costul real (AC) = Costurile reale până în prezent

Valoarea câștigată (EV)

Aceasta este cuantificarea valorii lucrării care a fost efectuată până la o anumită dată în proiect. Valoarea acumulată câștigată este suma bugetului pentru întregul proiect până la data calculului, în timp ce valoarea câștigată curentă este realizată doar pentru o anumită perioadă.

Valoarea câștigată = % din munca finalizată * BAC (Buget la finalizare)

Cum calculezi managementul valorii câștigate?

Acum că am învățat despre conceptele de bază ale EVM, să învățăm cum să calculăm gestionarea valorii câștigate. Pentru a face acest lucru, vom folosi formule simple de gestionare a valorii câștigate, care sunt explicate mai jos.

Formule de management al valorii câștigate

Există calcule care pot fi făcute rapid și ușor pentru a executa EVM. Formulele EVM pot fi împărțite în două grupe: indici de performanță și formule de analiză a varianței. Aici sunt ei:

Varianta de program (SV)

Varianta de program este o modalitate prin care managerii de proiect își pot da seama cu cât de mult înainte sau în urmă se află în proiect. Formula pentru a înțelege acest lucru este următoarea.

Varianta programului (SV) = Valoarea câștigată (EV) – Valoarea planificată (PV)

Varianta de cost (CV)

Variația costurilor este diferența dintre costul real al proiectului la acel moment în care este calculat, comparativ cu costul bugetar planificat pentru acea perioadă de timp din planul proiectului. Formula este mai jos.

Variația costului (CV) = Valoarea câștigată (EV) – Costul real (AC)

Indicele de performanță al programului (SPI)

Indicele de performanță al programului este un subset al EVM, care arată dacă un proiect este înainte sau în urmă programului. Acesta calculează raportul dintre munca efectuată și munca programată. Formula pentru aceasta este următoarea.

Indicele de performanță al programului (SPI) = Valoarea câștigată (EV) / Valoarea planificată (PV)

Calcularea indicelui de performanță a programului implică împărțirea EV la PV pentru a măsura progresul realizat față de locul în care te așteptai să progresezi la un anumit punct. Dacă ați venit cu o valoare mai mică de 1,0, înseamnă că ați lucrat mai puțin decât ați proiectat pentru acest punct. În timp ce o valoare mai mare de 1,0 înseamnă că ați finalizat mai mult decât era planificat.

Indicele de performanță a costurilor (IPC)

Indicele de performanță a costurilor măsoară cât de eficiente sunt costurile în proiect. Este afișat într-un raport dintre valoarea câștigată și costurile reale.

Indicele de performanță a costurilor (IPC) = Valoarea câștigată (EV) / Costul real (AC)

Pentru acest calcul, împărțiți EV la AC pentru a măsura valoarea lucrării finalizate în raport cu costul său real. Din nou, dacă ajungeți la o cifră mai mică de 1,0, costurile dvs. sunt mai mari decât bugetul. Un număr mai mare de 1,0 înseamnă că costurile sunt mai mici decât cele bugetate.

Estimat la finalizare (EAC)

Estimată la finalizare este așteptarea actuală a costurilor totale pentru proiect când acesta va fi finalizat.

Estimat la finalizare (EAC) = Buget la finalizare (BAC) / Indicele de performanță a costurilor (IPC)

Cu acest calcul, împărțiți bugetul total al proiectului la valoarea IPC pe care ați calculat-o mai sus.

EVM este grozav, cu câteva avertismente

EVM este o tehnică pe care o puteți folosi pentru a vă gestiona și controla proiectul, dar EVM nu va rezolva totul. Nu funcționează întotdeauna la proiectul tău și nu este un glonț magic care poate străpunge toate problemele proiectului. De fapt, are câteva capcane.

Nu te poți baza doar pe managementul valorii câștigate. Amintiți-vă, este doar calcularea unui singur punct de date obiectiv. Valoarea câștigată a proiectului dumneavoastră se poate schimba și se poate schimba rapid. Desigur, costurile și progresul sunt rareori reflectate în proiectul real, așa cum sunt atunci când executați proiectul. Deci, EVM acționează ca o garanție și oferă date utile. Cel mai bine este să faceți aceste calcule lunar sau mai des dacă proiectul dvs. are o durată mai scurtă.

EVM nu asigură calitatea

Există unele lucruri pe care EVM nu oferă o fereastră de vizualizat, cum ar fi satisfacția clienților și calitatea proiectului. Performanța proiectului, în legătură cu factori importanți, cum ar fi programul și bugetul, sunt urmărite cu EVM. Dar un proiect de succes nu este doar unul adus la timp și în limita bugetului. Dacă clientul dvs. este nemulțumit sau calitatea proiectului sau a serviciului este slabă, există o mare problemă indiferent de programul de îndeplinire și cerințele bugetare.

Fără date precise, EVM este inutil

Dacă nu includeți toate costurile reale în calcule, rezultatele dvs. nu vor reflecta cu acuratețe progresul sau performanța proiectului. Dacă utilizați un software care efectuează automat aceste calcule, trebuie să fiți de două ori precauți, deoarece ar putea trece cu vederea datele critice și vă poate da un rezultat înșelător.

EVM are nevoie de context

În cele din urmă, nu transmiteți doar numerele clienților, părților interesate sau oricui îi raportați – aceștia trebuie să știe ce înseamnă acele numere și cum le folosiți. Fii clar în limbajul tău și evita jargonul. Știi despre ce vorbești, dar este important ca și cine cu care vorbești să înțeleagă. Nu-l amuți, desigur; doar vorbește clar și simplu. Capacitatea de a comunica eficient EVM este la fel de important ca și capacitatea de a-l calcula.

Măsurați performanța cu ProjectManager

Calcularea performanței este esențială pentru a menține proiectele în termen și în limitele bugetului, dar ce se întâmplă dacă nu aveți un calculator? Serios, este multă muncă să strângi toate acele date și să calculezi fiecare ecuație. Deși este important, te îndepărtează de alte probleme importante – și este atât de ușor de automatizat!

ProjectManager este un software premiat care analizează automat datele în timp real pentru a furniza informațiile de care aveți nevoie și pentru a urmări performanța proiectului dumneavoastră. De fiecare dată când un membru al echipei își actualizează starea, acele date sunt partajate prin software-ul nostru, permițându-vă să luați cu ușurință decizii bazate pe date.

Urmăriți-vă munca cu rapoarte cu un singur clic

Pentru a obține o privire mai profundă asupra datelor decât poate oferi tabloul de bord în timp real, utilizați rapoarte cu un singur clic. Puteți genera rapid rapoarte de stare și portofoliu, precum și rapoarte despre cost, timp, volum de muncă și multe altele. În plus, puteți filtra cu ușurință fiecare raport pentru a afișa doar informațiile care vă interesează. Apoi partajați rapoartele ca atașamente PDF sau chiar le imprimați pentru prezentările părților interesate și mențineți pe toți la curent.

Dacă observați o discrepanță și doriți să cercetați mai profund pentru a descoperi care este problema, avem o funcție de raportare care devine granulară. Puteți filtra rezultatele raportului pentru a afișa doar datele dorite. Aceste rapoarte pot fi, de asemenea, partajate, așa că, dacă doar urmăriți progresul pentru a le prezenta părților interesate, vă oferim acoperire.

Vizualizați progresul proiectului

Deoarece software-ul nostru se actualizează constant, puteți urmări proiectul dvs. din mai multe puncte. De exemplu, diagrama Gantt online este excelentă pentru a vă planifica și programa proiectul, dar are și o funcție de monitorizare. Bara de durată care leagă data de început și de sfârșit de o sarcină din cronologia proiectului va reflecta progresul echipei dvs. cu partajare pentru a indica cât de aproape este sarcina de finalizare.

Software-ul nostru funcționează cu celelalte instrumente de valoare câștigată pentru a vă oferi o imagine completă a performanței proiectului dumneavoastră. Nu numai asta, oferim o gamă completă de instrumente de management de proiect care lucrează împreună pentru a ne asigura că proiectele dvs. sunt performante și îndeplinesc așteptările părților interesate. Software-ul nostru face cunoașterea valorii dvs. câștigate mai simplă.

ProjectManager este un software de management al proiectelor bazat pe cloud, care facilitează măsurarea progresului și efectuarea EVM. Cu tabloul de bord în timp real, valorile proiectului sunt calculate instantaneu cu date live și livrate în diagrame și grafice ușor de citit, care pot fi partajate printr-o apăsare de tastă. Încercați-l singur cu această perioadă de încercare gratuită de 30 de zile.