Managementul furnizorilor: un ghid rapid

Organizațiile au nevoie de resurse pentru a finaliza proiecte, a produce produse sau a furniza servicii. Majoritatea, dacă nu toate companiile, nu își pot produce toate materiile prime, echipamentele sau utilajele, așa că trebuie să le procure de la furnizori. Furnizorii sunt definiți ca furnizori externi care furnizează bunuri și servicii esențiale. În funcție de câți furnizori cu care lucrați, gestionarea acestora poate fi extrem de complexă. Atunci intervine managementul furnizorilor.

Ce este managementul furnizorilor?

Managementul furnizorilor este procesul de gestionare a relației cu furnizorii de la care o organizație își obține materiile prime, echipamentele și alte provizii esențiale pentru operațiunile lor. Scopul principal al managementului furnizorilor este de a selecta furnizorii potriviți și condițiile contractuale, astfel încât companiile să poată asigura calitatea produselor, să minimizeze costurile și să își mențină lanțul de aprovizionare și activitățile logistice funcționale în mod normal.

Managementul furnizorilor acoperă sarcini precum cercetarea și aprovizionarea furnizorilor, obținerea de cotații pentru prețuri, capabilități, calitate și timpi de livrare. Acesta acoperă, de asemenea, negocierile contractuale, managementul relațiilor, atribuirea posturilor, evaluarea performanței și diseminarea plăților.

Gestionarea relației cu furnizorii este un proces de afaceri important pe care va trebui să îl urmăriți îndeaproape. ProjectManager are instrumente de planificare, programare și urmărire, astfel încât să puteți atribui munca echipei dvs. și să vă asigurați că nimic nu trece prin fisuri în timpul procesului de cumpărare, primire și stocare a bunurilor de care afacerea dvs. are nevoie pentru a prospera. Utilizați liste de sarcini, panouri kanban, diagrame Gantt și alte instrumente pentru a vă asigura că totul decurge conform planului. Începeți gratuit astăzi.

Procesul de management al furnizorilor

Procesul de management al furnizorilor poate fi împărțit în patru etape:

1. Stabiliți obiective de afaceri

Definiți-vă clar obiectivele de afaceri și fiți cât mai specific posibil (luați în considerare să vă faceți obiective SMART). Pentru a obține cu succes ajutorul unui furnizor, trebuie să știți exact ce încercați să realizați. Gestionarea furnizorilor este, de asemenea, mai ușoară atunci când ai parametrii de performanță definiți de comparat.

2. Alegeți cel mai bun furnizor

Cine se potrivește nevoilor tale și se potrivește cu caracteristicile tale de performanță? Va trebui să cântăriți avantajele și dezavantajele tuturor vânzătorilor, iar aceștia le vor avea pe amândouă, așa că acest pas trebuie făcut după o verificare amănunțită. Ar trebui să utilizați o comandă de achiziție pentru a documenta prețul, cantitatea, perioada de livrare și termenii de plată a bunurilor/serviciilor pe care le comandați. Este un document obligatoriu din punct de vedere juridic care se asigură că dvs. și furnizorul dvs. sunteți pe aceeași pagină.

3. Gestionați furnizorii

Aceasta este activitatea zilnică de monitorizare a performanței și a rezultatelor. Este cel mai bun mod de a vă asigura că termenii contractului sunt îndepliniți. Acest pas implică multă comunicare pentru a oferi aprobări, dezaprobări, modificări, feedback și orice altceva este necesar pentru aprofundarea relației.

4. Atingeți în mod constant obiectivele

Doriți să vă îndepliniți obiectivele nu o dată sau de două ori, ci în mod constant pe parcursul relației cu furnizorul. Aceasta înseamnă gestionarea regulată a furnizorului pentru a-i influența mai bine pentru a îndeplini obiectivele de performanță în mod regulat.

De ce este important managementul furnizorilor?

Managementul furnizorilor este un aspect critic al gestionării unei afaceri. Iată care sunt domeniile cheie care sunt afectate de managementul furnizorilor.

• Supply Chain Management: Lanțul de aprovizionare al unei afaceri este procesul care merge de la achiziționarea de materii prime până la livrarea unui produs final către clienți. Managementul furnizorilor este un pas critic în acest proces, deoarece vânzătorii furnizează intrările de producție necesare unei companii pentru a opera și a produce bunuri.
• Planificarea producției: Pentru a produce produse, o companie trebuie să planifice cum să coordoneze eforturile angajaților săi și să maximizeze eficiența unei linii de producție. Acest proces este cunoscut sub numele de planificare a producției, iar managementul furnizorilor joacă un rol important în obținerea consumabilelor potrivite la momentul potrivit.
• Asigurarea și controlul calității: consumabilele care sunt utilizate de companii pentru producția de bunuri au un impact direct asupra calității produsului final. Managementul furnizorilor joacă un rol important în obținerea de bunuri de calitate.
• Managementul costurilor: managementul eficient al furnizorilor ajută companiile să economisească costurile de producție, care au un impact direct asupra profitabilității lor generale. Vânzătorul potrivit va ajuta companiile să economisească costurile, oferind în același timp consumabile de calitate.
• Managementul logisticii: Managementul logisticii este unul dintre cele mai importante aspecte ale managementului unei afaceri. Aceasta presupune transportul, ambalarea și depozitarea produselor. În cele mai multe cazuri, companiile se bazează pe furnizori pentru aceste procese.
• Satisfacția clienților: Managementul furnizorilor este important pentru menținerea unor niveluri ridicate de satisfacție a clienților, deoarece consumabilele care sunt utilizate pentru producția de bunuri au un impact direct asupra produsului final.

Insourcing versus Outsourcing

Stabilirea unei relații cu un furnizor extern se mai numește și managementul furnizorilor. Dar de unde știi când este de preferat să externalizezi munca sau să o păstrezi în casă? Trebuie să evaluați nevoile organizației dvs. și ce resurse trebuie să aplicați proiectului.

Aceasta nu este neapărat o alegere ușor de făcut. Începeți prin a analiza abilitățile de bază ale organizației dvs. Îndeplinesc nevoile proiectului dumneavoastră? Aveți resursele de rezervat pentru muncă? Dacă da, atunci sarcina s-ar putea să fie mai bine îndeplinită în interior, decât să o desfășoare.

Cu toate acestea, dacă munca se învârte în jurul unei discipline care nu se află în timoneria companiei dvs. sau reprezintă o abilitate care ar putea fi prezentă, dar nu este pe deplin dezvoltată, investiția în contractarea unui furnizor devine mai atractivă.

Definiții de management al furnizorilor

Am subliniat că un furnizor este o persoană sau o organizație care vinde un serviciu, un produs sau forță de muncă. Aceștia pot fi consultanți independenți, o companie de consultanță sau o companie de personal, care este de obicei denumită furnizor.

Există, de asemenea, ceva numit Vendor on Premises (VOP), care este un vânzător care își instalează magazinul la locul de afaceri al clientului. Ei ar putea să-și procure forță de muncă ei înșiși sau de la furnizori externi, dar în cele din urmă gestionează și coordonează munca pentru client.

Un furnizor de servicii gestionate (MSP) gestionează furnizorii și măsoară munca acestora în îndeplinirea standardelor și cerințelor clientului lor. De obicei nu recruteaza, ci mai degraba cerceteaza si recomanda cei mai buni furnizori in functie de nevoile clientului.

Un alt termen folosit în managementul furnizorilor este Employer of Record (EOR). Aceasta este o modalitate de a ușura gestionarea contractanților independenți. Aceasta include auditarea, revizuirile și alte probleme de management.

Instrumente de management al furnizorilor

Există instrumente pentru gestionarea furnizorilor, cum ar fi un Vendor Management System (VMS), care este un program de calculator care distribuie cerințele postului către companiile de angajare, recrutori, companii de consultanță și alți furnizori. Ajută la angajare, procesul de interviu și procesul de plată.

Un alt instrument se numește sistem Contracted Service Management (CSM), care funcționează cu software-ul unităților mari de producție pentru a capta date în timp real între furnizori și clienți. Acest efort de colaborare ajută la simplificarea procesului de cronometrare și îmbunătățește vizibilitatea costurilor proiectului.

Rolul managerilor de furnizori

Deci, ce face persoana responsabilă cu managementul furnizorilor? În primul rând, lucrează cu birourile de management și bugetare pentru a gestiona și controla proviziile și pentru a se asigura că costurile sunt la sau sub valoarea de piață.

De asemenea, lucrează cu furnizorii pentru a negocia prețuri care se încadrează în sfera bugetului companiei, menținând în același timp calitatea. Aceasta înseamnă să căutați oferte de la mai mulți furnizori pentru a vă asigura că aceștia fac contracte cu furnizorul potrivit. Vânzătorul potrivit este definit de mai mult decât de produsul sau serviciul pe care îl furnizează, ci și de istoricul său financiar și de istoricul financiar.

Odată ce contractul este încheiat, atunci managerul trebuie să rămână în comunicare cu vânzătorul, precum și cu propriul departament financiar și cu echipele de management care vor interacționa cu vânzătorii. De asemenea, țin evidența nivelurilor stocurilor și au înregistrări detaliate pentru a urmări livrarea proviziilor și a confirma sosirea acestora.

Lucrul cu furnizorii poate fi necesar pentru succesul proiectului dvs., dar adaugă și un alt nivel de complexitate la gestionarea acestuia. Ceea ce trebuie să aveți este un software de management de proiect care să poată gestiona toate aceste date. ProjectManager este un instrument bazat pe cloud care oferă un tablou de bord în timp real pentru cele mai precise informații pentru a vă asigura că sunteți mereu la curent cu munca furnizorului dvs. în timp ce o fac. Încercați-l singur și vedeți cum vă poate ajuta cu gestionarea furnizorilor, luând această perioadă de încercare gratuită de 30 de zile.