Cum să planificați un eveniment virtual: Lista de verificare pentru planificarea unui eveniment virtual

Oamenii de afaceri tind să prefere întâlnirea personală. Dar, după o perioadă de evenimente virtuale, este greu să renunți la acel lux digital. Planificarea evenimentelor virtuale a devenit obișnuită, chiar dacă evenimentele revin la IRL sau oferă opțiuni hibride.

Dorința de a rămâne virtual în unele cazuri este de înțeles. Planificarea virtuală a evenimentelor înseamnă că mai mulți oameni pot participa, indiferent de locul în care se află. Dar cum să planificați un eveniment virtual este încă relativ nou și unii nici măcar nu știu ce este un eveniment virtual. Suntem aici pentru a vă ajuta să planificați un eveniment virtual, inclusiv să vă oferim o listă de verificare, astfel încât să nu ratați niciun pas cheie.

Ce este un eveniment virtual?

Evenimentele virtuale au loc online. Acest lucru poate fi realizat printr-o varietate de mijloace, cum ar fi transmiterea în direct a evenimentului, redarea unei prezentări video înregistrate care poate fi vizionată oricând dorește un participant sau chiar prin apeluri audio.

Principala diferență dintre un eveniment virtual și un eveniment în persoană este că evenimentele virtuale nu sunt întâlniri fizice față în față. Oricine poate accesa internetul este un potențial candidat pentru participarea la un eveniment virtual.

Inutil să adăugăm, acest lucru lărgește semnificativ rețeaua atât pentru vorbitori, cât și pentru participanți. Cu toate acestea, evenimentele virtuale necesită planificare, așa cum ați proceda pentru varietatea de modă veche. Dar nu este la fel. Puteți intra în direct pe Facebook sau pe altă platformă socială oricând doriți, dar un eveniment mai mare și mai complicat necesită planificare.

Gândiți-vă la o convenție sau un eveniment legat de industrie care ar putea dura câteva zile, acestea vor necesita cu siguranță planificarea unui eveniment virtual. ProjectManager este un software online care vă oferă instrumentele pentru a vă conecta cu oamenii oriunde și în orice moment, astfel încât să puteți coordona modul de planificare a unui eveniment virtual. Diagramele noastre Gantt online vă pot organiza sarcinile, costurile și resursele. Sunt ușor de partajat și actualizat în timp real, pentru a menține toată lumea aliniată. Începeți acum cu ProjectManager gratuit.

Tipuri de evenimente virtuale

Am menționat deja câteva tipuri de evenimente virtuale în treacăt, dar subiectul merită mai multă atenție. Există multe tipuri diferite de evenimente virtuale și fiecare necesită planificare a evenimentelor virtuale pentru a vă asigura că sunt un succes pentru toți cei implicați. Probabil ați participat la una sau două dintre acestea.

Webinarii

Un webinar este de obicei un eveniment unic folosit pentru a oferi conținut educațional sau promoțional. Este prezentat în timp real, deși este adesea și înregistrat, astfel încât oamenii să îl poată vizualiza mai târziu. După prezentare, de obicei este deschisă o perioadă pentru întrebări și răspunsuri.

Conferințe virtuale

După cum sugerează și numele, această conferință este online. De obicei, este un eveniment în timp real care atrage oameni cu interese similare, indiferent dacă este legat de afaceri sau de un fel de hobby. Acestea pot include discuții în panel, vorbitori cheie, cabine de furnizori online și chiar ore virtuale de cocktail.

Evenimente corporative virtuale

Similar unei conferințe virtuale, evenimentele corporative virtuale sunt mai concentrate. Participanții fac toți parte din corporația mai mare, dar evenimentul în sine ar putea fi din mai multe motive. Ar putea fi o întâlnire sau o retragere a tuturor mâinilor, un eveniment de degustare de vinuri sau orice alt număr de întâlniri de afaceri sau mai casual. Singurul numitor comun este că evenimentul este deschis doar celor din corporație.

Evenimente virtuale de team building

Un eveniment virtual de team building ar putea face parte dintr-un eveniment corporativ mai mare. Nu este diferit de team building în persoană, cu excepția faptului că are loc online. Activitățile pot fi aceleași, cum ar fi spărgătoare de gheață, fitness de grup și multe altele. Unele evenimente vor trebui readaptate pentru a funcționa online, dar scopul de a construi legături mai puternice între membrii echipei rămâne același.

Evenimente virtuale de angajare

Una dintre cele mai inovatoare moduri de a folosi evenimentele virtuale este ca platformă de angajare. Un eveniment virtual de angajare oferă angajaților posibilitatea de a intervieva candidații pentru posturile deschise. Pe măsură ce mai multe companii sunt deschise pentru lucrul la distanță, angajarea virtuală le permite să caute talente de pe tot globul, mai degrabă decât doar la distanță de navetă.

Evenimente sociale virtuale

Adunarea virtuală a câștigat, de asemenea, popularitate. Multe familii care sunt răspândite geografic se pot reuni online, petrecerile de căsătorie pot include pe cei care nu pot ajunge fizic la nuntă, iar prietenii care nu mai sunt în aceeași zonă se pot reuni pentru o băutură și se pot prinde din urmă.

Lista de verificare pentru planificarea evenimentelor virtuale

Acum că știm ce este un eveniment virtual și câte tipuri diferite există, ești gata să înveți planificarea evenimentelor virtuale. De fapt, probabil că ai participat deja la un fel de eveniment virtual, chiar dacă vorbești cu cineva pe Zoom.

Planificarea evenimentelor virtuale, totuși, este mai implicată. Pentru a ne asigura că bifați toate casetele, am asamblat o listă de verificare care poate fi folosită pentru aproape oricare dintre tipurile de evenimente virtuale pe care le-am prezentat mai sus.

1. Stabiliți obiective pentru evenimentul dvs. virtual

Nu poți măsura succesul până nu ai un set de valori. Oricare ar fi evenimentul tău virtual, trebuie să te decizi în prealabil ce speri să realizeze. Doriți să colectați e-mailuri, să distribuiți cărți electronice, să vă promovați marca, să faceți relații cu profesioniști din industrie, să arătați cum să utilizați un produs nou etc.? Indiferent de obiectivul pe care îl decideți, va informa restul evenimentului, așa că nu începe fără unul.

2. Definiți-vă publicul țintă

Pentru a-ți atinge obiectivele, trebuie să-ți cunoști publicul țintă. Aceștia sunt clienții tăi potențiali pentru un produs, colegi profesioniști pentru o conferință și așa mai departe. Acest pas necesită multă cercetare. Cu cât puteți defini mai bine publicul țintă pentru evenimentul virtual, cu atât mai mult puteți personaliza evenimentul virtual pentru a satisface nevoile acestora.

3. Alegeți tipul dvs. de eveniment

Toată munca pe care ați făcut-o la primii doi pași vă va informa alegerea locului. Aici vei decide dacă evenimentul va fi transmis în direct sau înregistrat (sau ambele), vei determina dacă un webinar se potrivește mai bine scopului tău și așa mai departe. Tipul de eveniment virtual vă va ajuta să alegeți un partener sau un serviciu de streaming pentru a livra evenimentul dumneavoastră participanților.

4. Construiți o campanie de marketing digital

Odată ce cele de mai sus sunt sortate, trebuie să dai cuvântul. Asta înseamnă crearea unui plan de marketing. Întrucât planificați un eveniment virtual, probabil că veți dori să comercializați și online. Deși ați putea crea, de asemenea, cărți poștale pentru poșta melc și alte instrumente de promovare vechi. În scopurile noastre, ne vom ține de marketingul digital.

Promovați pe Social Media

Rețelele de socializare sunt un loc bun pentru a începe să răspândiți vestea. Folosiți hashtag-uri pe care publicul țintă ar putea să le urmărească pentru a-l determina să vă vadă postările. De asemenea, încercați să determinați ce platforme folosesc; oamenii de afaceri tind să fie pe LinkedIn, în timp ce alții preferă Twitter, Facebook, Instagram, TikTok, Reddit etc.

Creați un site web

Dacă aveți un site web, acesta este locul evident pentru a începe marketingul. Creați o pagină dedicată pentru eveniment și reclame banner pentru a fi afișate pe site-ul dvs., cu un îndemn la acțiune pentru a participa. Veți dori ca site-ul să apară cât mai sus posibil în rezultatele căutării. Acest lucru necesită cercetarea cuvintelor cheie pe care publicul țintă le folosește atunci când caută online. Optimizarea pentru motoarele de căutare (SEO) este un instrument cheie pentru a atrage oamenii potriviți pe site-ul dvs.

Utilizați anunțuri online

Cele două sugestii anterioare se află sub umbrela marketingului organic. Partea inversă este media plătită, care include cumpărarea de anunțuri pe alte site-uri. Marketingul în motoare de căutare (SEM) este o tehnică de îmbunătățire a marketingului online.

5. Găsiți vorbitori, moderatori și alți participanți cheie

Din nou, în funcție de tipul de eveniment virtual pe care îl planificați, s-ar putea să aveți nevoie de vorbitori cheie, un moderator pentru discuții și alții care sunt acolo pentru a informa publicul. Dacă da, trebuie să le găsești și să ai fonduri pentru a plăti pentru aspectul lor, dar și cazare, precum hoteluri, mâncare și călătorii dacă evenimentul este hibrid (adică atât online, cât și personal).

6. Creați o agendă de eveniment virtual

Agendele sunt documente importante care mențin toate întâlnirile la punct și evită pierderea timpului. Acest lucru este de două ori adevărat pentru evenimentele virtuale. Trebuie să vă coordonați vorbitorii și orice alte prezentări. De obicei, există o introducere, o pauză pentru micul dejun sau prânz și așa mai departe. Crearea unei agende virtuale de eveniment organizează evenimentul, dar oferă și un ghid pentru cei prezenți.

7. Alegeți o dată și un fus orar

Chiar dacă înregistrați evenimentul pentru vizionare viitoare, aveți nevoie de o dată și o oră pentru a începe evenimentul virtual. Amintiți-vă că acesta este un eveniment global. Oricine, de oriunde, poate participa. Aceasta înseamnă că trebuie să alegeți un fus orar în care va avea loc, astfel încât persoanele din alte fusuri orare care participă să știe când să se conecteze la evenimentul virtual.

Înrudit: șablon gratuit de plan de evenimente pentru Excel

8. Alegeți o platformă de evenimente virtuale

Există multe servicii care vă pot găzdui evenimentul online, dar trebuie să contractați aceste servicii mai devreme decât mai târziu. Ultimul lucru pe care îl doriți este să nu puteți transmite evenimentul dvs. participanților, deoarece ați neglijat să contractați cu un furnizor. Iată câteva platforme diferite de evenimente pentru streaming live sau videoclipuri preînregistrate.

• Zoom
• Google Meet
• Microsoft Teams
• Evenimente Webex

9. Alegeți un loc

Un eveniment virtual trebuie să aibă loc într-un spațiu fizic. Indiferent dacă planificați un eveniment virtual sau hibrid, trebuie să închiriați un loc. Da, este posibil ca toți vorbitorii să telefoneze doar în prezentările lor de acasă sau de la birou, dar asta nu face decât să complice și mai mult lucrurile și nu pare întotdeauna profesionist. Veți dori să închiriați un studio sau un alt loc care are camere, microfoane bune și așa mai departe pentru a avea o prezentare profesională.

10. Înregistrați evenimentul dvs. virtual

Este o idee bună să vă înregistrați evenimentul, astfel încât să trăiască dincolo de evenimentul virtual real și să vă poată continua să vă îndepliniți obiectivele pentru o perioadă lungă de timp. Majoritatea platformelor au o opțiune pentru înregistrare și apoi puteți partaja linkul sau găzduiți înregistrarea pe site-ul dvs.

11. Adunați feedback după evenimentul dvs. virtual

Veți dori să aveți un fel de urmărire cu publicul. Este întotdeauna bun de marketing să-și colecteze e-mailurile nu numai pentru a continua să promoveze acești oameni, ci și pentru a primi feedback-ul lor cu privire la eveniment. Acestea sunt date valoroase pentru a vă ajuta să dezvoltați și să gestionați mai bine următoarea întâlnire virtuală pe care o planificați.

ProjectManager vă ajută să planificați evenimente virtuale

Planificarea evenimentelor virtuale necesită un instrument flexibil care poate conecta oamenii oriunde și în orice moment, precum și între departamente pentru a stimula colaborarea. ProjectManager este un software de management de proiect online, cu funcțiile de care aveți nevoie pentru planificarea evenimentelor virtuale, precum și pentru gestionarea execuției acelui plan.

Plan cu mai multe vizualizări ale proiectului

Planificarea evenimentelor virtuale implică o mulțime de oameni diferiți, mai ales atunci când sunt planificate de o corporație. Asta înseamnă că diferite departamente trebuie să lucreze împreună, de la marketing la vânzări. Dar fiecare departament funcționează diferit. Le oferim instrumentele cu care se simt confortabil să lucreze. Diagramele Gantt sunt excelente pentru organizația generală, dar vizualizările cu listă colectează sarcini și panourile kanban arată fluxul de lucru într-un cadru vizual. Unii preferă vizualizarea calendarului pentru a ține evidența datelor importante. Indiferent, toate vizualizările sunt actualizate împreună în timp real, astfel încât toată lumea lucrează mereu din cele mai recente date.

Colaborați în timp real

Faptul ca toți membrii echipei să folosească instrumentele cu care se simt cel mai bine este doar începutul. Pentru ca aceștia să colaboreze, aceste instrumente trebuie să furnizeze date în timp real. Platforma noastră de colaborare nu numai că actualizează toate vizualizările proiectelor în același timp, dar oferă tuturor posibilitatea de a partaja fișiere, de a comenta la nivel de activitate și de a eticheta pe alții dacă este necesar. Stocarea noastră nelimitată de fișiere înseamnă că toate elementele evenimentului dvs. pot fi partajate într-un hub centralizat pentru acces ușor. Tot ce vor avea nevoie pentru a-și face treaba se află pe instrument.

Managerii au vizibilitate asupra a ceea ce face toată lumea. Aceștia pot verifica progresul și performanța la un nivel înalt oricând doresc cu tablourile noastre de bord în timp real sau pot genera rapoarte personalizabile pentru a săpa mai adânc în date. Funcții de gestionare a sarcinilor pentru a crește productivitatea pentru a vă menține în program și pentru a oferi un eveniment virtual de succes.

ProjectManager este un software premiat care vă ajută să planificați, să programați și să urmăriți evenimentele în timp real. Cu funcții care parcurg întreaga gamă de la gestionarea resurselor la managementul riscurilor și nu numai, aveți toate instrumentele de care aveți nevoie pentru planificarea evenimentelor virtuale. Începeți acum cu ProjectManager gratuit.