Cum să desfășurați o întâlnire virtuală de succes pentru echipele de vânzări de la distanță

Publicat: 2022-01-17

În timp ce întâlnirile virtuale erau văzute cândva ca o ultimă soluție, astăzi ele au devenit opțiunea de preferat pentru multe echipe de vânzări.

Nu există niciun semn că lucrurile se vor schimba în curând. De fapt, cercetările recente ne arată că vânzările de software pentru conferințe web au crescut cu 500% de la începutul pandemiei de coronavirus.

În mod clar, întâlnirile virtuale sunt foarte diferite de întâlnirile obișnuite de la birou. Acestea necesită un nivel de planificare și finețe pentru a le face eficiente și pentru a se asigura că lipsa contactului față în față nu vă împiedică să vă atingeți obiectivele.

Având în vedere acest lucru, iată cum să organizați o întâlnire virtuală de succes pentru echipa dvs. de vânzări de la distanță:

Ce este o întâlnire virtuală?

În linii mari, o întâlnire virtuală este pur și simplu orice întâlnire care nu are loc în persoană. Minunile tehnologiei moderne fac posibilă colaborarea eficientă cu colegii din cealaltă parte a lumii. Tot ce ai nevoie este o conexiune decentă la internet.

Există patru tipuri principale de întâlnire virtuală:

  1. Teleconferințe — Întâlniri virtuale doar audio, care implică de obicei mai multe persoane care apelează folosind un anumit număr de telefon și o parolă.
  2. Conferințe video — Întâlniri audio și video. Similar teleconferințelor, se bazează pe utilizatorii care se conectează la o interfață care le permite participanților să se vadă și să se audă.
  3. Conferințe web — Întâlniri audio și video care extind acoperirea conferințelor video tradiționale, permițând participanților să se implice și să colaboreze în moduri suplimentare, cum ar fi prin distribuirea de documente și partajarea ecranelor.
  4. Webinar — Un format de videoconferință unu-la-mulți care oferă o platformă unidirecțională pentru prezentatori sau educatori pentru a transmite informații unui grup de persoane.

Care sunt avantajele și dezavantajele întâlnirilor virtuale?

În timp ce întâlnirile virtuale au unele dezavantaje în comparație cu întâlnirile în persoană, ele oferă și câteva avantaje majore. Să aruncăm o privire la avantajele și dezavantajele întâlnirilor virtuale aici:

Pro

  • Cheltuieli reduse. Dacă nu organizați întâlniri față în față, nu trebuie să închiriați o sală de ședințe. De fapt, dacă întreaga ta echipă de vânzări este la distanță, s-ar putea să nu ai deloc nevoie de un birou, ceea ce echivalează cu mari economii.
  • Participare mai mare. Oamenii pot participa și se pot implica indiferent de locul în care își au sediul. Și pentru că toată lumea participă de la distanță, întâlnirea nu va fi dominată de oameni care se află la birou.
  • Fără călătorie. Echipa dvs. de vânzări poate participa la întâlniri în timp real, fără a fi nevoită să suporte naveta.

Contra

  • Lipsesc limbajul corpului și indicii sociale. Acesta este unul mare. Poate fi mai greu să discernești ce înseamnă oamenii cu adevărat sau cum se simt atunci când nu ești în aceeași cameră.
  • Cheltuieli suplimentare pentru software. Dacă întâlnirile virtuale sunt o parte cheie a fluxului dvs. de lucru, probabil că nu vă veți putea descurca cu nivelurile de produse gratuite (sau freemium).
  • Conexiunile slabe la internet pot afecta calitatea întâlnirii. Dacă cineva are Wi-Fi prost, nu poate contribui la întâlnire. De fapt, s-ar putea să nu poată participa deloc.

Pași pentru planificarea unei întâlniri virtuale

Orice întâlnire necesită pregătire. Dar asta este valabil mai ales pentru întâlnirile virtuale; elementul de la distanță înseamnă că trebuie să faceți eforturi suplimentare pentru a face pe toți să se simtă implicați și implicați. Iată cum să o faci corect:

1. Rezervă o oră potrivită pentru toată lumea

Când echipa ta este la distanță, există întotdeauna potențialul ca ea să se bazeze pe mai multe fusuri orare. În mod clar, va trebui să țineți cont de acest lucru atunci când rezervați întâlnirea.

De asemenea, asigurați-vă că evitați conflictele de program. Reprezentanții de vânzări lucrează din greu pentru a construi încrederea cu potențialii lor, așa că dacă se așteaptă la un apel sau un e-mail important, aceasta trebuie să fie prioritatea lor.

În cele din urmă, fii strict cu lista de invitații. Toți trebuie să fie acolo? Dacă nu este relevant pentru BDR-urile dvs., nu le pierdeți timpul - păstrați-l pentru SDR și liderii de vânzări.

2. Partajați agenda din timp

Stabilirea așteptărilor clare și partajarea documentelor importante din timp facilitează pregătirea tuturor. La rândul său, aceasta vă asigură că întâlnirea dvs. va fi mai eficientă, reducând timpul pe care trebuie să îl petreceți pentru explicațiile de bază și alte preambuluri.

3. Alegeți instrumentul potrivit pentru întâlniri virtuale

Diferite instrumente de conferință au puncte forte și puncte slabe diferite. De exemplu, o întâlnire trimestrială de vânzări ar putea funcționa cel mai bine ca o conferință web, mai ales dacă mai multe persoane trebuie să vorbească și să-și partajeze ecranele. Pe de altă parte, apelurile pentru venituri – care nu sunt deosebit de vizuale – ar putea fi cele mai potrivite pentru teleconferințe.

Indiferent de instrumentul pe care îl alegeți, asigurați-vă că includeți linkuri, numere de apelare și coduri de acces în invitația la întâlnire.

4. Repetați dacă este necesar

Pentru întâlniri mai provocatoare – cum ar fi atunci când vă prezentați consiliului de administrație sau unui potențial client – ​​nu presupuneți doar că va fi bine în noaptea aceea. În schimb, ar trebui să faci o repetiție generală.

Acolo unde mai multe persoane trebuie să vorbească și să contribuie la pachetele de diapozitive, o prezentare poate ajuta la eliminarea punctelor slabe, la evitarea repetării și la asigurarea faptului că conținutul dvs. este corect.

Cum să desfășurați o întâlnire virtuală de succes

Planificarea corectă este prima parte a bătăliei; apoi este timpul să execute. Pregătirea dvs. ar trebui să vă ajute să evitați orice defecțiuni majore, dar există încă o mulțime de lucruri care pot merge prost. Iată cum să o faci corect:

1. Testează-ți tehnologia înainte de întâlnire

Nu lăsa succesul întâlnirii tale la voia întâmplării. Testează toate elementele care te-ar putea dezamăgi:

  • Asigurați-vă că camera video și microfonul funcționează conform așteptărilor.
  • Verificați-vă conexiunea Wi-Fi executând un test de viteză.
  • Asigurați-vă că puteți partaja ecranul și că aveți toate documentele și diapozitivele cheie la îndemână
  • Asigurați-vă că puteți vedea notele întâlnirii atunci când sunteți în modul prezentare.
  • Testați calitatea sunetului în spațiul din care veți găzdui întâlnirea pentru a vă asigura că nu este prea sonor și că nu există zgomot de fundal dezamăgitor.

Ca pas final, merită să presupunem că ceva va merge prost. Faceți copii de rezervă ale documentelor, tipăriți-vă notele în avans și aveți un alt instrument de întâlnire virtuală în buzunar, în cazul în care prima alegere nu este.

2. Alegeți un videoclip atunci când este posibil

În ceea ce privește întâlnirile virtuale de vânzări, video este aproape întotdeauna de preferat în locul întâlnirilor doar audio.

Riști să pierzi mult context și nuanță atunci când comunici prin telefon sau prin text. În schimb, videoclipul activează mai multe simțuri, îi face pe participanți să se simtă mai implicați și, în general, se simte mai profesioniști.

În plus, cu videoclipurile, există mai puține șanse ca oamenii să vorbească unul peste altul, deoarece este ușor de văzut când cineva a terminat de exprimat punctul său de vedere sau a făcut o pauză pentru a bea o înghițitură de apă.

În plus, este evident când cineva are probleme tehnice cu videoclipurile, ceea ce înseamnă că poți ajusta în consecință.

3. Concentrați-vă pe implicare

O întâlnire de vânzări nu înseamnă să dezleți fiecare dintre punctele tale de discuție cât mai eficient posibil.

Pentru ca acesta să fie eficient, acele puncte trebuie să se afunde – și asta pur și simplu nu se va întâmpla dacă echipa ta nu se simte angajată.

Pentru a stimula implicarea, faceți întâlnirea dvs. de vânzări o conversație bidirecțională, mai degrabă decât o prezentare unidirecțională. Puneți întrebări regulate, deschise, pentru a încuraja deplasările între participanți; cereți diferitelor persoane să-și partajeze ecranele; și luați în considerare segmentarea sesiunilor mai mari în săli de lucru mai mici pentru a face colaborarea mai eficientă.

4. Folosește bine timpul fiecăruia

Amintiți-vă că timpul reprezentanților de vânzări este extrem de valoros. Este datoria ta să te asiguri că întâlnirea ta începe și se termină atunci când trebuie.

Nu permiteți conversațiilor secundare să domine sesiunea - dacă o problemă nu poate fi rezolvată rapid și eficient, luați-o off-line.

În cele din urmă, luați în considerare împărțirea agendei în mai multe secțiuni. Permiteți persoanelor cu roluri diferite să se alăture mai târziu sau să părăsească mai devreme dacă o anumită secțiune nu este relevantă pentru ei. Nu vă supărați – au alte treburi de făcut.

Ce să faci după întâlnire

Treaba de a conduce o întâlnire virtuală eficientă de vânzări nu se termină în momentul în care toată lumea închide. Mai aveți câteva sarcini importante după întâlnire de îndeplinit. De exemplu:

  • Distribuiți o înregistrare a întâlnirii pentru oricine nu a putut participa
  • Introduceți notele întâlnirii, formatați-le într-o ordine logică și partajați-le
  • Alocați acțiuni ulterioare prin instrumentul de management al produsului ales
  • Asigurați-vă că oricine a primit o acțiune înțelege ce se așteaptă de la ei
  • Arhivați toate documentele asociate în locul relevant, astfel încât să poată fi accesate de toată lumea
  • Acolo unde este cazul, programați întâlnirea ulterioară

Investind în instrumentele potrivite

Punerea în ordine a stivei de tehnologie a întâlnirilor virtuale vă permite să desfășurați întâlniri mai captivante, colaborative și mai eficiente. Deci, deși acel software ar putea să vă coste puțini bani, probabil că vă va economisi mult mai mult, făcând întâlnirile dvs. virtuale mai eficiente și mai eficiente.

Există sute, sau poate mii, de instrumente diferite pe care le puteți alege. Dar, ca punct de plecare, luați în considerare următoarele pentru ca unele dintre sarcinile întâlnirilor dvs. virtuale să se desfășoare mai bine:

  • Partajarea fișierelor: Dropbox
  • Management de proiect: Asana
  • Videoconferință: Zoom
  • Mesagerie instantanee: Slack
  • Programarea întâlnirilor: Calendly
  • Gestionare parole: Nordpass

Concluzie

Nu cu mult timp în urmă, gândul de a conduce o echipă de vânzări de înaltă performanță, complet la distanță, ar fi făcut ca liderul de vânzări obișnuit să izbucnească într-o transpirație rece.

Dar acum, că fiecare echipă de vânzări a fost forțată să opereze de la distanță pentru o perioadă lungă de timp, este clar că munca virtuală nu trebuie să fie o barieră în calea succesului – cu condiția ca întâlnirile de vânzări să fie corecte.

Pregătindu-vă eficient, vă puteți face întâlnirile virtuale captivante, de impact și acționabile, fără a forța echipa de vânzări să se reunească într-un singur spațiu. Este cel mai bun din ambele lumi.