Ghidul suprem pentru recepționist virtual: soluții de top, beneficii, costuri și multe altele

80% dintre clienți susțin că probabil că vor deveni clienți repeta după o experiență bună.

Cu toate acestea, în timp ce experiența clienților este principalul factor de diferențiere a mărcii, multe companii nu reușesc să ofere suport excepțional.

Totuși, angajarea unui recepționer virtual poate face toată diferența.

În acest ghid, veți descoperi:

• Rolurile acestor agenți instruiți în industrie
• Costurile și beneficiile lor
• Cum să alegi cel mai bun partener pentru nevoile tale
• Și mult mai mult!

Să începem.

Ce este un recepționer virtual?

Un recepționer virtual este un expert instruit în industrie care îndeplinește aceleași sarcini sau aceleași sarcini ca un recepționer tradițional, dar lucrează de la distanță în locul unei recepții tradiționale de birou.

Acești profesioniști servesc ca o extensie a echipei tale și fac mult mai mult decât să răspundă la apelurile tale telefonice.

De asemenea, vă pot ajuta cu diverse sarcini legate de serviciul clienți, adăugând în același timp un nivel de profesionalism tuturor comunicărilor cu clienții.

Cei mai buni furnizori de servicii de recepție virtuală din 2021

#1: Smith.ai

Fondat de o echipă de la Google, Apple și Intuit, Smith.ai este un furnizor de servicii de recepționer virtual din California, care ajută companiile să capteze, să filtreze și să convertească clienții potențiali web.

Deservesc o varietate de întreprinderi mici și mijlocii din diverse industrii, cum ar fi comerțul electronic, ospitalitatea, imobiliare și juridic.

Agenția oferă o gamă largă de servicii prietenoase și profesionale, inclusiv:

• Disponibilitate 24/7
• Generarea de lead-uri
• Stabilirea întâlnirilor și programarea apelului înapoi
• Urmărări de formulare web, actualizări ale stării de lucru și mementouri pentru întâlniri
• Blocarea apelurilor pentru spam și vânzări
• Răspuns text

Smith.ai are peste 100 de agenți a căror sarcină este de a ajuta clienții să ofere servicii excepționale pentru clienți.

Preț :

Smith.ai are trei opțiuni de preț:

• Începător (210 USD/lună)
• De bază (360 USD/lună)
• Pro (750 USD/lună)

#2: AnswerConnect

AnswerConnect este o rețea virtuală de recepție și servicii pentru clienți din Oregon ai cărei agenți sunt certificați să gestioneze informațiile conforme cu HIPAA pentru companiile care manipulează informații sensibile.

Punctele lor forte includ acoperire 24/7, asistență pe mai multe canale și sunt bilingvi, putând să-și ofere serviciile în spaniolă.

Agenția se ocupă de o varietate de sarcini de serviciu clienți, cum ar fi:

• Răspuns la apel în direct
• Asistență prin chat live
• Programarea întâlnirilor
• Apelurile video se conectează

Agenții AnswerConnect sunt, de asemenea, pricepuți la descoperirea și direcționarea clienților potențiali.

Preț :

Pentru a vedea planurile și prețurile agenției, trebuie să trimiteți o solicitare pe site-ul lor.

#3: Îngrijirea serviciilor de răspuns

Answering Services Care are sediul în Florida. Agenția se angajează să vă răspundă la apelurile telefonice cu eficiență și profesionalism.

Au agenți bilingvi și oferă acoperire telefonică 24/7. Agenția oferă opțiuni de la lună la lună, astfel încât nu va trebui să semnați un contract anual.

Serviciile lor includ:

• Asistență prin telefon, mesaje text, e-mail și chat web
• Programarea întâlnirilor
• Recuperare în caz de urgență și dezastru
• Înregistrare apel
• Personalizare

Answering Service Care colaborează cu întreprinderi mici din sectoarele imobiliare, juridic și medical.

Preț :

Agenția oferă mai multe structuri de prețuri:

• Începător (49 USD/lună)
• Întreprindere mică (149 USD/lună)
• Afaceri (229 USD/lună)
• Corporativ (449 USD/lună)
• Enterprise (859 USD/lună)
• Supreme (3.899 USD/lună)

Sunt disponibile și planuri personalizate.

#4: Abby Connect

Abby Connect este o agenție de recepționer live cu sediul în Las Vegas, care deservește întreprinderi mici și companii mijlocii din diverse industrii, inclusiv juridic, stomatologic și contabil.

Sarcina lor este de a ajuta organizațiile să transforme mai mulți apelanți în clienți, facilitând comunicarea cu clienții.

Serviciile agentiei includ:

• Anunț de apel și transfer
• Programarea întâlnirilor
• Calificarea, prioritizarea și asistarea apelanților

Abby Connect are agenți bilingvi și oferă acoperire 24/7.

Preț :

Prețul agenției se bazează pe minutele petrecute de agenți discutând cu clienții:

• 279 USD pentru 100 de minute/lună
• 499 USD pentru 200 de minute/lună
• 1.089 USD pentru 500 de minute/lună

#5: Nexa

Cu sediul în Phoenix, Nexa oferă recepționer virtual 24/7 și servicii de răspuns pentru afaceri. Agenția are peste 400 de agenți, foarte pregătiți pentru a răspunde nevoilor specifice industriei.

Ei deservesc clienți dintr-o gamă largă de industrii, inclusiv juridic, asigurări, imobiliare și servicii la domiciliu.

Agenția se angajează să ajute companiile să se dezvolte, ajutându-le să-și îmbunătățească experiența clienților.

Serviciile lor cheie includ:

• Răspuns la apel
• Urmăriri și apeluri de ieșire
• Raportarea apelurilor
• Calificare de plumb
• Programarea întâlnirilor
• Dispecerare de urgenta
• management CRM

Preț :

Nexa oferă două opțiuni de preț:

• Nexa Go (99 USD/lună)
• Enterprise (preț personalizat)

#6: Răspundeți în primul rând

AnswerFirst este o firmă de telecomunicații cu sediul în Florida, dedicată furnizării de servicii excelente pentru clienți pentru afaceri din aproape toate sectoarele, inclusiv asistența medicală, imobiliare, IT și finanțe.

Serviciile lor cheie includ:

• Înregistrare apel
• Redirecționare a apelurilor
• Mesaje rapide
• Răspuns la e-mail
• Preluarea și programarea rezervărilor
• Mesageria vocală

Agenția oferă acoperire 24/7 și nu necesită semnarea contractului.

Preț :

Tarifele AnswerFirst încep de la 0,80 USD la 1,25 USD pe minut.

Cu toate acestea, compania are și planuri personalizate pentru fiecare afacere și tip.

#7: Ruby

Ruby este un furnizor de servicii de recepționer virtual din Oregon, care are afaceri acoperite 24/7/365.

Compania sprijină peste 10.000 de afaceri, ajutându-le să cultive relații excelente cu clienții. De la prima impresie până la loialitate de durată, acestea oferă clienților interacțiuni personalizate pentru a vă ajuta să faceți conexiuni semnificative.

Au recepționeri bilingvi și pot oferi asistență cu:

• Mesaj vocal personalizat
• Redirecționare a apelurilor
• Programarea întâlnirilor

Preț :

Pachetele de prețuri Ruby se bazează pe minute petrecute pe apelurile clienților. Companiile pot alege dintre:

• Sunați la Ruby 100 (319 USD/lună)
• Sunați la Ruby 200 (599 USD/lună)
• Sunați la Ruby 350 (999 USD lună)
• Sunați la Ruby 500 (1.399 USD/lună)

#8: Asistenți digitali cu gât de sticlă

Bottleneck Digital Assistants este o companie din Missouri care ajută companiile să creeze, să construiască și să cultive relații profesionale cu clienții.

Acestea oferă întreprinderilor mici o gamă de servicii, inclusiv:

• Programarea întâlnirilor
• Gestionarea e-mailurilor
• Urmărirea veniturilor și a costurilor
• Planificarea evenimentului
• Aranjament de călătorie
• Suport CRM
• Suport telefonic
• Cercetare

Preț :

Prețurile pentru asistenți digitali cu blocaj începe de la 13,00 USD pe oră.

#9: PATLive

PATLive este un furnizor de servicii de voce din Florida dedicat oferirii de răspunsuri rapide și servicii prietenoase.

Echipa sa este foarte instruită și echipată pentru a servi ca o extensie a organizației dumneavoastră, oferind în același timp beneficii care vă vor conduce afacerea înainte.

Serviciile lor includ:

• Colectarea plumbului
• Transfer de apel
• Programarea întâlnirilor
• Procesarea comenzilor
• De introducere a datelor
• Înregistrarea evenimentului
• Mesaje
• Apeluri video
• Scripturi personalizabile

PATLive oferă acoperire 24/7.

Preț :

Agenția oferă cinci planuri de prețuri:

• De bază (39 USD/lună)
• Începător (149 USD/lună)
• Standard (269 USD/lună)
• Pro (629 USD/lună)
• Pro+ (999 USD/lună)

#10: Gabbyville

Gabbyville este un furnizor de servicii de recepție virtuală cu sediul în Tennessee. Agenția deservește companii dintr-o serie de industrii, inclusiv contabilitate, finanțe, asigurări și divertisment.

Timpul de acoperire al agenției este de luni până vineri, între orele 8:00 și 23:00 EST.

Unele dintre serviciile lor cheie includ:

• Filtrarea apelurilor
• Redirecționare a apelurilor
• Mesageria vocală
• Mementouri pentru întâlniri
• Programare online
• Apel de ieșire
• Gestionarea e-mailurilor
• Mesaje text

Preț :

Gabbyville oferă patru planuri de prețuri bazate pe numărul de apeluri:

• Începător (250 USD/lună)
• De bază (500 USD/lună)
• Premium (800 USD/lună)
• Executiv (1.200 USD/lună)

Ce fac furnizorii de servicii de recepție virtuală?

În funcție de industria dvs. și de nevoile specifice ale afacerii, furnizorii de servicii de recepție virtuală pot îndeplini diverse sarcini, inclusiv:

• Răspunsul la apeluri telefonice sau transferarea acestora către persoana potrivită
• Comunicarea cu clienții prin mesaje text
• Preluarea mesajelor
• Trimiterea de e-mailuri
• Răspunsul vizitatorilor site-ului pe chat live
• Gestionarea programărilor și trimiterea mementourilor
• Luarea de rezervări pentru seminarii, ateliere sau evenimente
• Răspuns la întrebări frecvente despre produsele și serviciile dvs
• Informarea clienților despre promoții și oferte speciale
• Oferirea de suport pentru clienți
• Procesarea comenzilor
• Colectarea informațiilor apelanților
• Captarea și cultivarea clienților potențiali
• Suport pentru introducerea datelor

Care este diferența dintre un recepționer virtual și un serviciu de răspuns?

Un serviciu de răspuns telefonic este o agenție specializată care răspunde la apeluri telefonice în numele organizațiilor.

Aceștia preiau apelurile și transmit mesaje atunci când afacerea nu este disponibilă pentru a îndeplini aceste sarcini, cel mai adesea după programul obișnuit de lucru, în weekend sau sărbători. Sau, pe baza preferințelor de afaceri, pot oferi asistență 24/7/365.

Clienții ajung să vorbească cu o persoană reală: un agent de servicii pentru clienți, a cărui sarcină este să vă prezinte afacerea în cea mai bună lumină posibilă, creând o imagine de marcă de impact pentru dvs.

Un asistent virtual , pe de altă parte, preia apelurile, dar este, de asemenea, calificat în a îndeplini diverse alte sarcini, cum ar fi programarea întâlnirilor, procesarea comenzilor și colectarea de clienți potențiali.

Acești experți sunt de obicei mai conectați la afacerea dvs., iar rolul lor necesită mult mai multă interacțiune cu echipa dvs. internă.

Sunt mai preocupați de succesul afacerii dvs., așa că sarcina lor este să crească satisfacția clienților și ratele de retenție.

Cât percep furnizorii de servicii de recepție virtuală?

Înainte de a oferi prețurile serviciului de recepționer virtual, haideți să aruncăm o privire la cât v-ar costa un recepționer intern.

Salariul mediu al recepționerilor din SUA variază între 33.628 USD și 41.984 USD, începând cu 29 martie 2021. Diferența mare în intervalul de salarii se reduce la mai mulți factori, cum ar fi:

• Educaţie
• Certificari
• Expertiză
• Aptitudini adiționale

Pe baza acestui fapt, a avea un recepționer intern te-ar costa între 2.800 și 3.500 USD pe lună.

Furnizorii de servicii de recepție virtuală, pe de altă parte, își taxează clienții în funcție de numărul de apeluri pe care le efectuează sau de mesajele pe care le trimit.

Deci, în funcție de nevoile dvs., ei vor oferi diverse planuri de prețuri care pot începe de la 20 de dolari și pot ajunge până la câteva sute de dolari pe lună.

Factori suplimentari pot influența costul, cum ar fi:

• Acoperire de timp
• Diversitatea canalelor de comunicare
• Salut personalizat
• Transferuri de apeluri
• Acces la experți bilingvi
• Și altele

Beneficiile angajării unui recepționer virtual

Avantajele cheie ale angajării unui recepționer virtual sunt:

Beneficiul #1: Economii de costuri

Interesant este că angajatorul mediu din SUA cheltuiește aproximativ 4.000 de dolari și 24 de ore pentru angajarea unui nou lucrător.

Acest lucru indică faptul că angajarea unui furnizor de servicii de recepționer virtual profesionist este mai accesibilă decât angajarea unui recepționer intern pe care trebuie să-l instruiți.

Cu toate acestea, costul angajării unui nou lucrător depășește formarea și include, de asemenea, factori precum:

• Oferirea unui salariu competitiv cu normă întreagă
• Plata concediilor si zilelor bolnave
• Amenajarea unui birou cu echipament special

În plus, spre deosebire de angajații obișnuiți care lucrează în mod obișnuit opt ​​ore pe zi și cinci zile pe săptămână, recepționerii în direct sunt disponibili 24/7.

Având în vedere că clienții vă pot suna compania oricând sau în orice zi, trebuie să vă asigurați că cineva se poate ocupa de comunicare în orice moment.

Cu alte cuvinte, trebuie să angajezi trei recepționeri care să se ocupe de fiecare tură.

Furnizorii de servicii de recepție virtuală nu necesită echipament special. Sunt profesioniști complet pregătiți și sunt disponibili 24/7. Deci, vă pot economisi bani care pot fi deosebit de neprețuiți atunci când dezvoltați o afacere.

Beneficiul #2: Serviciu clienți de înaltă calitate

Asigurarea calității pentru toate cererile primite poate fi o pierdere de timp. Dar, este o funcție vitală a serviciului clienți care necesită o abordare atentă.

Când utilizați serviciile unui furnizor de recepționer virtual, accesați o rețea de agenți complet pregătiți și dedicați care vă pot îmbunătăți ratele de satisfacție a clienților.

Având în vedere că 58% dintre consumatorii americani vor înceta să mai facă afaceri cu o companie din cauza unui serviciu slab pentru clienți, trebuie să vă asigurați că clienții dvs. primesc cel mai înalt nivel de asistență posibil.

Acești agenți pot asigura o experiență constantă a clienților și pot face clienții fericiți prin:

• Nu pierdeți niciodată un apel sau un e-mail
• Încercarea de a rezolva problemele clienților în timpul primului contact
• Fiind disponibil 24/7, chiar și în afara programului de lucru
• Tratează cu clienții supărați cu diplomație
• Evitarea barierelor de comunicare datorită talentului bilingv

Acești experți se angajează să ofere asistență și sprijin care încurajează creșterea și loialitatea mărcii pentru afacerea dvs.

Acest lucru va stimula în cele din urmă retenția clienților și va genera mai mulți clienți care revin.

Beneficiul #3: Productivitate și eficiență îmbunătățite

Proprietarii de afaceri și angajații poartă de obicei multe pălării și trebuie să îndeplinească multe sarcini diferite.

În timp ce răspunsul la e-mailuri și la apeluri telefonice poate fi copleșitor și consuma mult timp, externalizarea comunicării cu clienții către un furnizor de servicii de recepție virtuală vă va permite să vă concentrați asupra viziunii dvs., asupra proceselor de business de bază și asupra factorilor de vânzări mai mari.

Acești experți vă pot scăpa de povara serviciului pentru clienți, reducând în același timp volumul de muncă și sporind productivitatea și eficiența.

Beneficiul #4: Creșterea vânzărilor

Raportul Salesforce privind starea clientului conectat arată că, potrivit a 92% dintre consumatori, experiențele pozitive în serviciul clienți îi fac mai probabil să facă o altă achiziție.

Când externalizați comunicarea cu clienții dvs. către un recepționer virtual, lucrați cu un expert cu înaltă calificare a cărui sarcină este să vă satisfacă clienții, oferindu-le răspunsuri rapide și soluții eficiente de probleme.

Asistența excelentă pentru clienți poate face toată diferența, ajutându-vă să stabiliți relații semnificative cu clienții dvs., stimulând loialitatea și achizițiile mai repetate.

Acest lucru va duce în cele din urmă la creșterea vânzărilor.

Când ar trebui companiile să angajeze furnizori de servicii de recepție virtuală?

Indiferent dacă sunteți o afacere mică sau o companie bine înființată, puteți beneficia de expertiza furnizorilor de servicii de recepționer virtual.

Cu prea multe mingi în aer, inclusiv cu relațiile cu serviciul clienți, s-ar putea să te lupți cu productivitatea și gestionarea timpului.

Acestea fiind spuse, ar trebui să investiți în acest tip de servicii atunci când:

• Vrei să-ți folosești timpul mai productiv
• Petreci prea mult timp sarcinilor administrative, mai degrabă decât cele de vânzări
• Te lupți cu un volum mare de muncă
• Aveți sarcini repetitive de gestionare a clienților non-core
• Aveți un acumulat de e-mailuri și apeluri la care să răspundeți
• Nu aveți timp pentru sarcinile legate de introducerea datelor
• Știți că altcineva vă poate gestiona mai bine comunicarea cu clientul

De ce să alegeți Recepționerul virtual uman în detrimentul software

În zilele noastre, recepționerii virtuali pot fi, de asemenea, înlocuiți cu sisteme automate de recepționare care pot gestiona apelurile dvs. de intrare ca un recepționer uman în direct.

Aceste sisteme sunt capabile să:

• Conectați automat clienții la departamentul potrivit
• Înregistrați apelurile
• Răspunde nevoilor clienților tăi 24/7, fără intervenție umană
• Urmăriți și monitorizați apelurile pentru a oferi clienților o experiență superioară
• Creați rapoarte săptămânale sau lunare
• Și altele

Acest lucru vă poate economisi costurile de pregătire a personalului și operaționale.

Cu toate acestea, întrebarea este care opțiune este mai bună pentru afacerea dvs.: un software pentru recepționer uman sau virtual?

Realitatea este că tehnologia și inteligența artificială pot rezolva problemele echipelor de servicii pentru clienți. Cel puțin, așa pare.

Dar studiile oferă descoperiri interesante.

Un raport NICE inContact despre experiența clienților arată că, în ciuda îmbunătățirilor tehnologice, consumatorii preferă să se conecteze cu o ființă umană.

De fapt, metodele asistate de agent sunt cea mai bună opțiune pe care companiile o pot folosi pentru a oferi servicii clienților.

Motivul din spatele acestui lucru este că recepționerii umani vii pot:

• Permite un nivel ridicat de personalizare
• Oferiți clienților primele impresii grozave

Concluzia : Serviciul uman pentru clienți este de neprețuit atunci când vine vorba de satisfacția și păstrarea clienților.

Cum să alegi cel mai bun furnizor de servicii de recepție virtuală pentru nevoile afacerii tale

Pentru a alege cea mai bună companie pentru afacerea dvs., luați în considerare următorii factori:

• Capacități de comunicare : Un serviciu excelent pentru clienți depinde de o comunicare adecvată. Este nevoie să lucrezi cu agenți care sunt capabili să asculte nevoile clienților tăi și să le înțeleagă luptele. Acești experți ar trebui să poată comunica într-un ton clar, concis și profesionist, care va lăsa o impresie pozitivă despre marca dvs. și va crea încredere. Astfel, asigurați-vă că evaluați abilitățile de comunicare ale fiecărui agent potențial înainte de a lua o decizie.
• Experiență în industrie : agenții pe care îi angajați ar trebui să fie instruiți pentru a gestiona comunicarea cu clienții într-un mod profesionist, prietenos și util. Cu toate acestea, alături de atitudinea prietenoasă și de ajutor, ar trebui să aibă și experiență anterioară în deservirea clienților din sectorul dvs. Experiența în industrie contează deoarece agenții vor înțelege mai bine problemele sau întrebările clienților dvs. și le vor aborda mai eficient și mai eficient.
• Domeniul serviciilor : Unele companii de recepție live se concentrează doar pe răspunsul la apeluri. Cu toate acestea, există agenții care pot oferi un spectru complet de servicii, inclusiv gestionarea e-mailului și introducerea datelor. Este recomandat să alegeți un partener care poate face mult mai mult decât să răspundă la telefon și să se ocupe de toate sarcinile de comunicare cu clienții. În acest fel, vă puteți reduce volumul de muncă și vă puteți concentra pe sarcini mai mari de stimulare a vânzărilor.
• Recenzii și mărturii : Feedback-ul clienților va prezenta capacitățile și profesionalismul fiecărei agenții potențiale. Ei vor arăta dacă serviciile lor merită și cât de mulțumiți sunt clienții de munca lor. Verificați site-urile terților pentru a obține detalii despre procesele, abilitățile de comunicare, cultura companiei și rezultatele acestora.
• Personalizare : Personalizarea generează rezultate pozitive în afaceri. Datele susțin acest fapt și 97% dintre specialiști în marketing raportează o creștere măsurabilă a eforturilor lor de personalizare. Pentru a oferi clienților tăi un serviciu excelent, trebuie să angajezi agenți care pot crea soluții personalizate. Ar trebui să poată oferi salutări și răspunsuri personalizate pentru fiecare client în parte.

10 întrebări de pus înainte de a angaja un recepționer virtual

1. Cât de familiari sunt agenții tăi cu industria mea?
2. Se va răspunde live la toate apelurile și mesajele?
3. În ce limbi vorbesc agenții tăi?
4. Ce nivel de experiență au?
5. Serviciul dumneavoastră include comunicare personalizată?
6. Sunt agenții tăi capabili să gestioneze întâlnirile și să trimită mementouri?
7. Ce se întâmplă dacă sistemele dvs. se defectează?
8. Cum vom comunica? Cine va fi persoana de contact desemnată?
9. Care este disponibilitatea ta? Putem folosi serviciile dumneavoastră 24/7?
10. Dar prețuri? Cât percepeți?

Recomandări la furnizorii de servicii de recepție virtuală

Furnizorii de servicii de recepție virtuală vă pot ajuta să vă îmbunătățiți serviciul pentru clienți și să stabiliți relații semnificative cu clienții dvs.

Aceste agenții specializate vă pot costa aproximativ de la 20 USD la câteva sute de dolari pe lună.

Beneficiile majore ale angajării unui recepționer live sunt:

• Economii
• Serviciu clienți de înaltă calitate
• Productivitate și eficiență îmbunătățite
• Vânzări crescute

Pentru a alege cel mai bun partener pentru nevoile afacerii dvs., luați în considerare următorii factori cheie:

• Capabilitati de comunicare
• Experienta industriala
• Domeniul serviciilor
• Recenzii și mărturii
• Personalizare