Dicționar WBS: un ghid rapid cu exemple

Un dicționar WBS este o completare a WBS care oferă informații detaliate despre fiecare componentă. Este unul dintre cei trei piloni care susțin managementul domeniului proiectului în proiectul dvs.: ceilalți doi sunt o structură de defalcare a lucrărilor (WBS) și o declarație a domeniului de aplicare al proiectului.

Aceste trei componente vă vor oferi linia de bază a domeniului de aplicare pentru proiectul dvs. Fără o linie de referință a domeniului de aplicare al proiectului, nu puteți măsura performanța în mod eficient, ceea ce vă pune proiectul în pericol să nu depășească programul și să depășească bugetul.

Haideți să explorăm ce este un dicționar WBS, cum să faceți unul și cele mai bune practici pentru a vă asigura că îl rețineți corect. Software-ul de management al proiectelor precum ProjectManager poate fi de mare ajutor la crearea unui dicționar WBS.

Ce este un dicționar WBS?

Un dicționar WBS este locul în care se află detaliile sarcinilor, activităților și livrabilelor structurii de defalcare a muncii. Conținutul include toate etapele de referință, domeniul de aplicare al proiectului și, în unele cazuri, datele, resursele, costul și cantitatea.

Dicționarul WBS vă permite să definiți fiecare dintre pașii din WBS și cum să-i executați pentru a ajunge la livrabilul final al proiectului. Documentul include un pachet de lucru, care definește sarcinile aferente, și conturi de control, care integrează domeniul de aplicare, bugetul, costul real și programul pentru acele sarcini.

Totuși, definițiile din dicționarul WBS nu sunt lungi. Ele sunt un domeniu de aplicare scurt sau o declarație de lucru. Acest lucru face un picior pe trepiedul liniei de bază ale lunetei. Celelalte două picioare sunt declarația de aplicare a întregului proiect și WBS-ul pe care îl concretizați cu dicționarul WBS. Toate trei sunt esențiale pentru măsurarea și monitorizarea domeniului de aplicare a unui proiect.

Care este scopul unui dicționar WBS?

O structură de defalcare a lucrării este un instrument vizual și, din cauza naturii sale grafice, nu are spațiu pentru a explica detaliile fiecărui pas. A adăuga aceste informații la WBS ar fi dificil de citit și de utilizat. Scopul dicționarului WBS este de a adăuga context suplimentar la WBS și de a crește gradul de utilizare al acestuia.

Acesta este motivul pentru care structurile de defalcare a muncii au un titlu și adesea un număr care indică fiecare pas individual. Aceste etichete corespund dicționarului WBS, unde este detaliată explicația scopului și execuției pasului. Acest lucru oferă membrilor echipei care se referă la dicționarul WBS o înțelegere mai profundă a ceea ce este necesar pentru a finaliza proiectul cu succes.

Dicționarul WBS poate ajuta, de asemenea, să vă asigurați că proiectul îndeplinește orice probleme de reglementare sau de conformitate guvernează munca. De asemenea, se poate asigura că rezultatele îndeplinesc așteptările de calitate ale părților interesate de proiect. Utilizarea unui dicționar WBS este o modalitate de a vă asigura că lucrarea proiectului este făcută corect de prima dată și de a evita revizuirile costisitoare și în timp util.

Cine creează dicționarul WBS?

Dicționarul WBS este creat de managerul de proiect, dar nu este realizat izolat. Managerul de proiect va organiza activitățile necesare pentru a-l completa și a se asigura că dicționarul WBS este realizat corect, dar va intervieva și va solicita ajutorul altora pentru a se asigura că este complet și complet în descrierile sale.

În timp ce managerul de proiect coordonează colectarea materialului care va defini și direcționa pașii pe WBS, ei colectează informații dintr-o varietate de surse. De exemplu, vor intervieva experți în domeniu pentru a se asigura că răspund la toate întrebările care se învârt în jurul sarcinii și că fac acest lucru corect.

O altă resursă excelentă sunt membrii echipei înșiși. Aceștia sunt oameni care au fost adunați pentru a lucra la proiect datorită nivelului lor de abilități, expertiză și experiență în muncă. Sunt de neprețuit, deoarece cunoștințele lor din lumea reală vor oferi o perspectivă care ar putea lipsi din alte căi.

Cum se creează un dicționar WBS

Odată ce ați făcut cercetarea și sunteți gata să vă creați dicționarul WBS, amintiți-vă să păstrați detaliile pentru fiecare element de pe WBS scurte și la obiect. Principalul motiv pentru utilitatea unui dicționar WBS este că este ușor de înțeles de echipa de proiect.

Deși nu există un format stabilit pentru un dicționar WBS, acești doisprezece pași sunt un fir comun care leagă împreună majoritatea documentelor:

1. Identificați elementul

Fiecare pas pe WBS ar trebui să aibă un cod sau un identificator de cont. Acest lucru vă permite să enumerați pașii din dicționarul WBS pentru a corespunde articolului potrivit din WBS.

2. Descrie-l

Aici este detaliată sarcina. Ar trebui să fie comunicat succint și clar.

3. Notați Ipoteze și Constrângeri

Notați orice ipoteze și/sau constrângeri cu privire la sarcină, cum ar fi dependențele cu alte sarcini, echipamentele necesare etc. În acest fel, puteți să le planificați și să evitați eventualele întârzieri.

4. Atribuiți proprietar

Fiecare sarcină va fi atribuită unui membru al echipei care va deține execuția și finalizarea cu succes a acelei sarcini. Aici este identificată persoana respectivă.

5. Setați piatra de hotar

O etapă de referință este o dată importantă în proiectul dvs., indicând de obicei sfârșitul unei faze și începutul alteia. Ele ar trebui să fie indicate în dicționarul WBS.

6. Faceți un program

Indiferent dacă WBS-ul dvs. se împarte în sarcini sau livrabile, acestea vor trebui programate, cum ar fi stabilirea datelor de începere și de sfârșit.

7. Listează resurse

Notați instrumentele, materialele, echipamentele etc. din planul dvs. de resurse care sunt necesare pentru a executa sarcina.

8. Calculați costul

Fiecare sarcină va avea costuri aferente de executat, fie că este vorba de materiale, consumabile sau timp. Această estimare a costurilor ar trebui inclusă aici.

9. Definiți calitatea

Rețineți așteptările de calitate pe care părțile interesate le au pentru fiecare pas al WBS.

10. Cunoașteți criteriile de acceptare

Trebuie să existe o persoană cu autoritate care să spună că fiecare sarcină a fost îndeplinită corect. Trebuie să existe criterii pentru a determina acest lucru. Aici puteți nota persoana respectivă și criteriile utilizate.

11. Colectați referințe tehnice

Dacă există linii directoare, manuale, standarde etc. necesare pentru a ghida executarea sarcinilor, acestea ar trebui colectate aici.

12. Încheierea acordurilor

În cele din urmă, enumerați orice contracte, acorduri corporative și alte documente care fac parte din proiect.

Exemplu de dicţionar WBS

Pentru a vă oferi o idee mai bună despre ce este un dicționar WBS, să ne uităm la un șablon gratuit de structură de defalcare a activității pe care îl puteți descărca din ProjectManager. Cele cinci faze ale proiectului sunt schițate în șablon, cu prima fază de inițiere schițată ca exemplu.

Completarea șablonului

Folosind aceasta, putem vedea că prima sarcină este configurarea hardware-ului. Urmând formatul de mai sus, am creat o foaie de calcul simplă care enumeră cei 12 pași ai unui dicționar WBS. Mai întâi este numărul articolului, apoi descrierea, care va detalia unde trebuie configurat hardware-ul.

Dacă există presupuneri sau constrângeri, acestea vor fi listate. În exemplul nostru, terminalele trebuie să fie orientate spre ferestrele biroului pentru a evita orice strălucire. Proprietarul, persoana responsabilă pentru configurare, este listat.

Este listată și data la care trebuie finalizată instalarea, urmată de programul care arată durata de la început până la sfârșit. Resursele includ orice instrumente și instrucțiuni necesare.

Costul este tariful orar al persoanei care face instalarea. Calitatea este ca hardware-ul trebuie sa fie operational. Managerul de proiect va accepta munca. Referințele tehnice includ planul de etaj și planul electric pentru a arăta unde sunt prizele electrice și, în sfârșit, instalația trebuie să respecte regulile pentru spațiul de birou.

Cum vă ajută ProjectManager să creați un dicționar WBS

ProjectManager este un instrument bazat pe cloud care vă organizează sarcinile și echipa pentru o mai mare eficiență. Odată ce aveți gestionarea domeniului de aplicare, inclusiv WBS și dicționarul WBS, trebuie să includeți acele sarcini într-un plan.

Gestionarea tuturor acestor sarcini poate fi copleșitoare, dar ele pot fi adunate cu diagrama Gantt online. Doar introduceți sarcinile și acestea apar în vizualizarea proiectului diagramă Gantt. Dați fiecărei sarcini o dată de început și de sfârșit, apoi ei completează o cronologie. Acum vă puteți vedea întregul proiect într-un singur loc.

Este posibil ca unele dintre sarcinile dvs. să nu poată începe sau să se termine până când alta nu a început sau s-a terminat. Aceste sarcini dependente pot crea blocaje mai târziu în proiect dacă nu le identificați în planul dvs., ceea ce este ușor în diagrama Gantt. Doar trageți sarcina dependentă la celelalte sarcini de care este dependentă și acestea sunt legate.

Etapele pe care le-ați subliniat în dicționarul dvs. WBS pot fi adăugate și la diagrama Gantt. Ele sunt ușor de introdus și apar ca pictogramă în formă de romb. Acest lucru împarte proiectul mai mare în faze mai mici, ceea ce îl face mai ușor de gestionat.

ProjectManager este un software bazat pe cloud care vă oferă toate instrumentele de care aveți nevoie pentru a vă executa WBS mai eficient. Puteți monitoriza și urmări progresul și performanța, apoi puteți genera rapoarte filtrabile cu un singur clic pentru a facilita actualizarea părților interesate. Alăturați-vă celor zeci de mii de echipe care folosesc deja instrumentul nostru participând astăzi la această încercare gratuită de 30 de zile.