Cum să organizezi un webinar de succes de la zero

Fără îndoială, 2020 a marcat trecerea de la offline la online pentru lumea cumpărăturilor, a muncii, a instruirii și, chiar mai mult, a evenimentelor. Convențiile, seminariile și conferințele s-au adaptat restricțiilor, legitimând ireversibil webinarul ca un nou mod de comunicare cu publicul.

În timpul urgenței de sănătate cauzate de COVID-19, am fost nevoiți să regândim modurile în care interacționăm cu clienții, transformând evenimentele fizice în conferințe virtuale.

În acest scenariu, webinarii ne-au venit în ajutor. De fapt, un astfel de instrument nu și-a dezvăluit niciodată angajamentul complet și potențialul de generare de lead-uri, așa cum a făcut-o în 2020. Aceste întâlniri virtuale au permis companiilor să dialogheze constant cu publicul și să nu renunțe la agenda evenimentelor lor. Nu este o coincidență că datele de la Observatorul MailUp 2021 dezvăluie cum „webinarul” a fost cel mai folosit cuvânt cheie în campaniile de e-mail de anul trecut.

În 2020, multe companii au fost nevoite să-și mute evenimentele de la offline la online pentru prima dată, organizând primele lor webinarii fără prea multă pregătire. În această postare pe blog, să vedem cum 8 pași simpli pot crea un eveniment virtual de la zero.

Să începem cu elementele de bază: ce este un webinar

Cuvântul „webinar” provine din unirea a doi termeni englezi: „web” și „seminar”. De fapt, este un seminar online. Etimologia sa implică un concept de pregătire. Am putea defini un webinar ca o sesiune educațională sau informativă, care poate fi accesată de pe orice dispozitiv conectat la internet.

Webinar: toate beneficiile

Înainte de a înțelege cum este organizat un webinar și pașii fundamentali în crearea unui eveniment de succes, haideți să vedem punctele sale forte și de ce acest tip de platformă poate fi un instrument util de integrare pentru strategiile dvs. de marketing:

• Marketing de conținut imersiv : Fiind unul dintre puținele instrumente de marketing de conținut care poate capta atenția utilizatorului pe o perioadă lungă de timp, webinarul se distinge de alte tipuri și formate (gândiți-vă, de exemplu, la un videoclip postat pe rețelele de socializare).
• Experiență bazată pe date: experiența webinarului începe și se termină cu date. Garantează informații aprofundate și de încredere despre sentimentul și implicarea participanților, bazate pe cifre concrete.
• Soluție eficientă, cu costuri reduse : indiferent dacă este gratuit sau plătit, webinarul este cu siguranță mai puțin costisitor decât un eveniment fizic.

Mini ghid simplu, în 8 pași, pentru crearea unui webinar

Dacă sunteți nou în organizarea de webinarii și această activitate vă era foarte necunoscută înainte de 2020, atunci iată câțiva pași simpli pentru a crea un eveniment de succes.

Din propria noastră experiență, am adunat ceea ce credem că este cea mai eficientă și simplă strategie de lansare pentru începători.

1. Alegeți scopul și ținta

De ce vrei să organizezi acest eveniment online?

Acesta este primul lucru pe care trebuie să-l întrebați. Acest lucru va arunca o lumină asupra modului în care să vă configurați întregul webinar și despre cum să reușiți să îl promovați.

De fapt, primul pas în crearea unui webinar necesită definirea obiectivului său principal. Va fi dificil de înțeles cum să stabilești orice strategie fără o idee clară și precisă asupra scopului.

Odată ce ai atins obiectivul principal, întreabă-te acesta pentru a-ți aprofunda ideile: evenimentul este destinat clienților tăi sau cauți să atragi noi clienți și să-ți promovezi oferta?

Definirea publicului țintă este al doilea pas fundamental în configurarea întregii tale strategii. Dacă răspunsul dvs. a fost „da” la ambele, atunci alegeți ținta prioritară dintre cele două.

2. Definiți valoarea succesului

Stabiliți-vă măsurarea succesului după ce ați subliniat obiectivul și ținta evenimentului. Aceasta se ocupă de KPI pentru a monitoriza dacă evenimentul a avut succes sau nu. Definirea punctului de referință poate dura ceva timp și poate părea dificilă de primele câteva ori. Cu toate acestea, este singura modalitate de a determina dacă eforturile tale dau roade, de a înțelege dacă trebuie să îmbunătățești ceva sau chiar de a opta pentru o strategie total diferită.

Iată câteva valori de succes care ar putea fi potrivite pentru dvs.:

• numărul de contacte noi generate
• numărul de contacte existente implicate
• numărul de solicitări de activare pentru o nouă caracteristică sau produs
• numărul de noi oportunități (perspective)
• crearea de noi oportunități (oferte) pentru vânzători

3. Găsiți platforma potrivită pentru webinar

Cel mai probabil, veți dori să selectați platforma care va găzdui primul dvs. webinar.

Din ceea ce există, vă recomandăm următoarele:

• Mergi la
• Demio
• Livestorm
• WebinarGeek
• Faceți clic pe Întâlnire

O altă șansă, mai imediată și simplă, ți-ar permite, de asemenea, să-ți exploatezi audiența: exploatează-ți profilurile de pe rețelele de socializare inițiind o transmisie în direct pe canale precum LinkedIn, YouTube sau Facebook.

Avantajul acestei soluții este că toți urmăritorii tăi au posibilitatea de a se conecta, de a urmări live, de a pune întrebări și de a interacționa. În plus, fluxul live va fi promovat direct către publicul dvs. prin notificări în aplicație.

4. Creați evenimentul: alegeți difuzoarele și lista

Ai ales instrumentul: acum este timpul să creezi evenimentul. Evident, acest pas trebuie să se adapteze instrumentului pe care l-ați ales. Cu toate acestea, asigurați-vă că alegeți un titlu captivant, oferiți o descriere exactă și asigurați-vă că durata webinarului este clară. Aceasta este cheia.

Acum, dacă nu ați făcut deja acest lucru, este important să stabiliți vorbitorii, astfel încât să le puteți introduce numele și titlurile postului în descrierea evenimentului.

Apoi decideți asupra listei de subiecte și programului. Adesea, seminariile web sunt prea lungi sau prea scurte: crearea unui program detaliat vă va ajuta să respectați intervalul de timp stabilit.

5. Promovați evenimentul

Acum este momentul să promovezi primul tău webinar!

Construiți o strategie promoțională bazată pe obiectivul stabilit din prima fază:

• Dacă vizați clienți anteriori sau persoane de contact, atunci creați o serie de e-mailuri automate. Primul va avea o invitație. Un altul va urma cu câteva zile înainte de webinar pentru cei care nu s-au înregistrat.

Aflați cum să configurați un flux de lucru automat cu MailUp: aflați mai multe despre Marketing Automation!

• Dacă, pe de altă parte, ținta dvs. este externă, atunci valorificați întregul potențial al rețelelor de social media. Creați campanii de publicitate direcționate țintindu-vă clienții potențiali.

6. Pregătiți-vă bine și testați-l

Începeți să vă pregătiți pentru webinar în timp ce colectați abonați.

Configurați-vă prezentarea și definiți un discurs de sprijin pentru materialul pe care îl veți prezenta în timpul evenimentului. Examinați cu atenție conținutul pentru eventuale erori sau inexactități. Spuneți-vă discursul de mai multe ori cu voce tare pentru a nu arăta nepregătit.

Un mic sfat: faceți un scurt test cu alte difuzoare cu o zi înainte de lansarea live.

Familiarizați-vă cu instrumentul pentru a afla cum să începeți transmisiunea în direct, cum să treceți prezentarea de la un vorbitor la altul și cum să gestionați chat-ul și numeroasele întrebări pe care le veți primi în timpul webinarului!

7. Ziua cea mare: sosiți devreme pentru a evita orice surpriză de ultim moment

Ziua transmisiunii în direct este foarte importantă. Apare puțin mai devreme pentru verificări preliminare esențiale:

• asigurați-vă că vă aflați într-un loc liniștit
• verificați dacă conexiunea este stabilă
• verificați dacă computerul este conectat la sursa de alimentare
• faceți o ultimă verificare a prezentării pentru a vă asigura că totul este corect și funcționează

Acest sfat poate părea evident și banal. Cu toate acestea, agitația transmisiei live poate duce cu ușurință la subestimarea acestora, compromițând succesul webinarului dvs.

8. După eveniment, amintiți-vă de urmărire

După aceea, nu uitați să începeți activitățile ulterioare de recontactare a participanților: trimiteți materiale pentru webinar, obțineți feedback despre eveniment pentru îmbunătățiri viitoare sau pur și simplu mulțumiți publicului pentru participare și pentru contact.

Pas suplimentar: Înregistrați-vă webinarii și creați o arhivă pentru utilizare la cerere

Dacă vrei să mergi mai departe și să fii și mai profesionist, oferind astfel un serviciu complet publicului tău, atunci înregistrează-ți emisiunile live și creează un depozit al tuturor evenimentelor tale virtuale.

Acest pas suplimentar poate fi de mare ajutor pentru cei care nu pot participa la seminariile dvs. web live.

Pentru oricine este interesat, îi va permite să vă acceseze evenimentele la cerere și să vă promoveze conținutul întâlnirilor dvs. virtuale, chiar și după ce camera este oprită.

Măsurați-vă performanța webinarului și identificați spațiul de îmbunătățire

Odată încheiat evenimentul, o activitate fundamentală este măsurarea obiectivului stabilit încă din faza inițială de organizare. Analizați valorile pe care le-ați selectat ca indicatori pentru succesul webinarului dvs. Acesta este un pas cheie. Omiterea acestuia ar împiedica îmbunătățirile viitoare.

Atenție la supraîncărcare

Am văzut toate avantajele și pașii de bază ai unui eveniment eficient. Acum, haideți să vă oferim un ultim sfat: folosiți webinarul atunci când obiectivul dvs. se potrivește cu adevărat cu această metodă de comunicare. Nu-l abuzați.

Urgența de sănătate și anularea evenimentelor fizice au dus la o explozie de webinare. Invitațiile la întâlniri virtuale bombardează în mod constant utilizatorii. Nu cădea în capcana supraîncărcării. Utilizați această resursă cu moderație și inteligență pentru a nu fi repetitiv și enervant în relațiile cu clienții.

Acum depinde de tine!

Din experiența noastră, acești pași nu pot fi ratați atunci când organizați și creați un webinar eficient și de succes.

Acum depinde de tine să începi să le pui în practică și să dai spectacolelor tale live o notă personală!