Ce înseamnă de fapt guvernarea proiectului?

Proiectele, ca orice lucru care implică mulți oameni care lucrează împreună, au nevoie de guvernare. Nu numai că trebuie să luați în considerare detaliile importante care alcătuiesc un proiect, dar trebuie să luați în considerare și modul în care este solicitat și executat un proiect pentru a obține succes.

Vom explora nuanța guvernării proiectului și vom analiza rolurile asociate cu acesta, pilonii pe care se află și multe altele. Luați în considerare aceste lecții de civică în managementul proiectelor.

Ce este guvernarea proiectului?

Termenul de guvernanță a proiectului se referă la setul de activități și linii directoare care determină modul în care este planificat, executat și gestionat un proiect. Puteți privi guvernanța proiectului ca pe un cadru pentru a ajuta la supravegherea cursului potrivit pentru proiect. Având ca cadru guvernarea proiectului, oferiți consistența care adaugă la stabilitatea proiectului.

Dar guvernarea proiectului depășește luarea deciziilor pentru un singur proiect. Definește activitățile unei organizații și cine este responsabil pentru ce. Aceasta este o mare parte din plăcintă și include totul, de la politici, reglementări, funcții, procese, proceduri și responsabilități.

Este clar că guvernarea proiectului este o treabă mare și care are nevoie de software de management de proiect pentru a-și gestiona toate responsabilitățile. ProjectManager este un software de management al lucrărilor și al proiectelor care are foi de parcurs pentru a vă ajuta să urmăriți un portofoliu de proiecte. De asemenea, beneficiați de stocare nelimitată, colaborare și partajare de fișiere. Luați decizii mai perspicace atunci când monitorizați programele, bugetele și resursele în timp real. Începeți astăzi gratuit.

Cei trei piloni ai guvernării proiectului

Guvernarea proiectului se bazează pe trei piloni care descriu cele trei domenii care îl definesc. Acestea includ structura, oamenii și informațiile. Să luăm un moment pentru a privi mai îndeaproape fiecare dintre cei trei piloni ai guvernării proiectului.

Structura

Un proiect trebuie să fie susținut de organizația care îl conduce. Asta înseamnă că managementul superior al organizației este investit în proiect. Ei trebuie să-și ia timpul și energia necesare pentru a crea o viziune pentru proiect, pentru a transmite proiectul managerilor de proiect, care se vor asigura că urmează acea viziune. Prin urmare, structura guvernării proiectului nu se referă la echipa de proiect la fel de mult ca întreaga companie.

oameni

O guvernare eficientă a proiectului necesită un manager de proiect potrivit. Aceasta înseamnă că conducerea superioară trebuie să înțeleagă pe deplin activitățile proiectului. Aici guvernarea proiectului îl ajută pe managerul de proiect să înțeleagă obiectivele proiectului și sarcinile necesare pentru a ajunge acolo. Pentru ca acest lucru să fie eficient, acele obiective trebuie să fie clare, accesibile și durabile.

informație

Aici intervine un proces de sunet. În timp ce viziunea și obiectivele sunt importante, fără un mod clar și consecvent de a împărtăși informații, un proiect este condamnat. Proiectele au nevoie de comunicații deschise și abilitatea de a partaja, de preferință în timp real, pentru ca guvernarea proiectului să funcționeze. Aceasta înseamnă raportare regulată, întâlniri și multe altele pentru a menține proiectul îndreptat către un final de succes.

Roluri de guvernare a proiectului

Să ne uităm acum la diferitele roluri care fac ca guvernarea proiectului să funcționeze. Există multe roluri în guvernarea proiectului, dar trei dintre ele sunt de o importanță capitală. Acestea includ proprietarul proiectului, părțile interesate cheie și grupul consultativ. Acum vom defini fiecare dintre acestea mai pe deplin.

Detinatorul proiectului

Proprietarul produsului este persoana care reprezintă organizația. Acesta nu este adesea un manager de proiect, ci de obicei persoana care îl supraveghează pe managerul de proiect.

Principalele părți interesate

Consiliul de proiect este format din părțile interesate cheie din proiect. Adică cei care au un interes personal în proiect. Aceștia ar putea fi cei care au finanțat proiectul sau utilizatorul final pentru care produsul sau serviciul este creat. Părțile interesate pot fi chiar furnizori, dar cel mai bine este să mențineți acești părți interesate cheie la cel mult șase pentru a rula procesul mai eficient.

Grupul consultativ

Dacă proiectul dvs. este unul în care este imposibil să vă reduceți părțile interesate la un număr ușor de gestionat, atunci probabil veți forma un grup consultativ mai mare. Acesta nu este un panou de proiect, ci mai mult un forum. În timp ce proprietarul proiectului se ocupă de deciziile de zi cu zi, grupul consultativ este mai mult pentru probleme mai mari.

De ce este importantă guvernarea proiectului?

Guvernarea proiectului este importantă pentru fiecare proiect, de la cel mai simplu la cel mai complex. În timp ce proiectele mai complicate tind să facă mai ușor să se înțeleagă de ce guvernarea proiectului este esențială pentru succesul proiectului, orice proiect va beneficia de modul în care guvernanța proiectului definește, documentează și comunică practicile proiectului pentru a ajuta la controlul proiectului și la succes. Să aruncăm o privire mai atentă asupra importanței guvernării proiectului.

Setarea direcției

De ce proiectele eșuează? Adesea este din cele mai simple motive: că este proiectul greșit la momentul nepotrivit. Poate că organizația este prea întinsă sau tehnologia nu este suficient de matură. Oricare ar fi motivul, eșecul este adesea provocat de un eșec la vârf, pentru a evalua corect dacă acesta este proiectul potrivit.

Warren Bennis a remarcat că rolul managerului este să facă lucrurile corect, dar rolul liderilor este să aleagă lucrurile potrivite de făcut. Acest lucru necesită o vedere clară a potrivirii strategice a fiecărui proiect potențial și o selecție a proiectelor pe care organizația le asumă, care sunt conduse de priorități, echilibrarea riscurilor, disponibilitatea resurselor și alți factori.

Există, desigur, instrumente pentru a sprijini acest proces. Dar rolul guvernanței nu este doar o aplicare oarbă a instrumentelor. Luați în considerare interesele pe termen lung și scurt ale organizației dvs. și evitați „capcana lacomă” de a prelua încă un proiect demn, în ciuda faptului că nu aveți resurse suficiente pentru a-l face, a-l conduce sau a-l guverna în mod corespunzător.

Luarea deciziilor

Luarea deciziilor înseamnă a primi atenția pe care o merită. Jurnalele de afaceri și secțiunile de management ale librăriilor din aeroport sunt pline cu articole și cărți pe acest subiect. Toți managerii de proiect ar trebui să citească un eșantion din acestea pentru a înțelege mai bine ce face o decizie bună și cum să stabiliți condițiile de care aveți nevoie în proiectul dumneavoastră.

Provocarea cu care ne confruntăm este că nu putem defini pur și simplu o decizie bună drept decizia corectă. Când luăm o decizie, nu putem ști dacă se va dovedi a fi corectă, dar trebuie să știm dacă este o decizie „bună” și este mai probabil să fie corectă. Este imperativ ca structurile de guvernare a proiectelor să includă condițiile pentru luarea deciziilor corecte. Deci, care sunt aceste condiții?

• Dovezi

Trebuie să oferiți fiecărui decident acces independent la date. De asemenea, este important ca datele pe care le primesc să fie într-o formă cât mai brută, neprocesată posibil. Orice prelucrare a datelor riscă să selecteze datele pe care să le sublinieze și să introducă o părtinire în modul în care sunt prezentate. Dacă fiecare decident primește aceleași date prelucrate, toți sunt supuși aceleiași părtiniri.

• Autoritate

Factorul de decizie sau grupul trebuie să aibă autoritatea deplină necesară pentru a lua și a se angaja în fața lor. Este vorba în mare parte despre legitimitate și statut, dar și parțial despre autoritatea intelectuală. Au experiența și expertiza pentru a lua o decizie corectă?

• Proces

Procesul de luare a deciziilor poate include analize defectuoase și părtiniri sau le poate contracara. Formarea este vitală pentru a ajuta factorii de decizie să înțeleagă cum să-și structureze procesul. Aceasta include crearea obiectivității adecvate și nevoia de a echilibra colectarea, analiza și explorarea datelor, cu nevoia de a lua decizii în timp util.

Supravegherea proiectului

Structurarea și analiza datelor de proiect sunt, de asemenea, vitale pentru rolul de guvernanță de supraveghere a proiectului dumneavoastră. Este vorba despre asigurarea faptului că un proiect este pe drumul cel bun, satisfacerea nevoilor organizației și respectarea regulilor, reglementărilor și procedurilor.

Deși există multe abilități importante pe care oamenii implicați în guvernare trebuie să învețe, poate cel mai important atu al lor este curiozitatea. Acest lucru îi va determina să implementeze tehnicile principale: interogarea, ascultarea și zoomul.

• Întrebarea

Există o artă de a pune întrebări bune. Dacă sunteți responsabil pentru guvernarea unui proiect, trebuie să fiți pregătit să adoptați o abordare criminalistică pentru a descoperi realitățile dezordonate. Acest lucru va fi deosebit de important la porțile etapei în care trebuie să adunați și să testați dovezile înainte de a vă angaja la o decizie majoră de proiect.

Acest tip de chestionare poate deveni adesea contradictoriu, motiv pentru care multe procese gateway implică persoane externe proiectului. Dar acest lucru riscă, la rândul său, să-l lase pe managerul de proiect și pe echipa lor să se simtă și mai mult sub control ostil. Provocarea pentru noi toți este să adoptăm buna guvernare ca parte a modului nostru de gândire și să vedem interogarea – chiar și cel mai criminal – ca o anchetă utilă.

• Ascultare

Interogarea nu este de prea mare folos decât dacă este însoțită de o ascultare de înaltă calitate. Cu toate acestea, cunoaștem cu toții oameni al căror obicei este să pună întrebări pentru a pune o idee sau să pună doar întrebări pentru care cred că știu răspunsul. Desigur, acest lucru îi pregătește pentru o ceartă.

Puteți urmări un curs adevărat doar dacă auziți toate dovezile și evaluați fiecare părere. Așa că, după ce ai pus o întrebare, nu te mai gândi la următoarea și începe să fii atent la răspunsul pe care îl primești.

• Zoom

Aproape fiecare manager de proiect a suferit din cauza unuia sau ambelor dintre aceste comportamente provocatoare din partea sponsorilor, șefilor, clienților sau a grupurilor de conducere. Comportamentul numărul unu este o hotărâre obstinată de a intra în detaliile a tot ceea ce face prim-ministrul. Au o dispoziție de amestec, care te face să simți că nu ai autonomie și capacitatea practică de a-ți conduce propriul proiect. Pe de altă parte, acest comportament ratează frecvent imaginea de ansamblu și, prin urmare, neglijează cele mai importante aspecte strategice, în timp ce se concentrează exclusiv pe detaliile imateriale.

Comportamentul numărul doi este aproape opusul. Pentru unii oameni, detaliile par irelevante pentru imaginea strategică de ansamblu. Așa că ei aleg să ignore, sau să nu fie deranjați să se implice în detaliu. Este bine atunci când lucrurile merg bine, dar uneori nivelul de guvernanță trebuie să se scufunde în fapte precise pentru a vedea ce le lipsește managerilor de proiect.

Imaginează-ți obiectivul cu zoom suprem; se poate concentra pe detalii precum un microscop, dar poate micșora pentru a vedea universul proiectului și într-o singură vizualizare. De asta au nevoie sponsorii proiectelor și consiliile de conducere. Este dorința de a se adapta la scara necesară împreună cu percepția de a ști pe care este corect să te concentrezi în orice moment.

Disciplina

O bună guvernare a proiectelor nu este ușor: este nevoie de disciplină. O organizație trebuie să înființeze structuri de guvernanță, să formeze sponsorii și membrii consiliului de administrație care îi alcătuiesc și să aplice proceduri de bază care să asigure calitatea muncii lor. Pentru a-și îndeplini bine rolurile de guvernare, oamenii au nevoie de pregătire în stabilirea strategiei, luarea deciziilor și supraveghere.

Ce pot face managerii de proiect pentru ca unele dintre acestea să se întâmple? Iată o scurtă listă de verificare a pașilor practici de luat în considerare.

• Organizați un eveniment de formare pentru consiliul de proiect pentru a discuta despre procesele de luare a deciziilor și cerințele de informații.
• Discutați același lucru cu sponsorul dvs.
• Prioritizează o păstrare puternică a evidențelor care creează transparență, responsabilitate și o sursă gata de date bune pentru a ajuta procesul de supraveghere și de luare a deciziilor să funcționeze robust.
• Stabiliți un proces de etapă pentru proiectul dvs., indiferent dacă organizația dvs. îl impune.
• Alocați timp în planul dvs. de proiect pentru procesul de guvernare și, de asemenea, pentru cei implicați (inclusiv dvs.) să se pregătească temeinic.
• Stabiliți criterii pentru deciziile importante la începutul proiectelor.
• Creați o cerință pentru fiecare decizie de guvernare care să fie testată dacă decidenții consideră că este în interesul organizației lor.
• Efectuați analize de scenarii și exerciții pre-mortem, pentru a vă asigura că factorii de decizie pot evalua impacturile potențiale ale deciziilor lor.
• În cazul în care vă așteptați la o serie de decizii complexe, stabiliți un grup de decizie calificat corespunzător fie pentru a lua deciziile, fie pentru a-i sfătui pe factorii de decizie.
• Folosiți bine listele de verificare, pentru a reduce riscul de erori și omisiuni în procesele vitale.

Două lucruri împiedică forțele haosului care amenință constant eforturile inovatoare pe care le numim proiecte: capacitatea managerului de proiect de a exercita controlul asupra mediului complex și în schimbare al proiectului și capacitatea organizației de a impune o bună guvernare asupra alegerilor pe care le fac ea și managerul său de proiect. .

Avem organizații profesionale precum APM și PMI pentru a pregăti și dezvolta manageri de proiect. Unde este echivalentul pentru sponsori și membrii consiliului de proiect? Chiar acum, am consultat indexul (a patra ediție a ghidului) al Corpului de cunoștințe PMI Project Management . Între „reconcilierea limitelor de finanțare” și „regulamentele guvernamentale” nu există nimic. Guvernarea nici măcar nu merită o intrare în PMBOK, ceva care trebuie schimbat în viitor.

Guvernarea fără instrumentele care să permită o perspectivă instituțională asupra datelor proiectului este pregătită pentru eșec. Funcțiile de colaborare, împreună cu rapoartele de bord în timp real din ProjectManager, permit rolurilor multiple în cadrul unei organizații să obțină o perspectivă asupra stării și performanței proiectului. Încercați-l gratuit cu această perioadă de încercare de 30 de zile.