Ce este o parte interesată? Definiții, tipuri și exemple

Fie că este vorba despre investitori sau clienți, părțile interesate sunt importante pentru fiecare proiect. Dar ce este un stakeholder? Există mai mult de un răspuns la această întrebare. Să ne acordăm ceva timp pentru a defini ce este o parte interesată, exemple de părți interesate și șabloane gratuite pentru părți interesate care pot ajuta la gestionarea părților interesate.

Ce este o parte interesată?

O parte interesată este fie o persoană, un grup sau o organizație care este afectată de rezultatul unui proiect sau al unei întreprinderi de afaceri. Părțile interesate au un interes în succesul proiectului și pot fi în interiorul sau în afara organizației care sponsorizează proiectul. Părțile interesate sunt importante deoarece pot avea o influență pozitivă sau negativă asupra proiectului prin deciziile lor. Există, de asemenea, părți interesate critice sau cheie, al căror sprijin este necesar pentru ca proiectul să existe.

O parte interesată este o persoană, ca orice alt membru al proiectului, iar unele sunt mai ușor de gestionat decât altele. Va trebui să învățați să utilizați tehnici de cartografiere a părților interesate pentru a identifica cine sunt părțile interesate cheie și pentru a vă asigura că le îndepliniți cerințele.

Înrudit: șablon gratuit de hartă a părților interesate pentru Excel

Părțile interesate au un interes personal în proiect, ceea ce înseamnă că veți dori să le țineți actualizate în mod regulat. ProjectManager este un software de management al lucrărilor și al proiectelor care are tablouri de bord în timp real care monitorizează șase metrici ale proiectului. Tablourile de bord nu necesită configurare și arată automat progresul și performanța în grafice și diagrame colorate. Sunt ușor de partajat pentru a gestiona așteptările părților interesate. Începeți acum cu ProjectManager gratuit.

Părți interesate vs. acționar

Părțile interesate nu sunt același lucru cu acționarii. O parte interesată poate fi o mare varietate de persoane afectate sau investite în proiect. De exemplu, o parte interesată poate fi proprietarul sau chiar acționarul. Dar părțile interesate pot fi și angajați, deținători de obligațiuni, clienți, furnizori și vânzători.

Un acționar poate fi o parte interesată. Un acționar, totuși, este cineva care a investit într-o corporație. Acea corporație ar putea iniția proiecte în care acționarul este, de asemenea, o parte interesată. Mai simplu, acționarii sunt, de asemenea, părți interesate, dar părțile interesate nu sunt întotdeauna acționari. Asta pentru că un acționar deține o parte dintr-o companie publică prin achiziționarea de acțiuni. O parte interesată are un interes în performanța generală a corporației, nu în performanța stocului.

Tipuri de părți interesate

Părțile interesate pot fi oricine cu influență sau oricine poate fi influențat de proiect. Am văzut deja că pot exista mulți factori interesați, lucru despre care vom discuta mai jos. Toate părțile interesate pot fi împărțite în două grupuri: părți interesate interne și părți interesate externe. Să aruncăm o privire la ambele.

1. Părțile interesate interne

Părțile interesate interne sunt în cadrul organizației. Proiectul îi afectează direct pe măsură ce ei servesc și sunt angajați de organizația care îl gestionează. Părțile interesate interne pot include angajați, proprietari, consiliul de administrație, manageri de proiect, investitori și multe altele.

2. Părțile interesate externe

Părțile interesate externe sunt în afara organizației și sunt influențate indirect de proiect. Sunt influențați de activitatea organizației, dar nu sunt angajați ai organizației. Acești oameni pot fi furnizori, clienți, creditori, clienți, intermediari, concurenți, societate, guvern și multe altele.

Exemple de părți interesate

După cum am menționat, există multe tipuri de părți interesate, dintre care multe se încadrează în categoriile de părți interesate interne sau externe. Să aruncăm o privire la câteva dintre cele mai comune exemple ale părților interesate.

• Investitori: Aceștia sunt părți interesate care caută un randament financiar și pot fi acționari și deținători de datorii. Au investit capital în afacere și doresc o rentabilitate a acelei investiții.
• Angajații: Acești părți interesate se bazează pe angajarea lor și pe siguranța locului de muncă. Ei au o miză directă în organizație, deoarece aceasta îi sprijină și le oferă beneficii.
• Clienți: Acești părți interesate doresc produsul sau serviciul pe care îl oferă proiectul și se așteaptă ca acesta să fie de calitate și să conțină valoare.
• Furnizori și vânzători: Acești părți interesate își au veniturile legate de proiect, deoarece vând bunuri și servicii companiei care gestionează proiectul. Succesul proiectului înseamnă mai multe afaceri pentru ei.
• Comunități: Acești părți interesate nu doresc ca proiectul să aibă un impact negativ asupra sănătății, siguranței sau dezvoltării economice. Organizațiile care sunt găzduite în comunitățile lor sau care lucrează la proiecte în comunitățile lor pot avea un impact asupra creării de locuri de muncă, cheltuielilor și multe altele.
• Guvern: Acești părți interesate obțin impozite și produsul intern brut dintr-un proiect. Ei sunt părți interesate majore, deoarece colectează taxe atât de la companie la nivel corporativ, cât și individual de la cei pe care îi angajează.

O parte interesată este o persoană, ca orice alt membru al proiectului, iar unele vor fi mai ușor de gestionat decât altele. Va trebui să înveți să te confrunți cu o varietate de personalități și să te asiguri că ai un dialog productiv pentru a cunoaște obiectivele proiectului pentru care ai fost angajat să le îndeplinești. Dar mai întâi, cine este partea interesată?

Cum să gestionați părțile interesate ale proiectului

Gestionarea părților interesate este ușoară dacă urmați pașii potriviți de gestionare a părților interesate. Iată pașii pe care orice manager de proiect ar trebui să-i urmeze atunci când gestionează relațiile cu părțile interesate.

1. Identificarea părților interesate

Identificarea părților interesate din proiectul dumneavoastră este esențială, deoarece succesul proiectului depinde de aceasta. Dacă părțile interesate nu sunt mulțumite, proiectul nu este un succes complet. Veți dori să începeți acest proces de îndată ce este creată carta proiectului.

Un loc bun pentru a începe să-ți dai seama cine sunt părțile interesate este prin revizuirea fișei proiectului, care documentează motivul proiectului și numește managerul de proiect. Printre informațiile despre obiecte, buget, program, ipoteze, constrângeri, sponsori de proiect și management de top, puteți discerne părțile interesate.

Asigurați-vă că revizuiți contractele, deoarece părțile interesate ar putea fi menționate în aceste documente. Există factori de mediu sau alte organizații cu legături cheie cu proiectul? Uitați-vă la acestea, deoarece v-ar putea furniza numele părților interesate. De exemplu, dacă există factori de mediu dictați de guvern, atunci guvernul este o parte interesată. Examinați-le regulamentele și standardele pentru a rămâne în relații bune cu ei.

2. Analiza părților interesate

Odată ce identificați părțile interesate ale proiectului, este timpul pentru faza de analiză a părților interesate. Acesta este momentul în care veți aduna informații și cerințe de la ei. De asemenea, va trebui să începeți să estimați nivelul lor de implicare și influență în proiectul dvs. pentru a pregăti strategiile de comunicare cu părțile interesate și pentru a le prioritiza.

Înrudit: șablon gratuit de analiză a părților interesate pentru Excel

3. Prioritizarea părților interesate

O întrebare cheie pentru oricine care gestionează un proiect este cum ar trebui să gestionați o parte interesată din proiect? Pentru a complica lucrurile, ar putea exista multe părți interesate și ar trebui să-i tratezi așa cum ai face cu orice altă sarcină de pe lista ta de activități: prin prioritizarea acestora.

Pe parcursul unui proiect, o parte interesată ar putea fi mai valoroasă în ceea ce privește obiecțiile proiectului și unele ar putea solicita mai multă atenție decât altele. Când vă construiți programul de proiect, asigurați-vă că definiți cine sunt acești oameni și în ce moment al fazei de proiect ar putea fi necesar să vă ocupați mai mult de ei.

4. Implicarea părților interesate

Acum am ajuns la a doua parte a întrebării noastre. Când vorbim de managementul părților interesate, ceea ce ne referim este la crearea unei relații pozitive cu părțile interesate, îndeplinindu-le așteptările și orice obiective asupra cărora au fost de acord în proiect. Această relație nu este doar acordată, totuși. Trebuie câștigat. Puteți câștiga încrederea și puteți construi o relație pozitivă cu părțile interesate printr-o comunicare proactivă și ascultând nevoile acestora.

O modalitate de a face acest lucru este intervievarea părților interesate ale proiectului – nu pe toți, dar cu siguranță pe cei mai importanți. Poate fi necesar să discutați cu experți pentru a obține informații de bază despre anumite domenii sau grupuri, astfel încât atunci când aveți conversații individuale cu părțile interesate, sunteți bine informat și productiv.

Ca tot în managementul de proiect, există un proces pentru asta:

• Documentați Comunicarea părților interesate . Faceți acest lucru în mod formal creând un plan de comunicare cu părțile interesate. Notați numele și rolurile lor în organizația pe care o reprezintă. Documentați fiecare conversație pe care o aveți cu acești parteneri cheie de proiect, atât pentru a le înregistra interesele și solicitările, dar și pentru a putea revizui informațiile lor mai târziu pentru exactitate.
• Aplicarea procesului. În continuare, doriți să respectați un proces de comunicare cu părțile interesate și să vă asigurați că acest proces este transparent, astfel încât toată lumea să știe la ce să se aștepte. Aceasta include solicitările de proiecte sau feedback-ul. Modul în care vă documentați și veți răspunde la aceste solicitări trebuie să facă obiectul unui proces formal de revizuire și aprobare. Acest lucru le permite părților interesate să știe că cererile sunt supuse revizuirii și că aveți un proces la care respectați pentru cererile formale.
• Furnizați rapoarte frecvente de stare. Furnizarea de rapoarte regulate și la timp pentru părțile interesate este crucială, dar asigurați-vă că adaptați rapoartele pentru public. Puteți intra în detalii cu membrii echipei, în timp ce directorii de obicei doresc o imagine de ansamblu mai mare. Nu uitați să urmăriți cu părțile interesate și să puneți întrebări pentru a vedea dacă au feedback.
• Risipește miturile. Părțile dvs. interesate ar putea lucra la mai multe proiecte, ceea ce înseamnă că nu vor avea aceeași apropiere de proiect ca și dvs. Dar asta nu înseamnă că nu primesc alte informații despre proiectul tău din alte surse. Nu vrei ca ei să fie supuși bârfei sau să obțină informații incorecte care le-ar putea influența opiniile despre proiect.

Șabloane de management al părților interesate

Gestionarea părților interesate și a așteptărilor acestora este o parte importantă a managementului de proiect. Trebuie să țineți la curent părțile interesate, dar nu doriți ca aceștia să întrerupă munca importantă de gestionare a proiectului. Nu numai că ProjectManager oferă software, ci și șabloane gratuite pentru fiecare etapă a proiectului dumneavoastră. Iată câteva șabloane care se ocupă de managementul părților interesate.

Șablon de analiză a părților interesate

Înainte de a vă putea gestiona părțile interesate, trebuie să le înțelegeți în contextul proiectului dumneavoastră. Șablonul nostru gratuit de analiză a părților interesate pentru Excel vă ajută să identificați părțile interesate din proiect cu o matrice de analiză a părților interesate. Puteți colecta părțile interesate cheie în funcție de grup și puteți determina nivelul lor de participare, interes și putere.

Șablon de hartă a părților interesate

Șablonul nostru gratuit de hartă a părților interesate pentru Excel vă ajută să vedeți nivelul de interes și influență al fiecărei părți interesate. Răspunsurile lor vă ajută să determinați dacă trebuie gestionați îndeaproape, ținuți mulțumiți, informați sau monitorizați. Există, de asemenea, o cheie de culoare pentru a facilita citirea; verde înseamnă că sunt de susținere, galben înseamnă că sunt neutri și roșu înseamnă că sunt un blocant.

Șablon de plan de comunicare

În cele din urmă, odată ce vă înțelegeți părțile interesate, este timpul să stabiliți o modalitate de a le ține informați. Șablonul nostru gratuit de plan de comunicare pentru Word este instrumentul ideal pentru a vă defini obiectivele, canalele și regularitatea prin care părțile interesate se așteaptă să fie actualizate. Șablonul gratuit de plan de comunicare funcționează pentru toate nevoile de comunicare ale proiectului, nu numai pentru comunicarea cu părțile interesate.

Utilizați ProjectManager pentru managementul părților interesate

Acum că știți ce este o parte interesată și de ce este important să le țineți la curent pe parcursul ciclului de viață al proiectului dvs., asigurați-vă că aveți la dispoziție instrumentele potrivite pentru a vă ajuta. ProjectManager este un software de management al lucrărilor și al proiectelor care vă ajută să gestionați așteptările părților interesate și să le actualizați cu date în timp real.

Rapoarte detaliate pentru prezentările părților interesate

Am arătat cum tabloul nostru de bord în timp real oferă o imagine de ansamblu a proiectului, dar părțile interesate doresc adesea să aprofundeze datele. Cu un singur clic, puteți genera rapoartele pe care părțile interesate doresc să le vadă, indiferent dacă este vorba despre starea proiectului, timp sau cost. Dacă părțile interesate au întrebări, știți că fiecare raport poate fi filtrat pentru a afișa date selectate. Rapoartele sunt ușor de partajat, astfel încât părțile interesate sunt mereu la curent.

Creați transparență cu planuri partajate

Planul proiectului este foaia de parcurs care prezintă direcția proiectului. Este un document critic și care se schimbă pe parcursul proiectului. Părțile interesate au nevoie de planul de proiect pentru a menține progresul proiectului în context, așa că managerii de proiect doresc un plan de proiect ușor de partajat. Puteți importa și exporta planuri de proiect și le puteți partaja oricui. Pe măsură ce planul de proiect se schimbă, trimiteți unul actualizat părților interesate și păstrați-i la curent.

Instrumentul nostru vă poate automatiza munca ocupată, cum ar fi notificările prin e-mail, pentru a menține părțile interesate la curent cu rapoartele de stare. Oferim părților interesate transparența pe care doresc să rămână informați, oferind managerului de proiect și echipei de proiect spațiul de care au nevoie pentru a finaliza proiectul la timp, în limita bugetului și la așteptările părților interesate de calitate.

Când raportați părților interesate, doriți să vă asigurați că procesul este atât eficient, cât și precis. ProjectManager face partajarea rapoartelor la fel de ușoară ca un clic pe un buton. Software-ul nostru de management al proiectelor bazat pe cloud se actualizează în timp real, astfel încât să aveți întotdeauna cele mai precise și actualizate date de proiect pentru dvs. și părțile interesate. Încercați software-ul nostru premiat astăzi cu această perioadă de încercare gratuită de 30 de zile.