Ce este un jurnal de probleme? Șabloane și sfaturi

Înainte de a defini un jurnal de probleme, să definim problemele proiectului. O problemă este orice blocaj sau impact neintenționat care afectează direct cronologia și/sau performanța proiectului. Este diferit de un risc, care poate fi definit ca o problemă potențială sau o problemă viitoare care s- ar putea întâmpla în proiectul dvs. O problemă este ceva care a apărut deja în proiectul dvs. și trebuie să identificați și să urmăriți imediat problema respectivă.

Ce este un jurnal de probleme?

Un jurnal de probleme este o listă simplă sau o foaie de calcul care îi ajută pe manageri să urmărească problemele care apar într-un proiect și să prioritizeze un răspuns la acestea. Am creat un șablon Excel Issue Log pe care îl puteți descărca gratuit. Este o modalitate ușoară pentru dvs. de a gestiona acele probleme care perturbă întotdeauna un proiect și de a le rezolva înainte ca acestea să se dezvolte într-o problemă care duce proiectul dezafectat și îl motivează în eșec.

Un șablon de jurnal de probleme este grozav, dar nu este integrat cu restul proiectului. ProjectManager are mai multe vizualizări ale proiectelor care permit echipelor să folosească instrumentele pe care le preferă pentru a înregistra probleme. De exemplu, echipele își pot vedea jurnalul de probleme ale unei liste de sarcini și își pot parcurge drumul. Managerii pot adăuga priorități și chiar personaliza fluxul de lucru și pot configura aprobări automate ale sarcinilor pentru a se asigura că numai ei sunt autorizați să schimbe starea la finalizat. Începeți cu ProjectManager gratuit astăzi!

Care sunt componentele unui jurnal de probleme?

Un jurnal de probleme este, cel mai elementar, o listă în care problemele sunt colectate fie ca fiind în curs de desfășurare, fie ca fiind închise. În acest fel, puteți urmări problema din momentul în care este identificată și până când ați rezolvat-o.

Dar un jurnal de probleme poate fi mai dinamic. Aceștia pot ordona și organiza problemele în funcție de tip și gravitate, ceea ce vă poate ajuta să le prioritizați și să le gestionați — o parte cheie a gestionării problemelor. Prin urmare, doriți să aveți titluri de coloane precum următoarele.

• Numărul problemei : dacă doriți să urmăriți problema, ar trebui să aveți o modalitate ușoară de a o diferenția de celelalte, deoarece întotdeauna vor fi mai multe.
• Stare : este important să rețineți dacă problema este deschisă, în curs, blocată sau gata. Aici veți ține evidența rezolvării.
• Descrierea problemei : scrieți în detaliu care este problema. Poate părea evident, dar nu doriți ca aceeași problemă să fie urmărită în jurnal și doriți ca persoana care va rezolva problema să înțeleagă clar ce s-a întâmplat, astfel încât să nu fie nevoită să alunge oamenii. și întârzie răspunsul.
• Categorie : poate doriți să clasificați problemele în funcție de departament sau de furnizor sau să definiți tipul de problemă. Acestea pot varia în funcție de proiect sau echipă.
• Prioritate : este posibil să nu aveți timp sau resurse pentru a aborda fiecare problemă, așa că este esențial să le acordați prioritate. Au prioritate scăzută, medie sau mare? Acum puteți filtra jurnalul și puteți lucra la acele probleme care sunt cele mai importante pentru proiect.
• Atribuit la : Acesta este, de asemenea, de o importanță capitală. Dacă problema nu are un proprietar, este posibil să nu se rezolve niciodată. Aici notați membrul echipei care este desemnat să urmărească acea problemă până la rezolvarea acesteia.
• Ridicat de : Acesta este diferit de cel atribuit proprietarului, care va gestiona problema prin proiect și va lucra la rezolvarea acesteia. Această persoană este cea care a identificat-o prima dată și ar trebui notate aici, deoarece s-ar putea dovedi o resursă mai târziu în ceea ce privește răspunsul la întrebările care lucrează pentru rezolvarea acesteia.
• Data deschiderii : doriți să aveți un interval de timp și pentru a face acest lucru trebuie să aveți un început, care este ziua în care problema a fost identificată.
• Data de închidere : acum aveți o cronologie fermă de la început până la sfârșit, care vă poate ajuta când și dacă reveniți pentru a analiza datele istorice atunci când vă ocupați de o problemă similară într-un proiect ulterior.
• Comentarii : Întotdeauna doriți spațiu pentru a nota informații importante, cum ar fi modul în care problema a fost rezolvată, dacă a fost conectată la o altă sarcină și probabilitatea de reapariție etc.

Cele mai bune practici pentru jurnalul de probleme

Când utilizați un jurnal de probleme, există o serie de lucruri pe care trebuie să le înțelegeți pentru a profita la maximum de el. Una este că doriți să vă asigurați că atingeți toate componentele unui jurnal de probleme. Ar putea părea o pierdere de timp - doriți doar să remediați problema - dar sublinierea tipului de problemă, descrierea acesteia și așa mai departe este cheia pentru a captura și rezolva problema.

De asemenea, este important să aveți un plan cu repere. Întâlniți-vă cu membrul echipei care deține problema și găsiți împreună o modalitate de a eradica rapid problema. Adăugând repere în plan, aveți o modalitate simplă și eficientă de a urmări progresul acestora. Dacă nu ating acele etape, atunci s-ar putea să trebuiască să revizuiți planul sau să adăugați resurse pentru a-l menține pe drumul cel bun.

În timp ce șabloanele de jurnal de probleme vă pot ajuta să creați un plan de probleme și chiar să urmăriți progresul, ele sunt documente statice care necesită actualizare manuală. Toate acestea iau timp de la sarcinile de proiect mai esențiale, motiv pentru care a avea un software de management de proiect bazat pe cloud, care vă poate conecta echipele și vă poate ține la curent în timp real este cea mai bună dintre toate cele mai bune practici.

Șablon gratuit de jurnal de probleme (și mai mult)

Dacă nu utilizați software de management de proiect, puteți înregistra în continuare probleme cu șabloanele noastre gratuite. Avem multe șabloane de management de proiect pentru Excel și Word care vă ajută să gestionați fiecare aspect al proiectului. Iată câteva care vă pot ajuta să creați un jurnal al problemelor, să urmăriți progresul și să raportați părților interesate pentru a le ține la curent.

Șablon de jurnal de probleme

Șablonul nostru gratuit de jurnal de probleme vă ajută să înregistrați problemele pe măsură ce membrii echipei le găsesc în timp ce lucrează la proiect. Dar mai mult decât o listă de probleme, puteți utiliza acest șablon gratuit de urmărire a problemelor pentru Excel pentru a monitoriza progresul pe măsură ce echipa dvs. lucrează pentru a rezolva problema. Adăugați data deschiderii și închise, prioritate, impact și multe altele.

Șablon de tablou de bord al proiectului

Șablonul nostru gratuit de tablou de bord pentru proiect pentru Excel vă sporește capacitatea de a monitoriza și urmări munca efectuată de echipa dvs. pentru a rezolva aceste probleme. Deși nu puteți monitoriza în timp real ca în software-ul de management al proiectelor, puteți totuși să configurați valori pentru a vă urmări sarcinile, volumul de lucru, duratele sarcinilor și costurile în grafice colorate.

Șablon de raport privind starea proiectului

Un alt șablon gratuit este ideal pentru prezentările părților interesate pe măsură ce le actualizați cu privire la problemele din proiect. Șablonul nostru gratuit de raport de stare a proiectului pentru Excel este un instantaneu al proiectului, care este excelent pentru a comunica unde vă aflați și unde mergeți. Aveți locuri unde să puneți reperele pe care le-ați întâlnit, să enumerați riscurile și problemele cheie.

Utilizarea ProjectManager pentru gestionarea problemelor

Acum că cunoașteți cadrul de bază pentru crearea unui jurnal de probleme, cum utilizați un jurnal de probleme atunci când gestionați un proiect? Un jurnal al problemelor este un instrument grozav pe care îl puteți avea în cutia dvs. de instrumente de management de proiect. Vă poate ajuta să vă gestionați atât echipa, cât și părțile interesate.

Acest lucru se datorează faptului că un jurnal al problemelor oferă mai mult decât o soluție a problemei, dar creează încredere și îi mulțumește pe părțile interesate că gestionați proiectul prompt și corect. Părțile interesate și echipa dvs. vor simți că sunt ascultați și aceste probleme nu vor afecta proiectul.

Ați creat deja jurnalul de probleme, ceea ce este grozav. Ar trebui, în cel mai bun caz, să fie un document de colaborare, sau chiar mai bine, integrat cu ProjectManager, un instrument de management de proiect online. Dacă îl puteți partaja online, astfel încât toată lumea să aibă acces la el. Ați simplificat procesul și v-ați asigurat că nicio problemă nu se pierde.

Panouri Kanban ca jurnal de probleme

Următorul pas este conectarea unei probleme odată ce aceasta a fost identificată. Puteți face acest lucru online, unde persoana care notează prima problemă are responsabilitatea de a o pune în jurnal. ProjectManager are panouri kanban care pot urmări problema.

Când este identificat pentru prima dată, poate exista o coloană care colectează problema. Apoi acel card, care este problema, poate fi atribuit unei persoane punctuale care este responsabilă. Acum echipa știe să meargă la ei și știu că este responsabilitatea lor să înregistreze problemele pe măsură ce apar.

Urmați protocolul jurnalului de probleme pe care l-am subliniat mai sus. După ce desemnează pe cineva să se ocupe de acea problemă ca a lor, ei sunt responsabili pentru rezolvarea problemei și pentru urmărirea progresului acelei acțiuni pe parcursul rezolvării problemei.

Acesta este motivul pentru care ProjectManager este mult mai mult decât un jurnal de probleme. Nu numai că poate atribui un proprietar, care poate colecta documente direct la respectiva sarcină, precum și să comenteze și @ membrii echipei pentru colaborare, dar oferă transparență pentru a monitoriza jurnalul de probleme. Responsabilitatea finală pentru soluționarea acestor probleme nu cade pe umerii celor care sunt desemnați să o dețină, ci pe cont propriu.

Probleme de monitorizare

O parte a procesului de monitorizare este evaluarea impactului problemei și a acțiunilor puse în aplicare pentru a o rezolva. Poate că trebuie să vă puneți toate resursele pe această problemă, dar poate că acel nivel de atenție și efort este contraproductiv. Așadar, trebuie să știți ce probleme trebuie escaladate și care nu.

În acest sens, doriți să vă asigurați că acțiunile dvs. sunt potrivite pentru problema în cauză. Poate că această problemă poate aștepta. Poate că are nevoie de atenție imediată. Acest lucru, desigur, se poate schimba, motiv pentru care monitorizarea și evaluarea continuă sunt importante. Puteți vedea cum tabloul de bord ProjectManager vă permite să vă monitorizați sarcinile într-o vizualizare simplă, astfel încât să vă puteți asigura că problemele dvs. sunt rezolvate.

Deși un membru al echipei poate deține proprietatea asupra problemei, odată ce este dezvoltat un curs de acțiune pentru a o rezolva și, sperăm, pentru a rezolva problema, acum depinde de dvs. să faceți aprobarea finală înainte de implementare. Apoi trebuie să vă asigurați că planul este efectiv eficient și rezolvă problema. Dacă nu este, atunci este înapoi la planșa de desen. Nu în ultimul rând, cea mai bună parte este când problema a fost rezolvată. Acum puteți șterge problema din jurnalul de probleme. Se simte bine, nu-i așa?

ProjectManager este un software de management al proiectelor bazat pe cloud, care vă poate ajuta să gestionați mai bine problemele din proiectul dvs. Sunteți online și conectat la echipa dvs., obțineți date în timp real, ceea ce vă menține la curent cu problema și vă ajută să o rezolvați. Încercați-l singur și vedeți ce poate face pentru dvs. și echipele dvs., cu această încercare gratuită de 30 de zile.