Ce este un buget de funcționare? Componente cheie și șablon incluse

Un buget de funcționare este un instrument care îi ajută atât pe proprietarii de afaceri, cât și pe managerii de proiect să se uite la nevoile financiare pe termen lung ale organizației sau proiectului lor. Este esențial în estimarea bugetului necesar pentru a vă conduce afacerea sau proiectul.

Numai asta ar trebui să vă facă să doriți să înțelegeți definiția și motivele pentru a utiliza un buget de funcționare. Vom explica acest lucru și vom analiza ceea ce ar trebui inclus în bugetul dvs. de funcționare. Ca bonus suplimentar, vom introduce și un șablon gratuit de buget de funcționare pentru Excel.

Ce este un buget de funcționare?

Un buget de funcționare este un instrument care vă permite să estimați veniturile și cheltuielile pe care vă așteptați să le aveți pentru anul care urmează. Oferă o estimare mai detaliată și mai precisă prin defalcarea cheltuielilor. Acest proces se face de obicei la al patrulea trimestru sau la sfârșitul anului pentru a avea o imagine la ce să ne așteptăm din punct de vedere financiar în anul următor.

Prognoza veniturilor și a cheltuielilor contribuie mai mult la crearea unui buget precis pentru noul an, oricât de important este acesta. De asemenea, este folosit pentru a stabili obiective pentru companii, astfel încât acestea să aibă așteptări și ținte realiste. Acest lucru face posibilă atingerea obiectivelor și totuși obținerea profitabilității. Pentru managerii de proiect, un buget de funcționare este un instrument excelent pentru a urmări progresul financiar pentru a menține bugetul, asigurându-se că costurile lor reale se potrivesc cu costurile planificate.

Un buget de funcționare nu trebuie să fie un efort anual. Așa cum este utilizat în managementul proiectelor, poate fi revizuit lunar și se știe că întreprinderile fac rapoarte trimestriale. Revizuirea și revizuirea bugetului de funcționare este, de asemenea, importantă, deoarece vor exista întotdeauna cheltuieli neașteptate care influențează prognoza. Capacitatea de a utiliza bugetul de funcționare ca un document viu înseamnă că întreprinderile și proiectele pot răspunde presiunii pieței și schimbărilor în domeniul de aplicare și se pot ajusta în consecință pentru a evita cheltuirea excesivă.

Pentru a revizui și a revizui bugetul dvs. de operare aveți nevoie de software de management de proiect. ProjectManager este un software de management al proiectelor premiat, cu tablouri de bord în timp real, care vă oferă o imagine de ansamblu la nivel înalt asupra proiectului dumneavoastră. Tabloul nostru de bord live colectează automat date despre costuri și alte valori, care sunt apoi afișate în grafice și diagrame ușor de citit. Puteți vedea oricând bugetul dvs. și, cel mai bine, nu este necesară o configurație care necesită timp, ca și în cazul alternativelor ușoare. Începeți acum cu ProjectManager gratuit.

De ce ar trebui să folosiți un buget de funcționare?

Bugetele de funcționare sunt folosite de toată lumea, de la oameni de afaceri la manageri de proiect, pentru a estima veniturile și cheltuielile viitoare. Dar sunt, de asemenea, un instrument grozav, după cum am observat, pentru a captura dacă vă respectați bugetul respectiv. Acestea vă pot ajuta să urmăriți operațiunile de zi cu zi pentru a vă menține bugetul pe măsură ce vă revizuiți cheltuielile reale în comparație cu ceea ce vă așteptați să cheltuiți într-o anumită perioadă.

Utilizarea bugetelor de funcționare este, de asemenea, esențială pentru a face compania sau proiectul dvs. responsabil financiar. Urmărindu-vă veniturile și cheltuielile, puteți descoperi mai ușor zone din bugetul dvs. care sunt risipitoare și pot fi reduse pentru a crește profitabilitatea. Dincolo de eficiența importantă a costurilor pe care aceasta o oferă, un buget de funcționare este un atu excelent pentru planificarea și gestionarea resurselor dvs. într-un proiect. Puteți vedea cât puteți cheltui în anul următor și puteți planifica în consecință.

Când vă planificați următorul buget de funcționare, bugetul de funcționare anterior este valoros. Vă oferă date istorice pentru a înțelege mai bine unde s-au dus banii, ceea ce vă permite să luați decizii mai informate atunci când vă planificați noul buget de funcționare. Folosind acel vechi buget de funcționare cu cunoștințele pe care le aveți despre cum s-a desfășurat efectiv anul, vă permite să vă editați bugetul de funcționare pentru a vă ajusta la aceste probleme. Pe măsură ce continuați să faceți ajustări, bugetul dvs. de operare devine mai precis.

Ce ar trebui să fie inclus într-un buget de funcționare?

Un buget de funcționare vă ajută să stabiliți strategii și face parte din ceea ce face ca o afacere să fie profitabilă sau un proiect de succes. Acesta vă stabilește afacerea sau proiectul pentru anul următor și vă oferă datele de care aveți nevoie pentru a urmări dacă vă respectați bugetul.

Acest lucru necesită să faceți un buget de funcționare detaliat. Există o serie de secțiuni care vă permit să estimați atât veniturile, cât și cheltuielile pentru anul următor și să le puteți urmări pentru a le respecta bugetul. Aceste secțiuni includ bugetul de vânzări, costurile, cheltuielile de funcționare și cheltuielile neașteptate.

Înrudit: șablon gratuit de estimare a proiectului pentru Excel

Bugetul de vânzări

Dacă realizați un proiect sau un serviciu, trebuie să începeți cu un buget de vânzări. Aceasta este o estimare lunară a câte produse sau servicii veți vinde și ce venituri vor aduce acele vânzări în afacere. Făcând acest lucru lunar, vă puteți adapta mai bine la schimbările sezoniere.

Pentru a face o estimare exactă a bugetului dvs. de vânzări, trebuie să enumerați acele produse sau servicii, inclusiv orice variații, cum ar fi dimensiunea, culoarea etc., pe care le puteți produce și pe parcursul anului. Veți dori să examinați vânzările de anul trecut, deoarece datele financiare anterioare vă ajută să creați un buget de vânzări mai precis.

Câteva lucruri la care trebuie să vă gândiți atunci când determinați ce va include bugetul dvs. de vânzări sunt cum arată de obicei vânzările dvs. lunare, dacă produsul sau serviciul dvs. este afectat de sezonalitate, dacă va fi lansat un nou produs sau serviciu pentru anul următor și modul în care marketingul. va afecta vânzările.

Cheltuieli

Costurile sunt cheltuieli directe din vânzarea produsului sau serviciului dvs. Aceste costuri directe pot include orice materiale pe care le utilizați pentru a vă realiza produsul. Costul forței de muncă implicat în realizarea produsului sau serviciului dvs. face, de asemenea, parte din costul bugetar, chiar dacă externalizați forța de muncă. Orice marfă pe care o vindeți ar trebui adăugată și la costurile bugetare.

Toate aceste costuri care sunt legate de produsul sau serviciul dvs. pe parcursul anului se vor ridica la costurile bugetare. Veți dori să vă dați seama cât este costul pe unitate și apoi să îl înmulțiți cu câte unități ați vândut, care este costul total. Această sumă este determinată pentru fiecare element rând pe costurile bugetare și trebuie adăugată pentru a obține costul total pentru luna.

Costuri de operare

Aici veți dori să enumerați toate cheltuielile dvs., inclusiv costurile variabile și costurile fixe. De exemplu, costurile variabile sunt cele care se modifică de la o lună la alta, cum ar fi costurile de marketing, achiziția unică de software, salariile pe oră, costurile de transport, consumabile și multe altele. Costurile fixe sunt atunci cele care rămân neschimbate de la o lună la alta, care includ chiria, abonamentele la software, salariile, asigurările și așa mai departe. Veți adăuga fiecare dintre acestea ca element rând și apoi veți adăuga costurile fixe și variabile împreună pentru un total lunar.

Cheltuieli neașteptate

Ultima parte a bugetului dumneavoastră de operare o reprezintă cheltuielile neașteptate. Întotdeauna va apărea ceva care vă va afecta bugetul. Pentru a nu fi deturnat de aceste cheltuieli neașteptate, trebuie să oferiți o mică pernă în buget pentru a le absorbi. Există două moduri prin care vă puteți pregăti pentru cheltuieli neașteptate; una este să rezervi fonduri care crezi că vor acoperi acele cheltuieli și, al doilea este să-ți crești cheltuielile lunare cu un procent, poate cu 10 la sută.

Aceste date vă ajută să vă determinați venitul net urmând această ecuație:

Venituri – Costuri – Cheltuieli – Cheltuieli neașteptate = Venit net

Exemplu de buget de funcționare

Toate aceste informații pot fi greu de procesat, motiv pentru care avem un exemplu de buget de funcționare. În acesta, am completat câteva exemple cu widget-ul generic, adăugând prețuri pentru vânzări, costuri, cheltuieli de exploatare și cheltuieli neașteptate. Puteți vedea totul pe șablonul nostru gratuit de buget de funcționare pentru Excel, pe care îl puteți descărca și utiliza pentru următorul buget de funcționare. Este unul dintre zecile de șabloane gratuite de management de proiect pentru Excel și Word pe care le puteți folosi pentru a vă ajuta să estimați, să vă planificați și să vă gestionați proiectele.

ProjectManager vă ajută să urmăriți bugetele de funcționare

Un șablon de buget de funcționare vă poate ajuta să vă aflați bugetul, dar nu vă va permite să-l gestionați cu ușurință. Software-ul de management de proiect vă oferă instrumentele de care aveți nevoie pentru a vă urmări cheltuielile și pentru a vă asigura că nu cheltuiți în exces. ProjectManager este un software de management de proiect premiat care vă ajută să vă planificați, să gestionați și să urmăriți bugetul în timp real.

Planificați și gestionați bugetele cu diagrame Gantt robuste

Odată ce aveți un buget, adăugați-l la software-ul nostru și organizați aceste costuri pe diagrama Gantt. Puteți atribui costuri resurselor și sarcinilor și puteți filtra pentru calea critică pentru a vedea care dintre aceste sarcini sunt esențiale pentru realizarea proiectului dvs. Apoi, setați o linie de referință pentru a vă captura planul și pentru a urmări costurile planificate în raport cu costurile reale pentru a identifica orice cheltuieli excesive și pentru a le rezolva înainte ca acestea să vă afecteze negativ bugetul.

Urmăriți resursele cu diagrame de volum de lucru și foi de pontaj

Resursele, cum ar fi forța de muncă, materialele etc., trebuie gestionate. Funcțiile noastre de gestionare a resurselor vă ajută să vă urmăriți toate resursele în timp real. Diagrama Gantt urmărește resursele umane și non-umane, dar acesta este doar punctul de plecare. Comutați la tabelul de volum de lucru cu coduri de culori pentru a vedea cine este supraalocat și pentru a echilibra resursele echipei dvs. chiar din graficul respectiv pentru a le menține să lucreze la capacitate maximă. O altă modalitate de a urmări costurile este cu foile noastre de pontaj securizate, care se actualizează automat pentru a afișa orele înregistrate ale fiecărui membru al echipei.

Dacă doriți mai multe informații, utilizați instrumentele noastre de raportare. Fiecare raport este personalizabil, astfel încât să puteți filtra rezultatele pentru a afișa doar ceea ce doriți să vedeți pentru foile de pontaj, volumul de lucru, starea proiectului și multe altele. Rapoartele pot fi, de asemenea, partajate într-o varietate de formate pentru a vă informa părțile interesate. Software-ul nostru vă ajută să nu vă scăpați de sub control bugetul.

ProjectManager este un software online de management al proiectelor care vă ajută să creați bugete realiste și să le gestionați astfel încât să nu cheltuiți în exces. Utilizați funcțiile noastre de gestionare a sarcinilor pentru a menține echipele productive și instrumentele noastre de gestionare a riscurilor pentru a evita problemele potențial dăunătoare de la pierderea bugetului. Alăturați-vă echipelor de la Avis, Nestle și Siemens care folosesc software-ul nostru pentru a avea succes. Începeți acum cu ProjectManager gratuit.