Ce este controlul schimbărilor în managementul proiectelor?

Nu toate schimbările sunt egale într-un proiect. Unele schimbări vi se întâmplă, cum ar fi întârzierile meteo, boală, altele sunt solicitate. Oricare ar fi schimbarea, aceasta trebuie gestionată și analizată, apoi acceptată sau respinsă. Dacă schimbarea este acceptată, trebuie să se răspundă la ea, ceea ce deschide un set complet nou de proceduri de control al schimbărilor pentru a vă asigura că rămâneți pe drumul cel bun și în limita bugetului.

Controlul schimbării este procesul folosit pentru a gestiona toate aceste variabile. Dacă are loc o schimbare (ceea ce se întâmplă întotdeauna), atunci este esențial să aveți un mecanism în vigoare pentru a controla acel proces. Dar ce este controlul schimbării în managementul proiectelor și care sunt pașii necesari pentru a-l implementa?

Ce este controlul schimbării?

Controlul schimbărilor este o metodologie utilizată pentru a gestiona orice solicitare de modificare care are impact asupra liniei de bază a proiectului dumneavoastră. Este o modalitate de a surprinde acea schimbare din punctul în care a fost identificată prin fiecare pas al ciclului proiectului. Aceasta include evaluarea cererii și apoi aprobarea, respingerea sau amânarea acesteia.

Scopul acestui proces este de a vă asigura că nu schimbați lucruri în proiect care nu trebuie schimbate. Ultimul lucru pe care vrei să-l faci este să perturbi proiectul fără un motiv întemeiat, pierzând timp și resurse prețioase. Orice modificări care sunt aprobate sunt apoi documentate. Procesul de control al schimbării face parte din planul mai amplu de management al schimbării.

Elemente cheie ale controlului schimbării

Există câteva elemente cheie care construiesc un cadru de control al schimbării pentru managementul proiectelor. Iată o scurtă descriere a acestora.

• Consiliul de control al schimbărilor: un consiliu de control al schimbării este un grup de reprezentanți ai echipei de proiect care se întâlnesc în mod regulat pentru a aproba sau a respinge cererile de modificare. Dacă aprobă o solicitare de modificare, aceasta se poate transforma într-o comandă de modificare.
• Solicitări de modificare: o cerere de modificare este o petiție oficială pentru modificarea unui proiect. Este un document care explică care sunt modificările care trebuie făcute și principalele motive pentru care ar trebui implementate.

  Solicitările de modificare pot fi depuse fie de către părțile interesate interne sau externe ale proiectului. Șablonul nostru gratuit de solicitare de modificare vă poate ajuta să simplificați acest proces.

• Ordine de modificare: Odată ce consiliul de control al schimbării a aprobat o cerere de modificare, un ordin de modificare este semnat de consiliu și clienți sau părți interesate.

  Acesta este un acord al ambelor părți de a schimba condițiile care au fost redactate inițial în contractul inițial. Șablonul nostru gratuit de comandă de modificare este un instrument excelent pentru a vă crea comenzile de modificare.

• Jurnal de modificări: un jurnal de modificări este un instrument de gestionare a modificărilor care este utilizat pentru a documenta toate modificările aduse unui plan de proiect sau oricăror contracte. Este un instrument obligatoriu pentru orice manager de proiect.

Rolul cererii de schimbare

O solicitare de schimbare este de obicei declanșatorul care începe procesul de control al schimbării. Solicitarea de modificare poate proveni din partea părților interesate care solicită noi funcții, necesitatea de a repara ceva care se dovedește defect în faza de execuție, upgrade-uri sau orice alte cauze. Oricare ar fi sau de unde vine schimbarea, controlul schimbării determină valoarea acesteia și modul de implementare fezabilă a acesteia.

Procedurile de management al schimbărilor pot varia în funcție de industrii. De exemplu, formularele de comandă de modificare sunt folosite de companiile de construcții pentru a face modificări în domeniul de aplicare al unui proiect de construcție.

Controlul schimbărilor vine sub mai multe forme, dar procesul de control al schimbărilor este cel mai eficient atunci când este executat cu software de management de proiect. ProjectManager vă permite să capturați schimbarea din proiectul dvs. atunci când o descoperiți pe o listă de activități, un panou kanban, o diagramă Gantt sau o foaie de calcul. Apoi gestionați această schimbare cu tablouri de bord în timp real și rapoarte instantanee. Începeți gratuit.

Care sunt beneficiile unui control al schimbării bine executat?

Dacă știți că va veni un punct (sau multe puncte) în proiectul dvs. care necesită o decizie cu privire la o schimbare mare sau mică, atunci este sigur să spuneți că, în calitate de manager de proiect, veți dori să aveți un proces asociat cu această situație pentru a se asigura că schimbarea merită efortul. Apoi, veți dori să aveți o modalitate de a gestiona schimbarea pentru a vă asigura că nu va avea un impact negativ asupra programului și costurilor proiectului dvs.

Gestionarea eficientă a schimbării este crucială pentru a vă aduce proiectul la timp și în limita bugetului. Dar există și beneficii neașteptate care vin din controlul schimbării. În primul rând, îmbunătățește munca în echipă. Schimbarea este o oportunitate pentru echipa ta de a lucra împreună pentru a descoperi cum să răspundă la cererea de schimbare. Munca în echipă implicată în controlul schimbării poate fi un avantaj pentru productivitatea întregului proiect.

Controlul schimbărilor nu numai că întărește capacitatea echipei dvs. de a lucra mai bine împreună, dar efectele pozitive se transformă în eficiența generală. Funcționează mână în mănușă cu munca în echipă, desigur. Dar cu cât vă angajați mai mult echipa în controlul schimbării, cu atât ea devin mai pricepuți în rezolvarea rapidă a problemelor. Acest lucru ajută la schimbare, desigur, dar va face și echipa ta mai eficientă în toate sarcinile lor.

Echipa nu este singurul beneficiar al aspectelor pozitive legate de un bun control al schimbării; și managerii sunt ajutați. Controlul schimbărilor informează managerul de proiect în timpul fazei de planificare a proiectului. Ei vor începe să se gândească la schimbare și la cum să răspundă mai bine la aceasta și vor învăța din experiența lor cu controlul schimbărilor pentru a pune mai multe măsuri de protecție în planul lor pentru proiectele viitoare.

5 pași pentru procesul de control al schimbărilor

Cunoscând cele cinci etape ale controlului schimbării și ceea ce implică acestea, vă puteți asigura că proiectul și organizația dvs. pot culege beneficiile și pot evita capcanele unui proces prost de control al schimbărilor. În timp ce parcurgeți acest proces, rețineți aceste două documente cheie (pentru care oferim șabloane!) pentru a vă ajuta să vă gestionați controlul modificărilor: jurnalul de modificări și formularele de solicitare de modificare.

1. Propune schimbare

Primul lucru de făcut este să identificați schimbarea. Acest lucru poate veni de la oricine din echipa de proiect, o parte interesată sau chiar un client. Trebuie să existe un canal deschis pentru ca aceste sugestii să circule. Propunerea de schimbare ar descrie schimbarea și modul în care ar beneficia proiectul sau organizația. Dacă există alte motive pentru modificare, descrieți-le în formularul de cerere de modificare. Acesta va fi apoi adăugat la jurnalul de modificări.

2. Rezumatul impactului

Odată ce schimbarea a fost propusă, acum revine managerului de proiect să o ia în considerare în contextul mai larg al proiectului. Cum va afecta această schimbare o serie de variabile? Unele dintre lucrurile la care trebuie să vă gândiți sunt costurile și dacă ar fi economisiți sau dacă ar fi nevoie de o cheltuială mai mare de bani. Care sunt beneficiile acestor probleme legate de costuri? Există constrângeri legale sau de reglementare? Cum vă va afecta schimbarea programul? Va trebui să angajați mai multe resurse? Dar alte proiecte și afacerea în general? Va aduce schimbarea noi riscuri sau probleme pentru proiect? Odată ce managerul de proiect a făcut diligența, ei recomandă ca modificarea să fie fie aprobată, fie respinsă.

3. Luarea unei decizii

Managerul de proiect face recomandarea, dar nu este întotdeauna autoritatea de a lua decizia finală asupra schimbării. Oricine ar fi acea persoană sau acele persoane, managerul de proiect le va prezenta constatările. Apoi, persoana sau persoanele autorizate să ia decizia fie vor accepta modificarea; acceptă modificarea, dar cu note și condiții; respinge modificarea; sau amână, ceea ce înseamnă că modificarea nu va fi reportată în acest moment, ci va fi deliberată în continuare la o dată ulterioară.

4. Efectuați schimbarea

Dacă modificarea nu este aprobată, atunci acesta este status quo-ul în ceea ce privește gestionarea proiectului. Cu toate acestea, o schimbare care a fost acceptată trece la etapa de planificare. Veți dezvolta un plan de acțiune, inclusiv un program cu date de începere și de sfârșit, toate acestea trebuie să fie aprobate de părțile interesate ale proiectului. Planul ar trebui să includă un test de regresie în cazul în care modificarea se dovedește prea problematică pentru a fi urmată până la sfârșit și proiectul trebuie să revină la intenția sa inițială. După ce planul de schimbare este finalizat, acesta este de obicei urmat de o autopsie pentru a analiza eventualele incidente și succese.

5. Închidere

La fel ca în orice proiect, faza finală a planului de control al schimbărilor este închiderea acestuia. Aceasta include ca persoana care a solicitat modificarea să supravegheze produsul final și să se asigure că este de acord cu acesta. Odată ce au aprobat modificarea, atunci orice documente restante trebuie completată, cum ar fi jurnalul de modificări, și arhivată pentru utilizare ulterioară.

Exemplu de proces de control al schimbării

Să aruncăm o privire la o schimbare ipotetică într-un proiect și să trecem prin cei cinci pași care fac parte din procesul de control al schimbării. Luați ceva la fel de simplu precum pictarea unei case. Clientul propune o schimbare de culoare de la albul convenit la verde deschis.

1. Schimbarea se face în timpul unei întâlniri cu managerul de proiect de construcție, care creează o propunere de schimbare pentru a surprinde schimbarea.
2. Echipa de construcție analizează apoi ce impact va avea schimbarea culorii asupra proiectului. Au achiziționat deja vopseaua albă, vopseaua verde este mai scumpă, etc?
3. După cercetarea impactului acestuia, managerul de proiect va lua o decizie. Dacă viitorul va afecta bugetul, atunci clientul va fi consultat.
4. Odată ce toată lumea este de acord, schimbarea este făcută. Noua vopsea este achiziționată și aplicată pe construcție.
5. Clientul aprobă lucrările de vopsire și orice modificare a costurilor, ceea ce duce la încheierea acestui proces de control al schimbării.

Șabloane gratuite pentru controlul modificărilor

Controlul schimbărilor necesită multă muncă. Șabloanele pot codifica procesul de control al schimbărilor pentru a vă asigura că ați acoperit toate bazele. ProjectManager este cea mai importantă sursă online pentru șabloane de management de proiect, care abordează fiecare aspect al gestionării muncii tale. Cel mai bun dintre toate, descărcările sunt toate gratuite. Iată câteva șabloane gratuite legate de controlul modificărilor de încercat.

Schimbați șablonul formularului de comandă

Șablonul gratuit de formular de comandă de modificare pentru Excel vă ajută nu numai să identificați modificarea în proiect, ci și să oferiți informații detaliate pentru ao pune în context. De exemplu, puteți nota oportunitatea pe care modificarea o va oferi lucrării, puteți descrie motivul schimbării, cât va dura și să aveți o aprobare de la cine a solicitat-o ​​și a autorizat-o.

Schimbarea șablonului de jurnal

Odată ce ați identificat modificarea și aveți aprobarea pentru a continua, aveți nevoie de un șablon care poate urmări modificarea pentru a vă asigura că respectați programul. Șablonul nostru gratuit de jurnal de modificări pentru Excel conține toate detaliile de care aveți nevoie pentru a monitoriza modificarea. De la tipul de solicitare până la data identificată, de la prioritate la starea acesteia, totul este aici pentru procesul dumneavoastră de control al schimbărilor.

Șablon de tablou de bord al proiectului

Managerii și părțile interesate sunt interesați de schimbarea pe care o faci proiectului. Ei vor să se asigure că va merge înainte conform planului și nu va avea un impact negativ asupra proiectului. Cu șablonul nostru gratuit de tablou de bord pentru proiect pentru Excel, îi puteți ține pe toată lumea la curent. Șablonul gratuit creează grafice care arată volumul de lucru, costurile și valorile sarcinilor odată ce introduceți datele manual.

Cum vă poate ajuta ProjectManager controlul schimbărilor?

Șabloanele sunt o modalitate excelentă de a începe procesul de control al schimbărilor, dar software-ul oferă mult mai mult. ProjectManager este un software premiat de management al proiectelor și al lucrărilor care organizează riscurile, problemele și schimbările în cadrul unui proiect. Controlul schimbărilor este într-adevăr un subproiect al proiectului mai mare pe care îl gestionați. Aveți nevoie de software cu funcții pentru a captura ceea ce ar putea beneficia de pe urma unei schimbări, a planifica acea schimbare și apoi a monitoriza și raporta despre aceasta. Putem face toate acestea și multe altele, fără ca tu să fii nevoit să părăsești instrumentul nostru.

Urmăriți progresul modificărilor dvs

Schimbarea are loc din mai multe motive, dar cele mai multe dintre ele sunt inițiate de forțe externe. Urmărirea proiectului este o modalitate de a identifica problemele și de a le răspunde înainte ca acestea să devină probleme. Tabloul nostru de bord în timp real urmărește mai multe valori ale proiectului, calculează automat datele și afișează rezultatele în grafice și diagrame colorate. Utilizarea corectă a tabloului de bord vă poate oferi semne timpurii despre orice probleme legate de proiectul dvs.

Colaborați la modificarea și atașarea documentelor

Odată ce ați identificat schimbarea, următorul pas este să faceți munca pentru a determina dacă această schimbare merită sau nu. În timp ce managerul de proiect va colecta date și va face o recomandare, procesul poate fi facilitat de platforma noastră de colaborare. Toată lumea din echipă are un spațiu pentru a comenta și chiar a atașa documente și imagini legate de schimbare. Atunci când managerul de proiect are o recomandare, o poate face backup părților interesate.

Faceți planuri de management al schimbărilor

Dacă modificarea dvs. este aprobată, atunci urmează planificarea. Avem o diagramă Gantt interactivă care colectează toate sarcinile tale și le plasează pe o linie temporală după ce ai determinat durata fiecăreia. Apoi puteți lega sarcini dependente, puteți configura etape pentru a împărți proiectul în faze și chiar alocați din Gantt. Echipele pot colabora la sarcinile lor, iar progresul este indicat de umbrirea de pe bara de durată.

ProjectManager este un software bazat pe cloud care gestionează modificările proiectului cu funcții care vă ajută la fiecare pas de control al proiectului dvs. general. Identificați ce trebuie schimbat, planificați schimbarea și apoi urmăriți progresul acesteia cu același instrument pe care îl aveți deja la bord pentru a gestiona proiectul mai mare. Asumați-vă controlul total asupra modificărilor proiectului luând această perioadă de încercare gratuită de 30 de zile.