Ce este administrarea contractelor? Practici și procese cheie

Dacă ați lucrat vreodată la un proiect la scară largă – în special la un proiect de construcție – sunteți familiarizat cu conceptul de administrare a contractelor. Un angajator angajează un antreprenor pentru a lucra. Cele două părți ajung la un acord cu privire la ce va fi lucrarea, cât va dura și cât valorează. Aceste detalii sunt conturate și consolidate într-un document oficial; un contract.

Dar ce se întâmplă exact în crearea acestor documente? Întocmirea unui contract nu este la fel de simplă ca două părți să se așeze și să poarte o conversație. Administrarea contractului necesită la fel de multă atenție și grijă ca orice alt aspect al lucrării.

Ce este Administrarea Contractelor?

Administrarea contractului este procesul de creare a unui contract între angajator și antreprenor. Procesul se încheie când contractul este convenit și toată lumea a semnat linia punctată. Aceste documente sunt create pentru a proteja ambele părți ale acordului în cazul în care ceva nu merge bine sau trebuie schimbat.

Acestea sunt începutul și punctul final al administrării contractelor, dar între ele, există o mulțime de muncă de făcut, cum ar fi planificarea, estimarea și licitarea contractelor. Primul pas este să înțelegeți dorințele și nevoile fiecărei părți. Aceasta nu este o sarcină simplă și implică timp și efort. Apoi, administratorul contractului pune aceste dorințe, nevoi, așteptări etc. într-o formă scrisă care este ușor de înțeles și la care se face referire.

Administrarea contractului poate fi un proces lung, mai ales dacă este prima dată când un angajator și un contractant lucrează împreună. Poate fi, de asemenea, prelungit, deoarece procesul de planificare a proiectului ar putea necesita modificări ale contractului. Toate aceste modificări și ajustări, precum și negocierile inițiale, întâlnirile și multe altele, intră sub umbrela administrării contractelor.

Ce este un administrator de contract?

Un administrator de contract este de obicei o terță parte cu cunoștințe extinse despre finanțarea afacerilor și dreptul contractelor. Un client sau cineva din echipa clientului poate acționa uneori ca administrator de contract, dar acest lucru nu este recomandat. Atunci când este cazul, administrarea contractelor poate deveni rapid unilaterală și părtinitoare. Acest lucru poate duce la animozitate între proprietar și constructor.

Administratorii de contract sunt angajați pentru a acționa ca „intermediari” pentru proprietarii de proiecte, antreprenori sau subcontractanți pentru a reprezenta și a comunica ambele așteptări ale acestora. Acești indivizi determină cele mai bune modalități de a face ambele părți fericite și chiar de a negocia pentru fiecare parte, dacă este necesar.

Atribuțiile unui administrator de contract variază în funcție de contract și de tipul proiectului de construcție. Fiecare contract va avea un set unic de cerințe. Factorul consecvent este definirea clară a termenilor contractului și asigurarea comunicării și a bunelor relații între angajator și antreprenor.

Care este rolul administratorului contractului?

Gândiți-vă la administratorul contractului ca la un mediator imparțial. În timpul creării unui contract, pot apărea erori, dispute și comunicare greșită. Este datoria administratorului contractului să supravegheze ceea ce se întâmplă și să producă cea mai bună versiune posibilă a contractului.

În multe privințe, un administrator de contract este ca un consilier de cuplu. Nu trebuie neapărat să existe o problemă pentru ca cuplul să beneficieze de consiliere. Dar, de cele mai multe ori, angajatorii și antreprenorii vor merge înainte și înapoi în ceea ce privește condițiile, achizițiile, prețurile și alte lucruri până când ambele părți sunt fericite. A avea pe cineva dedicat gestionării acestor discuții face ca procesul să se desfășoare mai ușor.

Câteva exemple de factori de care va fi responsabil un administrator de contract sunt:

• Gestionarea litigiilor
• Furnizarea actualizărilor contractelor
• Coordonarea cu diferite departamente, cum ar fi echipa juridică
• Luarea unor decizii corecte, imparțiale
• Analizarea riscurilor
• Stabilirea standardelor de calitate
• Comunicarea așteptărilor
• Stabilirea întâlnirilor

Un administrator de contract este acolo pentru a ușura viața, pentru a crea un document mai solid și pentru a iniția o relație puternică angajator/antreprenor. Acest contract poate face sau rupe proiectul, ca întreg. Comunicarea greșită și neînțelegerile sunt principalele cauze ale eșecului proiectului, iar un mare administrator de contract poate preveni acest lucru.

Administrarea contractelor vs. Managementul contractelor

Administrarea contractelor este de obicei confundată cu managementul contractelor, dar cele două nu sunt sinonime. Administrarea contractului este un proces care are loc numai înainte ca contractul să fie finalizat. Odată ce contractul este finalizat, începe gestionarea contractului.

Un administrator de contract este responsabil să se asigure că ambele părți sunt mulțumite de contractul pe care l-au creat împreună. Un manager de contract, pe de altă parte, se ocupă de contracte în timpul proiectului în sine. Aceasta ia forma de a răspunde la întrebări, de a face schimbări și de a media conflicte. Aceste două roluri necesită seturi de abilități diferite și, prin urmare, sunt două roluri distincte.

Cele mai bune practici pentru administrarea contractelor

Administrarea contractului va arăta diferit de la proiect la proiect, deoarece fiecare contract va avea termeni, acorduri, obiective etc. diferiți. Cu toate acestea, există câteva reguli de bază care se aplică tuturor tipurilor de administrare a contractelor:

• Familiarizați-vă cu proiectul: Pentru a administra contractul, administratorul contractului trebuie să îl înțeleagă în contextul proiectului. Procedând astfel, sunt capabili să răspundă la întrebările care pot apărea în final și să își ajusteze strategiile în funcție de tipul de proiect, dimensiunea etc. Ei sunt, de asemenea, mai bine pregătiți să răspundă la întrebările oricărei părți în cadrul contractului.
• Pregătiți-vă pentru rezultate neașteptate: există câteva măsuri de precauție suplimentare pe care un administrator de contract le poate lua pentru a fi cu un pas înainte. Un administrator de construcție ar trebui să se pregătească pentru o situație în care un angajator sau un antreprenor dorește să facă modificări semnificative la un contract. Când și dacă se întâmplă acest lucru, un administrator de contract va avea, în mod ideal, deja un răspuns la risc pentru a continua.
• Rămâneți obiectiv: în general, administratorul contractului este o terță parte, așa că poate rămâne total neutru, dar există cazuri când fac parte din echipa clientului sau cumpărătorului. Atunci când este cazul, administratorul contractului trebuie să depună un efort suplimentar pentru a rămâne total obiectiv.

Cum ajută ProjectManager la administrarea contractelor

ProjectManager este un software de management al proiectelor bazat pe cloud, care organizează tot ce are de-a face cu proiectul dvs., de la contracte încheiate cu furnizori și contractori până la planuri și rapoarte de proiect. Cu software-ul nostru puternic, proiectele de construcție și administrarea contractelor sunt simplificate.

Stocați fișiere

ProjectManager facilitează încărcarea tuturor documentelor importante într-o singură locație centrală. Aceasta include contractul dumneavoastră, în toate etapele sale. Aceasta înseamnă că nu mai săriți între diferite file și ferestre pentru a vă referi înapoi la documente și corespondențe cheie. După ce ați încărcat documentele în instrumentul nostru, puteți adăuga comentarii și eticheta utilizatorii, astfel încât aceștia să nu rateze nimic.

Plan

Când toate documentele dvs. locuiesc într-un singur loc, vă puteți referi, de asemenea, la planuri de proiect, programe și multe altele pe măsură ce contractul este în curs de redactare. Un plan de proiect, în special, va conține informații pertinente de inclus în documentul final. Monitorizați progresul proiectului dvs. pe diagramele noastre robuste Gantt și actualizați contractele în consecință, totul dintr-un singur instrument.

Urmări

Tablourile de bord în timp real ale ProjectManager oferă managerilor de proiecte de construcții o perspectivă generală asupra performanței proiectului pentru a se asigura că antreprenorii respectă termenii și condițiile contractelor. Cu noi, obțineți funcții care facilitează atât administrarea contractelor, cât și managementul proiectelor de construcție.

Continut Asemanator

Administrarea contractelor este foarte importantă în diferite industrii. Atâta timp cât există proprietari de proiecte, antreprenori și subcontractanți, veți avea nevoie de contracte pentru a gestiona proiectele cu succes. Iată câteva exemple de contracte utilizate în mod obișnuit pentru managementul proiectelor.

• Contract de rambursare a costurilor
• Contract de timp și materiale
• Contract Cost Plus
• Contract cu preț fix
• Contract de fabricație

ProjectManager este un software premiat care ajută proiectele să ruleze mai eficient. De la diagramele Gantt online pentru planificarea vizuală până la o platformă de colaborare care ajută echipele să lucreze mai bine împreună, fiecare aspect al managementului proiectului este acoperit. Alăturați-vă celor zeci de mii de echipe care folosesc deja instrumentul nostru și luați această probă de 30 de zile astăzi.