Ce este ERP și beneficiile sale de care trebuie să profite orice afacere?

Introducere

Enterprise Resource Planning, care este, de asemenea, abreviat ca ERP, este un tip de soluție software care permite oricărei companii să-și integreze și să gestioneze procesele de business de bază într-o singură platformă centralizată. Acest sistem permite organizațiilor să automatizeze și să eficientizeze procesele, să reducă intervenția manuală și să îmbunătățească eficiența în diferite domenii ale afacerii, cum ar fi contabilitate, resurse umane, managementul lanțului de aprovizionare, managementul relațiilor cu clienții, producție și multe alte departamente. ERP are un modul dedicat care poate ajuta fiecare departament.

Software-ul ERP oferă mai multe caracteristici și module care pot fi personalizate în funcție de nevoile specifice ale unei afaceri. Obiectivul principal al implementării unui sistem ERP este de a facilita fluxul de date și comunicare în cadrul unei organizații, oferind o vedere unificată a tuturor operațiunilor de afaceri.

În ultimii ani, a existat o schimbare în modul în care se desfășoară munca. Anterior, munca se făcea într-o rafală de momente și în acel timp nu era ușor să ținem evidența a ceea ce se întâmplă și în cât timp ce muncă a fost făcută. Cu utilizarea înregistratoarelor și a altor instrumente, totuși, angajatorii de astăzi pot urmări cu ușurință managerii și directorii lor și alți lideri. Aceasta înseamnă că munca poate fi consecventă, iar indivizii pot fi mai concentrați pe obiectivele lor individuale. În plus, metodele digitale de comunicare pot fi utilizate pentru a reduce nevoia de comunicare specifică între manageri și angajați, care poate fi o modalitate de comunicare care necesită timp și întârziat.

Evoluția ERP

Sistemele ERP au evoluat de-a lungul timpului, începând de la începutul anilor 1960, când companiile au început să folosească computere mainframe pentru a-și gestiona operațiunile. În anii 1980, companiile au început să realizeze beneficiile utilizării unei soluții software integrate, iar sistemele ERP au început să apară, tocmai în acest moment ERP ca sistem a început să câștige recunoaștere. Primul sistem ERP, Material Requirements Planning (MRP), a fost conceput pentru a gestiona stocurile și planificarea producției în companiile producătoare.

De-a lungul anilor, sistemele ERP au evoluat pentru a include mai multe caracteristici și funcționalități. Astăzi, sistemele software ERP pot fi personalizate pentru a răspunde nevoilor specifice ale diferitelor industrii, inclusiv retail, asistență medicală, finanțe, logistică și multe altele.

Există câteva schimbări majore care au loc în lumea ERP în acest moment și toate au un lucru în comun: toate se bazează pe ideea că mai mult este mai bine.

Prima schimbare este că companiile devin din ce în ce mai exigente cu oamenii care cumpără și vând printr-un sistem ERP. Cererea de software a crescut în fiecare an după an în ultimii ani și, deși există încă o mulțime de oameni care nu înțeleg sau nu folosesc ERP, acesta este în creștere impresionant astăzi.

A doua schimbare este că industria devine din ce în ce mai diversă. Ceea ce odată a fost considerat o zonă „fierbinte” în ERP acum pare a fi o zonă de interes mai general pentru afaceri. Acest lucru se datorează cererii tot mai mari de software și pentru o zonă de interes mai general pentru companiile care înțeleg ERP.

A treia și ultima schimbare este că industria devine mai competitivă. Acesta este motivul pentru care ERP este actualizat mai des și de ce există atât de multe startup-uri noi și companii existente care își extind serviciile pentru a oferi propriile versiuni de ERP.

Toate aceste schimbări sunt pur și simplu rezultatul înțelegerii faptului că ERP evoluează constant și ar continua să evolueze, pentru a rămâne în fața concurenței. Prin urmare, este important să țineți cont de acest lucru în timp ce lucrați cu acest domeniu în continuă creștere al ERP.

Tipuri de sisteme ERP

Sistemele ERP pot fi clasificate în două categorii principale, care sunt On-premise și Cloud-based.

1. ERP on-premise:

Acest tip de sistem ERP este de obicei instalat și găzduit local pe serverele organizației. Software-ul poate fi accesat numai în rețeaua companiei, iar companiile au control deplin asupra datelor și personalizării sistemului. Cu toate acestea, sistemele ERP on-premise necesită o investiție semnificativă în hardware, infrastructură și întreținere.

Acest tip de sistem ERP este găzduit pe cloud, iar companiile îl pot accesa de la distanță prin internet. Sistemele ERP bazate pe cloud oferă mai multe beneficii, inclusiv scalabilitate, rentabilitate și flexibilitate. Companiile pot alege un model de prețuri bazat pe abonament, care elimină necesitatea unor investiții inițiale semnificative.

Există trei tipuri principale de planificare a resurselor ERP:

1. Tipuri de date:

Datele sunt un atu foarte important al oricărei afaceri, orice informație care este necesară pentru planificarea și gestionarea afacerii este extrem de importantă. Acestea includ date necesare pentru a satisface nevoile de afaceri, cum ar fi datele necesare pentru serviciul clienți, articolele expediate de clienți sau datele necesare pentru monitorizarea creditului.

2. Concepte sau modele pentru date:

Aceasta este abordarea care este luată în ceea ce privește modul în care datele sunt create, accesate, sortate sau este utilizată o altă combinație de date pentru a lua o decizie. Aceasta este abordarea care este luată în ceea ce privește datele luminoase, cum ar fi ceea ce este necesar pentru analiză.

3. Utilizare programată/oficială:

Aceasta este abordarea care este luată în ceea ce privește momentul în care datele sunt utilizate, cât timp sunt utilizate și când ar trebui eliminate din sistem.

Beneficiile sistemelor ERP

1. Eficiență și productivitate crescute:

Sistemele ERP nu numai că automatizează și eficientizează procesele de afaceri, ci și reduc intervenția manuală și îmbunătățesc acuratețea. Acest lucru duce la creșterea eficienței și a productivității, ceea ce duce la economii de costuri și o mai bună alocare a resurselor, crescând astfel eficiența și productivitatea generală a tuturor angajaților.

2. Îmbunătățirea procesului decizional:

Sistemele ERP oferă date și perspective în timp real, permițând companiilor să ia decizii mai bune, bazate pe informații precise și actualizate. Sistemul ERP va ajuta companiile să identifice tendințele, să urmărească performanța și oportunitățile de creștere. Datorită datelor precise și previziunilor aproape impecabile bazate pe datele de intrare, luarea deciziilor în cadrul organizației se îmbunătățește.

3. Serviciu îmbunătățit pentru clienți:

Sistemele ERP ajută companiile să gestioneze datele și interacțiunile clienților foarte bine și într-un mod organizat, permițându-le să ofere servicii personalizate și să îmbunătățească nivelul de satisfacție a clienților. Prin integrarea datelor despre clienți cu alte operațiuni comerciale, companiile pot oferi o experiență perfectă pentru clienți și pot viza un grup de audiențe relevante cu un produs care este foarte util pentru o conversie mai bună.

4. O mai bună gestionare a stocurilor:

Sistemele ERP ajută companiile să gestioneze nivelurile stocurilor, reducând astfel șansele de epuizări și suprastocuri. Acest lucru duce la economii de costuri, servicii îmbunătățite pentru clienți și o mai bună utilizare a resurselor în comparație cu cei fără un sistem ERP.

5. Management financiar îmbunătățit:

Sistemele ERP ajută companiile să gestioneze datele financiare, inclusiv conturile de plătit, conturile de încasat și registrul general, întreaga parte financiară poate fi gestionată într-un singur loc. Acest lucru duce la o raportare financiară corectă, o gestionare mai bună a fluxului de numerar și o luare a deciziilor financiare îmbunătățite prin organizație și inter-departament.

6. O mai bună gestionare a lanțului de aprovizionare:

Sistemele ERP ajută companiile să gestioneze întregul lanț de aprovizionare, de la achiziții la producție până la livrare. Acest lucru duce la un management mai bun al furnizorilor, o planificare îmbunătățită a producției și timpi de livrare mai buni.

7. Management îmbunătățit de proiect:

Sistemele ERP ajută companiile să gestioneze proiecte, inclusiv programarea, bugetarea și alocarea resurselor. Acest lucru duce la o mai bună planificare a proiectului, o execuție îmbunătățită a proiectului și rezultate mai bune ale proiectului.

8. Colaborare sporită:

Sistemele ERP permit diferitelor departamente din cadrul unei organizații să lucreze împreună fără probleme, oferind o platformă comună pentru date și comunicare. Acest lucru crește colaborarea, îmbunătățește comunicarea și reduce silozurile.

9. O mai bună conformitate:

Sistemele ERP ajută companiile să respecte cerințele de reglementare și standardele din industrie, cum ar fi Sarbanes-Oxley, HIPAA și ISO. Acest lucru duce la reducerea riscului și la îmbunătățirea conformității. Aceasta înseamnă, de asemenea, că prin implementarea ERP standardele întregii industrie pot fi îmbunătățite, deoarece fiecare organizație ar avea un sistem care îndeplinește standardele globale.

10. Calitatea îmbunătățită a datelor:

Sistemele ERP ajută companiile să mențină acuratețea și securitatea datelor prin furnizarea de instrumente de validare și verificare a datelor. Acest lucru duce la o calitate mai bună a datelor, un proces decizional îmbunătățit și la reducerea erorilor.

11. Scalabilitate crescută:

Sistemele ERP pot fi personalizate și scalate pentru a satisface nevoile în schimbare ale afacerilor, de la startup-uri mici la întreprinderi mari. Fiecare afacere poate profita de sistemul ERP, indiferent de nivelul de implementare. ERP duce la o flexibilitate sporită, la reducerea costurilor IT și la îmbunătățirea agilității afacerii.

12. Inteligență de afaceri mai bună:

Sistemele ERP oferă instrumente de analiză și raportare a datelor care permit companiilor să analizeze datele și să identifice tendințele. Acest lucru duce la o mai bună inteligență de afaceri, o prognoză îmbunătățită și un proces decizional îmbunătățit.

13. Management îmbunătățit al furnizorilor:

Sistemele ERP ajută companiile să gestioneze relațiile cu furnizorii, începând de la aprovizionare până la ciclurile de plată. Sistemul ERP conduce, de asemenea, la o selecție mai bună a furnizorilor, la o negociere îmbunătățită a contractelor și la o performanță mai bună a furnizorilor.

14. Management îmbunătățit al angajaților:

Sistemele ERP ajută companiile să gestioneze datele angajaților, inclusiv salariile, beneficiile și performanța. Acest lucru duce la o mai bună implicare a angajaților, la o reținere îmbunătățită și la reducerea costurilor de resurse umane. Este cu adevărat util pentru urmărirea performanței și alocarea viitoare a sarcinilor.

15. Management îmbunătățit al riscului:

Sistemele ERP ajută companiile să gestioneze riscurile furnizând date și analize în timp real. Acest lucru duce la o mai bună evaluare a riscurilor, o reducere mai bună a riscurilor și la reducerea riscului de afaceri. Sistemul ERP poate alerta afacerea despre risc în avans, dar nu poate ajuta la evitarea acestuia complet.

16. Gestionare mai bună a datelor:

ERP oferă companiilor acces în timp real la date critice, care sunt, de asemenea, centralizate, permițând analize și luare a deciziilor mai bune. De asemenea, permite companiilor să analizeze datele din diferite departamente, ceea ce poate dezvălui noi perspective și oportunități de creștere.

17. Costuri reduse:

ERP elimină introducerea redundantă a datelor și eficientizează procesele de afaceri, ceea ce poate duce la economii semnificative de costuri. De asemenea, poate ajuta companiile să identifice domeniile în care pot reduce costurile, cum ar fi prin reducerea nivelurilor stocurilor sau prin optimizarea proceselor lanțului de aprovizionare.

Concluzie

În concluzie, ERP a evoluat foarte mult și va continua să evolueze pentru îmbunătățirea afacerilor. Există două opțiuni de implementare din care să alegeți, On-premise sau cloud, care depind în totalitate de preferințele de afaceri. Diversele beneficii pe care le oferă un ERP sunt un management mai bun al datelor, costuri reduse, un management mai bun al angajaților, scalabilitate, un management financiar îmbunătățit și multe altele, care sunt esențiale pentru crearea unui avantaj competitiv față de concurenți.