Ce este designul organizației? Tipuri, principii și altele

Majoritatea oamenilor cred că integritatea înseamnă a fi sincer. Deși acest lucru este adevărat, cuvântul are un alt sens care este important pentru managementul de proiect: starea de a fi întreg și nedivizat. Într-un fel, ai putea numi designul organizației abordarea creării integrității în organizația ta.

De exemplu, o clădire care nu are integritate nu poate rezista. În același mod, un proiect care nu face parte dintr-un design mai mare de organizație poate avea dificultăți să reușească. Să definim designul organizației și diferitele sale tipuri și principii.

Ce este designul organizației?

Designul organizației este un proces de structurare și conducere a organizațiilor. Este nevoie de o abordare holistică a muncii desfășurate într-o organizație, inclusiv formarea echipelor, modelele de schimbare, raportarea, luarea deciziilor, metodele de comunicare și multe altele. Scopul designului organizației este de a ajuta o organizație să exceleze în ceea ce face și de a ajuta la îndeplinirea obiectivelor sale. Asta poate însemna totul, de la o reorganizare la scară largă până la schimbări subtile în structuri și sisteme.

Designul organizației intră adesea în joc pe măsură ce o organizație crește sau, dimpotrivă, dacă se reduce. Oricare dintre aceste schimbări necesită ca o companie să reexamineze modul în care își desfășoară activitatea. Alte motive care provoacă proiectarea organizației includ o schimbare a conducerii, a strategiei sau a pieței în care operează organizația.

De ce este implementat designul organizației este pur și simplu pentru a îmbunătăți modul în care funcționează organizația. Asta poate însemna totul, de la identificarea ineficiențelor până la luarea de decizii mai bune și mai rapide. Designul organizației poate îmbunătăți calitatea bunurilor sau serviciilor pe care o organizație le produce, poate crește profiturile și poate consolida relațiile cu baza de clienți. Pe plan intern, poate crea condiții de muncă mai sigure, o forță de muncă mai fericită și mai motivată și poate pregăti mai bine afacerea pentru provocările viitoare.

Crearea și implementarea designului organizației este considerată a fi un proiect, ceva care are mai mult succes cu software-ul de management de proiect. ProjectManager este un software de management de proiect care ajută la organizarea, monitorizarea și raportarea asupra planificării proiectelor. Diagramele noastre Gantt colectează toate sarcinile dvs., leagă dependențele pentru a evita blocajele și chiar filtre pentru calea critică. Puteți seta o linie de referință pentru a urmări progresul dvs. real față de progresul planificat în timp real, pentru a vă respecta programul. Începeți acum cu ProjectManager gratuit.

Principiile de proiectare a organizației

Ai o singură șansă la designul organizației și este nevoie de mult timp și efort. Dacă nu înțelegeți bine, nu veți culege recompense și probabil că nu veți avea o a doua șansă. Acest lucru face ca este important să cunoașteți principiile designului organizației și cum să treceți corect prin proces.

Fiecare organizație este diferită, desigur, dar toate au anumite lucruri în comun. În timp ce aceste 10 principii directoare se pot modifica ușor în funcție de cine le aplică, ele rămân o foaie de parcurs corectă pentru liderii care doresc să-și recalibreze organizațiile pentru a obține unele dintre numeroasele beneficii posibile de la proiectarea organizației.

1. Eliberați-vă de trecut: organizația trebuie să se uite reflexiv la ea însăși, la scopul său și la modul în care schimbările aduse acelor piloni de bază vor afecta clienții, angajații și investitorii. Pe măsură ce începeți să explorați schimbările, gândiți-vă la modul în care acestea vă pot diferenția de concurență și cum se vor produce aceste schimbări în următorii câțiva ani.
2. Proiectați cu cunoașterea ADN-ului dvs.: pentru a ști ce să acordați prioritate în designul organizațional, faceți un pas înapoi și identificați blocurile universale ale organizației dvs. Toate organizațiile pot fi împărțite în elemente tangibile sau formale, cum ar fi modul în care sunt luate deciziile, cum sunt procesate datele și cum este împărțită munca. Afacerile au, de asemenea, elemente intangibile sau informale, cum ar fi modul în care oamenii acționează și sunt inspirați să contribuie.
3. Remediați ultima structură: organigrama companiei poate părea primul pas logic, dar doriți să creați o punte care să ducă organizația de la vechile moduri la noile moduri. Este o greșeală comună să crezi că poți sări pur și simplu de la o structură la alta. Acea structură este pasul final după ce ați făcut totul pentru a o susține și modificările pe care le va iniția.
4. Folosiți-vă talentul de top: faceți o schimbare dând putere oamenilor din organizația dvs., așa că indiferent de schimbările structurale pe care intenționați să le faceți, doriți să identificați punctele forte ale performanților dvs. cheie și să vă asigurați că aceștia sunt împuterniciți să colaboreze și să faciliteze acele schimbări. . Echipa de conducere este responsabilă pentru proiectarea de succes a organizației.
5. Aflați ce puteți controla: este important să enumerați constrângerile care vă încetinesc ca organizație și sacrificiile pe care le faceți mereu. Cunoaște-ți limitările înainte de orice încercare de a executa un nou design de organizație. De asemenea, ar trebui să fiți conștienți de reglementările, lipsa de aprovizionare și cererea clienților care sunt în afara controlului dvs., dar nu vă petreceți prea mult timp concentrându-vă asupra lucrurilor pe care le puteți schimba.
6. Promovați responsabilitatea: doriți să țineți toată lumea responsabilă pentru locurile lor de muncă, ceea ce necesită transparență și comunicații clare, nu microgestionare. Aceasta este probabil cea mai importantă schimbare pe care o puteți face în organizația dvs. Dacă comunicarea curge fără obstacole și toată lumea își asumă responsabilitatea pentru munca lor, structura pe care o proiectați va funcționa mai bine.
7. Benchmarking-ul nu este la fel de important pe cât credeți: pot exista probleme cu urmărirea a ceea ce fac concurenții. În timp ce vă poate ajuta să vă optimizați designul și să expuneți probleme ascunse, de asemenea, vă modifică scurt și capabilitățile unice. Nu este productiv să-ți compari organizația cu altele care ar putea avea o propunere de valoare sau capabilități diferite. Dacă trebuie să faceți un benchmark, concentrați-vă pe elemente selectate mai degrabă decât pe întreaga organizație.
8. Designul organizației ar trebui să se potrivească cu scopul companiei: Fiecare organizație este diferită și structura potrivită pentru organizația dvs. probabil nu se va potrivi cu alta. Când proiectați organizația, asigurați-vă că aceasta se aliniază cu scopul dvs. și este consecventă în întreaga organizație.
9. Nu neglijați elementele intangibile: este ușor să vă concentrați pe elementele tangibile ale designului organizației, cum ar fi drepturile de decizie și organigrama, dar asta nu va obține rezultatele dorite. În schimb, echilibrați tangibilul cu intangibilul dacă doriți să duceți lucrurile la bun sfârșit. Tangibilul este important, dar fără a aborda modul în care oamenii gândesc și acționează în acea structură, nu vei schimba nimic.
10. Construiți-vă pe punctele dvs. tari: una dintre cele mai bune modalități de a implementa designul organizației de succes este să vă dezvoltați punctele forte. Adesea, designul organizației este atât de departe de valorile și punctele forte ale organizației, încât este destinat să eșueze. Asigurați-vă că găsiți punctele forte ale organizației și construiți pe această bază.

Înrudit: șablon gratuit de analiză SWOT

Tipuri de proiectare organizatorică

Așa cum nu există un singur tip de organizație, nu există un singur tip de design al organizației. Aceste diferite structuri organizaționale reprezintă un cadru pentru organizație pentru a distinge puterea și autoritatea, rolurile și responsabilitățile și pentru a determina modul în care informațiile vor circula prin organizație. Să aruncăm o privire la unele dintre cele mai comune structuri de proiectare organizațională care sprijină proiectarea organizației.

Structura ierarhica

Aceasta este o organigramă împărtășită în piramidă, cu CEO-ul sau managerul în vârf și fiecare nivel coborând în lanțul de comandă până când baza este angajații entry-level. Aceasta definește autoritatea, arată tuturor cărora îi raportează și clarifică calea carierei. Cu toate acestea, o structură ierarhică poate încetini inovația și îi poate face pe cei de la baza piramidei să se simtă ca și cum ar fi în afara procesului.

Structură funcțională

Ca și în structura ierarhică, cei cu mai multă autoritate și responsabilitate sunt plasați în vârful graficului și apoi coboară după responsabilitate. Cu toate acestea, organizația este determinată de aptitudinile și funcția din companie, fiecare departament fiind gestionat independent. Acest lucru oferă departamentelor un sentiment de autodeterminare, iar structura poate fi scalată cu ușurință. Dar o structură funcțională poate, de asemenea, să creeze silozuri în organizație și să blocheze comunicările interdepartamentale.

Structură orizontală sau plată

Opusul unei structuri ierarhice, structura orizontală este populară în rândul startup-urilor și al altor organizații în care nu există multă distanță între management și angajați. Încurajează mai puțină supraveghere și mai multă implicare din partea tuturor celor din organizație. Angajații se simt apropiați și își asumă mai multă responsabilitate. Încurajează comunicarea și accelerează livrarea de idei noi. Cu toate acestea, poate exista o lipsă de supraveghere care provoacă confuzie și este dificil de menținut la scară.

Structură divizională

După cum sugerează și numele, fiecare divizie a organizației își controlează propriile resurse ca și cum ar fi o companie independentă într-o organizație mai mare. Fiecare divizie are propriile echipe de marketing, vânzări și IT. Structura se pretează organizațiilor mai mari și le permite să fie mai flexibile, răspunzând rapid la schimbările pieței și nevoile clienților cu o abordare personalizată. De asemenea, poate crea resurse duplicate, pierzând timp și energie. Comunicarea poate fi dificilă și între divizii, ceea ce duce la concurență internă în cadrul organizației mai mari.

Structură matricială

Această structură asemănătoare grilei este excelentă pentru echipele interfuncționale care sunt create pentru a servi proiecte speciale. Această structură ajută la conectarea părților altfel disparate. De asemenea, structura matriceală îi ajută pe manageri să găsească cu ușurință membrii echipei pentru orice proiect pe care îl conduc și oferă o imagine mai dinamică a organizației. Angajații sunt încurajați să își folosească abilitățile în afara celor aplicate rolului lor inițial. Poate crea conflicte între managerii din diferite departamente.

Structură bazată pe echipă

După cum sugerează și numele, această structură organizează angajații pe echipe. Acest lucru este împotriva a ceea ce este considerat a fi o structură ierarhică tradițională și este ideal pentru un mediu mai colaborativ, de rezolvare a problemelor, în care angajații au mai mult control. Acest lucru poate crește productivitatea și performanța, distrugând mentalitatea de siloz în favoarea unei mai mari transparențe. De asemenea, permite mișcări laterale în întreaga organizație și oferă mai puțină supraveghere managerială. Se potrivește excelent pentru managementul de proiect agil și echipele scrum. Tind să facă căile promoționale mai puțin clare.

Structura rețelei

Această structură funcționează bine pentru organizațiile care nu au serviciile centralizate. Ei lucrează cu vânzători, subcontractanți, liber profesioniști, locații offsite și birouri satelit. Pentru a aduce o oarecare ordine în acest amestec aparent haotic, o structură de rețea ajută la deschiderea comunicațiilor între cei implicați printr-o ierarhie de modă veche. Vizualizează diferitele relații la fața locului și în afara sediului din organizație, promovează un mediu mai flexibil și ajută toată lumea să înțeleagă fluxul de lucru, astfel încât să poată colabora mai liber. Totuși, poate fi totuși complex și face dificil să știi cine are autoritate asupra a ce.

Cum ajută ProjectManager după proiectarea organizației

Indiferent de tipul de design al organizației pe care îl aplicați în compania dvs., ProjectManager este singurul instrument de management al muncii și al proiectelor de care veți avea nevoie pentru a vă conecta echipele hibride și pentru a le ajuta să sporească productivitatea. Vizualizările noastre multiple de proiect înseamnă că puteți lucra așa cum doriți, fie într-o structură mai tradițională, ierarhică, o structură plată, agilă sau într-o versiune hibridă.

Vizualizați fluxul de lucru cu panouri Kanban

V-am arătat deja diagrama Gantt, care este excelentă pentru o structură ierarhică, dar aceasta este doar una dintre multiplele noastre vizualizări ale proiectului. Pentru o structură plată sau bazată pe echipe, veți dori să utilizați panouri kanban pentru a gestiona restanțe și pentru a planifica sprinturi în colaborare. Managerii obțin transparență în proces și pot realoca resurse după cum este necesar pentru a evita blocajele și pentru a menține echipele să lucreze la capacitate maximă.

Urmăriți progresul și performanța în timp real

Nu este suficient să ai instrumentele pentru a îndeplini cerințele designului organizației pe care îl ai, trebuie să-ți monitorizezi munca pentru a te asigura că corespunde așteptărilor tale. Software-ul nostru oferă date în timp real pentru luarea deciziilor mai perspicace. Obțineți o vizualizare la nivel înalt cu tabloul de bord live care urmărește șase valori ale proiectului. Nu este necesară nicio configurare, iar tabloul de bord calculează automat datele pentru dvs. Pentru o scufundare mai profundă a datelor, există raportare cu un singur clic, care poate fi filtrată pentru a afișa numai informațiile pe care doriți să le vedeți. Apoi, împărtășiți-l cu părțile interesate pentru a le ține la curent.

Indiferent de designul organizației pe care îl utilizați, comunicarea este cheia. Software-ul nostru este colaborativ la bază, ceea ce face simplă partajarea planurilor, fișierelor și multe altele. Puteți comenta sarcinile și puteți primi notificări prin e-mail și în aplicație atunci când ceva este actualizat. Există o singură sursă de adevăr care îi face pe toți să lucreze împreună și productiv.

ProjectManager este un software premiat care conectează echipe hibride și promovează o eficiență mai mare. Facilitează proiectarea organizației de toate tipurile, indiferent dacă echipele sunt împreună sau distribuite, indiferent de setul de abilități sau departamentul lor. Alăturați-vă echipelor de la NASA, Siemens și Nestle, oferind succes cu instrumentul nostru. Începeți cu ProjectManager astăzi gratuit.