Ce este planificarea organizațională în managementul proiectelor?

Dacă doriți să începeți sau să dezvoltați o afacere (sau pur și simplu să mențineți o afacere profitabilă), aveți nevoie de un plan de afaceri. Dar nu toate planurile sunt la fel. Dacă trebuie să vă definiți afacerea și obiectivele acesteia, trebuie să utilizați planificarea organizațională.

Această planificare oferă o cale clară înainte. Atunci când organizați diferitele departamente ale afacerii dvs., toată lumea știe care este funcția sa - și sarcinile și procesele necesare pentru a vă atinge obiectivele de afaceri.

Ce este planificarea organizațională?

Planificarea organizațională este modul în care proprietarii de afaceri organizează operațiunile de zi cu zi ale unei afaceri. Acest lucru poate varia de la lucruri simple, cum ar fi motivul de existență al companiilor, până la considerații mai complexe, cum ar fi stabilirea de obiective pentru realizarea unui obiectiv specific. Folosești planul organizațional ca un cadru pentru crearea sarcinilor care, atunci când sunt executate, vor permite companiei să-și atingă scopul.

Planificarea organizațională este adesea folosită pentru a îmbunătăți afacerea generală a unei companii, dar o companie o poate direcționa către forța de muncă, finanțele sau produsele sale. Există, așadar, diferite tipuri de obiective de planificare organizațională; de la dezvoltarea forței de muncă și planificarea financiară până la planificarea produselor, serviciilor și extinderii.

Sunt multe date de organizat. ProjectManager are diagrame Gantt interactive care vă ajută să organizați toate aceste informații, să creați un plan funcțional și să îl gestionați cu succes. Încercați ProjectManager astăzi gratuit!

De ce este importantă planificarea organizațională

Este de la sine înțeles că, cu cât îți organizezi mai bine compania, cu atât compania ta are performanțe mai bune. Planificarea organizațională este importantă deoarece permite companiilor să dezvolte o planificare eficientă și să își atingă obiectivele declarate.

A avea un plan organizațional este, de asemenea, de ajutor, deoarece o companie pregătită răspunde mai bine la schimbările de la locul de muncă. În plus, planificarea organizației clarifică rolurile, responsabilitățile și așteptările tuturor celor din companie. Acest lucru ajută managementul să se asigure că îndeplinesc criteriile de referință stabilite.

Deoarece planificarea organizațională creează o structură în care relațiile dintre echipe și manageri sunt clar definite, ea poate dezvălui și unde există deficiențe, probleme sau datorii. Compania poate apoi să rezolve aceste limitări ale hamstringing.

Procese tipice de planificare organizațională

Aceste faze ale planificării organizaționale sunt definite în aceste patru procese:

1. Planificare strategică: aceasta este imaginea de ansamblu a companiei. Aici, definiți obiectivele companiei. Obiectivele trebuie să se alinieze cu misiunea, viziunea și valorile generale ale companiei. Acest proces implică conducerea superioară, deși puteți aduce angajații în discuție.
2. Planificarea tactică: În continuare, discuția se îndreaptă către modul de implementare a planului dezvoltat. Acestea sunt mai mult obiective pe termen scurt, de obicei nu mai mult de un an. Aici ia mingea middle managementul, în ceea ce privește crearea de planuri și campanii de marketing.
3. Planificare operațională: Acum am ajuns la operațiunile de zi cu zi necesare executării planului tactic. Aici stabiliți programele de lucru, politicile, regulile și reglementările pentru angajați. De asemenea, atribui sarcini specifice și creați un protocol pentru urmărirea lucrărilor.
4. Planificarea pentru situații neprevăzute: este important să aveți un plan de rezervă sau două în cazul unor evenimente neprevăzute sau probleme care fac planul inițial imposibil. Petreceți timp gândindu-vă la posibilele riscuri și răspunsuri. Evenimentele includ dezastre naturale, defecțiuni ale software-ului sau plecarea unui director de nivel C din companie.

Cum să faci un plan organizațional

Cele patru faze ale procesului de planificare organizațională creează un cadru, dar există diferiți pași atunci când se realizează un plan organizațional:

1. Începeți cu scopurile și obiectivele companiei: Unde doriți să fiți pe termen scurt și lung?
   Apoi, adunați o echipă care să conducă execuția, urmărirea și progresul planului.
2. Creați o diagramă care ilustrează structura organizațională a planului: împărtășiți-l întregii companii și mențineți-o la curent cu progresul pe măsură ce atingeți reperele stabilite pe termen lung și scurt.
3. Definiți scopurile și obiectivele companiei: faceți din aceasta o listă detaliată pentru a ajuta toată lumea să înțeleagă scopurile și obiectivele, precum și rolul lor în realizarea lor.
4. Creați o listă de sarcini cu roluri pentru toată lumea din echipa dvs.: Atribuiți-le sarcini și asigurați-vă că echipa înțelege ce se așteaptă de la ei.
5. Analizați locul în care se află compania în prezent: ce procese sunt în vigoare în acest moment? Revizuirea acestui lucru permite echipei să vadă ce trebuie să facă pentru a atinge obiectivele de creștere ale companiei.
6. Luați ceea ce ați adunat și puneți-l într-un document: utilizați-l pentru a urmări progresul când executați planul organizațional.

Cum să-ți comunici planul organizațional echipei

Odată ce ați creat un plan organizațional, trebuie să îl comunicați echipei. Acesta este un pas crucial. Dacă implementați un plan fără ca toată lumea să-l înțeleagă, este posibil să aveți probleme care ar putea să deraieze întregul plan.

O modalitate de a-i aduce pe toți pe aceeași pagină este să convocați o întâlnire la nivel de companie. Aveți o agendă strânsă care detaliază planul organizațional și obțineți feedback de la cei prezenți. De asemenea, puteți crea o singură foaie și o puteți distribui înainte sau în timpul întâlnirii.

Dacă compania dvs. are software de management de proiect, puteți aduce întreaga companie în planul organizațional, puteți atribui sarcini și puteți comunica prin intermediul instrumentului dacă au întrebări. Apoi, când implementați planul organizațional, puteți urmări progresul și vă puteți asigura că toată lumea rămâne în comunicare.

Cum ajută ProjectManager la planificarea organizațională

ProjectManager este un instrument bazat pe cloud cu mai multe vizualizări de proiect, care le permite managerilor și echipelor lor să aleagă instrumentul cu care doresc să lucreze. Indiferent de ce folosesc, datele sunt partajate pe platformă, astfel încât toată lumea lucrează din cele mai recente date.

Prezentați planuri întregi pe diagramele Gantt

Începeți planificarea organizând sarcini și adăugând termene limită. Diagramele Gantt sunt instrumentul tradițional pentru a vă pune toată munca pe o linie temporală, dar nu toate diagramele Gantt sunt la fel. Vizualizarea proiectului diagramă Gantt a ProjectManager vă permite să filtrați calea critică fără calcule complicate. Vedeți ce este esențial și ce puteți sări peste, dacă timpul și banii devin o problemă.

Setați linii de bază pentru a urmări progresul

Odată ce programul este finalizat, puteți seta o linie de bază. Aceasta surprinde efortul planificat pentru sarcini, costul resurselor și multe altele. Aceasta înseamnă că, odată ce începeți să vă executați planul, puteți compara efortul real cu efortul planificat pentru a vă asigura că vă mențineți pe drumul cel bun.

Obțineți date în timp real din tablouri de bord și rapoarte

Pentru a urmări progresul și performanța, utilizați tabloul de bord live al ProjectManager. Colectează date, le calculează automat și le afișează în grafice și diagrame ușor de citit. Spre deosebire de alte software-uri, nu trebuie să configurați tabloul de bord; este în funcțiune de la început.

ProjectManager este un software premiat care are tot ce aveți nevoie pentru a planifica, executa și urmări planul dumneavoastră organizațional. Cu foi de pontaj, notificări automate și panouri kanban, managerii obțin transparență, iar echipele au autonomie de a-și gestiona sarcinile. Vedeți cum vă poate ajuta ProjectManager cu planificarea organizațională și luați o probă gratuită astăzi.