Ce este Contabilitatea de proiect? Principii, metode și altele

Pentru a respecta bugetul proiectului, trebuie să urmăriți costurile. Contabilitatea de proiect, ca și în cazul contabilității generale, este o metodă prin care managerii de proiect pot gestiona finanțele proiectului.

Contabilitatea proiectului nu este același lucru cu echilibrarea carnetului de cecuri sau chiar cu căutarea serviciului unui contabil public autorizat, deoarece este unic pentru managementul de proiect. Să ne uităm la ce este un cont de proiect, precum și la principiile și metodele acestuia.

Ce este Contabilitatea de proiect?

Contabilitatea proiectului se referă la toate elementele legate de tranzacțiile financiare dintr-un proiect. Aceasta include totul, de la costurile proiectului, facturare și venituri. Managerii de proiect și contabilii folosesc contabilitatea de proiect atunci când execută sarcini financiare pe proiecte. Conducerea primește rapoarte periodice despre progresul său și dacă contabilitatea proiectului este sau nu de succes.

Utilizarea contabilității de proiect este esențială în gestionarea unui buget de proiect; managerii de proiect îl folosesc pentru a fi la curent cu costurile directe ale proiectului, costurile generale și veniturile. Așa cum un manager de proiect monitorizează programul și domeniul de aplicare al proiectului, el urmărește și aceste tranzacții financiare pentru a se asigura că respectă bugetul și pentru a face ajustările necesare pentru a evita cheltuirea excesivă.

Pentru a face acest lucru, în faza de planificare a proiectului trebuie creat un plan contabil al proiectului. Planul prezintă toate costurile și programează modul de monitorizare și urmărire a acestor costuri în timpul execuției proiectului, inclusiv banii cheltuiți pe resurse, cum ar fi echipa de proiect, echipamente și multe altele.

Când creați un plan de proiect, aveți nevoie de instrumente de management de proiect pentru a organiza costurile legate de livrarea produsului sau serviciului la timp și în limita bugetului. ProjectManager este un software de management al lucrărilor și al proiectelor cu diagrame Gantt interactive care vă ajută să vă planificați fiecare pas al proiectului pe o cronologie vizuală. Există caracteristici pentru planificarea și gestionarea costurilor și resurselor, atât umane, cât și non-umane. Setați linia de bază pentru a urmări costurile planificate față de costurile reale în timp real. Începeți acum cu ProjectManager gratuit.

Cum funcționează Contabilitatea de proiect?

Contabilitatea proiectului funcționează prin crearea unui plan detaliat al costurilor proiectului și gestionându-le pe parcursul execuției proiectului pentru a vă asigura că respectați bugetul. Acest lucru se realizează prin monitorizarea costurilor proiectului și urmărirea variației dintre costurile planificate și cele reale.

Documentația este necesară pentru a înregistra costurile proiectului care sunt suportate pe parcursul proiectului. După cum s-a menționat, urmărirea cheltuielilor și veniturilor reale ale proiectului vă ajută să le comparați cu costurile pe care le-ați stabilit în planul dvs., dar veți analiza și costurile viitoare ale programelor de livrare contractate și ale datelor de finalizare.

Contabilitatea proiectului include documentarea datei la care acordurile legale sunt semnate cu un client, urmărirea veniturilor obținute din contractele de vânzare și identificarea costurilor aferente fiecărei etape a proiectului. Pe scurt, contabilitatea proiectului urmărește banii din planul de proiect până la execuție, cu documentație detaliată și ajustări pentru a vă ajuta să vă respectați bugetul.

Principii contabile de proiect

La fel ca în orice metodă de management de proiect, există principii care ajută la inițierea, planificarea și stabilirea unor metrici pentru contabilitatea proiectelor, modul de executare a contractelor, evitarea extinderii domeniului de aplicare și închiderea proiectelor. Există opt principii principale de contabilitate a proiectelor pe care le-am subliniat mai jos.

1. Principiul costului: Când înregistrați costurile proiectului, utilizați valoarea inițială în loc de valoarea de piață estimată. Vrei să captezi costul pe care l-ai cheltuit, nu costul potențial.
2. Principiul de potrivire: Veniturile și cheltuielile ar trebui să se potrivească cu costurile corespunzătoare în timp. Atunci când atribuiți cheltuielile efectuate în timpul execuției proiectului, faceți din aceasta perioada din proiect în care echipa a suportat cheltuielile.
3. Principiul de consolidare: Pentru a face costul total al proiectului consistent, grupați orice proiect conex. Realizați acest lucru printr-un proces sistematic de determinare a veniturilor și costurilor cu alte părți pentru a consolida activitățile financiare pentru proiect într-un singur cont.
4. Principiul dezvăluirii complete: doriți să înregistrați tot ceea ce este semnificativ în situațiile financiare pentru a oferi transparență în finanțele proiectului. Acest lucru ajută la responsabilitatea față de părțile interesate de proiect.
5. Principiul Prudenței: Acest principiu necesită să precizați suma veniturilor și cheltuielilor care reprezintă cea mai bună estimare a câte venituri sau costuri ar putea apărea efectiv pe parcursul proiectului.
6. Principiul răspunderii: Asigurați-vă că recunoașteți toate costurile legate de obligațiile viitoare ale proiectului. Aceasta poate include orice penalități contractuale și daune de lichidare asociate cu încălcarea unui contract. Cu alte cuvinte, sunteți răspunzător pentru aceste costuri dacă acestea sunt suportate.
7. Principiul de control: Trebuie să aplicați proceduri și procese atunci când monitorizați activitățile financiare ale proiectului pentru a vă asigura că respectați reglementările. Acest lucru permite managerilor să urmărească costurile reale ale proiectului și să ajusteze evenimentele nerecurente pentru a-ți respecta bugetul.
8. Principiul alocării resurselor: Acest principiu prevede că resursele pot fi alocate mai multor proiecte. Managerii de proiect pot aloca aceeași cantitate de resurse diferitelor proiecte dacă există un beneficiu financiar și un risc redus implicat, mai degrabă decât să continue să realoceze bani în timp în proiecte.

Contabilitatea proiectului vs. Contabilitatea financiară

Contabilitatea de proiect și, mai mult, contabilitatea financiară generală au multe lucruri în comun, dar nu sunt același lucru. Da, ambele se ocupă de costuri și cheltuieli, dar contextul și execuția diferă suficient de mult încât să merite explorarea unora dintre aceste diferențe.

Pentru început, există un orar diferit pentru contabilitatea proiectului și contabilitatea financiară. Contabilitatea proiectelor se ocupă de un proiect, care are o dată de început și o dată de încheiere. Aceasta înseamnă că munca de contabilitate se încheie când proiectul este finalizat. Contabilitatea financiară funcționează pe perioade de-a lungul exercițiului financiar, care este diferită de la o afacere.

Raportarea este, de asemenea, diferită. În contabilitatea proiectelor, raportarea se bazează pe livrabile. Contabilitatea financiară are și rapoarte, doar că acestea se uită la alte aspecte ale conducerii unei afaceri. Ei sunt mai preocupați de profit și pierdere, care nu este legat de contabilitatea proiectului.

Există, de asemenea, ierarhii de costuri care diferă. De exemplu, ierarhiile de cost de contabilitate de proiect se bazează pe sarcini și proiecte, în timp ce ierarhiile de contabilitate financiară se bazează pe departamente și centre de cost.

Analiza comparativă este greu de făcut în proiecte, dar ușor în contabilitatea financiară. De fapt, nivelurile de înțelegere sunt și ele diferite. Părțile interesate și sponsorii proiectelor nu înțeleg adesea cum sunt cheltuiți banii pe proiecte, dar creditorii sunt clari cu privire la principiile contabilității financiare.

Metode de recunoaștere a veniturilor contabile de proiect

Recunoașterea veniturilor în contabilitatea proiectului se bazează pe momentul în care un client ar trebui să plătească, fie în avans, la mijlocul proiectului sau când livrabilul final este finalizat. Recunoașterea veniturilor ia în calcul veniturile numai după ce banii au fost câștigați. Există mai multe metode de recunoaștere a veniturilor contabile de proiect, cele mai frecvente enumerate mai jos.

Baza vânzărilor

Această metodă recunoaște veniturile odată ce vânzarea a fost efectuată. Adică, la punctul de cumpărare vă recunoașteți venitul. Acest lucru se poate face cu numerar sau credit la livrarea de bunuri sau servicii. Acest lucru este obișnuit în magazinele de vânzare cu amănuntul, dar se poate aplica și pentru livrabilele proiectului.

Rate

Planul de rate este familiar pentru oricine deține un credit ipotecar sau a cumpărat utilaje mari și a plătit pentru aceasta într-o perioadă de timp. Există riscuri, deoarece nu este sigur că plata va fi livrată în mod regulat. Această metodă înseamnă că recunoașteți venitul deoarece este livrat ca procent din venitul total. Acest lucru poate dura o perioadă de luni sau chiar ani.

Procentul de finalizare

Această metodă este adesea folosită cu proiecte mari sau pe termen lung. Permite unei companii să recunoască veniturile după etape care indică progresul în proiect. Contractele pentru această metodă sunt detaliate pentru a clarifica momentul în care are loc recunoașterea veniturilor. Acest lucru vă permite să recunoașteți veniturile pe măsură ce apar, în loc să așteptați până la sfârșitul unui proiect lung.

Contract finalizat

Aici, realizați venituri după ce totul a fost livrat și părțile interesate sau clienții sunt mulțumiți. Acest lucru se găsește mai ales în cazul proiectelor pe termen scurt sau atunci când este implicată o garanție extinsă. De asemenea, poate ajunge ca o metodă implicită atunci când altele, cum ar fi metoda procentului de finalizare, eșuează din cauza lipsei de claritate.

Recuperarea costurilor

Când nu puteți estima costul bunurilor și serviciilor în contract, se numește recuperabilitate a costurilor. O abordare mai conservatoare a recunoașterii veniturilor se realizează numai după ce ați recuperat toate costurile asociate proiectului.

Rolul contabilului de proiect

Contabilitatea proiectului este realizată de obicei de managerul de proiect și de contabilul de proiect, în funcție de dimensiunea proiectului și de organizația care găzduiește proiectul. Contabilii de proiect sunt responsabili pentru monitorizarea procesului proiectului, urmărirea variațiilor și aprobarea cheltuielilor.

Contabilii de proiect se asigură, de asemenea, că facturarea proiectului este efectuată corect și livrată clienților, precum și că plățile sunt primite. Ei sunt adesea responsabili de raportarea proiectului și de menținerea tuturor veniturilor și cheltuielilor relevante pentru proiect, în același timp, supraveghează înregistrările și contractele proiectului pentru a se asigura că sunt respectate.

În plus, contabilii de proiect revizuiesc procesele de gestionare a conturilor și lucrează cu auditorii. Este responsabilitatea contabilului de proiect să dezvolte sisteme financiare împreună cu echipa IT pentru a fi mai ușor de utilizat.

Beneficii contabile ale proiectului

Importanța contabilității proiectelor este clară; costul reprezintă o treime din tripla constrângere și gestionarea acelor finanțe este cheia pentru realizarea unui proiect de succes. Știind cât cheltuiți, vă va ajuta să vă respectați bugetul, prin urmare, înțelegerea fluxului de lucru al costurilor este crucială pentru a le controla. Iată câteva alte beneficii ale contabilității de proiect.

• Obțineți informații despre costuri, oferte și amploarea noilor proiecte
• Îmbunătățește gestionarea resurselor
• Fiți la curent cu progresul și profitabilitatea proiectului
• Ajută la identificarea problemelor cu proiectele pentru a răspunde rapid
• Educa echipa de proiect cu privire la costul proiectului și profitabilitatea
• Îmbunătățește managementul financiar al organizației
• Reduce riscul și îmbunătățește managementul general al proiectului

Cum ajută ProjectManager la contabilitatea proiectelor

Beneficiile contabilității proiectelor sunt clare, dar multe nu pot fi atinse fără instrumentele adecvate. ProjectManager este un software de management al muncii și al proiectelor care captează date în timp real pentru luarea deciziilor mai perspicace. Organizați costurile și resursele și monitorizați-le în timp real pentru a vă gestiona mai bine bugetul și pentru a oferi succes părților interesate.

Eficientizați plata și urmărirea timpului

Folosiți foile noastre de pontaj pentru a vă ajuta să vă gestionați resursele. Odată ce o fișă de pontaj este trimisă, aceasta este blocată până când un manager autorizat poate oferi aprobarea. De asemenea, urmărește cine lucrează la ce și prezintă sarcini remarcabile și volumul general de lucru. Puteți vedea cine este ocupat și cine are capacitatea pentru mai multe sarcini, toate acestea fiind importante pentru planificarea capacității și urmărirea cheltuielilor.

Obțineți o imagine de nivel înalt a costurilor și mai mult

În timp ce instrumentele software ușoare necesită configurarea manuală a tabloului de bord, a noastră este gata de funcționare atunci când sunteți. Captează și calculează automat datele de proiect care sunt afișate în grafice și diagrame colorate. Puteți urmări costurile în timp real împreună cu alte cinci valori ale proiectului. Pentru date mai aprofundate, utilizați rapoartele noastre cu un singur clic despre foile de pontaj, costuri și multe altele. Toate rapoartele pot fi filtrate pentru a afișa numai informațiile pe care doriți să le vedeți și partajate cu ușurință cu părțile interesate pentru a le menține actualizate.

ProjectManager vă permite să faceți un plan de management al costurilor, să organizați sarcini, resurse și multe altele. Vă puteți seta bugetul și îl puteți urmări în timp real, creând rapoarte detaliate pentru a vă ajuta să respectați programul și bugetul. Toate nevoile dvs. de contabilitate a proiectului sunt incluse în multitudinea noastră de caracteristici care vă ajută să planificați, să monitorizați și să raportați fiecare aspect al proiectului dumneavoastră. Luați în considerare proiectul dvs. cu singurul instrument de management de proiect de care veți avea nevoie.

ProjectManager este un software premiat de management de lucru și proiect pentru echipe hibride. Platforma noastră de colaborare vă ajută să lucrați mai bine împreună, indiferent unde, când sau ce departament. Există o singură sursă de adevăr care îi ține pe toți pe aceeași pagină. Alăturați-vă celor zeci de mii de echipe care folosesc instrumentul nostru pentru a oferi succes în organizații atât de variate precum NASA, Siemens și Nestle. Începeți cu ProjectManager astăzi gratuit.