Ce este colaborarea la proiect? Instrumente și sfaturi pentru colaborarea în echipă

Ce este colaborarea la proiect?

Colaborarea la proiect este o metodă prin care echipele și liderii de echipă planifică, coordonează, controlează și monitorizează proiectul la care lucrează. Acest proces colaborativ de management de proiect funcționează peste granițele departamentale, corporative și naționale și ajută în special proiectele pe măsură ce acestea cresc în complexitate.

Odată cu tendința către echipele de la distanță și mutarea datelor pe serverele cloud, colaborarea la proiect, care a fost întotdeauna fundamentală pentru managementul eficient al proiectelor, a devenit și mai mult un cuvânt de interes. Dar ce înseamnă colaborarea la proiect? Pur și simplu, a colabora înseamnă a lucra împreună spre un scop comun. Sună ca o muncă de proiect, nu? Ei bine, nu chiar.

Colaborarea a fost un cuvânt la modă în ultimii ani, deoarece organizațiile își dau seama că colaborarea eficientă în echipă este cheia inovației. Au apărut noi metode de management de proiect pentru a extinde semnificația colaborării în echipă de la simplul act de a lucra împreună la o funcție mai complexă de inter-relație a diverselor echipe de proiect pentru a obține idei noi, practici inovatoare și pentru a obține rezultate superioare. Aceste metode includ practici și instrumente de colaborare la proiecte care promovează comunicarea, schimbul de idei și transparența pentru echipele locale și la distanță.

De ce este importantă colaborarea la proiect pentru managementul proiectelor?

Pentru a înțelege colaborarea de proiect în ceea ce privește managementul de proiect, atunci trebuie mai întâi să avem o înțelegere fermă a ceea ce este managementul de proiect. Managementul de proiect tradițional este procesul prin care un manager de proiect, împreună cu echipa sa de proiect, planifică, monitorizează și raportează cu privire la realizarea unui proiect într-o perioadă de timp stabilită, cunoscută sub numele de programul de proiect.

În calitate de manager de proiect, doriți să încurajați colaborarea între membrii echipei dvs., deoarece este bine pentru proiect și bun pentru echipa de proiect. Da, tu ești cel care deține controlul asupra procesului de luare a deciziilor, dar este, de asemenea, important să construiești un mediu de proiect colaborativ pentru membrii echipei, astfel încât aceștia să poată lucra împreună pentru a finaliza sarcinile și livrabilele.

Pentru a face acest lucru, managerii de proiect folosesc software de management de proiect echipat cu funcții de gestionare a sarcinilor și colaborare în echipă. Să ne uităm la cele mai populare instrumente de colaborare pentru proiecte și la cum să le folosiți pentru a vă gestiona echipele.

ProjectManager este un software bazat pe cloud care conectează echipe în timp real. Cu mai multe vizualizări ale proiectului, membrii echipei pot lucra cum doresc, iar managerii de proiect obțin transparența de care au nevoie pentru a nu fi blocați. Panourile Kanban sunt instrumente vizuale pentru fluxul de lucru care le permit membrilor echipei să își gestioneze munca, iar managerii de proiect îi mențin să lucreze fără întârzieri costisitoare. Încercați ProjectManager astăzi gratuit.

Instrumente de colaborare la proiect

Instrumentele de colaborare la proiect ar putea fi definite pur și simplu ca toate funcțiile software, aplicațiile și platformele de management al sarcinilor, comunicarea în echipă și managementul resurselor care permit managerilor de proiect să gestioneze fluxul de lucru al echipelor lor.

Panouri Kanban

Panourile Kanban sunt instrumente de gestionare a sarcinilor care permit colaborarea în echipă prin vizualizarea fluxului de lucru. Acest instrument de colaborare online împarte ciclul proiectului în coloane sub care sarcinile sunt reprezentate ca cărucioare.

Software-ul de gestionare a proiectelor bazat pe cloud oferă managerilor o fereastră în timp real în munca membrilor echipei lor, indiferent unde se află și îi ajută să scape de blocajele, pe care apoi le pot rezolva rapid prin realocarea resurselor. Între timp, echipele sunt capabile să își gestioneze întârzierile și să colaboreze atunci când planifică sprinturi agile.

Diagramele Gantt

Diagramele Gantt sunt fundamentul managementului de proiect tradițional. Managerii de proiect le folosesc pentru a organiza sarcini, pentru a lega dependențe și pentru a stabili etape atunci când creează programul de proiect. Unele software de management de proiect merg și mai departe, permițând filtrarea după calea critică și stabilirea unei linii de bază pentru a urmări variația proiectului atunci când se execută planul de proiect.

Având mai multe vizualizări ale proiectelor care le permit managerilor de proiect să planifice în avans cu diagramele Gantt și apoi să permită echipelor să lucreze cum doresc, fie pe panouri kanban, liste de sarcini sau calendare, creează o punte care conectează echipele hibride și oferă tuturor instrumentele de care au nevoie pentru a obține munca lor făcută.

Calendarul proiectului

Un calendar de proiect evidențiază toate datele importante dintr-un proiect. Poate fi folosit și pentru a gestiona propria muncă și termenele limită personale. Când calendarul proiectului este partajat, atunci toată lumea poate vedea imaginea de ansamblu și poate rămâne pe aceeași pagină fără întâlniri, e-mailuri și alte distrageri care îi împiedică să fie productivi.

Funcții de colaborare în echipă

Există și alte funcții de colaborare în echipă care conectează un membru al echipei de altul, indiferent dacă se află în același birou, departament sau chiar nivel de seturi de abilități. Gestionarea documentelor permite echipelor hibride să partajeze documente și să lucreze la ele în colaborare. De asemenea, ar trebui să poată partaja fișiere, în mod ideal atașându-le la sarcina la care lucrează.

Comunicarea este cheia colaborării. Apelurile video, chatul și comentariile la sarcinile livrate în timp real creează o platformă de colaborare virtuală care conectează echipe hibride și promovează o productivitate mai mare. A avea e-mail sau, mai bine, notificări în aplicație pentru a vă ține la curent fără a fi nevoie să părăsiți instrumentele de management de proiect este, de asemenea, un plus.

Sfaturi pentru îmbunătățirea colaborării în echipă

Colaborarea nu se întâmplă doar. Indiferent dacă membrii echipei tale sunt cu toții împreună în același birou sau lucrează de la distanță în zonele orare, pentru ca un grup să lucreze ca unul, necesită timp și practică. Există modalități de a facilita colaborarea în echipă. Iată câteva lucruri pe care le puteți încerca.

1. Activități de Team Building

Există activități de teambuilding care accelerează legătura dintre membrii echipei. Acestea pot fi la fel de simple ca să-i duci pe toată lumea la prânz pentru a te angaja în jocuri mai structurate, cum ar fi șarade, sporturi și așa mai departe. Indiferent ce alegeți să faceți, ar trebui să fie înainte de proiect pentru a începe să construiți mai multe echipe de colaborare.

2. Concentrați-vă pe comunicarea în echipă

Comunicarea este lipiciul care ține împreună orice mediu de colaborare. Fie că este vorba de întâlniri regulate, de crearea unui instrument de chat în timp real sau chiar de un panou de mesaje, trebuie să existe o modalitate de a disemina rapid informațiile tuturor și, de asemenea, de a capta feedback de la membrii echipei.

3. Echipați-vă echipa cu instrumentele potrivite de gestionare a sarcinilor

Gestionarea sarcinilor este modul de a face echipele să lucreze nu numai în colaborare, ci și mai productiv. Cel mai bine este să aveți o multitudine de instrumente pe care le poate folosi echipa dvs., cum ar fi panouri kanban, liste de activități etc. Dacă toate aceste vizualizări ale proiectului sunt actualizate cu aceleași date în timp real, atunci aceasta permite tuturor să lucreze mai bine împreună cu instrumentele cu ei se simt cel mai bine.

4. Gestionați fluxul de lucru al membrilor echipei

Fluxul de lucru este esențial pentru productivitate și funcționează în mână cu instrumentele de gestionare a sarcinilor. Având un instrument de management al sarcinilor, cum ar fi un panou kanban, favorizează colaborarea în echipă și oferă managerilor de proiect transparență în procesul lor. Acest lucru le permite membrilor echipei să lucreze cum doresc, gestionându-și fluxul de lucru, în timp ce managerii de proiect au vizibilitate asupra muncii lor pentru a se asigura că au resursele de care au nevoie pentru a lucra la capacitate maximă.

Unde se realizează colaborarea la proiect?

Unde are loc colaborarea la proiect? Răspunsul scurt este oriunde. Atâta timp cât există mai mult de o persoană în echipa de proiect, atunci managementul de proiect colaborativ poate exista și chiar poate înflori. Dar, având în vedere că echipele de proiect sunt din ce în ce mai distribuite peste granițe, instrumentele de colaborare online pentru proiecte sunt esențiale pentru echipele de la distanță.

Acum echipele pot partaja cu ușurință fișiere în timp real, se pot întâlni, pot conversa prin chat și chiar pot lucra la eliminarea elementelor din listele lor de sarcini, toate într-un spațiu virtual partajat. Dar este important să rețineți că instrumentele dvs. de management de proiect colaborativ sunt la fel de bune ca și stilul dvs. managerial. Colaborarea în echipă nu poate fi automatizată.

De ce aveți nevoie de software de management de proiect colaborativ?

Gândiți-vă la colaborare ca un întreg fiind mai bun decât suma părților sale. Dacă ați adunat o echipă de proiect puternică, atunci un mediu de management de proiect colaborativ nu va face decât să le îmbunătățească productivitatea. Unele dintre beneficiile software-ului de colaborare pentru proiecte sunt incluse mai jos.

• Crește productivitatea: instrumentele de colaborare la proiect permit managerilor de proiect să distribuie în mod uniform sarcinile membrilor echipei, mai degrabă decât să îngreuneze un membru al echipei cu prea multă muncă. Gestionarea corectă a sarcinilor oferă echipelor mai mult timp, ceea ce facilitează colaborarea în echipă.
• O mai bună rezolvare a problemelor: oferirea membrilor echipei instrumentele de colaborare la proiect pentru a partaja fișiere și a comunica în timp real le permite să lucreze împreună pentru a rezolva problemele.
• Îmbunătățește comunicarea în echipă: liniile de comunicare care necesită întreținere constantă sau direcționare greșită pot devia un proiect. Instrumentele de colaborare la proiect facilitează comunicarea clară între membrii echipei de proiect și oferă o soluție pentru a comunica eficient chiar și între echipele aflate la distanță.
• Excelent pentru echipele de la distanță: unul dintre costurile mai mari în orice organizație este închirierea sau cumpărarea unui birou fizic în care toată lumea poate lucra. Cu toate acestea, cu instrumente online de colaborare pentru proiecte, echipele de la distanță pot colabora în timp real.
• Facilitează formarea echipelor: prin încurajarea colaborării în echipă, nu doar construiți relații, ci și creați loialitate care vă ajută să construiți un mediu de management de proiect colaborativ.

Cum se creează un mediu colaborativ de management de proiect

Bine, ești în trenul colaborării în echipă. Dar, mai degrabă decât să-i arăți pe gura, ce poți face pentru a cultiva un climat de management de proiect colaborativ în compania ta? Deși beneficiile colaborării la proiect sunt clare, implementarea acestora poate fi dificilă, mai ales dacă gestionați echipe la distanță. Iată câteva lucruri pe care le puteți face pentru a oferi colaborării proiectelor un început sănătos în organizația dvs.

• Utilizați instrumente de colaborare la proiect: obiceiurile vechi mor greu, dar trebuie să vă faceți echipa să se îndepărteze de vechile metode de comunicare, cum ar fi e-mailurile, și să vă simțiți confortabil cu un software de management al proiectelor mai interactiv și colaborativ.
• Comunicați: în calitate de manager de proiect, știți că o bună comunicare este fundamentul tuturor, așa că este legată de instalarea unui mediu de colaborare. Nu numai că trebuie să comunicați în mod corespunzător, ci și să oferiți echipei de proiect instrumentele de colaborare pentru a face acest lucru.
• Antrenează-ți echipa de proiect: la fel ca să înveți ceva nou, ai nevoie de îndrumare și direcție. Configurați o sesiune de instruire pentru echipa dvs. pentru a le învăța cum să folosească și de ce au nevoie de instrumente online de management al proiectelor care să facă posibilă colaborarea la proiect.
• Distribuie: Despre asta este colaborarea și nu va funcționa decât dacă spargi zidurile virtuale care i-au despărțit pe membrii echipei în trecut. De exemplu, partajați-vă calendarele, astfel toți sunt pe aceeași pagină cu termene limită, întâlniri etc.
• Înregistrare: Când conduceți un proiect, nu stabiliți calea și nu-l lăsați să-și urmeze cursul. Același lucru este valabil și cu implementarea colaborării în echipă. De aceea trebuie să monitorizați și să aveți întâlniri regulate cu aceștia pentru a răspunde întrebărilor și a urmări progresul lor.

Ei bine, iată-l. Colaborarea la proiect este un lucru real și funcționează în mână cu managementul de proiect. Dacă conduceți un proiect, doriți să aveți toate instrumentele de colaborare în echipă pe care le puteți folosi. Când vine vorba de planificare, monitorizare și raportare în timp real pe o rețea online colaborativă, atunci veți dori să utilizați ProjectManager. Pentru a vedea cum vă poate ajuta să vă faceți treaba mai bine, luați proba noastră gratuită de 30 de zile.