Gestionarea foilor de pontaj: Cum să creați și să gestionați foile de pontaj

Managementul foilor de pontaj este o parte esențială a managementului resurselor umane și al afacerii. Managementul timpului este, de asemenea, esențial pentru managementul proiectelor. Indiferent de tipul de muncă pe care îl desfășurați, dacă există echipe sau angajați, atunci aveți nevoie de o foaie de pontaj pentru urmărirea timpului și a cheltuielilor.

Folosirea unei foi de pontaj a angajatului este doar o parte a managementului foii de pontaj. Înainte de a intra în modul de gestionare a foilor de pontaj și a software-ului de gestionare a foilor de pontaj care vă poate ajuta să faceți acest lucru mai eficient, să definim câțiva dintre termeni pentru a înțelege mai bine gestionarea foilor de pontaj.

Ce este o foaie de pontaj?

O foaie de pontaj este un document fizic sau electronic care este utilizat de un angajator pentru a urmări timpul unui angajat într-o perioadă de timp. De obicei, este prezentat într-un tabel de date care înregistrează timpul petrecut de un angajat cu sarcini, proiecte sau clienți. În timp ce foile de pontaj au apărut ca documente pe hârtie, acum sunt folosite aproape exclusiv în foi de calcul sau instrumente cu cifre.

Foile de pontaj servesc mai multor scopuri. Acestea permit unei afaceri să calculeze cu exactitate timpul pe care lucrătorii ei îl petrec pentru sarcinile lor. Foile de pontaj indică, de asemenea, salarizarea în procesul de compensare a acelor lucrători pentru munca lor. Dar companiile beneficiază și de foile de pontaj, deoarece le ajută să respecte termenele limită, să respecte bugetul și să gestioneze timpul mai eficient.

Ce este managementul foilor de pontaj?

Foile de pontaj înregistrează orele de lucru pe care angajații le-au petrecut în sarcinile lor. Dar foile de pontaj în sine sunt atât de puternice în ceea ce privește ajutarea unei afaceri să funcționeze mai bine. Pentru ca acest lucru să se întâmple, foile de pontaj trebuie să fie încorporate în gestionarea foilor de pontaj.

Managementul foilor de pontaj este monitorizarea foilor de pontaj ale angajaților și analiza acelor foi de pontaj în scopuri de urmărire a timpului. Acest lucru se realizează prin intermediul software-ului digitalizat și automatizat, care crește eficiența prin conectarea echipelor la manageri.

ProjectManager este un software premiat de gestionare a pontajelor, cu foi de pontaj securizate, care simplifică procesul de salarizare și permit managerilor să urmărească timpul petrecut de echipele lor pe sarcini. Configurarea foilor de pontaj este ușoară. Puteți adăuga sarcini direct din diferite proiecte, puteți copia pontajul din săptămâna anterioară sau puteți completa automat foile de pontaj. Foile de pontaj sunt blocate în siguranță atunci când sunt trimise spre aprobare de la administratori, care pot aproba și, de asemenea, pot urmări timpul pentru a se asigura că munca se desfășoară conform programului. Începeți acum cu ProjectManager gratuit.

De ce este important managementul foilor de pontaj?

Gestionarea foilor de pontaj este importantă atât pentru angajați, cât și pentru angajatori. Angajații primesc un salariu corect și regulat. Dacă folosesc un instrument digital de gestionare a pontajelor, atunci câștigă și eficiență, deoarece nu trebuie să piardă timp prețios completând manual foile de pontaj.

Pentru angajatori, beneficiile sunt multe. În primul rând, gestionarea foilor de pontaj poate ajuta la reducerea timpului pierdut, permițând angajatorilor să identifice locurile în care angajații nu lucrează productiv. Ei pot fi apoi mai selectivi în ceea ce privește sarcinile de atribuit și cum să se asigure că acele sarcini care sunt atribuite sunt optimizate.

Angajaților le place simplitatea gestionării foilor de pontaj și sentimentul este împărtășit de resursele umane (HR). Departamentul HR primește informațiile de care au nevoie pentru a calcula rapid și ușor salariul angajaților și pentru a gestiona PTO.

Atunci când o companie taxează la oră, gestionarea foii de pontaj asigură corectitudinea facturării. Dacă nu înregistrați orele lucrate, atunci este imposibil să facturați clienții, mai ales dacă folosiți freelanceri. Gestionarea foilor de pontaj nu numai că urmărește acele ore, dar vă oferă responsabilitate atunci când le arătați clienților unde au mers banii.

În ceea ce privește managementul proiectelor, importanța este, de asemenea, cu mai multe părți. De exemplu, puteți urmări performanța și puteți identifica cine lucrează mai eficient, ceea ce vă poate ajuta să faceți sarcini pentru cei mai productivi membri ai echipei dvs. În plus, puteți vedea cine lucrează la ce, cine este disponibil și cât de departe sunt membrii echipei în îndeplinirea sarcinilor lor.

Managementul foilor de pontaj ajută, de asemenea, la gestionarea costurilor estimate în proiecte. Folosirea informațiilor de mai sus despre performanța echipei permite managerilor să facă estimări mai precise de costuri atunci când încep un buget pentru un nou proiect.

Pașii de gestionare a foii de pontaj

Există un proces pentru gestionarea foilor de pontaj. Acești pași de gestionare a pontajelor sunt aplicabile foilor de pontaj pe hârtie, foilor de pontaj electronice și software-ului de pontaj. Indiferent de tipul de pontaj pe care îl utilizați, gestionarea pontajului vă permite să profitați la maximum de foile de pontaj. Începeți prin a urma acești pași.

1. Atribuiți muncă membrilor echipei dvs

Începe prin a te uita la programul tău și la orele disponibile ale echipei tale. Dacă aveți profiluri pentru fiecare membru al echipei, asta vă va ajuta să identificați rapid cea mai bună persoană pentru job și, dacă sunt libere, să le atribuiți sarcini pentru săptămână. Asigurați-vă că calculați orele alocate pentru a evita orele suplimentare.

2. Urmăriți timpul pe care îl petrec sarcinilor

Odată ce toată lumea își are sarcinile, veți dori să începeți să urmăriți timpul activităților lor. Acest lucru permite managerilor să-și monitorizeze munca și să se asigure că procedează conform programului. În funcție de tipul de pontaj pe care îl utilizați, acest lucru se poate face automat sau va trebui adăugat manual în foaia de pontaj.

3. Examinați-le Trimiterile de pontaj

Foile de pontaj trebuie să fie securizate, motiv pentru care software-ul de gestionare a pontajelor este de preferat. Are instrumentele pentru a bloca o foaie de pontaj odată trimisă, care poate fi apoi deschisă numai de un autorizator autorizat de pontaj. Această persoană va examina foaia de pontaj și se va asigura că a fost completată corect.

4. Aprobați foile de pontaj pentru procesarea salariilor

Dacă foaia de pontaj este corectă, va fi trimisă la statul de plată. Din nou, dacă utilizați un software de gestionare a pontajului, acea foaie de pontaj individuală pe care o aprobați va fi blocată pentru a asigura securitatea, deoarece este transferată în statul de plată pentru a evita orice manipulare. Salarizarea va procesa apoi foaia de pontaj.

5. Salvați foile de pontaj pentru referințe viitoare

Toate foile de pontaj ar trebui arhivate din câteva motive. În primul rând, conducerea va dori să aibă o evidență a salariului angajaților lor în cazul în care există o dispută, apoi foaia de pontaj poate fi preluată și revizuită pentru a rezolva orice problemă. În al doilea rând, după cum s-a menționat, vechile foi de pontaj sunt valoroase ca date istorice atunci când se cercetează costurile pentru proiecte viitoare.

Ce este software-ul de gestionare a foilor de pontaj?

Am menționat software-ul de gestionare a foilor de pontaj de câteva ori, dar nu l-am definit. Software-ul de gestionare a foii de pontaj este un instrument digital care controlează procesul foii de pontaj, în timp ce îl monitorizează și analizează pentru a găsi modalități de a lucra mai eficient.

Spre deosebire de foile de pontaj pe hârtie sau chiar de foile de calcul electronice, software-ul de gestionare a foilor de pontaj oferă angajaților mai mult timp liber pentru a se concentra pe munca lor și nu trebuie să facă atât de multe documente. În timp ce oferă angajatorilor lor o fereastră asupra productivității lor pentru a-i ajuta să gestioneze mai bine lucrătorii.

Sunt doar liniile mari. Software-ul de gestionare a foilor de pontaj îmbunătățește procesarea salariilor prin urmărirea fluxului de lucru pentru aprobarea salariilor. De asemenea, asigură acuratețea datelor pentru a evita orice erori în salarizare și, în același timp, menține procesul de salarizare în mișcare fără probleme.

Poate fi un instrument de gestionare a muncii, ajutându-i pe manageri să înregistreze datele de început și datele de încheiere pentru sarcinile pe care le atribuie echipelor lor. Acest lucru permite managerilor să vadă care sarcini durează mai mult timp pentru a fi finalizate decât celelalte. Din aceste informații, ei pot identifica blocajele și alte probleme care întârzie munca și le pot rezolva.

Software-ul de gestionare a foilor de pontaj acționează și ca urmărire a timpului angajaților, așa cum s-a menționat mai sus. Odată ce ați finalizat programul angajaților, puteți utiliza software-ul de gestionare a foilor de pontaj pentru a urmări timpul necesar pentru a-și îndeplini sarcinile. Acest lucru îi va ajuta pe manageri să urmărească progresul și să aloce resurse după cum este necesar pentru a rămâne pe drumul cel bun.

Dacă timpul dvs. este distribuit și gestionați angajați la distanță, software-ul de gestionare a pontajelor este esențial, deoarece oferă responsabilitate. Atunci când managerii nu se află în același birou cu angajații lor, ei pot în continuare să monitorizeze munca echipei lor prin foile de pontaj. Acest lucru asigură că toată lumea lucrează la capacitate maximă și ține pasul cu programul proiectului.

ProjectManager este un instrument de gestionare a foii de pontaj

ProjectManager este un software de gestionare a proiectelor premiat, cu funcții de gestionare a foilor de pontaj, care are urmărirea foii de pontaj. Software-ul nostru online de pontaj vă ajută să urmăriți sarcinile de proiect ale echipei dumneavoastră, indiferent dacă acestea se află în aceeași clădire, pe șantier sau lucrând de acasă. Utilizați foile noastre de pontaj securizate pentru a adăuga eficiență procesului de salarizare și pentru a obține funcții de urmărire a timpului pentru a vă menține proiectul pe drumul cel bun. Foile noastre de pontaj se integrează perfect cu toate celelalte funcții de management de proiect pentru a oferi utilizatorilor toate instrumentele de care au nevoie pentru a gestiona salariile și proiectele.

Utilizați instrumente de gestionare a sarcinilor multiple

Foile de pontaj sunt, de asemenea, un instrument de gestionare a sarcinilor, dar doar unul dintre multele prezentate în software-ul nostru. Avem mai multe vizualizări ale proiectelor, cum ar fi diagrame Gantt, panouri kanban, liste de sarcini și multe altele, toate care folosesc carduri de sarcini robuste. Fiecare card de activitate urmărește progresul, stabilește prioritatea și adaugă etichete pentru a le face mai ușor de descoperit. Puteți comenta și adăuga fișiere pentru a stimula colaborarea. O altă caracteristică este automatizarea fluxului de lucru pentru a elibera munca ocupată, în timp ce setările de aprobare a sarcinilor asigură că numai livrările de calitate avansează. O pagină de rezumat vă arată toate sarcinile într-un singur loc, inclusiv un grafic al volumului de lucru și multe altele.

Obțineți urmărire în timp real cu tablouri de bord și rapoarte ale proiectelor

Foile de pontaj oferă o fereastră către sarcinile echipei tale și ce procent de finalizare sunt acestea. Dar acesta este doar unul dintre instrumentele de urmărire de pe software-ul nostru. Utilizați tabloul de bord în timp real pentru o prezentare generală la nivel înalt. Este ca un raport de stare oricând doriți, care arată timpul, costul, volumul de muncă și multe altele în grafice și diagrame ușor de citit. Spre deosebire de instrumentele ușoare, nu există o configurare care necesită timp. Este gata când ești. Când doriți să obțineți date mai aprofundate, utilizați rapoartele noastre personalizabile. Puteți genera rapid rapoarte despre foile de pontaj, starea portofoliului și multe altele. Fiecare poate fi filtrat pentru a afișa numai datele pe care doriți să le vedeți și apoi partajat într-o varietate de formate pentru a actualiza părțile interesate.

Instrumentul nostru depășește doar oferirea de gestionare dinamică a foilor de pontaj. Există instrumente de gestionare a riscurilor pentru a identifica și urmări problemele și funcțiile de gestionare a resurselor care vă ajută să stabiliți disponibilitatea echipei și să echilibrați volumul de lucru pentru a le menține productive. Platforma noastră de colaborare conectează echipele oriunde sau oricând lucrează și permite managerilor să-și urmărească progresul și performanța în timp real. De ce să obțineți un instrument de gestionare a foii de pontaj când puteți avea o soluție de management de proiect complet încărcată?

ProjectManager este un software de management de proiect online care ajută echipele să își planifice, să gestioneze și să urmărească munca lor în timp real. Obțineți toate funcțiile de care aveți nevoie pentru a vă gestiona proiectul și instrumentele de gestionare a foilor de pontaj, care vă mențin procesele de salarizare în mișcare fără probleme. Alăturați-vă echipelor de la companii la fel de variate precum Avis, Nestle și Siemens, care folosesc software-ul nostru pentru a avea succes. Începeți astăzi cu ProjectManager gratuit.