Ce este managementul fluxului de lucru? 5 sfaturi pentru un sistem de flux de lucru mai bun

Planificarea unui proiect, stabilirea unui program și formarea unei echipe calificate nu face decât să pregătească scena pentru o muncă productivă. Pentru a vă asigura că toată lumea lucrează la capacitate maximă și că lucrurile merg mai departe, trebuie să implementați gestionarea fluxului de lucru.

Dacă doriți să gestionați munca eficient și eficient, trebuie să înțelegeți instrumentele pentru fluxul de lucru, cum ar fi software-ul de gestionare a fluxului de lucru și să configurați un sistem de flux de lucru care vă permite să continuați îmbunătățirea procesului de flux de lucru.

Ce este managementul fluxului de lucru?

Gestionarea fluxului de lucru este atunci când managerii identifică, organizează și coordonează sarcinile care conduc la un anumit livrabil pentru optimizarea și automatizarea proceselor. Făcând acest lucru, crește output-urile, scapă de redundanțe și reduce erorile.

Sarcinile, oamenii, sistemele și mașinile pot fi toate incluse într-un flux de lucru. Coordonarea acestor elemente este crucială pentru prevenirea blocajelor. Un blocaj oprește sau încetinește producția și face backup la tot ceea ce îl precede.

În general, un flux de lucru poate fi împărțit în trei componente principale:

• Există pași sau sarcini predefinite, care explică ce se întâmplă cu fiecare pas al drumului până la sfârșit. Acești pași pot fi fie liniari, ramificați sau un amestec al ambelor.
• În contextul unui proces de flux de lucru, părțile interesate sunt cei din echipă care sunt responsabili pentru executarea sarcinilor. Acestea pot fi atribuite unei singure sarcini sau întregului flux de lucru.
• În cele din urmă, există condiții, care sunt regulile pentru fluxul de lucru. Ei definesc când o sarcină este încheiată și alta poate începe.

Managementul fluxului de lucru vs managementul proiectelor

Managementul fluxului de lucru face parte din managementul proiectelor, dar nu sunt termeni interschimbabili. Managementul proiectului se face pe o anumită durată de timp care se termină cu un livrabil, fie un produs, fie un serviciu. Managementul fluxului de lucru, pe de altă parte, este optimizarea unei secvențe de sarcini sau procese necesare pentru a finaliza o sarcină.

Asta nu înseamnă că cele două sunt complet diferite - de fapt, cele două sunt complementare unul cu celălalt. Ambele servesc pentru a oferi un rezultat specific. Fluxul de lucru face parte din orice proiect și, fără gestionarea fluxului de lucru pentru a menține procesul să funcționeze fără probleme, proiectele vor rămâne în urmă programului, iar costurile vor crește.

Deși există asemănări între managementul fluxului de lucru și managementul proiectelor, există și diferențe. Proiectele se termină, dar fluxul de lucru se repetă, deoarece este o funcție în cadrul unei organizații. Poate fi chiar un proces de sine stătător, cum ar fi crearea de documentație sau programarea întâlnirilor.

Proiectele se referă la planuri, la supravegherea proceselor și a echipelor și la gestionarea sarcinilor, în timp ce fluxurile de lucru sunt concentrate la nivel de sarcină, conectând sarcinile pentru a optimiza procesul și a oferi o eficiență mai mare. Dar ambele pot fi servite cu software de management de proiect.

ProjectManager este un software de gestionare a muncii bazat pe cloud, care ajută la gestionarea fluxului de lucru. Creați fluxuri de lucru automate, creați procese de aprobare a sarcinilor și asigurați-vă că toată lumea este productivă, menținând în același timp procesele de calitate. Încercați gratuit ProjectManager astăzi!

Managementul fluxului de lucru vs. Managementul proceselor de afaceri (BPM)

Deși managementul fluxului de lucru și managementul proceselor de afaceri (BPM) sunt similare, există diferențe în tipul de management al procesului. Un sistem de management al fluxului de lucru este un instrument care vă ajută să configurați și să monitorizați execuția sarcinilor dvs. De obicei, este formatat ca o diagramă flux. De multe ori nu este detaliat, dar suficient de clar pentru ca echipele să le urmărească.

Gândiți-vă la gestionarea fluxului de lucru ca la o formă mai puțin implicată de BPM. Gestionarea fluxului de lucru surprinde procesul de flux de lucru, iar unele instrumente vă vor permite chiar să automatizați fluxurile de lucru de bază. Puteți utiliza acest lucru pentru o varietate de fluxuri de lucru, cum ar fi integrarea unei echipe sau gestionarea documentelor. Instrumentele de gestionare a fluxului de lucru sunt concentrate mai degrabă pe oameni decât pe proces. Instrumentele BPM sunt mai orientate spre proces.

BPM se referă la captarea și îmbunătățirea proceselor de afaceri. Este folosit pentru a îmbunătăți eficiența unei organizații. În primul rând, trebuie să identificați starea curentă a proceselor de afaceri și să documentați aceste acțiuni. Odată ce procesele complete ale companiei sunt mapate, puteți analiza BPM. Acest lucru ar trebui să expună blocajele din procesul dvs. și să vă ajute să reduceți costurile și să îmbunătățiți procesele prin efectuarea de modificări perspicace.

Diferența dintre gestionarea fluxului de lucru și BPM este că primul este mai orientat spre organizarea oamenilor și a documentelor, urmând pașii potriviți la momentul potrivit. Acesta din urmă este despre procesele de afaceri și despre cum să le îmbunătățim. Managementul fluxului de lucru coordonează oamenii și sistemele software, în timp ce BPM coordonează modul în care resursele dintr-o organizație interacționează. Sistemele BPM sunt mai complexe și implicate în îmbunătățirea continuă, în timp ce instrumentele de management al fluxului de lucru doar automatizează pașii unui proces.

Ce este un sistem de management al fluxului de lucru (WMS)?

Un sistem de management al muncii este modul în care un flux de lucru este configurat și monitorizat într-un proiect sau organizație. Un WMS este alcătuit din proceduri și instrumente care sunt utilizate de o organizație pentru a identifica, rula și îmbunătăți fluxul de lucru. Va implica un fel de software pentru fluxul de lucru, dar poate fi mai mult decât utilizarea unui instrument.

Prin urmare, WMS organizează politica companiei, procedurile și instrumentele software pentru a gestiona mai bine procesul de flux de lucru al organizației sau proiectului. Include totul, de la modelarea formularelor, accesibilitatea bazată pe roluri, raportare, notificare, stocare bazată pe cloud și multe altele.

Ce face un sistem de management al fluxului de lucru?

Un sistem de management al fluxului de lucru oferă oamenilor posibilitatea de a defini diferitele fluxuri de lucru din proiectul sau organizația lor, așa cum se aplică sarcinilor sau proceselor.

Un WMS permite, de asemenea, automatizarea sarcinilor repetitive pentru o mai mare eficiență. Unii se pot asigura, de asemenea, că o sarcină neterminată în proces nu este uitată. Face acest lucru cu notificări care țin echipa ta la curent.

Utilizarea unui sistem de management al fluxului de lucru este o modalitate bună de a avea o singură sursă de adevăr. În loc să aibă echipele să comunice între ele prin Slack sau prin e-mail, ele pot răspunde la nivel de sarcină și pot păstra comunicațiile în interiorul aplicației. De asemenea, permite companiilor să se îndepărteze de foile de calcul statice. Când sunt partajate prea multe foi de calcul Excel, poate fi dificil să știi care dintre ele are cele mai recente date.

Ce este software-ul pentru flux de lucru?

Software-ul pentru fluxul de lucru face parte dintr-un sistem de management al fluxului de lucru. Este un instrument care arată sarcinile pe care trebuie să le finalizați, sarcinile care sunt în curs de executare și starea acestora. De asemenea, arată pașii pe care i-ați parcurs. Un WMS vă permite să oferiți sarcini membrilor echipei care au descrieri detaliate ale lucrării.

Oferă transparență în procesul fluxului de lucru, ceea ce le permite managerilor să detecteze problemele înainte ca acestea să devină probleme. Ei pot apoi realoca resurse pentru proiect și se pot asigura că rezolvă potențialul blocaj înainte ca acesta să încetinească echipa.

Există, de asemenea, funcții de raportare care colectează date și calculează acele informații pentru a afișa valorile proiectului, fie în instrumente de raportare, fie în tablouri de bord. Toate aceste caracteristici sunt concepute pentru a îmbunătăți productivitatea și eficiența prin eficientizarea proceselor, reducerea documentelor și identificarea blocajelor.

Beneficiile și caracteristicile software-ului de management al fluxului de lucru

Beneficiile utilizării software-ului de gestionare a fluxului de lucru ar trebui să fie evidente. Cu cât fluxul de lucru este mai bun, cu atât proiectul sau organizația dvs. este mai bună. Unul dintre modalitățile prin care WMS face acest lucru este prin reducerea numărului de erori. Chiar dacă câțiva se descurcă, ceea ce se întâmplă întotdeauna, software-ul vă poate spune și puteți configura proceduri pentru a vă asigura că nu se va mai întâmpla.

Gestionarea fluxului de lucru este, de asemenea, ca țesutul conjunctiv care menține oamenii, software-ul și cultura muncii productive. Echipele pot comunica între ele, ceea ce facilitează colaborarea. De asemenea, integrează diferite sisteme software pentru a-i ajuta să lucreze mai bine împreună.

Există atât de multe avantaje în utilizarea software-ului de gestionare a fluxului de lucru, încât este greu să nu le mai enumerați. De la a vă ajuta să lucrați la mai multe sarcini în același timp până la un control sporit și transparență, sistemele de management al fluxului de lucru îmbunătățesc și cultura muncii într-o organizație. Dezorganizarea erodează moralul.

WMS are, în general, funcții care arată starea sarcinilor, instrumente de raportare și notificări prin e-mail pentru a menține pe toată lumea pe aceeași pagină. Unii vor avea, de asemenea, instrumente de gestionare a resurselor pentru a realoca resursele și pentru a menține echipele să lucreze la capacitate maximă, fără a-și supraaloca volumul de muncă.

Alegerea unui sistem de management al fluxului de lucru

Sunteți convins că un sistem de management al fluxului de lucru vă va ajuta să conduceți un proiect sau o organizație mai eficientă? În primul rând, pune-ți această întrebare – „cum știu care este sistemul de management al fluxului de lucru potrivit pentru mine?”

Ei bine, vor exista întotdeauna constrângeri dincolo de instrumentul în sine, cum ar fi prețul și ceea ce organizația dvs. este dispusă să investească pentru a instala software nou. În afara acestor lucruri, ar trebui să căutați software care are următoarele caracteristici.

• Software bazat pe cloud pentru a obține date în timp real și pentru a lua decizii mai perspicace
• Notificări pentru a vă ține la curent cu modificările aduse fluxului de lucru
• Mai multe vizualizări ale proiectelor, cum ar fi Gantt, kanban, liste de sarcini etc., pentru a permite fiecăruia să lucreze cum dorește
• Instrumente de monitorizare și raportare pentru a analiza datele fluxului de lucru și pentru a lua decizii mai bune cu privire la îmbunătățiri
• Interfață ușor de utilizat și integrare rapidă
• Se integrează cu alte aplicații pe care le utilizați
• Comunicații colaborative pentru a menține echipele conectate

Cele mai bune practici de management al fluxului de lucru

În cele din urmă, odată ce ați selectat software-ul de gestionare a fluxului de lucru care se potrivește nevoilor proiectului sau organizației dvs., iată cinci sfaturi pentru a profita la maximum de fluxul de lucru.

1. În primul rând, aveți un plan de flux de lucru. Dar mai mult decât atât, aveți unul care este scris sau, mai bine, vizual. Este mai bine să vă pregătiți în avans și având o reprezentare vizuală a acelui plan, este mai ușor de împărtășit și de înțeles.
2. De asemenea, este o idee bună să vă gândiți la lucrurile care ar putea merge prost în sistemul dvs. de flux de lucru și la modul în care veți răspunde la acestea. Reducerea riscurilor este întotdeauna o practică bună, deoarece este inevitabil ca ceva să meargă prost. Încercați să vă dați seama unde ar putea exista întârzieri sau blocaje care vor încetini producția și cum să le rezolvați rapid dacă ar trebui să apară.
3. Dacă utilizați fluxul de lucru pentru un proiect, poate fi util să aplicați același management al fluxului de lucru în întreaga organizație. Pot exista probleme în proiectul dvs. care nu țin de competența ta și fac parte dintr-un flux de lucru prost gândit în organizația companiei tale.
4. Asigurați-vă că utilizați un software de gestionare a fluxului de lucru și că are instrumente care se potrivesc cu proiectul sau structura organizațională.
5. De asemenea, nu vă odihniți pe fluxul de lucru odată ce aveți unul configurat și care rulează, chiar dacă totul merge bine. De asemenea, fă-ți timp pentru a face un audit, a revizui procesul și a reveni cu modalități de a-l îmbunătăți. Fluxul de lucru nu este un proces unic, ci un sistem continuu și în continuă evoluție.

De ce ProjectManager este cel mai bun sistem de management al fluxului de lucru

ProjectManager este un software de management al fluxului de lucru bazat pe cloud, care organizează fluxul de lucru, conectează echipe și vă permite să creșteți eficiența și să creșteți productivitatea. Echipele pot colabora oriunde s-ar afla în timp real și pot rămâne la curent cu instrumente de automatizare a fluxului de lucru, cum ar fi notificări prin e-mail și alerte în aplicație.

Lucrați în mai multe vizualizări ale proiectului

Având mai multe vizualizări ale proiectului înseamnă că echipele pot lucra cum doresc, indiferent dacă sunt la distanță sau în departamente diferite. Experții și începătorii deopotrivă pot vizualiza fluxul de lucru în vizualizarea panoului kanban a ProjectManager. Echipele pot prelua controlul asupra restanțelor și pot gestiona acele sarcini. Apoi pot lucra împreună și pot planifica sprinturi, în timp ce managerii pot transpare în fluxul de lucru și pot realoca resurse pentru a elimina blocajele înainte de a încetini activitatea.

Urmăriți problemele pe tablourile de bord

Urmărirea fluxului de lucru este modul în care puteți detecta problemele și le rezolvați înainte ca acestea să devină probleme. Utilizarea tabloului de bord live al ProjectManager este ca și cum ai avea un raport instantaneu de stare. Captează datele proiectului în timp real și apoi calculează automat informațiile în grafice și diagrame ușor de citit care arată volumul de lucru, sarcinile și multe altele. Spre deosebire de alte software-uri care necesită o configurare lungă, tabloul de bord al ProjectManager este gata atunci când sunteți.

Îmbunătățiți procesele prin raportare

Pentru a găsi modalități de a vă îmbunătăți fluxul de lucru, utilizați instrumentele de raportare cu un singur clic ale ProjectManager. Acestea generează date detaliate la timp, cost și multe altele. Puteți filtra fiecare raport pentru a vă permite să vă concentrați doar pe informațiile pe care doriți să le analizați. De asemenea, puteți partaja rapoarte pentru a vă menține la curent părțile interesate.

ProjectManager este cel mai bun software de flux de lucru cu instrumente de gestionare a resurselor pentru a ajusta fluxurile de lucru rapid și ușor. Instrumentul nostru se integrează cu majoritatea aplicațiilor și poate ajuta la gestionarea fluxului de lucru al întreprinderii cu funcții de gestionare a portofoliului. Organizați-vă și încercați acum ProjectManager gratuit!