Ce este automatizarea fluxului de lucru? Un ghid rapid

A fi „în zonă” este extrem de valoros. Pe de altă parte, este enervant să fii scos din zona ta pentru a face niște treburi de rutină. Automatizarea fluxului de lucru poate rezolva această problemă și vă poate permite pe dvs. și echipa dvs. să rămâneți productivi corespunzător.

Software-ul de automatizare a fluxului de lucru permite echipelor să rămână la curent cu lucrurile importante, în timp ce elementele de rutină sunt gestionate în fundal. Utilizarea automatizării fluxului de lucru face ca procesele de afaceri să fie mai eficiente.

Ce este automatizarea fluxului de lucru?

Automatizarea fluxului de lucru eficientizează procesele de afaceri prin declanșatoare care declanșează acțiuni. Funcționează în culise în aplicațiile software pentru a muta sarcinile înainte sau pentru a le schimba starea, prioritatea, etichetele etc.

Puteți aplica automatizarea pentru multe aplicații diferite. În managementul proiectelor, puteți automatiza sarcinile aplicând declanșatoare care se declanșează atunci când sunt îndepliniți anumiți parametri. Un flux de lucru este un set de pași, adesea repetabili, efectuati pentru a finaliza un proces de afaceri.

Pentru a utiliza automatizarea fluxului de lucru, aveți nevoie de software de management de proiect. ProjectManager este un software de management de lucru și proiecte bazat pe cloud, conceput pentru a conecta echipe hibride. Are mai multe vizualizări ale proiectelor și puteți automatiza funcții pentru fiecare dintre ele. Puteți adăuga câte declanșatori aveți nevoie. Există chiar și aprobarea sarcinii pentru a controla procesul și pentru a se asigura că numai cei autorizați pot schimba starea unei sarcini. Începeți acum cu automatizarea fluxului de lucru gratuit.

De ce automatizarea fluxului de lucru?

Există multe beneficii în utilizarea automatizării fluxului de lucru. Motivul principal este că economisește timp prin eficientizarea proceselor de afaceri. Permite echipelor dvs. să se concentreze asupra aspectelor mai creative ale muncii lor, în timp ce software-ul automatizează sarcinile mai mici necesare, dar plictisitoare.

Nu numai că automatizarea fluxului de lucru vă ajută să lucrați mai rapid, ci și reduce greșelile pe care le faceți. Când munca este automatizată, elimină potențialul de eroare umană. Hai sa recunoastem; de cele mai multe ori, trebuie să ne întoarcem și să remediam o greșeală creată de o greșeală de scriere sau de o altă problemă minoră. Automatizarea fluxului de lucru elimină aceste erori din ecuație.

Dacă economisiți timp cu mai puține accidente, înseamnă că vă puteți extinde mai ușor afacerea, ceea ce este un alt beneficiu al automatizării fluxului de lucru. Automatizarea fluxului de lucru poate face o afacere mică mai competitivă, mai ales atunci când concurează cu companiile mari. Automatizarea fluxului de lucru ajută companiile să lucreze mai repede, să închidă mai repede clienții potențiali și să elibereze timpul petrecut cu munca ocupată, astfel încât să își poată servi mai bine clienții.

De asemenea, este util dacă trebuie să respectați conformitatea cu politicile. Veți descoperi că ciclurile de aprobare sunt scurtate, iar managerii au îmbunătățit vizibilitatea și controlul. De asemenea, veți descoperi că crește moralul echipei, deoarece se pot concentra asupra talentelor pentru care i-ați angajat. Gestionarea volumului de lucru, îmbunătățirea procesului: motivele pentru a utiliza automatizarea fluxului de lucru pot continua la nesfârșit.

Ce este software-ul de automatizare a fluxului de lucru?

Scopul software-ului de automatizare a fluxului de lucru este de a face operațiunile de afaceri mai ușor de gestionat. Acest lucru duce, așa cum am menționat mai sus, la o mai mare eficiență, productivitate și îmbunătățește experiența clienților. De exemplu, diagrama Gantt al ProjectManager și alte vizualizări ale proiectului au funcții de automatizare încorporate care vă ajută să gestionați mai bine munca, în mai puțin timp.

Software-ul de automatizare a fluxului de lucru funcționează prin standardizarea și automatizarea formularelor și proceselor, inclusiv prin modul în care datele sunt transmise între sisteme. Cu alte cuvinte, este o mișcare structurată a datelor între sisteme. Dar tot ce trebuie să știi este că funcționează spunând: „dacă aceasta, atunci aceea”.

Profesioniștii din diverse industrii pot folosi software de automatizare a fluxului de lucru, cum ar fi în marketing. Acolo poate eficientiza colectarea de clienți potențiali, gestionarea campaniilor plătite, valorile de raportare și multe altele. Managerii de rețele sociale îl pot folosi pentru a partaja conținut pe platforme. Vânzările pot urmări clienții potențiali, pot programa demonstrații și pot urmări canalul de vânzări. De asemenea, poate servi afacerilor de contabilitate, comerțului electronic și, bineînțeles, managementului de proiecte.

ProjectManager este un astfel de software de automatizare a fluxului de lucru, încorporat în software-ul de management al muncii și al proiectelor. Aceasta înseamnă că are caracteristicile de care aveți nevoie pentru a planifica, monitoriza și raporta proiectul dvs., dar puteți, de asemenea, să automatizați multe dintre aceste procese de afaceri.

Cum să automatizezi un proces de flux de lucru

Când automatizați un proces de flux de lucru, trebuie să setați reguli pentru calea pe care o va urma o sarcină pe măsură ce se deplasează prin fluxul dvs. de lucru. Adesea, îi puteți identifica și pe cei care au autoritatea de a avansa o sarcină și de a-i schimba statutul.

1. Primul lucru pe care trebuie să-l faceți este să configurați regulile pentru ca software-ul să știe ce ar trebui să facă. Implicit este, de obicei, că oricine lucrează la sarcină va avea autoritatea de a-i schimba starea. Starea de bază curge de la de făcut, de la făcut la făcut. Cu toate acestea, stările pot fi editate sau puteți adăuga altele noi fluxului de lucru.
2. Acum, doriți să creați reguli pentru fiecare stare. În cele mai multe cazuri, puteți adăuga mai multe reguli pentru fiecare stare. Alegeți permisiunile care se potrivesc procesului. Adică, poate oricine din echipă poate muta o sarcină de la starea de făcut la starea de înfăptuit, dar vrei doar ca un manager să accepte schimbarea în starea de finalizat. Majoritatea automatizării fluxului de lucru vă vor permite să restricționați cine poate schimba starea.
3. Această setare de aprobare poate fi setată pentru orice etapă a procesului. Prin urmare, puteți decide cine poate schimba starea și cine nu poate atunci când configurați automatizarea fluxului de lucru. Acest lucru permite controlul calității și oferă managerilor un sentiment de siguranță că munca este realizată în conformitate cu standardele stabilite în planul de proiect.
4. După ce ați configurat toate declanșatoarele, acțiunile și aprobările, va trebui să salvați fluxul de lucru. Cu multe instrumente software de automatizare a fluxului de lucru, puteți, de asemenea, copia un flux de lucru personalizat de la un proiect la altul.

Majoritatea automatizării fluxului de lucru care are aprobări de sarcini vor avea, de asemenea, declanșatoare care notifică automat persoana autorizată să schimbe starea pentru a menține procesul în mișcare. De multe ori utilizatorul cu restricții va putea cere aprobare pentru a evita blocajele.

Exemplu de flux de lucru automat în ProjectManager

ProjectManager are fluxuri de lucru automatizate care urmează logica simplă „dacă, atunci”. Puteți utiliza oricâte declanșatori aveți nevoie pentru a seta acțiuni într-un flux de lucru.

Avem declanșatori pentru starea, prioritatea, progresul, eliminarea sau adăugarea etichetelor, aprobarea, adăugarea sau eliminarea unui cesionar, ore planificate, ore reale, ore rămase, cost real, cost planificat, durata planificată și durata reală.

Acești declanșatori pot crea aceste acțiuni: setați starea la, atribuiți un utilizator, setați prioritate, setați progresul, adăugați etichete și eliminați etichete. Aceste acțiuni apar automat atunci când utilizatorul declanșează un declanșator, cu excepția cazului în care acel utilizator nu este autorizat să schimbe starea sarcinii. Dacă este cazul, atunci oricine este autorizat va fi notificat automat sau utilizatorul poate solicita aprobarea.

Puteți adăuga reguli de automatizare la orice flux de lucru, chiar dacă acel flux de lucru nu este personalizat. Regulile pot fi foarte simple până la foarte complexe, în funcție de nevoile dvs. Mai jos este un exemplu despre cum arată automatizarea fluxului de lucru în software-ul nostru.

ProjectManager vă oferă automatizarea fluxului de lucru și multe altele

ProjectManager este un software de lucru și de management al proiectelor bazat pe cloud, care are mai multe vizualizări ale proiectelor și este colaborativ pentru a permite echipelor hibride să lucreze când, unde și cum doresc. Automatizarea este doar glazura de pe tort.

Planificați diagramele Gantt interactive

Automatizarea fluxului de lucru, fluxurile de lucru personalizate și aprobările sarcinilor vă ajută să vă eficientizați procesele, dar mai întâi trebuie să aveți un plan de proiect. Managerii pot planifica cu diagrame Gantt online care facilitează conectarea dependențelor pentru a evita întârzierile, pot stabili etape pentru a urmări progresul și pot împărtăși echipei și părților interesate. Puteți filtra după calea critică și apoi puteți seta linia de bază pentru a urmări efortul planificat față de efortul real în timp real.

Vedere a progresului și a performanței cu tablouri de bord în timp real

Echipa ta își primește sarcinile și poate colabora la mai multe vizualizări ale proiectelor, cum ar fi liste de activități, panouri kanban și vizualizări de calendar, toate acestea fiind actualizate împreună, astfel încât să existe o singură sursă de adevăr. Dar cum le monitorizezi activitatea, mai ales dacă nu lucrează la birou? Tabloul nostru de bord în timp real colectează automat date live și le traduce în grafice colorate care urmăresc șase valori ale proiectului. Cel mai bine, nu este necesară nicio configurare.

Aprofundați datele cu rapoarte cu un singur clic

Când aveți nevoie de mai mult decât o vizualizare la nivel înalt a proiectului dvs., rapoartele noastre pot fi generate printr-o apăsare de tastă pentru a vă oferi date despre timp, cost, volum de muncă și multe altele. Toate rapoartele pot fi filtrate pentru a vă arăta doar ceea ce doriți să vedeți. Apoi, pot fi partajate ca atașament PDF sau chiar tipărite, dacă așa preferă părțile interesate să fie la curent.

Nu numai că avem automatizare a fluxului de lucru, dar există notificări automate prin e-mail și alerte în aplicație pentru a vă ține la curent atunci când cineva comentează sau actualizează o sarcină la care lucrați. Managerii pot urmări progresul în acele sarcini cu foi de pontaj securizate și se pot asigura că sarcinile echipei lor sunt echilibrate cu instrumente de gestionare a resurselor care se asigură că toată lumea lucrează la capacitate maximă. Acoperim toate bazele managementului de proiect.

ProjectManager este un software premiat de management de lucru și proiect pentru echipe hibride. Cu automatizarea fluxului de lucru, mai multe vizualizări ale proiectului și o platformă de colaborare, echipele pot lucra mai eficient, iar managerii au instrumentele necesare pentru a controla calitatea proiectului. Alăturați-vă echipelor din organizații la fel de variate precum NASA, Siemens și Nestle, care folosesc instrumentul nostru pentru a oferi succes. Începeți gratuit astăzi.