Întâlnirea de lansare a proiectului: Cum să scrieți o agendă a întâlnirii de lansare

Managerii de proiect depun mult timp și efort în cercetarea viabilității proiectului lor. Dar toată această muncă este inutilă dacă nu comunică scopul proiectului echipei și clienților lor. De aceea, o întâlnire de lansare este atât de importantă.

O întâlnire de lansare îi pune pe toți pe aceeași pagină. Echipa și clientul cunosc declarația de misiune, declarația de viziune și planul de proiect. Totul face parte din agenda întâlnirii și se asigură că echipa de proiect începe cu piciorul bun.

Ce este o întâlnire de lansare a proiectului?

Întâlnirea de lansare a proiectului comunică scopurile și obiectivele proiectului pentru a se asigura că echipa de proiect și clientul au clar ce ar trebui să facă în proiect.

Această activitate face parte din faza de inițiere a proiectului. O întâlnire de lansare este de obicei condusă de managerul de proiect. Adesea, există o întâlnire de lansare internă doar cu echipa de proiect, cu o întâlnire de lansare ulterioară, externă, care include clientul proiectului, sponsorul proiectului sau părțile interesate.

În cadrul întâlnirii, managerul de proiect explică echipei domeniul de aplicare al proiectului, informațiile de bază și calendarul proiectului. O întâlnire de lansare ar trebui să stabilească tonul potrivit pentru proiect pe măsură ce acesta trece în fazele de execuție, monitorizare și control. O întâlnire de lansare bine organizată ar putea duce la finalizarea cu succes a proiectului.

Care este scopul unei întâlniri de lansare?

O întâlnire de lansare este folosită în primul rând pentru a aduce echipa de proiect pe aceeași pagină. În cadrul întâlnirii, managerii de proiect explică obiectivele comune de reținut pe măsură ce echipa își execută sarcinile. Stabilește succesul proiectului.

Întâlnirea de lansare îi permite, de asemenea, managerului de proiect să prezinte echipa de proiect. Este important ca toată lumea să știe cu cine lucrează și care sunt rolurile și responsabilitățile lor. Acest lucru evită conflictele ulterioare în proiect, care pot întârzia munca și pot amenința calendarul proiectului.

Echipa poate pune întrebări managerului de proiect până când aceștia au o înțelegere fermă asupra proiectului și a rolului lor în el. Deoarece această întâlnire are loc în persoană, și nu prin e-mail sau documente partajate, reduceți șansa de comunicare greșită. Acest lucru ajută la evitarea scurgerii domeniului de aplicare pe linie.

Există o mulțime de informații partajate în timpul întâlnirii de lansare, inclusiv ce software de management de proiect va folosi echipa. ProjectManager este un instrument de management al proiectelor bazat pe cloud, care are stocare nelimitată de fișiere pentru a păstra documentele într-un hub centralizat care este ușor accesibil de către echipă. Ei pot folosi mai multe vizualizări ale proiectului pentru a atașa documente relevante la sarcinile lor, pentru a le menține pe drumul cel bun. Încercați ProjectManager astăzi gratuit!

Exemplu de ordine de zi a întâlnirii de lansare

O întâlnire de lansare este diferită în funcție de tipul de proiect. Unele sunt mai structurate și mai formale, în care managerul de proiect se pregătește mult înainte de a avea întâlnirea de lansare. Proiectele mai mici pot avea o întâlnire de lansare fără o demonstrație sau un deck.

Un lucru este comun, indiferent de ce fel de întâlnire de lansare este; ordinea de zi. De cele mai multe ori, agenda de lansare conține următoarele puncte, toate acestea fiind cruciale pentru o întâlnire de lansare bine făcută.

1. Contextul proiectului

Parte a propunerii de proiect, fundalul proiectului este o istorie a proiectului și a modului în care acesta a apărut. Acesta arată cercetările care au dus la intrarea în lumină verde și de ce proiectul este necesar.

Aceasta include de ce, unde și cum implementării proiectului dumneavoastră. Ați detaliat situația actuală, care este problema și cum o rezolvă proiectul. Toate acestea sunt susținute de date fiabile. Contextul proiectului este utilizat într-o propunere de proiect pentru a obține aprobarea părților interesate. De asemenea, ajută la punerea proiectului în context în timpul lansării proiectului.

2. Prezentare generală a domeniului proiectului

Prezentarea de ansamblu a domeniului de aplicare al proiectului este o descriere detaliată a activității de proiect pe care echipa dvs. trebuie să o îndeplinească pentru a avea un proiect de succes. Termenii acestei lucrări sunt definiți de calendarul proiectului și de bugetul proiectului.

Înțelegând obiectivele și cerințele necesare pentru finalizarea proiectului, managerii de proiect pot prognoza mai precis costul și timpul. Explicând sfera proiectului echipei de proiect, aceștia au o idee mai bună despre constrângerile asupra sarcinilor pe care le vor fi desemnați să le execute.

3. Prezentare generală a cronologiei proiectului

Rezultatele proiectului sunt prezentate pe o linie de timp cronologică, care acționează ca o foaie de parcurs pentru proiect. Aceasta este coloana vertebrală a oricărui program de proiect și ar trebui să includă etapele de referință, sarcinile, orice dependențe și termenele limită.

Prezentarea cronologică a proiectului este esențială pentru echipă, deoarece acestea vor fi însărcinate cu respectarea acestor termene limită și realizarea acestor livrabile. Prin urmare, aceste informații trebuie comunicate în mod clar. Nu ar trebui să existe confuzie din partea nimănui din echipa de proiect cu privire la ceea ce trebuie făcut.

Creați o cronologie a proiectului în câteva minute cu diagramele Gantt ale ProjectManager. Începeți gratuit astăzi!

4. Privire de ansamblu asupra managementului riscului

La realizarea planului de proiect, un manager de proiect va trebui să elaboreze și un plan de management al riscului. Acesta este procesul de analiză a riscurilor care ar putea apărea în timpul proiectului. Apoi, decideți ce pași vor fi necesari pentru a răspunde la aceste probleme atunci când apar.

Prioritizați riscul în funcție de modul în care acestea influențează proiectul. Așa dezvoltați o strategie de atenuare a riscurilor, care include cine va fi responsabil pentru ce risc dacă apare. Echipa de proiect trebuie să fie conștientă de cine deține riscurile și să surprindă rapid aceste probleme.

5. Roluri și responsabilități

Managerul de proiect este responsabil pentru definirea rolurilor și responsabilităților echipei de proiect. Adică poziția membrului echipei în echipă, sarcinile care le sunt atribuite și îndatoririle rolului lor particular în relație cu echipa mai mare și proiect.

Aceasta este practic o descriere a postului. Acesta trebuie diseminat echipei de proiect în timpul întâlnirii de lansare. Oferă o imagine de ansamblu asupra postului, o listă de responsabilități și ceea ce acea persoană este autorizată să facă. De asemenea, este inclus cui raportează, astfel încât există un lanț de comandă clar.

6. Metode și instrumente de management de proiect

Există multe modalități de a gestiona un proiect. Aceasta include o metodologie mai tradițională, cum ar fi cascada, o abordare agilă iterativă sau un hibrid care conectează fără probleme diferite stiluri de management al muncii. De asemenea, trebuie să alegeți un instrument de management de proiect care se potrivește cu metodologia utilizată.

Echipa de proiect trebuie să știe cum este gestionat proiectul și care va fi rolul lor, inclusiv instrumentul software de management de proiect pe care îl va folosi. În unele cazuri, acest lucru va necesita o perioadă de pregătire pentru echipă pentru a-i face să înțeleagă metodologia și cum să folosească instrumentele proiectului. Toate acestea vor fi discutate la ședința de lansare.

Cum se desfășoară o întâlnire de lansare a proiectului

Sunt multe informații de transmis echipei de proiect. Cum poți să te asiguri că toată lumea iese din întâlnirea de lansare cu acele cunoștințe intacte? Iată câteva indicații pentru a vă asigura că organizați cu succes o întâlnire de lansare a proiectului:

• Pregătiți: ați cercetat și documentat amănunțit proiectul în faza de inițiere pentru a-l vinde părților interesate, acum trebuie să faceți același lucru echipei de proiect. Aceasta include să vă asigurați că toți participă, să aveți pe cineva să ia notițe pentru a le împărtăși mai târziu și să aveți o agendă pentru a vă asigura că nu uitați nimic critic.
• Prezintă-te pe tine și cu echipa: aceasta este prima dată când întreaga echipă de proiect este adunată, așa că fă-ți timp pentru ca toți să se prezinte. Nu este o idee rea să programați puțin timp pentru câteva întrebări de spărgător de gheață pentru a facilita intimitatea necesară pentru o mai bună muncă în echipă.
• Definiți proiectul: asigurați-vă că echipa are clar care este scopul proiectului și modul în care declarația misiunii proiectului se leagă de scopurile și obiectivele companiei mai mari. Pentru a vă asigura că toată lumea înțelege, acordați-vă timp pentru a răspunde la orice întrebări pe care le-ar putea avea echipa.
• Distribuiți planul de proiect: planul de proiect ar trebui să fie o fișă în ședința de lansare, inclusiv calendarul bugetului, dar acum puteți să-l examinați în detaliu și să vă asigurați că toată lumea înțelege informațiile de top, cum ar fi calendarul proiectului, reperele cheie și livrabile.
• Definiți scopul proiectului: asigurați-vă că echipa cunoaște domeniul de aplicare al proiectului și informațiile cheie ale proiectului. Acest lucru ajută la evitarea scăderii domeniului de aplicare prin gestionarea așteptărilor echipei.
• Împărtășiți rolurile și responsabilitățile: dacă echipa are o istorie împreună, acest pas s-ar putea să nu fie la fel de important, dar este esențial pentru noile echipe să înțeleagă relațiile dintre ele.
• Explicați sursa centrală a adevărului: aveți o sursă centrală de adevăr pentru ca echipa să cunoască stadiul proiectului. Adică, echipa are nevoie de un loc comun cu date în timp real, astfel încât toată lumea să aibă întotdeauna clar starea proiectului și locul pe care îl are în acesta.
• Pune întrebări, pași următori și liste de activități: înainte de a încheia, deschide cuvântul la orice întrebări pentru a te asigura că toată lumea are clar ce a fost împărtășit la întâlnirea de lansare. Acordați-vă timp pentru a explica ce se va întâmpla în continuare, inclusiv orice listă de lucruri de făcut pentru echipă după întâlnirea de start. Șablonul nostru gratuit pentru articole de acțiune vă poate ajuta.

Următorii pași după întâlnirea de lansare a proiectului

Vorbind despre acești pași următori, aceștia reprezintă o trambulină importantă după întâlnirea de lansare pentru a trimite echipa în acțiune. Acesta este momentul în care începe faza de execuție a proiectului. Este o piatră de hotar care probabil a fost notă în planul proiectului.

Deși vor exista întâlniri frecvente pe tot parcursul proiectului, întâlnirea de lansare este unică prin faptul că implică întreaga echipă a proiectului. Este puțin probabil ca toată lumea să fie asamblată în același timp și în același loc. Acesta este motivul pentru care este atât de important să aveți software-ul potrivit de management de proiect.

După cum s-a menționat mai sus, o sursă centrală de adevăr este cheia pentru a menține conectați toți membrii echipei de proiect. Ar trebui să se actualizeze în timp real și să ofere transparență în proces. Aceasta înseamnă că toată lumea știe ce fac toți ceilalți și cum se încadrează în imaginea respectivă. Este cel mai bun mod de a evita blocajele, de a bloca alți membri ai echipei și de a menține proiectul pe drumul cel bun.

Cum poate ajuta ProjectManager după întâlnirea de lansare

ProjectManager este un software de management al muncii bazat pe cloud care planifică, monitorizează și raportează în timp real pentru a menține echipele hibride să lucreze împreună mai bine pentru a îndeplini scopul proiectului. ProjectManager este proiectat cu mai multe vederi de proiect care permit echipelor să lucreze cum doresc, indiferent de nivelul lor de expertiză, locație sau metodologie.

Planificați din timp cu diagramele Gantt interactive

Managerii au funcțiile de care au nevoie pentru a planifica în avans misiunea proiectului pe diagrame Gantt interactive care organizează sarcini, leagă dependențe și adaugă etape. Dar ei pot, de asemenea, să filtreze pentru calea critică și să stabilească o linie de bază pentru a urmări variația proiectului în timp real. Planul de proiect poate fi apoi împărtășit echipelor și părților interesate, astfel încât toată lumea să știe întotdeauna ce face și cum se încadrează în imaginea de ansamblu.

Gestionați munca pe panourile Kanban

Membrii echipei pot folosi lista de sarcini, calendarul sau vizualizările de proiect din panoul kanban pentru a-și gestiona propria muncă și a rămâne productivi. Panourile Kanban vizualizează fluxul de lucru pentru echipa agilă care trebuie să își gestioneze întârzierile și să planifice sprinturile. Între timp, managerii obțin vizibilitate asupra procesului echipei lor și pot realoca resurse după cum este necesar pentru a preveni blocajele și întârzierile costisitoare.

Urmăriți performanța în timp real

Progresul și performanța sunt întotdeauna pe ecran cu tablouri de bord live. Nu este nevoie de o configurație care necesită timp. Datele sunt colectate și numerele sunt strânse automat. Apoi, acestea sunt afișate pe grafice și diagrame ușor de citit care arată costurile, timpul și alte valori ale proiectului.

Tot ce trebuie să urmărești într-o întâlnire de lansare pentru succesul proiectului este în ProjectManager. De la rapoarte cu un singur clic care pot fi filtrate și partajate la notificări prin e-mail și în aplicație pentru a menține toată lumea mereu actualizată, funcții de gestionare a resurselor și multe altele, ProjectManager este singurul instrument hibrid de gestionare a muncii de care veți avea nevoie vreodată.

ProjectManager este un software de management de proiect premiat care organizează munca pentru a vă menține productiv, de la întâlnirile de lansare până la închiderea proiectului. Alăturați-vă celor zeci de mii de echipe care folosesc deja software-ul nostru la organizații atât de diverse precum NASA, Siemens și Nestle. Încercați ProjectManager astăzi gratuit!