Шесть основных примеров ограничений проекта

Быстро, дешево или хорошо — выбирайте два. Вы устали это слышать? Одна из самых больших проблем, с которой сталкивается каждый руководитель проекта, — это ограничения проекта. Ограничения проекта не только ограничивают проект, но и могут поставить под угрозу его успех. Вот почему важно знать все возможные ограничения, их влияние друг на друга и инструменты управления проектами, которые устраняют эти ограничения.

Что такое ограничения проекта?

Ограничение проекта в управлении проектами — это все, что ограничивает объем проекта. Это угрожает скорости и качеству проекта и может привести к превышению бюджета. Хотя существует множество возможных ограничений, наиболее распространенное из них называется тройным ограничением.

Модель тройного ограничения

Каждый руководитель проекта знает (и часто боится) классических ограничений проекта в управлении проектами:

• Время: Каков крайний срок доставки результатов?
• Масштаб: каков именно ожидаемый результат?
• Стоимость: сколько денег доступно для достижения этого результата?

Если вы измените одну сторону этого треугольника, это повлияет на две другие. Если вы сможете справиться с тройным ограничением, у вас больше шансов реализовать успешный проект.

Как покрыть тройное ограничение сложно, но правильное программное обеспечение для управления проектами может помочь. ProjectManager — это инструмент управления работой и проектами, который собирает данные в режиме реального времени для принятия более взвешенных решений. Руководители проектов могут использовать наши инструменты отчетности, чтобы углубляться в данные и фильтровать отчеты о статусе, портфолио, задачах, затратах и ​​многом другом, чтобы понять, что идет по плану, а что нет. Этими отчетами легко поделиться с заинтересованными сторонами, чтобы обеспечить быстрое обновление. Начните бесплатно работать с ProjectManager уже сегодня.

6 ограничений проекта

Проект часто определяется как успешный, если цели проекта достигнуты к сроку и завершены в рамках бюджета. Помимо времени, объема и стоимости, существует шесть дополнительных ограничений, ограничивающих процесс надлежащего достижения целей проекта.

1. Стоимость

Ваш проект нуждается в ресурсах, таких как рабочая сила, материалы и оборудование, которые стоят денег. Как руководитель проекта, вы обязаны убедиться, что вы точно оцениваете стоимость проекта на этапе планирования и до его выполнения. Именно тогда вы создадите бюджет проекта, который покроет все ваши расходы. Если вы не сможете определить достаточный бюджет проекта, ваш проект может провалиться.

2. Время

Чтобы правильно управлять временем, доступным для выполнения проекта, необходимо создать расписание, определяющее график выполнения задач проекта. График проекта также определяет ресурсы, необходимые для каждой конкретной операции проекта. Время является критическим ограничением проекта, потому что, если им не управлять должным образом, оно может повлиять на другие ограничения, такие как объем и качество. Неспособность следить за временем может привести к срыву сроков и сокращению объема проекта. Хуже того, это может снизить качество ваших результатов.

Связанный: Бесплатный шаблон табеля учета рабочего времени для Excel

3. Объем

Объем проекта относится ко всем работам, которые должны быть выполнены в рамках проекта. Важно определить действия, результаты и вехи в дополнение к тому, что не будет сделано, чтобы установить четкие ожидания для заинтересованных сторон. Руководители проектов используют структуру разбивки работ, чтобы разбить объем проекта на более мелкие, более управляемые части.

4. Качество

Хотя это ограничение очень похоже на область действия, оно немного отличается, поскольку область действия определяет конкретный желаемый результат. Например, объем вашего проекта может включать создание 10 веб-страниц. Качество концентрируется на атрибутах каждой из этих веб-страниц. Размышляя о качестве проекта, спросите себя: «Насколько результат соответствует ожиданиям?»

В нашем примере качество не определяет количество веб-страниц, но может быть допуск качества в отношении количества слов. Возможно, вы запросили 1000 слов с допуском по качеству +/- 100 слов. Если веб-страница содержит 900 слов, вы одобрите ее, но если другая веб-страница содержит только 850 слов, вы ее отклоните.

Качество взаимосвязано с другими ограничениями. Предположим, у вас мало времени и вам нужно уложиться в определенный срок. Вы могли бы уложиться в срок, увеличив допуск по качеству и уменьшив количество слов до 800.

5. Риск

Управление рисками — важная задача менеджеров проектов, но что на самом деле означает этот термин? Вы можете оценить вероятность того, что риск повлияет на ваш проект. Возможно, вы создаете каркас для своего веб-сайта и решили пропустить проверку клиента, потому что опаздываете. В этом случае есть риск, что клиент отклонит ваши окончательные веб-страницы.

Конечно, вы можете контролировать риск в определенной степени. Например, вы можете решить избежать риска и настоять на этапе проверки. Но это решение повлияет на ваши сроки и связанные с этим расходы, поскольку клиент будет просматривать каждый из ваших проектов, а руководитель проекта должен контролировать этот процесс.

6. Ресурсы

Ресурсы тесно связаны со стоимостью проекта. Сумма денег, доступная для достижения желаемого результата, может ограничивать использование и приобретение ресурсов, что создает отдельное ограничение.

Иногда даже бесконечное количество денег не позволяет приобрести нужные ресурсы. Например, получение физического ресурса в проекте (например, микросхемы) может занять больше времени, чем вы ожидали, из-за чего вы не уложитесь в срок. Если этот ресурс необходим для проекта, вам придется пожертвовать соблюдением сроков, поскольку никакая разумная сумма денег не может сократить время доставки.

Связанный: Бесплатный шаблон планирования ресурсов для Excel

Как управлять ограничениями проекта

Управление ограничениями проекта — это, по сути, то, как вы управляете проектом. Вам необходимо контролировать и отслеживать ограничения проекта на протяжении всего жизненного цикла проекта и выявлять аномалии, чтобы быстро их устранять. Управление ограничениями позволяет вашему проекту идти по плану и укладываться в бюджет. Вот шесть способов управления ограничениями вашего проекта.

• Стоимость: план управления стоимостью — это стратегический план бюджета вашего проекта. Это четырехкомпонентный подход, который учитывает планирование ресурсов, оценку затрат, составление бюджета и контроль затрат. Да, это план, но он применяется в ходе проекта, чтобы помочь документировать расходы и контролировать свои ограничения по затратам.
• Время: план управления временем — это метод отслеживания времени, потраченного на задачу, и прогресса, достигнутого в вашем проекте. Это включает в себя планирование точного графика, а затем мониторинг и контроль графика, чтобы убедиться, что ваше фактическое время соответствует вашему плану управления временем. Время является одним из основных ограничений проекта и ключом к успеху проекта.
• Объем: план управления содержанием включает в себя все процессы, включенные в выполнение проекта. Масштаб действует как дорожная карта для проекта и очерчивает его пределы. Управление ограничением проекта важно, так как изменения всегда влияют на объем. Без плана проекты могут быстро сойти с рельсов.
• Качество: имеется план управления качеством, чтобы помочь руководителю проекта и команде проекта оправдать ожидания заинтересованных сторон. Вы можете сдать проект вовремя и даже в рамках бюджета, но если качество не соответствует ожиданиям, это считается провалом. Заинтересованное лицо или заказчик рассмотрит план, чтобы убедиться, что ограничения проекта точны.
• Риски: план управления рисками помогает выявить потенциальные проблемы, которые могут возникнуть в проекте, и отреагировать на них. Эти риски могут повлиять на ограничения проекта, поэтому важно определить, что может произойти, оценить влияние на проект, создать план снижения рисков или действий в непредвиденных обстоятельствах и всегда отслеживать те или иные риски, чтобы иметь возможность правильно с ними справляться.
• Ресурсы: план управления ресурсами используется для определения того, как ресурсы проекта, такие как команды, оборудование и материалы, классифицируются, распределяются, управляются и высвобождаются. Без управления вашей командой и их необходимыми ресурсами проект страдает.

Уравновешивание ограничений проекта

Помимо определения процедур, руководств и действий по управлению ограничениями проекта, менеджеры проектов также могут сбалансировать их. Учитывая важность ограничений проекта для успешной реализации проекта, очень важно, чтобы менеджер проекта понимал эти шаги для управления ими.

Во-первых, вам нужно планировать. Вышеупомянутые планы разрабатываются на этапе планирования проекта, однако вам также необходимо планировать каждую фазу проекта в жизненном цикле проекта. Обычно это начинается со структуры разбивки работ (WBS), чтобы определить каждую задачу и результат в проекте.

Далее вам нужно будет просмотреть каждое из ограничений проекта и определить, как они могут повлиять на ваш проект. Здесь в игру вступают управление рисками и выравнивание ресурсов. Выравнивание ресурсов корректирует даты начала и окончания для ограничений ресурсов, чтобы сбалансировать потребность в этих ресурсах. Вам также необходимо иметь план управления качеством, как обсуждалось выше.

Сохранение баланса рабочей нагрузки вашей команды также имеет ключевое значение. Если вы перегрузите их задачами, они выгорят. Это означает, что вы потеряете продуктивность членов команды, фактор, который имеет решающее значение для общего успеха проекта. Правильное управление ресурсами — один из наиболее важных аспектов ограничений проекта.

Помимо планов управления, необходимых для управления ограничениями вашего проекта, необходимо также учитывать коммуникацию. Четкая, прозрачная и регулярная коммуникация между проектной командой может помочь вам в бесперебойной работе над проектом. Крайне важно знать различные ограничения проекта, поскольку единственный способ их контролировать — это понимать их. Принимая важные решения, учитывайте не только время, объем и бюджет, но и качество, риск, ресурсы, устойчивость, организацию, методологию и удовлетворенность клиентов.

ProjectManager помогает управлять ограничениями

В любом проекте необходимо управлять ограничениями. Для этого вам необходимо программное обеспечение для управления проектами, которое дает вам возможность планировать, отслеживать и адаптироваться к ограничениям по мере развития вашего проекта. ProjectManager — это удостоенное наград программное обеспечение, которое помогает вам управлять всеми аспектами проекта, включая его ограничения.

Делайте более точные планы

Если вы не будете внимательно следить за своим бюджетом, деньги опустошат проект. ProjectManager помогает планировать проект с помощью онлайн-диаграмм Ганта, которые планируют задачи по временной шкале и отслеживают затраты, связанные с каждой из этих задач. Таким образом, вы никогда не будете застигнуты врасплох. Вы также можете связать зависимости, чтобы избежать узких мест, которые могут сбить вас с пути.

Инструменты управления ресурсами

Еще один способ, с помощью которого расходы могут выйти из-под контроля и нарушить ваш график, — это неправильное управление ресурсами. ProjectManager дает вам контроль над вашими ресурсами. Будь то расходы, связанные с поставщиками и вендорами или вашей проектной командой и их распределением задач, вы будете видеть все данные в режиме реального времени.

Говоря о командах, их временем нужно управлять. У ProjectManager есть табели учета рабочего времени, которые упрощают их отправку и утверждение руководителями. Кроме того, подробная отчетность по проекту позволяет вам быть в курсе ограничений вашего проекта. Существует множество способов просмотра и управления ограничениями на ProjectManager.com.

Уравновешивание всех ограничений в рамках управления проектами требует надежных инструментов для отслеживания и отчетности. ProjectManager — это онлайн-программное обеспечение для управления проектами с информационными панелями в режиме реального времени и инструментами отчетности для отслеживания хода выполнения проекта, бюджетов и многого другого, чтобы гарантировать успешное завершение ваших проектов. Убедитесь сами и воспользуйтесь 30-дневной бесплатной пробной версией.