Методы управления задачами: 10 лучших советов по управлению задачами

Задачи — это строительные блоки вашей работы и ваших проектов. Вы должны управлять ими, чтобы управлять работой в целом. Проблема в том, что в повседневных задачах легко запутаться. Вот почему вам нужны хорошие методы управления задачами, чтобы добиться успеха.

Что такое техника управления задачами?

Техника управления задачами — это практический способ лучше управлять своими задачами. Это может быть простое составление списка дел на день или более сложное, например, установление зависимостей.

Не вся ваша работа потребует таких продвинутых методов управления задачами, но понять хорошие методы управления задачами — значит настроить себя на более высокий уровень производительности и более низкий уровень стресса.

Получите бесплатно

Шаблон трекера задач

Используйте этот бесплатный шаблон Task Tracker для Excel, чтобы лучше управлять своими проектами.

Скачать файл Excel

Почему важны методы управления задачами?

Без методов управления задачами вы обречены поддаться хаосу. Люди, как правило, просто реагируют на любой запрос, поступивший совсем недавно, вместо того, чтобы расставлять приоритеты по порядку. Или, может быть, они всегда сначала выполняют простые задачи, а затем медленно ползут, когда дело доходит до сложных вещей.

Эти ошибки управления задачами могут привести к узким местам, задержкам, потере времени, потере денег и многому другому. Таким образом, лучше попробовать несколько проверенных методов управления задачами, чем пытаться изобретать свои собственные на месте. Мы вас прикрыли!

Программное обеспечение для управления проектами — это идеальный инструмент, который поможет вам лучше управлять своими задачами. С помощью простых в использовании инструментов, таких как списки задач, канбан-доски, календари и многое другое, вы можете использовать все свои любимые методы управления задачами для себя или своей команды. Попробуйте ProjectManager сегодня бесплатно!

10 советов и приемов для лучшего управления задачами

Управление задачами универсально: будь то руководитель проекта, выполняющий большую и сложную работу, или просто кто-то, у кого есть что-то, что нужно сделать — управление задачами актуально. К сожалению, люди не применяют новые методологии при управлении задачами, чтобы эффективно с ними справляться. Попробуйте эти 10 методов управления задачами и посмотрите, как это повлияет на вашу работу.

1. Перечислите все свои задачи. Чтобы понять, с чем вы столкнулись, перечислите все. Это может быть на листе бумаги или в онлайн-программе для удобства совместной работы.
2. Статус журнала: укажите, завершена ли ваша задача, выполняется или еще не началась. Это поможет вам расставить приоритеты позже.
3. Добавьте сроки выполнения: не каждая задача должна быть выполнена сразу после получения запроса, но и не откладывайте все на потом. Хорошая привычка управления задачами — устанавливать сроки выполнения и придерживаться их.
4. Расставьте приоритеты на каждый день: каждый день отличается. Одни забиты встречами, другие — пустые листы. Соответственно отрегулируйте рабочую нагрузку задачи для более плавного выполнения.
5. Удаляйте ненужные задачи. Этот метод управления задачами часто упускают из виду. Некоторые задачи можно делегировать или просто удалить вовсе. Возможно, вам придется мыслить нестандартно для этого, но оно того стоит.
6. Настройте напоминания: жизнь может быть сумасшедшей, поэтому устанавливайте напоминания. Люди могут обидеться, если вы забудете об их задачах, поэтому не позволяйте отношениям испортиться из-за того, что вы позволили чему-то просто ускользнуть из поля зрения.
7. Добавить уведомления: создавайте уведомления для своих задач, если вы работаете на своем компьютере. Это отличная современная техника управления задачами, которая помогает преодолеть шум цифрового мира.
8. Разбивайте большие задачи на более мелкие: это идеальный метод управления большими и сложными задачами. Вместо того, чтобы откладывать на потом, разбейте его на управляемые действия.
9. Установите ожидания и границы с другими: Будьте откровенны со своей командой. Не настраивайте себя на неудачу, обещая миру, но и не заставляйте других чувствовать, что их задачи не важны. Будьте профессионалом, работайте усердно и честно. Ваша команда будет вам благодарна.
10. Найдите тихое место, чтобы заняться делами. Это особенно актуально, если вы работаете из дома. Если вы не можете найти тихое место, купите хотя бы хорошие наушники!

Профессиональный совет: важно знать, что один размер не подходит всем, и некоторым может потребоваться более наглядный способ управления своими задачами, а не традиционный. Проведите исследование, изучите различные методологии и посмотрите, какая из них говорит о ваших сильных и слабых сторонах.

Обучающее видео по методам управления задачами

Дженнифер Бриджес, PMP, предлагает советы по управлению задачами, чтобы вы могли лучше управлять своей работой. Эти советы особенно эффективны при использовании в сочетании с программным обеспечением для управления задачами.

Вот снимок доски для справки!

Транскрипция видео

Сегодня мы поговорим о 10 советах по лучшему управлению задачами. Независимо от того, руководите ли вы командой или проектом, вы, как бизнес-профессионал, все равно должны управлять своими задачами и выполнять свою работу. Итак, мы смотрим на то, что сегодня люди все еще используют метод заметок или, может быть, списки.

Поэтому мы стремимся выйти за рамки этих методов и перейти к использованию более продвинутых онлайн-инструментов или даже приложений. А когда мы используем онлайн-инструменты и приложения для управления задачами, мы хотим предложить рекомендации и советы по управлению вашей задачей. Во-первых, перечислите все свои задачи. Выбросьте их из своего мозга, чтобы вам не приходилось полагаться на память, и включите их в свой инструмент. Во-вторых, управляйте своей задачей. Отметьте, завершены ли они, ожидаются или даже не начаты. Таким образом, вы каждый день будете знать, на чем сосредоточиться.

Добавьте сроки выполнения, чтобы не все было сдано сегодня. Вы хотите расставлять приоритеты на каждый день и выполнять важные задачи в первую очередь и раньше. Избавьтесь от второстепенных задач или делегируйте их другим людям, чтобы вы могли сосредоточиться на вещах, для которых вы лучше всего подходите или которые более важны для вашей роли.

Кроме того, настройте напоминания, чтобы заранее знать, что нужно сделать сегодня, что нужно сделать на этой неделе или даже в этом месяце? Добавляйте уведомления для себя и других, чтобы знать, когда задачи выполнены. Иногда есть другие люди, которые ждут, чтобы завершить что-то, основываясь на том, что вы выполнили свою задачу.

Разбивайте большие задачи на более мелкие. Иногда большие задачи могут показаться слишком сложными, и мы стараемся избегать их. Поэтому, если мы разобьем их на более мелкие, выполнимые задачи, мы сможем добиться прогресса.

Мы также хотим возлагать надежды на других. Сообщите людям, что вы ожидаете от того, как вы работаете. Кроме того, установите с ними границы, чтобы они знали, что в определенное время дня, в определенное время недели вы работаете над определенными вещами, и им не нужно прерывать вас и отнимать ваше время. И номер 10, найдите тихое место, чтобы вас никто не отвлекал, чтобы вы могли заниматься своими делами.

Итак, если вам нужен инструмент, который поможет вам управлять своей задачей, подпишитесь на наше программное обеспечение прямо сейчас на ProjectManager.