12 крутых, экономящих время приложений и инструментов
Опубликовано: 2014-05-19Удивительная часть ведения бизнеса заключается в том, сколько времени тратится на задачи, которые не являются ключевыми для вашей основной миссии. Независимо от того, отслеживаете ли вы расходы или ищете телефонные номера, административная работа может занять большую часть вашего рабочего дня, если вы ей это позволите. Избавьтесь от лишних задач с помощью инструментов и приложений, экономящих время. Вот некоторые из наших любимых:
Сотрудничество
1. Управление проектом : Базовый лагерь
Стоимость: от 20 долларов в месяц; Доступна 60-дневная бесплатная пробная версия
Если вы чувствуете, что переупорядочиваете списки дел в течение нескольких часов и все еще не приближаетесь к достижению своих целей, ваше программное обеспечение для управления проектами может быть скрытым виновником. Есть причина, по которой Basecamp используется более чем 285 000 компаний для завершения сотен тысяч проектов: у него удобный интерфейс, удобные списки дел с возможностью перетаскивания и возможность добавлять нескольких пользователей в проект для совместного использования. файлы, обсуждать детали и даже ставить задачи. Менеджеры проектов могут выбирать, кто имеет доступ к информации для любого данного проекта в системе, и люди могут даже отвечать по электронной почте. Все хранится вместе в рамках проекта для дальнейшего использования. Basecamp — это веб-инструмент, но есть также приложения для Android и iPhone.
2. Обмен документами : Dropbox
Стоимость: бесплатно до 2 ГБ
Если у вас нет времени постоянно снова и снова отправлять документы по электронной почте тем, кто в них нуждается, Dropbox — это мечта. Просто создайте общую папку, пусть ваш пользователь примет приглашение, и вуаля — у вас будет папка, которая синхронизируется со всеми вашими компьютерами и устройствами, а также с компьютерами ваших коллег или членов команды. (Кому нужны флешки)?
3. Совместное редактирование : черновик
Стоимость: бесплатно (или подписка за 3,99 доллара в месяц).
Если вы хотите, чтобы кто-то прокомментировал предстоящее сообщение в блоге или электронное письмо, прежде чем нажать «Отправить», Draft предлагает красивый интерфейс, в котором вы можете видеть две версии сообщения (с четко выделенными добавлениями и удалениями) рядом. К счастью, ваш соавтор не перезаписывает исходный текст, поэтому вы можете игнорировать комментарии, которые считаете ненужными, и включать те, которые вам нравятся. Черновик также экономит много времени, пытаясь прочитать многословный отзыв в крошечном поле для комментариев в Microsoft Word.
4. Групповой чат : Atlassian HipChat
Стоимость: бесплатно для двух пользователей, 2 доллара в месяц для большего количества пользователей.
Хотите общаться со всей своей командой, даже когда они работают удаленно? HipChat предоставляет вам чат, возможность обмена видео и файлами, а также возможность общаться один на один. Почему это экономит время? Потому что это избавляет от необходимости брать трубку, отправлять текстовые сообщения или использовать отнимающие время альтернативы, такие как чат Facebook, где множество отвлекающих факторов.
Деньги
5. Выставление счетов: Freshbooks
Стоимость: бесплатный план для одного клиента, другие планы варьируются от 19,95 до 39,95 долларов США в месяц.
Попытка создать и отслеживать свои собственные счета с помощью электронных таблиц может быть сложной задачей, поэтому сэкономьте время, используя программное обеспечение для выставления счетов, которое сделает за вас грязную работу с помощью облачного учета Freshbooks. Помимо возможности отправлять и отслеживать оплату по счетам, Freshbooks имеет некоторые дополнительные бонусы: возможность импорта и экспорта данных, поздние уведомления, которые можно настроить для автоматического уведомления клиентов, бизнес-отчеты, возможность отслеживать время и расходы, и т.п.
6. Отслеживание расходов: в обувной коробке
Стоимость: бесплатный план или платные планы от 9,95 до 99,95 долларов в месяц (доступны бесплатные пробные версии и бесплатный план «Сделай сам»).
Shoeboxed превращает вашу стопку чеков в полезные цифровые данные. Просто сделайте снимок на свой телефон (или квитанцию по электронной почте), и Shoeboxed оцифрует, упорядочит и классифицирует их для вас. Он работает с Quickbooks и другими бухгалтерскими приложениями. Бесплатный план включает пять квитанций в месяц и неограниченное хранение документов; 9,95 долларов США позволяют отправить до 1000 документов в предоплаченных конвертах, а также включают налоговые консультации.
7. Отслеживание пробега : MileIQ
Стоимость: бесплатно до 40 поездок в месяц или $5,99/месяц за безлимитный план)
Если вы знаете, что забываете потребовать все свои вычеты за пробег, когда наступает налоговый сезон, и вы хотите избежать раздачи лишних денег дяде Сэму, MileIQ придет вам на помощь. Это приложение для iPhone позволяет вам управлять и классифицировать каждую поездку как деловую или личную одним движением. Вы даже можете классифицировать несколько поездок одновременно. Журнал пробега можно легко редактировать для отчетов о расходах или налогах.
8. Обработка кредитных карт : Square
Стоимость: 2,75 процента за пролистывание
Предлагаете услуги на ходу? Вместо того, чтобы копировать номера кредитных карт на потом, используйте Square. С помощью бесплатного сканера, который подключается к вашему планшету или смартфону, вы сможете получать платежи через приложение Square за небольшой процент.
Логистика
9. Управление контактами: Highrise
Стоимость: бесплатные, платные планы от 24 до 99 долларов в месяц.
Некоторые люди лучше запоминают имена и лица, чем другие, но детали могут ускользнуть от внимания любого. Отслеживайте своих клиентов и потенциальных клиентов, их контактную информацию и всю необходимую информацию: как вы познакомились, кто вас порекомендовал, название их компании, их профили в социальных сетях, веб-сайты и любые другие поля, которые вы хотели бы получить. при необходимости. У каждого контакта есть собственная страница, и вы и ваша команда можете добавлять примечания и сведения и даже назначать задачи (например, отправлять благодарственные письма) конкретному человеку. Это также полезно для отслеживания сделок, предложений и потенциальных клиентов … без необходимости рыться в сообщениях электронной почты и различных социальных сетях.
10. Управление командировками : Mynd
Стоимость: бесплатно
Mynd — интересное приложение, которое синхронизирует все ваши календари, но у него есть еще одна невероятно полезная функция: если вы один из тех людей, которые хронически опаздывают, потому что вы постоянно недооцениваете количество времени, которое вам потребуется, чтобы куда-то доехать, это Приложение для iPhone будет следить за погодой и условиями поездки и сообщит вам, когда пора идти (при условии, что адрес места, куда вы направляетесь, записан в вашем календаре). Затем Mynd запустит ваше любимое навигационное приложение на вашем телефоне, чтобы вы могли туда добраться. Встречи, которые начинаются вовремя, заканчиваются вовремя, и Mynd поможет вам добраться туда, чтобы вы не задерживали всех остальных.
11. Контракты : OurDeal
Стоимость: бесплатно до $ 29,99+
Если вы отправляете людям контракты по электронной почте, а затем ждете, пока они подпишут их и вернут по почте или факсу, OurDeal может ускорить этот процесс. Он позволяет вам создавать безопасные и конфиденциальные письменные соглашения в электронном виде и даже имеет шаблоны для выбора, если у вас нет собственного контракта для загрузки.
12. Резервное копирование файлов: любой внешний жесткий диск
Стоимость: варьируется
В дополнение к хранению файлов в Dropbox или в облаке вам понадобится внешний жесткий диск для резервного копирования ваших данных в случае отказа жесткого диска вашего компьютера — поскольку это всего лишь вопрос времени. Подойдет любой внешний жесткий диск. Некоторые популярные варианты включают Western Digital My Passport и Seagate Backup Plus. Обязательно делайте резервную копию своих данных не реже одного раза в неделю, и вы сможете быстрее восстановиться в случае аварии.
Какие ваши любимые приложения и инструменты для экономии времени? Расскажите нам о них в комментариях.
Хотите больше маркетинговых советов и тактик? Подпишитесь на бесплатную VR Buzz .