Бухгалтерский учет малого бизнеса 101: как настроить и управлять своими книгами

Если вы только что запустили или собираетесь запустить свой интернет-магазин, поздравляем! Требуется необычайная страсть и настойчивость, чтобы добраться туда, где вы находитесь сегодня.

Однако, как вы знаете, владельцы малого бизнеса часто имеют постоянный поток удовлетворяющих вех в сочетании с расширяющимися списками дел. С запуском вам нужно будет справиться с бухгалтерскими задачами, которые возникают вместе с владением магазином.

Этот список шагов по бухгалтерскому учету даст вам уверенность в том, что вы рассмотрели свои основы и готовы перейти к следующему пункту в своем списке дел по финансированию малого бизнеса.

Основы бухгалтерского учета для малого бизнеса

• Открыть банковский счет
• Отслеживайте свои расходы
• Разработать систему бухгалтерского учета
• Настроить систему оплаты труда
• Исследуйте налог на импорт
• Определите, как вы будете получать оплату
• Установить порядок налогообложения продаж
• Определите свои налоговые обязательства
• Рассчитать валовую прибыль
• Подать заявку на финансирование
• Найдите надежных партнеров по бухгалтерскому учету
• Периодически переоценивайте свои методы

1. Откройте банковский счет

После того, как вы юридически зарегистрировали свой бизнес, вам нужно будет где-то хранить свой доход от бизнеса. Наличие отдельного банковского счета позволяет хранить отчеты отдельно и облегчит жизнь в период уплаты налогов.

Он также защищает ваши личные активы в случае неудачного банкротства, судебных исков или аудитов. И если вы хотите получить финансирование в будущем от кредиторов или инвесторов, надежные финансовые отчеты о бизнесе могут увеличить вероятность одобрения.

Обратите внимание, что LLC (см. наши руководства для штатов для California LLC , Texas LLC и Florida LLC ) , товарищества и корпорации по закону обязаны иметь отдельный банковский счет для ведения бизнеса. Индивидуальным предпринимателям по закону не требуется отдельная учетная запись, но это определенно рекомендуется.

Начните с открытия расчетного счета для бизнеса, а затем любых сберегательных счетов, которые помогут вам организовать средства и планировать налоги. Например, откройте сберегательный счет и откладывайте процент от каждого платежа в качестве удержания налога для самозанятых. Хорошее эмпирическое правило — откладывать 25% своего дохода, хотя более консервативные оценки для высокооплачиваемых людей могут быть ближе к одной трети.

Затем вы захотите рассмотреть кредитную карту для бизнеса, чтобы начать строить кредит. Кредит важен для обеспечения финансирования в будущем. Корпорации и ООО должны использовать отдельную кредитную карту, чтобы не смешивать личные и деловые активы.

Прежде чем говорить с банком об открытии счета, сделайте домашнее задание. Присмотритесь к бизнес-аккаунтам и сравните структуру комиссий. Большинство коммерческих расчетных счетов имеют более высокую комиссию, чем личные банковские операции, поэтому внимательно следите за тем, что вы будете должны.

Чтобы открыть корпоративный банковский счет, вам потребуется название компании, и вам, возможно, придется быть зарегистрированным в вашем штате или провинции. Уточните в конкретном банке, какие документы нужно принести на встречу.

2. Отслеживайте свои расходы

Основой надежной деловой бухгалтерии является эффективное и точное отслеживание расходов. Это важный шаг, который позволяет вам отслеживать рост вашего бизнеса, составлять финансовые отчеты, отслеживать вычитаемые расходы, подготавливать налоговые декларации и узаконивать свои документы.

С самого начала установите систему учета для организации квитанций и других важных записей. Этот процесс может быть простым и старомодным (используйте Filofax), или вы можете использовать такой сервис, как Shoeboxed. Для владельцев магазинов в США IRS не требует, чтобы вы хранили квитанции о расходах менее 75 долларов, но, тем не менее, это хорошая привычка.

Особое внимание следует уделить пяти видам квитанций:

1. Питание и развлечения. Проведение деловой встречи в кафе или ресторане — отличный вариант, только обязательно хорошо задокументируйте. На обратной стороне квитанции укажите, кто присутствовал, а также цель обеда или прогулки.
2. Командировки за город. IRS и CRA настороженно относятся к людям, заявляющим о личной деятельности как о деловых расходах. К счастью, ваши квитанции также обеспечивают бумажный след вашей деловой активности во время вашего отсутствия.
3. Расходы, связанные с транспортным средством. Запишите, где, когда и почему вы использовали транспортное средство для бизнеса, а затем примените процент использования к расходам, связанным с транспортным средством.
4. Квитанции на подарки. Для таких подарков, как билеты на концерт, важно, идет ли даритель на мероприятие вместе с получателем. Если они это сделают, то расходы будут классифицироваться как развлечение, а не подарок. Обратите внимание на эти данные в квитанции.
5. Квитанции домашнего офиса. Как и в случае с расходами на транспортные средства, вам необходимо рассчитать, какой процент вашего дома используется для бизнеса, а затем применить этот процент к расходам, связанным с домом.

Начать свой бизнес дома — это отличный способ снизить накладные расходы, плюс вы получите право на некоторые уникальные налоговые льготы. Вы можете вычесть ту часть вашего дома, которая используется для бизнеса, а также домашний интернет, мобильный телефон и транспорт до места работы и обратно, а также для деловых поездок.

Любые расходы, которые используются частично для личного использования и частично для бизнеса, должны отражать смешанное использование. Например, если у вас есть один мобильный телефон, вы можете вычесть процент, который вы используете для бизнеса. Расходы на пробег бензина подлежат вычету на 100%, просто не забудьте сохранить все записи и вести журнал своих деловых миль (куда вы направляетесь и цель поездки).

3. Разработайте систему бухгалтерского учета

Прежде чем мы перейдем к созданию системы бухгалтерского учета, полезно точно понять, что такое бухгалтерский учет и чем он отличается от бухгалтерского учета. Бухгалтерский учет — это ежедневный бухгалтерский процесс регистрации деловых операций, их классификации и сверки банковских выписок.

Бухгалтерский учет — это высокоуровневый процесс, который рассматривает ход бизнеса и анализирует данные, собранные бухгалтером, путем создания финансовых отчетов. Как начинающему предпринимателю вам необходимо определить, как вы хотите управлять своими книгами:

1. Вы можете выбрать путь «сделай сам» и использовать программное обеспечение, такое как QuickBooks или Wave. В качестве альтернативы вы можете использовать простую электронную таблицу Excel.
2. У вас есть возможность нанять бухгалтера на аутсорсинге или на условиях неполного рабочего дня, локального или облачного.
3. Когда ваш бизнес достаточно большой, вы можете нанять штатного бухгалтера и/или бухгалтера.

С таким количеством вариантов вы обязательно найдете решение для бухгалтерского учета, которое будет соответствовать потребностям вашего бизнеса.

Владельцам бизнеса в Канаде и США необходимо определить, будут ли они использовать методы учета наличными или методом начисления. Давайте посмотрим на разницу между ними.

• Кассовый метод. Доходы и расходы признаются в момент их фактического получения или выплаты.
• Метод начисления. Доходы и расходы признаются, когда происходит транзакция (даже если наличные деньги еще не поступили в банк или не выведены из него) и требуют отслеживания дебиторской и кредиторской задолженности.

Технически канадцы обязаны использовать метод начисления. Для упрощения вы можете использовать кассовый метод в течение года, а затем сделать одну корректирующую запись в конце года для учета непогашенной дебиторской и кредиторской задолженности для целей налогообложения.

Владельцы бизнеса в США могут использовать кассовый учет, если выручка составляет менее 5 миллионов долларов, в противном случае они должны использовать метод начисления.

4. Настройте систему начисления заработной платы

Многие интернет-магазины начинаются как шоу для одного человека. Когда вы достигли точки, когда имеет смысл нанять помощь со стороны, вам необходимо установить, является ли этот человек наемным работником или независимым подрядчиком.

Для сотрудников вам нужно будет составить график начисления заработной платы и убедиться, что вы удерживаете правильные налоги. Существует множество сервисов, которые могут помочь в этом, и многие варианты программного обеспечения для бухгалтерского учета предлагают расчет заработной платы в качестве функции.

Для независимых подрядчиков обязательно отслеживайте, сколько вы платите каждому человеку. Американским владельцам бизнеса может потребоваться подать форму 1099 для каждого подрядчика в конце года (для этого вам также потребуется сохранить в файле их имя и адрес).

5. Изучите налог на импорт

В зависимости от вашей бизнес-модели вы можете планировать покупать и импортировать товары из других стран для продажи в своем магазине. При импорте продуктов вы, вероятно, будете облагаться налогами и пошлинами, что стоит отметить, если вы занимаетесь прямой поставкой. Это сборы, которые ваша страна взимает с входящих товаров. Узнайте об импорте товаров в США и Канаду и связанных с этим налогах, чтобы знать правила с самого начала.

Кроме того, если вы импортируете товары, калькулятор пошлин может помочь вам рассчитать сборы в вашем собственном бизнесе и спланировать расходы.

6. Определите, как вам будут платить

Когда начнутся продажи, вам понадобится способ принимать платежи. Если вы являетесь владельцем магазина в Северной Америке на Shopify, вы можете использовать Shopify Payments для приема заказов по дебетовой или кредитной карте. Это избавит вас от необходимости создавать учетную запись продавца или сторонний платежный шлюз.

Если вы хотите принимать платежи по кредитным картам без использования Shopify Payments, вам понадобится учетная запись продавца или вы можете использовать сторонний платежный процессор, например PayPal, Stripe или Square. Торговый счет — это тип банковского счета, который позволяет вашей компании принимать платежи по кредитным картам от клиентов.

Если вы пользуетесь сторонним платежным процессором, комиссия может отличаться. Некоторые процессоры взимают комиссионный сбор плюс ставка, обычно около 2,9% + 0,30 доллара США за транзакцию. Другие взимают фиксированную плату за каждую транзакцию, в то время как у некоторых есть модель ежемесячного членства для неограниченного количества транзакций. Вы можете ознакомиться с этим списком, чтобы найти платежный шлюз, который будет работать в вашем регионе.

Бесплатно: Шаблон бизнес-плана

Бизнес-планирование часто используется для обеспечения финансирования, но многие владельцы бизнеса считают написание плана ценным, даже если они никогда не работали с инвестором. Вот почему мы создали бесплатный шаблон бизнес-плана, который поможет вам начать работу.

Получить шаблон сейчас

Получите шаблон бизнес-плана прямо в свой почтовый ящик.

Почти готово: пожалуйста, введите свой адрес электронной почты ниже, чтобы получить мгновенный доступ.

Адрес электронной почты Получайте обновления

Мы также будем присылать вам новости о новых образовательных руководствах и историях успеха из новостной рассылки Shopify. Мы ненавидим СПАМ и обещаем обеспечить безопасность вашего адреса электронной почты.

Спасибо за подписку. Вскоре вы начнете получать бесплатные советы и ресурсы. А пока начните создавать свой магазин с бесплатной 14-дневной пробной версией Shopify.

Начать

7. Установите процедуры налогообложения продаж

В мире электронной коммерции стало проще, чем когда-либо, продавать клиентам за пределами вашего штата и даже страны. Хотя это отличная возможность для брендов, стремящихся к росту, она вводит запутанные налоговые правила.

Когда покупатель заходит в обычный розничный магазин, он платит налог с продаж в том штате или провинции, где совершает покупку, независимо от того, живет ли он в этом городе или приезжает из другого мира. Однако, когда вы продаете через Интернет, клиенты могут находиться в разных городах, штатах, провинциях и даже странах.

Канадским владельцам магазинов нужно начинать собирать GST/HST только тогда, когда их доход составляет 30 000 долларов США или более за 12-месячный период. Вы можете отправить GST/HST, который вы собираете, в рассрочку. Если вы хотите, вы можете собирать GST/HST, даже если вы не зарабатываете так много в доходе, и использовать его для вычета предварительного налога.

Продажа международным клиентам может быть проще, чем продажа на внутреннем рынке. Канадским владельцам магазинов не нужно взимать GST/HST с покупателей, находящихся за пределами Канады.

Для владельцев магазинов в США налог с продаж становится немного сложнее. Вам нужно будет определить, ведете ли вы свой бизнес в штате происхождения или в штате назначения. В первом случае вы должны взимать налог с продаж в зависимости от штата, в котором вы ведете свой бизнес. Последний требует, чтобы налог с продаж применялся в зависимости от местонахождения покупателя.

Международные покупки освобождены от налогов для компаний, базирующихся в США. Все это может стать немного сложным, поэтому обратитесь к своему бухгалтеру за подробной информацией о правилах вашего конкретного штата в отношении международного налога с продаж.

8. Определите свои налоговые обязательства

Налоговые обязательства различаются в зависимости от организационно-правовой формы бизнеса. Если вы работаете не по найму (индивидуальное предприятие, ООО, товарищество), вы будете указывать доход от бизнеса в своей личной налоговой декларации. Корпорации, с другой стороны, являются отдельными налоговыми единицами и облагаются налогом независимо от владельцев. Ваш доход от корпорации облагается налогом как наемный работник.

Самозанятые люди должны удерживать налоги со своего дохода и перечислять их правительству вместо удержания, которое обычно производит работодатель. Владельцам американских магазинов необходимо платить предполагаемые ежеквартальные налоги, если в этом году вы должны заплатить более 1000 долларов налогов. У канадцев немного проще; если ваша чистая задолженность по налогам превышает 3000 долларов США, вы должны будете платить подоходный налог в рассрочку.

9. Рассчитайте валовую прибыль

Повышение валовой прибыли вашего магазина — это первый шаг к увеличению дохода в целом. Чтобы рассчитать валовую прибыль, вам необходимо знать затраты, понесенные при производстве вашего продукта. Чтобы лучше понять это, давайте быстро определим себестоимость проданных товаров (COGS) и валовую прибыль.

• COGS. Это прямые затраты, понесенные при производстве продукции, реализуемой предприятием. Сюда входят как материалы, так и прямые трудозатраты.
• Валовая прибыль. Это число представляет собой общий доход от продаж, который сохраняется после того, как бизнес понесет все прямые затраты на производство продукта или услуги.

Вот как вы можете рассчитать валовую прибыль:

Вы также можете использовать наш бесплатный калькулятор маржи прибыли, чтобы ввести свои цифры для быстрого расчета.

Разница между тем, за сколько вы продаете продукт, и тем, сколько бизнес фактически приносит домой в конце дня, — это то, что действительно определяет вашу способность держать двери открытыми.

10. Подать заявку на финансирование

Существует множество сценариев, когда растущему бизнесу электронной коммерции может потребоваться внешнее финансирование бизнеса, будь то кредитная линия, инвесторы, кредит для малого бизнеса или даже деловой партнер.

Например, у вас может быть неожиданный спад продаж из-за неконтролируемых внешних обстоятельств, или, может быть, вам нужен финансовый импульс в периоды спада в сезонном бизнесе. Брендам с большими целями роста часто необходимо обеспечить финансирование для инвестиций в разработку новых продуктов, инвентарь, розничные магазины, найм и многое другое.

Помните, что для получения кредита для малого бизнеса вам, скорее всего, придется предоставить финансовую отчетность — по крайней мере, баланс и отчет о прибылях и убытках, а также, возможно, отчет о движении денежных средств.

Но прежде чем подписать долг, важно убедиться, что цифры имеют смысл. Другими словами, это хорошая идея, чтобы рассчитать ROI кредита. Сложите все расходы, которые вам нужны для покрытия кредита, ожидаемый новый доход, который вы получите от кредита, и общую стоимость процентов. Вы можете использовать наш кредитный калькулятор для бизнеса, чтобы узнать общую стоимость.

11. Найдите надежных партнеров по бухгалтерскому учету

Как владелец бизнеса, вы должны иметь представление об общепринятых принципах бухгалтерского учета (GAAP). Это не правило, но оно помогает вам измерить и понять финансы вашей компании.

Если вам нужна небольшая дополнительная помощь или руководство по финансовому планированию, многие бухгалтеры малого бизнеса и финансовые специалисты могут помочь вам лучше контролировать свои деньги. Есть несколько человек, которых вы, возможно, захотите зачислить на военную службу:

• Бухгалтер. Бухгалтер малого бизнеса может консультировать по многим вопросам, включая структуру вашего бизнеса, создание финансовой отчетности, получение необходимых лицензий и разрешений и даже написание бизнес-плана. Вы можете написать свой, используя наш бесплатный шаблон бизнес-плана.

• Сертифицированный бухгалтер (CPA). В случае аудита CPA является единственным лицом, которое может на законных основаниях подготовить проверенный финансовый отчет.

• Бухгалтер. Бухгалтер ведет ежедневные записи, регулярно сверяя счета, классифицируя расходы и управляя дебиторской/кредиторской задолженностью.

• Составитель налогов. Ваш налоговый инспектор заполняет необходимые формы и может подать их от вашего имени в течение налогового сезона. Некоторые из них также установят расчетные налоговые платежи.

• Налоговый планировщик. Эти специалисты помогут оптимизировать ваши налоги до того, как вы их подадите, помогая вам узнать, как снизить налоговое бремя.

12. Периодически переоценивайте свои методы

Когда вы только начинаете, вы можете использовать простую электронную таблицу для управления своими книгами, но по мере вашего роста вы захотите рассмотреть более продвинутые методы, такие как QuickBooks или Bench. По мере того, как вы продолжаете расти, постоянно переоценивайте количество времени, которое вы тратите на свои книги, и во сколько это время обходится вашему бизнесу.

Правильное решение для бухгалтерского учета означает, что вы можете уделять больше времени бизнесу, не заботясь о бухгалтерском учете, и потенциально сэкономить деньги бизнеса. Беспроигрышный вариант!

Лучшее программное обеспечение для ведения малого бизнеса

Каждому владельцу бизнеса необходимо хорошее бухгалтерское программное обеспечение, чтобы отказаться от ручного ввода данных и сэкономить время. Бухгалтерское программное обеспечение — это то, что вы используете для быстрого и легкого доступа к финансовой информации. Он позволяет вам проверять банковские балансы, понимать доходы и расходы, прогнозировать прибыльность, прогнозировать налоговые обязательства и многое другое.

Как только вы подключаете свои банковские счета и кредитные карты к программному обеспечению, транзакции отображаются в очереди и группируются по категориям. Всю эту информацию вы можете найти в своем плане счетов. Как только вы утвердите категории, транзакции автоматически рассчитываются в ваших финансовых отчетах.

Некоторые функции, которые следует искать в программном обеспечении вашей учетной записи, включают:

• Интеграции с платформой. Вы хотите, чтобы ваше бухгалтерское программное обеспечение легко интегрировалось с вашей платформой электронной коммерции, а также со сторонними инструментами, такими как управление контрактами и многое другое.

• Широкая отчетность. Большинство бухгалтерских программ предоставляет базовую отчетность. Вам понадобится тот, который предоставляет расширенные отчеты, такие как запасы и расходы, чтобы вы могли быстро отслеживать финансовое состояние.

• Настройка налога с продаж. Знание того, какой налог с продаж вы должны заплатить и сколько собрать, сбивает с толку. Найдите бухгалтерское программное обеспечение, которое упрощает учет налога с продаж.

• Отличная поддержка. Просмотрите обзоры и рейтинги поддержки, чтобы узнать, как работает служба поддержки клиентов софтверной компании. Стремитесь к круглосуточной поддержке и центрам самообслуживания.

Существует множество удобных вариантов бухгалтерского программного обеспечения для малого бизнеса, от бесплатных до платных моделей. Вы также можете найти в магазине приложений Shopify программное обеспечение для бухгалтерского учета, которое легко интегрируется с вашим магазином электронной коммерции.

Ознакомьтесь со следующим бухгалтерским программным обеспечением, которое вы могли бы использовать для управления своими книгами.

Ксеро

Xero — это облачная система учета, разработанная для малого и растущего бизнеса. Вы можете связаться с доверенным консультантом и получить представление о своем финансовом состоянии. Доступ к нему возможен с любого устройства. Кроме того, благодаря расширенным функциям бухгалтерского учета Xero вы можете просматривать денежные потоки, транзакции и другую финансовую информацию из любого места.

Преимущества:

• Инвентаризация и управление запасами
• Доступные цены
• Подключается к крупным банкам
• Удобные для просмотра и настраиваемые отчеты
• База контактов и сегментация
• Начисление заработной платы
• Мобильное приложение
• Банковская сверка

QuickBooks онлайн

QuickBooks Online — это программное обеспечение для бухгалтерского учета малого бизнеса, которым управляет Intuit. Вы можете использовать его, чтобы фиксировать и хранить квитанции о расходах, отслеживать свои доходы и расходы и многое другое.

QuickBooks показывает все ваши расходы, такие как расходы на инвентарь и техническое обслуживание, а также каждую продажу вашего бизнеса за определенный период времени. Он также предлагает автоматизацию инвентаризации с использованием постоянного отслеживания запасов, поэтому ваши продажи и стоимость запасов обновляются каждый раз, когда вы совершаете продажу. Вы также можете интегрировать QuickBooks с Shopify, чтобы поддерживать порядок и быть в курсе последних событий.

Преимущества:

• Мобильное приложение
• Облачный
• Отслеживание пробега
• Управление подрядчиком
• Отслеживание запасов
• Разделение деловых и личных расходов

Волна

Wave — это веб-решение для бухгалтерского учета, созданное для малого бизнеса. Благодаря функции выверки банковских счетов вы можете связать свои банковские счета, счета PayPal и другие источники данных, чтобы просматривать бизнес-транзакции в режиме реального времени. Вы также можете создавать отчеты, такие как дебиторская задолженность, балансы, налоговые отчеты и кредиторская задолженность.

Преимущества:

• Доступный
• Конкурентоспособные сборы за обработку кредитных карт
• Бесплатный учет и сканирование чеков
• Нет ограничений по транзакциям или выставлению счетов
• Неограниченное количество пользователей
• Мобильное приложение

Фрешбукс

FreshBooks — это облачное программное обеспечение для учета и управления счетами для малого бизнеса. Он предлагает управление расходами, основной учет и все, что вам нужно для ведения базовой бухгалтерии.

Преимущества:

• Легко использовать
• Интегрируется с Shopify
• Простое ценообразование
• Настраиваемые счета
• Подробная поддержка самообслуживания

Знайте свои цифры, чтобы развивать свой бизнес

Начало бизнеса может быть трудоемким процессом, но если вы будете следовать этому списку, финансы вашего нового магазина будут в порядке с самого начала. От открытия правильного типа банковского счета до определения того, сколько вы будете получать за каждый продукт, все эти задачи будут способствовать успеху вашего бизнеса сейчас и по мере его роста.