8 шагов, чтобы подготовить свой онлайн-бизнес к налоговому времени

Наступил налоговый сезон, и будь то ваш первый год в бизнесе или десятый год, всегда кажется, что существует бесконечный список задач, которые нужно выполнить, чтобы подать налоговую декларацию. Если вы живете в США, это пошаговое руководство поможет вам организоваться, чтобы вы могли быстро начать и подать налоговую декларацию за 2016 год задолго до истечения срока.

Давайте начнем.

Шаг 1: Запомните эти налоговые сроки

Сроки уплаты налогов могут подкрасться к вам. Их отсутствие может привести к дорогостоящим штрафам.

Ваши налоги должны быть уплачены 17 апреля 2017 года. В зависимости от характера вашего бизнеса вам также может потребоваться представить дополнительные документы в IRS до этой даты.

Добавьте эти даты в свой календарь и не пропустите ни одного дедлайна:

2 февраля: формы 1099 и W2 с почтовым штемпелем.

Если вы заплатили независимому подрядчику или сотруднику более 600 долларов США в 2016 году, вы уже должны были предоставить ему форму 1099 или W2 соответственно не позднее 1 февраля.

16 марта: срок возврата средств партнерства

15 марта — крайний срок подачи индивидуальных и партнерских налоговых деклараций. Более ранний крайний срок дает партнерам возможность получить Таблицу K-1 до истечения срока подачи индивидуальной налоговой декларации.

17 апреля: срок подачи корпоративных налоговых деклараций

15 марта — крайний срок для подачи корпоративной налоговой декларации (формы 1120 и 1120S) или подачи заявления на продление налога.

17 апреля: срок индивидуального возврата

17 апреля — крайний срок подачи налоговых деклараций физических лиц или индивидуальных предпринимателей (формы 1040) или подачи заявления на отсрочку уплаты налогов.

Шаг 2: Приведите свои квитанции в порядок

Если вы еще этого не сделали, пришло время отказаться от бумаги. Хранение квитанций в Интернете избавит вас от горы бумаги для сортировки налогов.

Эти инструменты помогут вам организовать ваши квитанции безбумажным способом:

Эверноут (бесплатно)

Вы можете загружать и получать доступ к сканам или фотографиям квитанций, визитных карточек и важных документов с любого устройства. Используйте сканер ScanSnap Evernote Edition для загрузки документов прямо в вашу учетную запись Evernote.

ShoeBoxed (до 100 долларов в месяц)

Если у вас есть огромное количество квитанций для хранения, вы можете отправить их по почте в одном из «Волшебных конвертов» Shoeboxed, и Shoeboxed введет все данные за вас.

Expensify (от 5 долларов в месяц за каждого активного пользователя)

Платежи с подключенных банковских карт импортируются автоматически, а наличные расходы добавляются вручную. Мобильное приложение Expensify также позволяет фотографировать и хранить чеки на ходу. Квитанции автоматически сопоставляются с правильным расходом с помощью технологии SmartScan службы.

Шаг 3: обновите свою бухгалтерию

Чтобы подать налоговую декларацию, вам необходимо убедиться, что ваши книги обновлены. Четкий набор книг дает точное представление о доходах и расходах вашего бизнеса. Они также являются вашей первой линией защиты в случае аудита.

Вы можете использовать программное обеспечение для бухгалтерского учета малого бизнеса для обработки собственной бухгалтерии. В качестве альтернативы, если вы предпочитаете, чтобы профессионал сделал это за вас, рассмотрите возможность найма бухгалтера на месте или через Интернет.

Если информация в ваших книгах неверна, вы рискуете непреднамеренно подать ложное заявление в IRS.

Когда дело доходит до обновления ваших книг, выберите метод, который лучше всего подходит для вас, исходя из количества времени, которое вы должны посвятить ведению бухгалтерского учета, вашего бюджета и того, насколько уверенно вы чувствуете себя в управлении своими собственными книгами.

Шаг 4: Отправить 1099s

Если вы заплатили независимому подрядчику более 600 долларов США в течение налогового года, вы уже должны были отправить форму 1099 подрядчику до 1 февраля, и вам нужно будет представить копию в IRS до 31 марта 2017 года.

Шаг 5: Изучите требования к налогу с продаж

Законы о налоге с продаж сложны и в лучшие времена. Вы можете проконсультироваться по этому поводу со своим бухгалтером, но давайте кратко рассмотрим, как налог с продаж применяется к онлайн-бизнесу.

Требования государственных налогов продиктованы правовой концепцией, называемой «нексус». Nexus означает, что бизнес должен иметь некоторую физическую связь со штатом, чтобы собирать там налог с продаж. Если ваш бизнес развивает нексус в штате, вы должны собирать налог с продаж в этом штате.

Хотя многие предприятия будут иметь связь только со штатом, в котором они живут, есть случаи, когда ваш бизнес может развивать связь в других штатах.

Вот несколько примеров вещей, которые развивают нексус:

• Офис
• Сотрудники
• склад
• Размещение всплывающего магазина или продажа на ремесленной ярмарке
• Хранение инвентаря

По закону вы обязаны собирать налог с продаж в любом месте, где у вашего бизнеса есть взаимосвязь. Налоговое законодательство разных штатов различается, поэтому, прежде чем подавать налоговую декларацию, проконсультируйтесь со специалистом по налогам, чтобы убедиться, что вы надлежащим образом соблюдаете требования штата по налогу с продаж.

Шаг 6. Рассмотрите возможность подачи заявления на продление налога

Важно понимать, что отсрочка уплаты налогов не освобождает вас от уплаты налогов к установленному сроку.

Так зачем вообще подавать заявку на продление? Что ж, подать заявку на продление легко, и это дает вам больше времени для подачи налоговой декларации.

Чтобы подать заявку на продление налога, вам необходимо заполнить форму продления налога, которая соответствует типу вашего бизнеса (ниже), и оценить сумму налогов, которые вы должны заплатить за год. Затем отправьте заполненную форму и платеж по налогам, причитающимся с IRS, в электронном виде или по почте не позднее 15 апреля (16 марта для корпораций).

Пока вы подаете документы до крайнего срока, продление происходит автоматически. IRS свяжется с вами, только если ваше заявление будет отклонено.

Обратите внимание, что если вы не уплатите причитающиеся налоги в установленный срок, на вас могут быть наложены штрафы и проценты, даже если вы подали заявку на продление.

Чтобы подать заявку на продление налога, используйте форму, соответствующую вашему типу бизнеса:

Партнерство — 15 марта 2017 г.

Чтобы получить право на автоматическое продление на 7 месяцев, используйте форму 7004.

Корпорации — 17 апреля 2017 г.

Чтобы получить право на автоматическое продление на 6 месяцев, используйте форму 7004.

Индивидуальные предприниматели – 17 апреля 2017 г.

Чтобы получить право на автоматическое продление на 6 месяцев, используйте форму 4868.

Шаг 7: Проверьте эти налоговые вычеты

Следующие вычеты обычно доступны онлайн-продавцам.

Все эти расходы могут быть вычтены из Приложения С, Форма 1040, если не указано иное.

Обратите внимание, что если ваш бизнес новый, вам необходимо проконсультироваться со своим бухгалтером, поскольку некоторые из ваших расходов могут подпадать под «начальные» расходы.

Домашний офис

Чтобы претендовать на вычет домашнего офиса, вы должны соответствовать трем требованиям: эксклюзивность, регулярность и приоритет.

• Эксклюзивность: ваше рабочее место должно использоваться исключительно для бизнеса.
• Регулярность: ваш домашний офис должен использоваться на регулярной основе. Это не обязательно должно быть каждый день, но это должно быть последовательно.
• Приоритет: вы должны проводить большую часть времени в своем домашнем офисе и проводить там самые важные деловые операции.

Для расчета вычета из домашнего офиса вы можете использовать упрощенный или обычный метод. При использовании упрощенного метода вы получаете стандартный вычет в размере 5 долларов США за каждый квадратный фут вашего дома, который используется для бизнеса, но не более 300 квадратных футов.

При использовании обычного метода вам необходимо рассчитать фактический процент вашего дома, используемого для бизнеса, путем деления площади, используемой для бизнеса, на общую площадь вашего дома.

Если вы рассчитываете свой вычет, используя обычный метод, вам также необходимо заполнить форму 8829.

Образование

Если вы посещаете занятия или семинары, повышающие ценность вашего бизнеса и/или повышающие ваш опыт, они полностью подлежат вычету.

Стоимость телефона и Интернета

Если у вас есть телефон, который используется исключительно в служебных целях, стоимость тарифного плана полностью вычитается из стоимости коммунальных услуг. Если вы используете свой телефон как в деловых, так и в личных целях, вы можете вычесть только процент от общей стоимости счета за телефон в зависимости от того, сколько вы использовали свой мобильный телефон для бизнеса.

Например, если вы используете свой мобильный телефон на 60 % для работы и на 40 % для личных целей, вы можете вычесть 60 % связанных с этим расходов. Хранение детализированного телефонного счета — хороший способ поддержать ваше требование, если вы когда-либо подвергнетесь аудиту.

Если вы пользуетесь такими услугами, как Skype или Google Voice, вы можете вычесть их как расходы на офис.

Ваш счет за интернет также может быть вычтен как стоимость коммунальных услуг. Если вы работаете из домашнего офиса и используете одно подключение к Интернету, вам нужно будет учитывать личное использование. Рассчитайте процент использования, связанного с бизнесом, и примените его к общему количеству.

Темы веб-хостинга и интернет-магазина

Стоимость регистрации домена и хостинга электронной коммерции вычитается из прочих расходов. Вы также можете вычесть стоимость любых шаблонов интернет-магазина или пользовательских тем Shopify, которые вы покупаете для своего бизнеса, как расходы на программное обеспечение или маркетинг.

Подрядная работа

Стоимость найма независимого подрядчика может быть заявлена ​​как работа по контракту.

Стоимость доставки

Расходы на доставку товаров вашим клиентам, такие как почтовые расходы и расходы на упаковку, могут быть заявлены как прочие расходы.

Использование автомобиля

Чтобы вычесть служебное использование вашего автомобиля, вам нужно будет отслеживать пробег в командировках. Это можно сделать быстро с помощью такого инструмента, как трекер пробега Shoeboxed. По крайней мере, вы должны записывать количество пройденных миль в течение года (записывать показания одометра 1 января, а затем 31 декабря), а также вести учет встреч, поездок на почту и т. д. в своем календаре.

Другой распространенный метод — отслеживать деловые и личные пробеги в течение двух недель каждый квартал. Вы можете использовать это в конце года, чтобы рассчитать соотношение делового и личного использования.

После того, как вы установили общий пробег, разделите деловые мили на общее количество пройденных миль, чтобы определить процент использования вашего бизнеса.

Плата за онлайн-услуги

Онлайн-сервисы, используемые в коммерческих целях, такие как Shopify, Shoeboxed и любые другие приложения, которые вы используете для ведения своего бизнеса, вычитаются из расходов на ведение бизнеса.

Оборудование

Стоимость бизнес-оборудования, такого как ваш рабочий компьютер, камера и мобильный телефон (если вы им полностью владеете), может быть возмещена либо за счет амортизации, либо за счет вычета по разделу 179. В некоторых случаях бухгалтер может даже посоветовать вам вычесть стоимость оборудования для бизнеса в качестве стандартных коммерческих расходов.

Настоятельно рекомендуется, чтобы вы работали с бухгалтером, чтобы правильно вычесть затраты на оборудование. Все эти подходы к вычету затрат на оборудование могут обеспечить различные финансовые преимущества для вашего бизнеса. Например, может быть выгоднее вычесть затраты на оборудование за один раз (используя вычет по разделу 179 или в качестве стандартных коммерческих расходов) или амортизировать стоимость в течение нескольких лет.

Более того, разные объекты амортизируются с использованием разных методов амортизации, и правильно настроить график амортизации может быть чрезвычайно сложно.

Лучший способ правильно вычесть стоимость бизнес-оборудования — вести учет всех покупок бизнес-оборудования и попросить вашего бухгалтера посоветовать вам, как вычесть их в налоговой декларации.

Профессиональные услуги

Юридические и профессиональные сборы, которые необходимы и непосредственно связаны с ведением вашего бизнеса, например, сборы, взимаемые бухгалтерами и бухгалтерами, могут быть заявлены как профессиональные услуги.

Шаг 8: Найдите подходящего бухгалтера и задайте эти вопросы

При поиске бухгалтера, который поможет подать ваши налоги, примите во внимание, насколько хорошо они понимают вашу отрасль, конкретные потребности вашего бизнеса и выставляют ли они счет на почасовую оплату или взимают фиксированную плату.

После того, как вы наняли бухгалтера, задайте ему следующие вопросы, чтобы узнать, есть ли другие способы уменьшить ваш налоговый счет:

1. Существуют ли какие-либо местные налоговые льготы? (это важный момент, который предприниматели часто упускают из виду)
2. Есть ли у моего бизнеса связь с другими штатами? Правильно ли я рассчитался с налогом с продаж?
3. Есть ли преимущества в изменении структуры моего бизнеса?

к вам

Налоги, вероятно, не являются вашей любимой частью владения бизнесом, но при некотором планировании и организации вы можете максимизировать свои отчисления и снять стресс во время налогового сезона.

Если у вас есть какие-либо вопросы о подготовке вашего онлайн-бизнеса к уплате налогов, сообщите нам об этом в комментариях ниже, и мы сделаем все возможное, чтобы помочь вам!

Об авторе: Этот пост подготовлен Bench, онлайн-сервисом бухгалтерского учета, который объединяет вас с профессиональным бухгалтером и использует простое и элегантное программное обеспечение для ведения бухгалтерского учета за вас.