3 типа бизнес-приложений, которые нужны вашей команде

Нет недостатка в специализированных приложениях, которые утверждают, что повышают эффективность и производительность вашей команды. Но какие стоят, а какие раздуты? Когда стоит выбрать специализированное бизнес-приложение?

В конце концов, важно тщательно взвесить все за и против внедрения нового приложения. Это требует затрат ресурсов, как денег, так и времени. Обязательно наступит период адаптации, когда команда отказывается от одного конкретного приложения и изучает новое.

Или, конечно, разные команды имеют разные потребности. Не существует такого понятия, как «подходящее приложение для всех». Тем не менее, большинству команд будет полезно выбрать специализированное приложение, в частности, для трех целей.

Сегодня мы поделимся своими мыслями о трех категориях приложений, которые принесут пользу большинству команд, преимуществах выбора специализированного решения и предложениях о том, как выбрать правильный вариант, в частности, для вашей команды.

Управление задачами и планирование

Получение максимальной производительности от команды является ключевой задачей для современных менеджеров.

Когда конкуренция жесткая, вы неизбежно хотите получить максимально возможный уровень производительности. Часто это означает работать умнее, а не усерднее. Не выталкивайте людей за пределы их возможностей. Вместо этого найдите более эффективные способы работы, дающие лучшие результаты.

Одним из способов повышения производительности команды является использование специального приложения для управления задачами и планирования. Они предлагают несколько преимуществ по сравнению с другими способами работы, такими как отправка списков задач по электронной почте туда и обратно. Такие варианты, как Trello и Asana , стали очень популярными.

Итак, каковы некоторые из ключевых соображений при выборе приложения для управления задачами для вашей команды?

• Интерфейс. Если приложение для управления задачами запутано или загромождено, это может скорее навредить продуктивности, чем помочь ей . Прежде чем остановиться на приложении, убедитесь, что интерфейс интуитивно понятен и удобен для каждого члена команды, особенно для тех, кто менее грамотен в технологиях, чем другие.
• Мобильный. Многим командам нравится быть на связи даже на ходу. Если ваша команда работает таким образом, важно выбрать приложение для управления задачами с надежной мобильной версией. Убедитесь, что мобильная и настольная версии синхронизируются без проблем, а мобильное приложение работает так же полно, как и настольная копия.
• Поддержка и надежность. Вы неизбежно столкнетесь с некоторыми трудностями и проблемами при развертывании нового приложения в своей команде. В таких случаях вы хотите обеспечить надлежащую поддержку клиентов . Необходимость ждать технической помощи может серьезно снизить производительность вашей команды.

Управление проектами и задачами с помощью приложения может обеспечить бесперебойную работу, повысить прозрачность и снизить потребность в совещаниях и отчетах, поскольку члены команды могут отслеживать прогресс в режиме реального времени. Выберите правильный вариант, соответствующий потребностям вашей команды, а не просто пользуйтесь популярным вариантом.

Внутренние коммуникации

Прошли те времена, когда команды общались с помощью бесконечно запутанных цепочек электронной почты или, что еще хуже, по факсу!

Вместо этого современные рабочие группы перенимают такие тенденции , как использование безопасных служб обмена мгновенными сообщениями для внутренней связи.

Итак, каковы преимущества перехода на этот тип общения и почему вы должны рассмотреть его для своей команды?

• Фокус. Гораздо лучше использовать специальную среду приложения для обмена сообщениями, связанными с работой. Когда люди используют специализированное приложение для обмена мгновенными сообщениями для бизнеса , это гарантирует, что они находятся в рабочем состоянии. Позволить людям общаться с помощью текстовых сообщений или службы обмена сообщениями, которую они используют для своей социальной жизни, — это рецепт отвлечения внимания и снижения производительности.
• Безопасность. Способы связи, такие как электронная почта, уязвимы для взлома и других нарушений безопасности . При работе с конфиденциальной внутренней информацией компании вы не можете себе позволить такой риск. Гораздо лучше инвестировать в зашифрованные средства связи, чтобы защитить ваши ценные и конфиденциальные данные от неправильных людей.
• Удаленные команды. Если вы являетесь частью удаленной рабочей группы, специализированные коммуникационные приложения могут стать вашим лучшим другом. Они помогают поддерживать связь между людьми, находящимися в разных часовых поясах, и имеют настройки уведомлений, чтобы гарантировать, что людей не будут беспокоить в нерабочее время . Это гораздо более удобно для работников, чем стандартное решение, такое как обмен SMS-сообщениями.

Всегда поразительно, когда серьезные рабочие группы используют стандартное коммуникационное решение, не соответствующее потребностям их бизнеса. Существует так много лучших методов внутренней коммуникации , что нет оправдания их не использовать.

Облачная совместная работа

Вы когда-нибудь испытывали боль от поврежденного жесткого диска, удаляющего важный файл? Или чувствовали разочарование, пересылая по электронной почте черновик документа между соавторами, что приводило к проблемам с контролем версий ?

Облачная работа — один из лучших способов избавиться от этих проблем. Использование онлайн-решения, такого как G Suite, позволяет командам безопасно сотрудничать в облаке.

Итак, каковы преимущества такого способа работы ?

• Прозрачность. Работая в облаке онлайн, легко увидеть, кто над чем работает, и какие изменения они вносят. Это экономит много времени и неэффективно по сравнению с отправкой обновлений по электронной почте туда и обратно.
• Безопасность. Если чей-то жесткий диск сдохнет или он потеряет свой мобильный телефон, его работа не будет потеряна. Поскольку он хранится удаленно в облаке, отсутствует риск потери важного файла из-за сбоя или потери оборудования.
• Интеграция. В идеале лучшие приложения для групп специалистов не должны существовать изолированно, а должны быть частью интегрированного процесса . Лучшие решения для облачной работы интегрируются с другими приложениями, такими как управление задачами или связью, чтобы обеспечить максимально эффективную работу.

Время и энергия, которые люди вкладывают в рабочие проекты, слишком ценны, чтобы рисковать их потерей из-за аппаратного сбоя. Почему бы не повысить свою безопасность, а также производительность вашей команды, перейдя на облачный способ работы?

Выбор правильных приложений для вашей команды

Теперь, когда вы знаете три категории специализированных бизнес-приложений , которые принесут пользу большинству команд, давайте закончим с некоторыми заключительными мыслями о том, как выбрать правильные приложения для ваших нужд.

Если вы выбираете ряд приложений, вы хотите убедиться, что они совместимы с устройствами вашей команды. Также важно проверить наличие достаточного количества поддержки и технической документации, чтобы ваша команда могла научиться максимально эффективно использовать новые приложения.

Вы также хотите убедиться, что приложения предназначены для команды вашего размера. Наконец, вы хотите получить поддержку от команды, прежде чем совершить переход.

При переходе на специализированное бизнес-решение, вероятно, возникнут некоторые трудности. Однако при правильном внедрении преимущества значительно перевешивают недостатки, и продуктивность вашей команды будет значительно повышена благодаря правильным инструментам.

Биография автора: Никола Балдиков — энтузиаст цифрового маркетинга и технологий, специализирующийся на помощи компаниям в достижении успеха в этих областях. Помимо своей страсти к цифровому маркетингу, он страстный поклонник футбола и танцев. Следите за ним в Twitter и Facebook.