8 основных отчетов о проектах

Отчетность — это то, чем занимается руководитель проекта. Независимо от того, являетесь ли вы подмастерьем или учеником в этой области, вы составили отчет о проекте либо вручную, либо с помощью инструментов отчетности. Однако вы можете не знать, что существует несколько различных типов отчетов, или как конкретно адресовать эти отчеты определенной аудитории.

Что такое отчет о проекте?

Отчет по проекту — это просто документ, в котором содержится подробная информация об общем состоянии проекта или конкретных аспектах его хода или производительности. Независимо от типа отчета, он состоит из данных проекта, основанных на экономических, технических, финансовых, управленческих или производственных аспектах.

Преимущества отчета о проекте

Это важные инструменты коммуникации с заинтересованными сторонами, чтобы держать их в курсе проекта и его прогресса. Но они также полезны для менеджеров проектов и помогают им распределять ресурсы и другие средства управления проектом до успешного завершения. В большинстве отчетов о проектах фактические усилия сравниваются с запланированными, чтобы поддерживать проект в соответствии с финансовыми показателями и графиком.

Отчеты по проектам не только помогают менеджерам и заинтересованным сторонам следить за прогрессом, они могут прогнозировать угрозы и, таким образом, работать над разработкой ответных мер, чтобы их избежать. Они помогают контролировать расходы и укладываться в бюджет, отслеживать эффективность работы команды и улучшать обзор проекта, чтобы лучше понимать, как им управлять.

Из-за их уровня детализации создание отчета по проекту требует времени. Программное обеспечение для управления проектами, такое как ProjectManager, может ускорить процесс создания отчетов. Создавайте отчеты о состоянии, отчеты о ресурсах, отчеты об отклонениях и многое другое всего за несколько кликов. Или просто посмотрите на нашу информационную панель в режиме реального времени, чтобы увидеть состояние вашего текущего проекта. Начните работу с ProjectManager бесплатно уже сегодня.

Общие типы отчетов о проектах

Вот краткое описание восьми наиболее распространенных типов отчетов по проекту, которые, тем не менее, имеют решающее значение для успешного выполнения проекта.

1. Отчеты о состоянии

— Могу я получить отчет о состоянии через час? Менеджеры проектов часто слышат такие вопросы. Может быть, это от спонсора проекта, или от вашего менеджера проектного офиса, или от коллеги. Это наиболее распространенный тип отчета по проекту, над которым вы, вероятно, работаете чаще всего.

Вы можете создавать отчеты о состоянии еженедельно или ежемесячно — и недавно в одном проекте я закончил создавать ежедневные отчеты о состоянии на этапе реализации. Частота зависит от того, где вы находитесь в проекте и сколько вам есть что сказать. Нет особого смысла ежедневно отчитываться, если все ваши задачи занимают больше недели, так как у вас не будет никакого прогресса, о котором можно было бы сообщать изо дня в день.

Поскольку вы потратите значительное количество времени на создание отчетов о состоянии, стоит подумать о том, как ускорить их написание. А еще лучше автоматизировать как можно больше отчетов по проектам.

Создайте стандартный шаблон отчета о состоянии или используйте тот, который поставляется с вашим программным обеспечением для управления проектами, и используйте данные в своем инструменте планирования для заполнения хода выполнения проекта. Даже если впоследствии вам придется внести изменения, заполнение некоторых полей за вас все равно сэкономит вам много времени.

Сделайте отчет о состоянии всего за несколько кликов

Чтобы узнать больше об инструментах отчетности по проектам и о том, как они могут помочь вам и вашей ежедневной рабочей нагрузке, посмотрите короткое видео ниже. В нем показано, как создавать отчеты о состоянии всего за несколько кликов с помощью ProjectManager.com. Благодаря простому в использовании программному обеспечению для составления отчетов вы можете уверенно отслеживать проекты, предлагать более эффективные презентации и добиваться лучших результатов.

2. Отчет о проделанной работе

Одним из наиболее важных отчетов по проекту, который вы создаете в ходе выполнения проекта, является отчет о ходе выполнения. Это отчет, который обновляет информацию о вашем проекте, особенно если он соответствует базовому плану, установленному графиком и бюджетом. Это еще один способ проинформировать ваших заинтересованных лиц о том, где находится проект в данный момент.

Вы хотите быть конкретными, когда делаете отчет о проделанной работе. Запишите данные, а затем напишите краткое введение, включающее название проекта, контактную информацию, краткую информацию о статусе проекта и общую информацию о графике, стоимости и ожидаемом завершении проекта.

Отчеты о проделанной работе можно создавать с помощью программного обеспечения для управления проектами, но есть и шаблоны, которые могут оказаться полезными. В ProjectManager есть бесплатный шаблон отчета о ходе выполнения для Word, в котором есть все необходимое для составления подробного отчета о ходе выполнения, включая сводный раздел, в котором рассматриваются состояние проекта, расписание, стоимость и риски. Вы можете сразу увидеть, пришли ли вы вовремя или задерживаетесь и почему. Также есть раздел, в котором подробно рассматривается статус каждой задачи.

3. Отчеты о рисках

Многие продакт-менеджеры отчитываются о рисках не реже одного раза в месяц, и отчет обычно является результатом совещания по анализу рисков. Конечно, вы можете обновить свой реестр рисков в любое время, и вы должны поощрять всех членов вашей проектной группы вносить риски в журнал всякий раз, когда они чувствуют, что что-то нужно записать.

Отчет о рисках должен включать краткую информацию о профиле рисков проекта, но то, как вы это представите, зависит от вас. Хорошим подходом было бы включение деталей только для тех рисков, которые потенциально могут создать наибольшее количество проблем для вашего проекта. Затем включите заявление о рисках более низкого уровня, возможно, резюмируя, как вы управляете всеми этими рисками.

Связанный: Бесплатные шаблоны отчетов о проектах

Вам также понадобится возможность составить отчет обо всех ваших рисках, независимо от того, насколько они значительны. Вероятно, проще всего это сделать путем автоматической загрузки из программного обеспечения для управления проектами или, если вы ведете журнал рисков в другом формате, например в виде электронной таблицы, выпустив полную копию этого документа.

4. Правление/исполнительные отчеты

Отчеты по проектам должны быть адаптированы для людей, которые будут их читать. Таким образом, отчет, который вы создаете для совета проекта, будет иметь другой уровень детализации по сравнению с еженедельным обновлением статуса, которое отправляется вашей проектной команде и ключевым заинтересованным сторонам бизнеса.

Для отчетов совета проекта думайте о высоком уровне. Они захотят прочитать о вещах, которые важны для них, например о проблемах, которые они могут помочь решить, краткое изложение состояния бюджета и о том, находитесь ли вы на пути к достижению ключевых вех.

Убедитесь, что ваш отчет совета директоров представлен в удобном для чтения формате. Например, если ваши руководители всегда в разъездах и используют свои смартфоны для проверки электронной почты, не создавайте свой отчет в виде сложной электронной таблицы, которая не будет отображаться правильно, и не включайте в нее множество больших графиков, на изучение которых уйдет много времени. скачать. PDF-файл будет отображаться на разных устройствах, если вы отправляете статический отчет по электронной почте. Или вы можете предоставить лицензии членам правления или высшему руководству, чтобы они могли просматривать отчеты панели мониторинга в режиме реального времени на ходу. В ProjectManager есть интерактивные информационные панели, на которых всегда актуальная информация.

5. Отчет об анализе затрат и результатов

При принятии решения о жизнеспособности проекта одним из отчетов, который вам нужно будет запустить, является отчет об анализе затрат и выгод. Это способ сравнить, сколько преимуществ или возможностей проект предлагает вашей организации по сравнению с инвестициями. Это ключевой шаг в принятии решения о том, имеет ли проект смысл с точки зрения бизнеса.

Это важный процесс, позволяющий определить, имеет ли ценность изучаемая вами инициатива. Это позволит вашей компании лучше использовать свои ресурсы, если она продолжит работу над проектом, а также предоставит документы, поддерживающие продвижение проекта. Вы можете использовать анализ затрат, чтобы отслеживать свои расходы и расходы, чтобы убедиться, что средства распределяются надлежащим образом.

Анализ затрат и выгод показывает, сколько вы ожидаете заплатить за проект, и сравнивает это с выгодами или возможностями, которые вы получите после завершения проекта. Используя бесплатный шаблон анализа затрат и выгод для Excel от ProjectManager, вы собираете свои количественные затраты, типы затрат и сравниваете их с количественными выгодами и типами выгод. Этот анализ затрат и выгод поможет вам принять решение о том, стоит ли продвигать проект или нет.

6. Отчеты о ресурсах

Как узнать, кто что делает, когда? Вы можете просмотреть весь план проекта и вручную определить распределение ресурсов. Это заняло бы много времени, а также было бы умопомрачительно скучным. Или вы можете использовать свое программное обеспечение для планирования управления проектами, чтобы все это работало за вас. Большинство программных инструментов, независимо от того, являются ли они автономными программами для построения диаграмм Ганта или полнофункциональными инструментами для проектов со встроенными табелями учета рабочего времени, позволяют создавать отчеты о ресурсах.

Отчет о ресурсах покажет вам разбивку того, какой член команды проекта назначен для какой задачи в какой день. Их также можно использовать для выявления проблем с чрезмерным распределением, когда член команды назначен более чем на одну задачу. Очевидно, что они не могут работать над двумя вещами одновременно, поэтому, если вы не возьметесь за эти проблемы, вы обнаружите, что план вашего проекта отстает от графика. Используйте отчет о ресурсах, чтобы убедиться, что у вас нет конфликтов для отдельных лиц, и при необходимости перепланируйте эти задачи.

В целом, отчеты о ресурсах являются одним из наиболее полезных типов отчетов по проектам, которые должен иметь руководитель проекта, хотя поначалу их может быть немного сложно интерпретировать. Действительно стоит потратить время на то, чтобы узнать, как читать отчеты, чтобы вы могли вносить необходимые изменения в расписание вашего проекта.

7. Отчеты об отклонениях

Как узнать, действительно ли проект идет по плану? В этом прелесть отчета об отклонениях: он сравнивает запланированный результат с фактическим, предоставляя вам метрику для измерения того, идете ли вы по графику, опережаете график или отстаете. Отчет об отклонениях соберет и систематизирует данные о том, что вы сравниваете, будь то бюджет, график или объем измеряемой переменной проекта. Отчет об отклонениях дает вам инструмент для анализа многих отклонений или измеримых изменений по сравнению с базовым уровнем.

Существует несколько отчетов об отклонениях, таких как отклонение по стоимости, отклонение при завершении (профицит или дефицит бюджета), запланированное отклонение и другие. В основном отчеты об отклонениях используются в бюджетном анализе, отчетах о тенденциях и анализе расходов.

Отчет об отклонениях — отличный инструмент для менеджера проекта, которому требуется объективное представление о ходе проекта, чтобы принимать обоснованные решения о распределении ресурсов. Но не только менеджеры проектов получают выгоду от отчетности. Заинтересованные стороны заинтересованы в отчетах высокого уровня, а отчеты об отклонениях дают им положительную или отрицательную оценку прогресса проекта и его соответствия графику и бюджету.

8. Отчет об анализе пробелов

Независимо от того, управляете ли вы проектом или находитесь в процессе вывода вашего бизнеса на новый уровень, вам нужен отчет, который покажет вам, как добраться из точки А в точку Б. Это называется отчетом об анализе пробелов. Это позволяет вам увидеть, оправдываете ли вы ожидания и эффективно ли используете ресурсы.

Отчет об анализе пробелов измеряет текущее состояние проекта или бизнеса с точки зрения времени, денег и труда, а затем сравнивает его с целевым состоянием, которого он планирует достичь. Затем, определив и проанализировав разрыв между этими двумя точками, можно разработать план действий для организации задачи, необходимой для достижения этой цели.

В ProjectManager есть бесплатный шаблон анализа пробелов для Excel. В нем есть место для вашего текущего состояния элемента и вашего будущего состояния элемента. Затем вы можете отметить процент разрыва, который вы должны закрыть, чтобы достичь своей цели, и перечислить действия, необходимые для ее достижения. Определите, кто возглавит эту инициативу, и даже зафиксируйте статус действия.

Автоматизированные отчеты по проектам с помощью ProjectManager

ProjectManager может создавать несколько типов отчетов по проекту одним щелчком мыши. Наше отмеченное наградами программное обеспечение для управления проектами позволяет менеджерам создавать отчеты о состоянии, отчеты о задачах, отчеты о доступности, отчеты об отклонениях и многое другое. Их легко опубликовать в Интернете или распечатать в формате PDF для следующей встречи с заинтересованными сторонами. Мы даем руководителям проектов все необходимое для отслеживания и отчетности по своим проектам в одном облачном программном обеспечении.

Правильное программное обеспечение поможет вам как руководителю проекта. Мы разработали отчеты по проектам и функции инструментальной панели ProjectManager, чтобы помочь руководителям проектов упростить эту фундаментальную задачу. Шаблоны отчетов нашего программного обеспечения обеспечат необходимый старт для мониторинга ваших проектов. Если вам нужны ресурсы для их просмотра, нет проблем — вы можете предоставить членам команды прямой доступ, экономя время, регулярно выдавая их нужным людям. Начните бесплатную 30-дневную пробную версию прямо сейчас и начните сообщать эффективнее.