15 проблем управления проектами и способы их преодоления

Управление проектами — это решение проблем до того, как они возникнут. Вот почему вы составляете план, планируете задачи и контролируете работу, чтобы не сбиться с пути. Но даже самое лучшее планирование не поможет избежать проблем на протяжении всего проекта. Давайте рассмотрим 15 проблем управления проектами и способы их решения.

15 проблем управления проектами, к которым вы должны быть готовы

Вот наиболее распространенные проблемы, с которыми руководители проектов сталкиваются в своей повседневной жизни. Каждая задача сопровождается советами о том, как преодолеть препятствия и вывести свою карьеру в области управления проектами на новый уровень.

1. Уравновешивание ограничений проекта

Есть три ограничения, которые составляют треугольник управления проектом: объем, время и стоимость. Если вы сможете сбалансировать эти три ограничения, вы получите качественный проект. Для этого требуется программное обеспечение для управления проектами, которое может отслеживать ваш прогресс и производительность.

ProjectManager — это отмеченное наградами программное обеспечение для управления проектами, которое имеет информационные панели в режиме реального времени, которые дают менеджерам общее представление о своих проектах с помощью удобных для чтения графиков и диаграмм, которые отслеживают такие показатели проекта, как время, стоимость и многое другое. В отличие от облегченного программного обеспечения для управления проектами, пользователям не нужно настраивать нашу живую информационную панель. Просто переключитесь. Он готов, когда вы готовы.

2. Избегайте расползания области действия

Расширение масштаба — это когда требования или функции увеличиваются в течение жизненного цикла проекта. Это постепенное расширение масштабов проекта за пределы первоначального соглашения, очевидно, негативно повлияет на бюджет и график, поэтому всегда нужно помнить об этом и, если есть изменения, управлять ими, чтобы избежать как можно большего негативного воздействия.

3. Управление ожиданиями заинтересованных сторон

Заинтересованные стороны имеют личную заинтересованность в проекте и поэтому собираются включиться в проект. Это может быть одной из самых сложных проблем управления проектом, поскольку участие заинтересованных сторон может замедлить работу. Управлять ожиданиями заинтересованных сторон можно, выяснив, кто ваши заинтересованные стороны, что им нужно знать и когда им нужно это знать. Таким образом, вы можете предоставить им эту информацию, чтобы они не прерывали работу, а также подготовить их к задержкам или другим вещам, которые могут повлиять на проект.

4. Точная оценка затрат для составления бюджета проекта

Проекты стоят денег. Точная оценка этих затрат часто может повлиять на размер прибыли. Чтобы создать точный бюджет для проекта, вы должны посмотреть на свои материальные и трудовые затраты, накладные расходы и любые другие расходы, связанные с проектом. Это также помогает просмотреть исторические данные по аналогичным проектам и поговорить с экспертами, чтобы узнать их мнение о реальных затратах на проект.

5. Собираем правильную команду

Команда проекта несет ответственность за выполнение проекта. Вам необходимо собрать команду, обладающую навыками и опытом для выполнения поставленной задачи. Каждый участник важен, как и выяснение организационной структуры команды. Там менеджеру проекта необходимо установить правила и процедуры, определить ожидания, наладить связь и многое другое.

6. Выбор подходящего программного обеспечения для управления проектами

Возможно, вы сможете запустить проект с помощью нашего программного обеспечения для управления проектами, но это не рекомендуется. Программное обеспечение для управления проектами поможет вам более эффективно выполнять проект и эффективно контролировать свою работу, чтобы не сбиться с пути. Есть много вариантов, поэтому важно знать, какие функции вам нужны, чтобы выбрать правильный вариант.

7. Выявление рисков проекта

Проекты — это рискованное предприятие. Риск — это неожиданное событие, которое может повлиять на ваш проект, как в лучшую, так и в плохую сторону. Руководители проектов пытаются определить риски до начала проекта, чтобы иметь готовые планы по их снижению. Также важно расставлять приоритеты и отслеживать проблемы в проекте, чтобы убедиться, что они решены.

8. Оценка продолжительности проектов

Проект по определению — это то, что имеет начало и конец, что приводит к результату. Способность оценить, сколько времени потребуется для завершения проекта, — это первый шаг к созданию графика проекта. Каждая задача будет иметь дату начала и дату окончания, которая составляет продолжительность. Оценка продолжительности ваших проектов является одной из наиболее важных задач управления проектами для вас как менеджера проекта. Но, к счастью, есть различные методы оценки времени, которые вы можете использовать, такие как метод критического пути, метод обзора оценки программы (PERT), структуры разбивки работ и многое другое.

9. Планирование работы вашей команды

График проекта — это только начало. Теперь вы должны скоординировать свои ресурсы с этим графиком, включая человеческие ресурсы, которые являются членами вашей команды. Им должны быть назначены конкретные задачи, за выполнение которых они несут ответственность.

10. Отслеживание прогресса проекта

Чтобы убедиться, что вы соблюдаете график, необходимо отслеживать прогресс. Программное обеспечение для управления проектами может дать вам общее представление о вашем прогрессе с помощью информационных панелей, которые отслеживают различные ключевые показатели эффективности (KPI), а отчеты могут предоставить вам больше данных, чтобы лучше понять, соответствует ли ваш фактический прогресс запланированному прогрессу.

11. Развенчание мифов о менеджерах проектов

Менеджеры проектов часто мешают проекту, а не помогают. Трудно бороться с впечатлением бумажников, администраторов-хулиганов, людей, которые добавляют ненужную дополнительную работу к проекту.

12. Отслеживание изменений проекта

Изменения — еще одна проблема управления проектами. Изменения могут исходить от заинтересованных сторон, запрашивающих новые функции, до проблем с вашей цепочкой поставок. Откуда бы ни исходило изменение, руководители проектов должны иметь план управления этими изменениями, чтобы свести к минимуму их влияние на проект. Это называется планом управления изменениями.

13. Следите за тенденциями управления проектами

Конечно, это верно для любой отрасли, но поскольку менеджеры проектов затрагивают так много областей в своей повседневной работе, важно быть в курсе не только актуальных тенденций управления проектами, но также новостей, политик и проблем последствия для поставщиков и заинтересованных сторон.

14. Потеря ресурсов проекта

Планы проекта изменятся, в том числе и члены команды. Убедитесь, что у вас есть план на случай непредвиденных обстоятельств, если ресурсы вашего проекта станут недоступны.

15. Постоянная твердость

В конце концов, вы являетесь сторонником проекта, а также сторонником своей команды. Вы должны быть готовы дать отпор влиянию на объем проекта с ключевыми руководителями в вашей организации, а также смягчить сопротивление со стороны вашей собственной команды. Управление проектами — это не что иное, как отличное лидерство.

Видео: вызовы руководителя проекта

В этом видео Дженнифер Бриджес, PMP, рассказывает о нескольких самых серьезных проблемах, с которыми сталкиваются руководители проектов на работе.

Если вы ищете инструмент, который может помочь вам в решении задач управления проектами, подпишитесь на наше программное обеспечение в ProjectManager.