6 бесплатных шаблонов отчетов о проекте (включая еженедельный отчет о состоянии)

На протяжении всего жизненного цикла проекта вы должны предоставлять широкий спектр информации. Эта информация будет собрана в различные отчеты и передана менеджерам, инвесторам, клиентам и другим заинтересованным сторонам. Оттуда отчеты можно использовать для принятия проектных решений и корректировок.

Использование шаблонов отчетов по проектам, таких как шаблон еженедельного отчета о состоянии, обеспечивает быстрое и эффективное создание этих отчетов.

Зачем создавать отчеты по проектам?

Независимо от того, насколько тщательно планируется проект, неожиданное обязательно произойдет. Отчеты о проектах документируют эти изменения, будь то хорошие или плохие, и информируют о будущих стратегиях. Без регулярного заполнения отчетов по проекту ценная информация и идеи упускаются.

Отчеты о состоянии являются примером того, как отчетность напрямую влияет на проект как в краткосрочной, так и в долгосрочной перспективе. В этих еженедельных отчетах содержится много подробностей о проекте, а использование шаблона еженедельного отчета о состоянии может уберечь вас от пробелов в информации. Шаблоны отчетов по проекту также обеспечивают согласованность и организованность этих отчетов на протяжении всего жизненного цикла проекта. Неорганизованная или «беспорядочная» отчетность по проекту является серьезной ловушкой.

Использование шаблона отчета по проекту гарантирует, что вы получите максимальную отдачу от данных и правильно представите их заинтересованным сторонам.

Бесплатные шаблоны отчетов о проектах

Независимо от отчета по проекту документ должен передавать информацию кратко, но это не значит, что данные должны страдать. Задача состоит в том, чтобы предоставить информацию наиболее эффективным способом. Шаблон отчета по проекту обеспечивает баланс между чрезмерной детализацией и чрезмерно упрощенными отчетами, которые бесполезны для заинтересованных сторон.

Шаблоны отчетов по проектам упрощают отчетность и делают данные более понятными. Каждый из следующих бесплатных шаблонов отчетов по проекту предназначен для определенной цели и фокусируется на различной информации.

1. Шаблон еженедельного отчета о состоянии

Еженедельный отчет о статусе проекта делает именно то, что можно было бы подумать — документирует конкретную информацию во время проекта. Эти отчеты должны создаваться на протяжении всего жизненного цикла проекта, чтобы проиллюстрировать изменения, будь то успехи или неудачи. Еженедельный отчет о состоянии — это первый шаг к пониманию того, идет ли проект гладко.

Наш шаблон еженедельного отчета о состоянии охватывает все основы и эффективно представляет информацию. Этот шаблон включает основные детали, такие как резюме, основные этапы проекта, проблемы, риски, а также прошлые и будущие прогнозы.

Этот шаблон отчета о состоянии также обеспечивает наиболее логичное представление информации. В исполнительном резюме определяется проект и обсуждаются цели и прогнозы. Нет смысла представлять потенциальные риски и изменения заинтересованным сторонам до того, как они ухватятся за краткий обзор.

2. Шаблон информационной панели проекта

Информационная панель проекта является одним из наиболее широко используемых инструментов управления проектами. Наш шаблон информационной панели — это визуальный инструмент для просмотра текущего состояния проекта, работоспособности, календаря и многого другого. Это отличное дополнение к нашему шаблону еженедельного отчета о состоянии.

Панели мониторинга проекта также могут отрицательно сказаться на производительности, если они слишком сложны и трудны для навигации. Мы, естественно, считаем, что лучше всего размещать всю информацию на информационной панели. На самом деле, это билет в один конец на непригодную для использования приборную панель.

Панель инструментов должна включать задачи, продолжительность задач, затраты и рабочую нагрузку, но она не обязательно должна отображать их в деталях. Используйте этот бесплатный шаблон панели мониторинга проекта, чтобы сделать его простым и не нуждаться в перенасыщенной панели инструментов.

3. Шаблон хода выполнения проекта

Шаблон хода выполнения проекта помогает руководителям проектов сравнивать фактический ход выполнения с прогнозами и оценками, включенными в план проекта. Отчет о ходе выполнения — это важный инструмент управления проектом, который работает как для отслеживания, так и для составления отчетов.

4. Шаблон реестра рисков

По мере продолжения проекта обязательно возникнут новые риски. Невозможно предусмотреть каждый потенциальный риск на этапе планирования проекта, поэтому необходимо сообщать о новых проблемах по мере их появления. Таким образом, проблемы выявляются до того, как они возникнут, и вы лучше понимаете, на что обращать внимание в будущих проектах.

Реестр рисков должен включать каждый потенциальный риск и его влияние. Также следует классифицировать риск и описать, какие шаги были предприняты, чтобы его избежать.

Хотя многие из этих рисков никогда не станут реальностью, очень важно их документировать и планировать. Проекты без реестров рисков ходят по канату без страховки. Они также не информируют о будущих проектах. Ведение текущего списка с помощью этого шаблона реестра рисков превращает риски в ориентиры на будущее.

5. Изменить шаблон журнала

Журнал изменений аналогичен реестру рисков. Однако в реестре рисков это потенциальные риски. В журнале изменений это фактические изменения, которые произошли. В шаблоне журнала изменений перечислены основные изменения в проекте, какие действия были предприняты для их устранения, когда проблема была решена, и другие подробности.

Почему бы не добавить эту информацию в еженедельный отчет о состоянии? Потому что это специфические, необычные обстоятельства на протяжении всей жизни проекта, которые должны быть в одном месте.

Шаблон журнала изменений упорядочивает информацию об изменениях и о том, какие шаги были предприняты для их устранения, в один хронологический список. Помните, что шаблон отчета по проекту должен служить отправной точкой для менеджеров проектов, испытывающих изменения в будущих проектах. Организованный журнал изменений показывает, какие ответы работали в прошлом, а какие нет.

6. Шаблон закрытия проекта

В конце проекта пришло время подвести итоги и получить одобрение заинтересованных сторон с помощью шаблона закрытия проекта. Этот отчет — последний спринт в марафоне по управлению успешным проектом. Без этого последнего толчка вся тяжелая работа до этого момента теряет ценность.

Отчет о закрытии проекта включает документацию обо всем, что необходимо для завершения проекта, а также о любых незавершенных элементах. В этом отчете должны быть обобщены цели, критерии завершения, успехи, неудачи и извлеченные уроки. Он также должен содержать информацию о затраченном времени, бюджете, объеме и графике.

В отчете о закрытии проекта иногда запрашивается абстрактная информация. Перечисление всех основных выводов из проекта кажется сложной задачей, но этот бесплатный шаблон закрытия проекта позволяет сделать это так же просто, как следовать контрольному списку.

Ценность идеального отчета

Слишком часто проекты управляются без учета успехов и неудач прошлых проектов. Лучшие проекты опираются на прошлые отчеты и создают отчеты с учетом будущего. Использование шаблонов отчетов по проектам означает, что каждый созданный отчет является частью более крупного справочника на будущее.

Независимо от того, составляете ли вы отчеты по гибким проектам, программам, продуктам или управляете проектами любого другого типа, существует шаблон, который поможет вам в создании отчетов и конечных результатов. Это может означать упрощение рабочего процесса и улучшение результатов.

Усовершенствуйте отчетность по проектам с помощью ProjectManager

Использование шаблонов проектов — отличный первый шаг в процессе отчетности по проектам, но шаблоны могут только помочь вам.

К счастью, вы можете расширить возможности отчетов по проектам, используя их в сочетании с программным обеспечением для управления проектами. Программное обеспечение для онлайн-управления проектами, такое как ProjectManager, позволяет создавать и публиковать автоматические отчеты с самыми последними данными. Воспользуйтесь бесплатной пробной версией ProjectManager и узнайте, насколько мы можем улучшить вашу отчетность по проектам.

ProjectManager — это облачное программное обеспечение, которое позволяет вам управлять проектами и создавать отчеты из любого места. Импортируйте свой проект за считанные минуты и легко создавайте отчеты. На информационной панели ProjectManager отображается простой для навигации обзор вашего проекта, а наши инструменты отчетности дают вам возможность сообщать информацию одним нажатием кнопки. Убедитесь сами, воспользовавшись 30-дневной бесплатной пробной версией сегодня.