5 убийц производительности для команд электронной почты: запись вебинара + вопросы и ответы

Когда продуктивность высока, ваша команда синхронизирована и вы с легкостью соблюдаете сроки, запуск кампании может быть - смею сказать? - развлечением. Но такая хорошо смазанная машина - редкость.

Почему большинство почтовых команд работают менее продуктивно, чем им хотелось бы? Мы объединились с экспертами по продуктивности из Trello, чтобы выявить самые серьезные ошибки, которые убивают продуктивность команды, и поделиться тем, что вы можете сделать, чтобы помочь своей команде создавать более качественные электронные письма и быстрее.

Не было возможности посмотреть вебинар в прямом эфире? Не волнуйся. Вы можете получить доступ к полной записи и загрузить слайды в любое время и прочитать ответы на вопросы ниже.

Вопросы и ответы

Большое спасибо всем, кто задал вопрос во время вебинара! Вот краткий обзор наших ответов на самые популярные вопросы, а также наш ответ на некоторые вопросы, которые мы не получили во время веб-семинара. Есть дополнительные вопросы? Пожалуйста, оставьте их в комментариях.

Как Litmus и Trello обрабатывают утверждения?

Джейсон Родригес : Мы все больше и больше полагаемся на централизованные инструменты для сбора разрешений. Для нас мы используем Litmus Proof для обратной связи и подписания кампании перед отправкой, а Asana - для управления проектом, когда члены команды отмечают утверждения как задачи, которые назначаются владельцем проекта на ранней стадии проекта.

Ключевым моментом здесь является использование согласованных методов для сбора утверждений вместо специальных методов. Мы поговорили со слишком большим количеством команд, которые используют цепочки писем, устную обратную связь и другие ненадежные каналы, чтобы попытаться получить одобрение от разных людей и отделов, что почти всегда сильно снижает производительность. У нас были похожие проблемы, поэтому мы в первую очередь создали Litmus Proof.

Крис Каундарт : В Trello мы рассматриваем и одобряем карточки Trello. У нас есть четко определенный процесс с постоянными сроками, которые (как правило) позволяют нам идти в ногу со временем. Мы все вместе спроектировали и построили наш процесс, поэтому все заинтересованные стороны находятся на одной странице.

Как избежать внесения правок в электронное письмо в последний момент после того, как оно уже было одобрено?

Крис : Это сложная проблема. Настолько сложно, что вы никогда не избежите правок в последнюю минуту. С учетом сказанного, я думаю, что есть несколько простых подходов, которые вы можете предпринять, чтобы сделать его немного более плавным.

Во-первых, я рекомендую попытаться изменить образ мыслей о процессе электронной почты. Я добился успеха, пытаясь структурировать наш процесс как совместный опыт, а не просто принимать запросы и выполнять их (как внутреннее агентство). Когда я вовлекаю в процесс заинтересованную сторону, все идет значительно легче. Самая большая возможность для сотрудничества - это заранее при определении и оценке кампании.

Во-вторых, добавление отступов к вашим временным шкалам может иметь большое значение. Может помочь продвижение и структурирование процесса, чтобы дать некоторую передышку между окончательным утверждением и развертыванием. Например, если вам абсолютно необходимо утверждение до 16:00, попробуйте установить крайний срок на 14:00 и посмотрите, поможет ли это.

Как вы можете быть уверены, что получаете от своей команды тщательные и точные требования, а не выслеживаете ее?

Джейсон : Формализация ваших требований и процесса сбора - отличный способ избежать их преследования позже. Настройка формы в чем-то вроде Google Forms для сбора информации, использование краткого сообщения по электронной почте или создание шаблонов карточек по умолчанию в Trello - все это хорошие способы формализовать этот процесс. Ключ состоит в том, чтобы использовать один и тот же инструмент для каждой кампании и убедиться, что он собирает всю необходимую информацию, от целей и аудитории до разработки и копирования активов, ключевых показателей эффективности, заинтересованных сторон и т. Д.

Крис : Структура - ваш друг! Постройте последовательный и повторяемый процесс запроса, чтобы помочь собрать требования с самого начала. В Trello мы используем форму Google, которая подключена к доске Trello через Zapier. Претенденты должны заполнить каждый вопрос в форме, чтобы сделать запрос. Это приводит к тому, что меньше времени уделяется поиску информации, и больше времени уделяется кампаниям по доставке.

Как вы можете привлечь свою управленческую команду к работе с электронной почтой?

Крис : Хотя каждый менеджер и управленческая команда разные, я обычно считаю, что руководство очень восприимчиво к хорошему нарративу, основанному на данных. Если вы начнете иллюстрировать реальные затраты и недостатки отсутствия процесса электронной почты, вы сможете повлиять на их мышление.

Слайды для этого вебинара (в дополнение к отчету о состоянии электронной почты Litmus ) должны помочь вам продемонстрировать, что отсутствие процесса обходится вашей компании дорого.

Как лучше всего разобрать список просматриваемых нами электронных писем? Как узнать, какие почтовые клиенты пользуются наибольшей популярностью у наших подписчиков?

Джейсон : Лучше всего использовать такой инструмент, как Litmus Email Analytics (или что-то еще, предоставляемое вашим ESP), чтобы увидеть, какие почтовые клиенты и механизмы рендеринга на самом деле используют ваши подписчики. Мы позволяем вам видеть, сколько подписчиков открывается в Интернете, на настольных компьютерах и мобильных устройствах, включая реальных клиентов, которые они используют, чтобы убедиться, что вы не тратите время на тестирование в почтовых клиентах, на которые даже не отправляете. Если вы не являетесь клиентом Litmus, вы можете получить хорошее представление о самых популярных почтовых клиентах, посетив emailclientmarketshare.com . Каждый месяц мы собираем анонимные данные с нашей аналитической платформы и занимаем первое место в десятке почтовых клиентов по всему миру.

Крис : Основываясь на том, что сказал Джейсон, это отличное место для применения принципа Парето . Идея в том, что 20% ваших усилий принесут 80% ваших результатов. Используйте доступные вам аналитические инструменты, чтобы выяснить, как подписчики открывают вашу электронную почту. Убедитесь, что ваши электронные письма отлично смотрятся у этих лучших клиентов. Ничего страшного, если он не идеален по пикселям в почтовом клиенте, который не очень широко используется вашими подписчиками.

Как нам подходить к встречам, связанным с электронной почтой, чтобы они не отнимали время?

Джейсон : Как и на всех встречах, вы должны следовать нескольким рекомендациям:

• Ограничьте собрание только необходимыми вечеринками, чтобы не тратить время людей зря.
• Составьте четкую повестку дня со ссылками на ресурсы (например, сводки по электронной почте) и цели встречи.
• Четко скажите, какой результат вы ожидаете от встречи. Работайте над достижением этого результата, не отклоняясь от темы. Вы всегда можете перенести все в Slack или на другую встречу, если это необходимо.
• Установите четкое время начала и окончания, которое уважает календари людей. Старайтесь не сокращать тяжелое рабочее время людей, чтобы избежать дорогостоящей многозадачности .

Многих встреч можно избежать, имея четкий процесс и обязанности в сочетании с центральным источником правды для кампаний по электронной почте, поэтому постарайтесь сначала обсудить ситуацию.

Крис : В Trello нам удается выполнять большую часть работы с электронной почтой асинхронно через Trello. Когда нам действительно нужно встретиться, чтобы обсудить электронное письмо, мы всегда включаем четкую повестку дня о том, что нам нужно обсудить.

Разработка хорошего процесса может иметь очень большое значение для уменьшения потребности в собраниях. Например, если вы проводите собрания для сбора требований к электронной почте, внедрите формальный процесс запроса, который, по сути, заполняет краткую информацию по электронной почте. Одно это, вероятно, могло бы уменьшить или исключить необходимость в подобных встречах.

Где вы на самом деле храните активы, копии и код? Вы пользуетесь чем-то вроде Dropbox?

Джейсон : Мы используем два основных инструмента для ресурсов электронной почты: Google Docs и Litmus Builder . Написание текстов - это командный вид спорта в Litmus, а мы практикуем в Документах Google. После хеширования копии наша замечательная команда по электронной почте фактически разрабатывает и разрабатывает кампании в Litmus Builder, прежде чем синхронизировать вещи с нашим ESP (конечно, после того, как мы проработаем Proof и Checklist!).

Однако многие команды используют поставщиков облачных хранилищ, таких как Dropbox, Google Drive и OneDrive, поэтому мы упростили для клиентов синхронизацию электронной почты с Litmus с помощью наших интеграций .

Крис : Я определенно рекомендую использовать централизованное место для хранения активов. Такие инструменты, как Dropbox и Google Drive, отлично работают. В Trello мы часто используем Confluence, Litmus Builder и Google Docs для обмена и совместной работы.

Есть ли более автоматизированный способ утверждения электронных писем?

Джейсон : Ага! Помня об этом, мы создали Litmus Proof . Litmus Proof позволяет собирать отзывы и утверждения в одном централизованном месте прямо в этом электронном письме. Самый простой способ автоматизировать этот процесс - добавить клиентов или заинтересованных лиц в качестве рецензентов Litmus Review в свою учетную запись. После добавления вы можете @ упомянуть их в Litmus Proof, и мы отправим электронное письмо с предложением просмотреть и утвердить. Прелесть Proof в том, что - если есть проблемы, которые необходимо исправить - вы можете вернуться к коду в Builder, чтобы исправить это, и отправить эти изменения обратно в Proof для второго раунда проверок.

Крис : Чтобы получить совет по автоматизации, характерный для Trello, вы можете использовать команды Батлера, которые помогут убрать некоторые шаги на этом пути. Например, когда контрольный список заполнен, вы можете инициировать другое действие (например, комментарий, чтобы попросить окончательного утверждающего взглянуть).

Внимательно посмотрите на любую задачу, которую вы выполняете снова и снова, и вы найдете отличные возможности для автоматизации!

Есть ли способ избежать того, чтобы заинтересованные стороны взяли на себя ответственность продвигать кампанию до того, как она будет готова?

Джейсон : Опять же, я думаю, что здесь вступают в игру четко определенные роли и рабочий процесс. Убедитесь, что все знают правильные шаги для отправки кампании. Если заинтересованная сторона знает, что перед фактической отправкой проходит последний раунд контроля качества, они с большей вероятностью будут уважать этот шаг, а не пропускать его и заявлять о незнании. Это также помогает, по крайней мере, с достаточно большими командами, иметь отдельные роли для каждой части процесса создания электронной почты, включая рассылку кампаний. Наличие в команде кого-то, кто просматривает списки подписчиков, сегментацию, проверку на спам и т. Д., Прежде чем нажать кнопку отправки, решит большинство проблем, возникающих в результате прыжка с пистолета. Если заинтересованное лицо регулярно становится мошенником и выталкивает кампании до того, как они будут готовы, вероятно, необходимо ограничить их способность отправлять сообщения.

Как я могу начать внедрять сводки по электронной почте в свой рабочий процесс?

Джейсон : Лучше всего загрузить наш шаблон электронного письма и использовать его в своей следующей кампании! Даже если это личное упражнение, использование нашего шаблона краткого сообщения электронной почты может помочь вам определить необходимую информацию в своем собственном кратком изложении.

Как только вы почувствуете, какая информация вам нужна в вашем брифинге, неплохо было бы провести стартовую встречу с любым, кто запрашивает электронные письма, чтобы познакомить их с форматом, показать им, как он работает, привести примеры полезной и бесполезной информации и покажите им, как правильно подать бриф. Как и в большинстве случаев в электронной почте, чем больше вы сможете обучить коллег и заинтересованных лиц, тем лучше.