5 простых шагов к выбору правильного программного обеспечения каждый раз

С самого начала цифровых технологий мы предполагали, что выбрать правильный программный пакет сложно. Так не должно быть. Но это критически важно. Если вы маркетолог, возможно, вы выбираете полноценную CRM-систему или более специализированный инструмент онлайн-прослушивания. Независимо от того, что вам нужно, само будущее вашей организации может зависеть от того, насколько успешным будет процесс отбора.

Скорее всего, вы этим управляли. Если вы никогда не делали этого раньше, возможно, вы действительно не знаете, когда начать поиск нового программного обеспечения. Итак, вы заходите в Интернет, чтобы провести какое-то исследование, но у вас нет плана.

Те из вас, кто раньше участвовал в выборе инструментов, вспомните последнее выбранное программное обеспечение. Насколько все было просто? Как долго это займет? Довольны ли пользователи? Это решает все ваши потребности? В конце концов, была ли реализация удачной - и продолжала ли она выполнять свою работу еще долго после того, как вы впервые все настроили?

Если с тех пор, как вы впервые установили его, прошли годы, откладываете ли вы обновление или замену, потому что боитесь столкнуться с еще одним громоздким процессом выбора?

По прошествии времени, когда вы не обновляете программное обеспечение, вы можете подорвать свою способность более эффективно выполнять бизнес-задачи.

Для некоторых этот путь выбора просто занимает больше времени, чем следовало бы, и выбор исходит из интуиции или личных предубеждений, а не на основе данных или взгляда на влияние на бизнес.

Для других продавец может устроить шоу собак и пони, продать через демонстрацию и убедить покупателя, что независимо от их ситуации, они - единственный выбор, который стоит рассмотреть. Оба сценария приводят к одному и тому же результату - заинтересованные стороны недовольны, шансы на правильное развертывание невысоки, уровень принятия низкий, уровень удовлетворенности также низкий.

Источник: Rapid Application Selection Framework, SoftwareReviews.

Но так не должно быть. Вместо этого позвольте мне познакомить вас с простым, пятиэтапным и повторяемым процессом, который поможет вам упростить выбор программного обеспечения. Следуя ему, вы уменьшите количество вовлеченных людей, вы сделаете это менее чем за 30 дней, вы повысите удовлетворенность и повысите уровень принятия.

Фаза 1: осведомленность

Будь то ваше собственное исследование, личная предвзятость или кто-то пришел сказать вам, каким-то образом вы поняли, что вам нужно программное обеспечение.

Как бы то ни было, этот шаг должен начинаться с понимания того, «Что на самом деле нужно бизнесу и почему ?»

Вы можете сделать это, выполнив оценку воздействия на бизнес, а именно:

Источник: Rapid Application Selection Framework, SoftwareReviews.

Оценка воздействия на бизнес помогает найти реальные болевые точки, выявить пробелы в возможностях, а также понять потребности и потенциальное влияние на бизнес. Не начинайте с инструмента, начните с потребностей, пробелов и возможностей. В противном случае вы рискуете внедрить действительно ненужный инструмент без всякой надежды на окупаемость инвестиций.

Затем определите не более пяти основных ключевых заинтересованных сторон - спонсора бизнеса, руководителя ИТ-отдела, технического эксперта в области ИТ, эксперта по процессам и бизнес-пользователя. Чем больше людей и голосов вы привлечете, тем дольше займет процесс и тем меньше будут довольны конечным продуктом пользователи.

Этап 2: образование и открытия

Вы, вероятно, заболочены и наверняка наверстаете упущенное по вечерам и в выходные.

Как можно вовремя провести оценку рынка? Как вы отсеиваете шум рыночных сложностей, запутанных веб-сайтов и явных предубеждений поставщиков и обмена сообщениями? Кто лучший игрок, каковы их особенности и возможности, и каково это на самом деле быть привязанным к долгосрочному контракту с ними?

Лучшее решение, которое вы можете принять, - это раскрыть информацию о поставщиках из широкого спектра надежных источников, используя сторонние источники для получения информации о поставщиках, информации о категориях приложений и, наконец, о тенденциях в области программного обеспечения.

Найдите надежного партнера, который сможет собрать ключевые данные и помочь вам понять, на что способны эти инструменты, что клиенты думают об этих поставщиках и каков их общий опыт. Это также повысит ваши знания о приложениях и отраслевых тенденциях.

При поиске надежного партнера избегайте тех, которые работают по системе платных обзоров или используют факторы ускорения присутствия на рынке. Ищите партнера, который демонстрирует краудсорсинговые и независимые от поставщиков обзоры, так как это предоставит вам чистое, неподдельное представление о том, что реальные клиенты думают о каждом конкретном вендоре.

Но не останавливайтесь на достигнутом - попробуйте найти других людей, будь то отраслевые эксперты или коллеги, которые также использовали это программное обеспечение или поставщика, и собрать их мысли и опыт.

Источник: Rapid Application Selection Framework, SoftwareReviews.

Этап 3 - Определение приоритетов требований и окончательный список

Вы не можете составить короткий список, если у вас слишком много требований. Определите пять основных отличительных возможностей, отвечающих вашим наиболее важным потребностям, которые имеют четкую связь с дифференциацией поставщиков, а не только функции ставок за столом.

В конце концов, вы не сможете удовлетворить все требования. Поэтому вы должны объективно решить, какие из них вам абсолютно необходимы, а без каких можно жить. Если у вас есть расширенное количество требований, рассмотрите возможность использования модели приоритезации MoSCoW, чтобы сузить их.

Источник: Rapid Application Selection Framework, SoftwareReviews.

Наконец, используйте эти требования для проведения на основе данных сравнения функций и возможностей поставщиков. Ваша цель здесь - сузить круг ваших главных соперников.

Не составляйте короткий список только одного поставщика, о котором вам рассказал друг - короткий список из одного плох, точно так же, как и короткий список из 15. Безжалостно расставляйте приоритеты в своих требованиях, чтобы вы могли сузить список из четырех потенциальных поставщиков. или решения.

Этап 4 - Согласование с четкой рамкой принятия решений

Во-первых, четко сформулируйте критерии выбора. Хотя ваша оценка по-прежнему будет включать в себя скорее «искусство», чем науку, ваша оценочная модель поможет вам объективно сравнить свой короткий список.

Включите критерии, которые имеют смысл в зависимости от сложности и типа инструмента, таких как функциональные возможности, доступность, расширяемость, масштабируемость, жизнеспособность поставщика и т. Д. И не забудьте также включить метрики взаимосвязи.

Использование эмоциональных откликов других конечных пользователей может служить убедительным индикатором прочных будущих отношений между клиентом и поставщиком.

Отсюда решите, какой из четырех поставщиков перейдет на демонстрационный этап, но оценивайте его на своих условиях, а не на их. Создавайте собственные сценарии использования и оценивайте, как их решение может помочь в решении ваших реальных проблем, а не количество функций, которые они могут иметь.

Измените терминологию с демонстрации поставщика на следственное интервью и попросите ссылки. Хотя они, вероятно, будут предлагать рекомендации, которые дадут положительный отзыв, не бойтесь копаться в интервью, чтобы понять некоторые ограничения, связанные с решением.

После завершения этого этапа вы сможете сократить этот список до двух или трех поставщиков.

Этап 5 - Ведите переговоры, чтобы выиграть

Как только вы дойдете до этой точки, вам нужно оставить свои варианты открытыми. Вы не должны вести переговоры только с одним поставщиком или более чем с тремя. Иметь лидера - это нормально, но если вы имеете дело только с одним поставщиком, вы, скорее всего, потеряете скидку или другие стимулы.

Кстати, как вы относитесь к переговорам? У вас есть официальный офис по управлению поставщиками или закупкам? Вы понимаете все, что написано мелким шрифтом в контракте? Откуда вы знаете, что получаете лучшую цену? Если вы не можете ответить на эти вопросы, вы рискуете подписать невыгодный контракт.

Подумайте, сколько раз ваша команда по продажам заключала сделку или предоставляла скидку, чтобы закрыть сделку. Это обычное дело, поэтому не используйте несколько предложений в своих интересах.

Не подписывайте контракт, если вы не понимаете языка или того, что вы вводите. Поставщики обычно помещают в контракт формулировки, которые выгодны им в долгосрочной перспективе - такая простая вещь, как изменение имени, может позволить пересмотреть контракт. Вы бы позвонили электрику, чтобы отремонтировать неисправную систему в вашем доме. Сделайте то же самое со своими контрактами и вызовите профессионала.

В конце концов, вход без плана - это, в общем, вход без плана. Наше исследование показывает, что люди, у которых есть четкий процесс выбора программного обеспечения, в конечном итоге более удовлетворены конечным продуктом. Вам также понадобится план внедрения, обучения и адаптации, но мы рассмотрим эти важные области в следующей статье.

Выбрать новый инструмент или программное обеспечение несложно, но неправильное решение может оказать долгосрочное влияние на маркетинговую команду и / или бизнес. Вместо того, чтобы прыгать вслепую, опираясь на интуитивные решения и интуицию, начните с структуры для ускорения и улучшения выбора программного обеспечения.

Помните, план лучше, чем отсутствие плана. Не застревай.

Алан Нил - директор по развитию в SoftwareReviews, ведущем игроке в сфере анализа технологий B2B. Алан фокусируется на том, чтобы помочь конечным пользователям принимать правильные технологические решения, позволяя отделам продаж и маркетинга развивать свой технологический бизнес.