Что такое расползание области видимости и как его избежать?

Прежде чем мы сможем объяснить, как избежать расползания масштаба в ваших проектах, нам нужно понять, что такое масштаб проекта и расползание масштаба.

Что такое Масштаб проекта?

Проще говоря, объем проекта относится ко всей работе, необходимой для завершения проекта. Вы можете использовать структурную декомпозицию работ (WBS), чтобы помочь вам определить все отдельные задачи, действия и результаты ваших проектов. Затем вам понадобится описание содержания, которое представляет собой документ планирования проекта, в котором вы определяете содержание своего проекта.

Что такое ползучесть содержания в управлении проектами?

Расширение масштаба — это то, что происходит, когда изменения вносятся в масштаб проекта без какой-либо процедуры контроля, такой как запросы на изменение. Эти изменения также влияют на расписание проекта, бюджет, затраты, распределение ресурсов и могут поставить под угрозу достижение этапов и целей. Расползание масштаба — один из наиболее распространенных рисков управления проектами.

Как правило, расширение масштаба происходит, когда новые требования к проекту добавляются клиентами проекта или другими заинтересованными сторонами после начала выполнения проекта. Часто эти изменения не анализируются должным образом. Поэтому ожидается, что команда проекта выполнит больше задач, результатов и этапов с теми же ресурсами и в то же время, что и исходный объем.

С другой стороны, вы можете получить проект с большим количеством утвержденных и обдуманных изменений, который никогда не заканчивается, потому что каждый раз, когда вы думаете, что закончили, в ваш почтовый ящик поступает новое требование проекта, например, новая функция продукта, и вам приходится внести больше изменений.

Чтобы контролировать объем проекта и предотвратить его расползание, вам потребуются планы содержания, изменений и управления рисками.

План управления содержанием

План управления содержанием — это компонент плана вашего проекта, в котором описывается, как будет устанавливаться и контролироваться содержание вашего проекта. Этот документ включает в себя структуру вашей работы, описание содержания и процесс, с помощью которого содержание будет утверждено заинтересованными сторонами в качестве основы для вашего проекта.

План управления содержанием помогает менеджерам проекта убедиться, что заинтересованные стороны понимают базовый план содержания проекта и то, как его изменения повлияют на общий план управления проектом.

План управления изменениями

Естественно, изменения происходят в проектах все время, но важно иметь план управления изменениями, чтобы иметь возможность контролировать эти изменения. Очень редко проекты развиваются точно так, как это было определено в плане проекта. В большинстве случаев руководителям проектов необходимо скорректировать график, бюджет и объем работ. Однако без определенного контроля над процессом управления изменениями у менеджера проекта мало шансов сохранить контроль над работой и эффективно управлять проектом.

План управления рисками

В случае, если это расширение области действия происходит из-за того, что заинтересованные стороны, клиенты или члены команды не соблюдали процедуры управления областью действия и изменениями, вам придется обратиться к своему плану управления рисками. План управления рисками вашего проекта — это документ, определяющий стратегии, роли, обязанности и финансирование для управления рисками. Проще говоря, это план, который содержит всю информацию, необходимую для предотвращения и снижения рисков, таких как расползание области действия.

Пример ползучести масштаба

В течение трех месяцев руководителю проекта было поручено разработать новую часть программного обеспечения. Через несколько недель на этапе планирования спонсор проекта добавил в продукт новые функции. После того, как менеджер проекта включил новые требования в объем проекта, спонсор внес еще больше изменений по просьбе клиентов проекта.

Конечно, менеджер проекта ответил, что новые функции продукта не будут проблемой, если будут отправлены запросы на изменение и если ему будет предоставлено больше ресурсов для выполнения дополнительной работы, которая была добавлена ​​к объему. Ближе к трехмесячному сроку спонсор был расстроен и пожаловался, что проект отстает от графика, а клиенты ожидают результатов. Базовый план проекта был слишком амбициозным, чтобы дополнительные работы могли быть выполнены в срок, пояснил руководитель проекта.

Можете ли вы догадаться, что произошло дальше? Ага. Менеджер проекта был отстранен от проекта по обвинению спонсора в «слишком медленной работе». Это типичный пример расползания масштаба. Несмотря на то, что новые функции продукта были добавлены с помощью запросов на изменение и было достаточно ресурсов для выполнения дополнительных задач, временные ограничения не изменились, и, следовательно, руководитель проекта не смог реализовать их в рамках запланированного базового графика проекта.

Как избежать расползания области видимости

Не позволяйте ползучему масштабу нанести вред вашему проекту. Ниже приведены пять способов сохранить контроль над масштабом проекта.

1. Задокументируйте требования проекта

Самое важное, что нужно сделать, чтобы избежать расползания масштаба, — это задокументировать требования вашего проекта. Четкое определение требований к проекту позволяет определить объем вашего проекта. Поговорите со всеми заинтересованными сторонами проекта и пользователями, чтобы выяснить, чего именно они хотят от проекта. Запиши это. Управляйте конфликтами. Скажем, одна заинтересованная сторона хочет, чтобы их новый веб-сайт был синим, а клиент хочет, чтобы он был зеленым, найдите кого-нибудь для арбитража и принятия окончательного решения. Определите приоритеты требований, поскольку может быть невозможно выполнить их все.

Запись всего, что говорят заинтересованные стороны, может занять много времени, но как только вы это сделаете, зафиксируйте все требования в документе. Этот документ известен как план управления требованиями, и он должен содержать всю информацию, необходимую для управления требованиями проекта, например, как они будут отслеживаться и процесс их изменения. Поделитесь этим документом в Интернете, чтобы каждый мог легко его увидеть.

2. Настройте процессы управления изменениями

Документ с требованиями — это только отправная точка. Что происходит, когда кто-то хочет что-то изменить?

Нереально думать, что ничего не изменится. Что вам нужно, чтобы предотвратить расползание масштаба, так это управляемые, контролируемые изменения в вашем проекте. Для этого вам понадобится план управления изменениями, определяющий процедуры процесса управления изменениями, которым необходимо следовать, когда необходимо изменить план проекта. Кроме того, важно, чтобы у вас был план управления рисками, в котором указано, как часто будет контролироваться общее состояние вашего проекта, чтобы вы могли отслеживать такие риски, как расползание масштаба.

Процесс управления изменениями очень прост. По сути, кто-то предлагает изменение через запрос на изменение, оно рассматривается, утверждается или отклоняется, и если оно утверждается, то включается в план проекта. Если ваше программное обеспечение для управления проектами имеет функцию управления изменениями, используйте ее.

Настройка процесса управления изменениями для вашего проекта означает продумывание того, кто будет проверять и утверждать изменения. Вы можете обсудить их со спонсором проекта или на собрании команды.

Без процесса изменение просто… происходит.

3. Создайте четкое расписание проекта

Используйте требования ваших заинтересованных сторон, чтобы определить объем вашего проекта. Затем вы можете использовать структурную декомпозицию работ (WBS) для создания подробного списка задач. График проекта — это результат знания того, что даст ваш проект; он должен показать все требования и то, как они будут достигнуты, в виде задач, действий и вех. Обычно это делается на диаграмме Ганта.

Вы можете сопоставить свой график проекта с документом плана управления требованиями, чтобы убедиться, что вы ничего не забыли.

После того, как вы наметили график, убедитесь, что вы запланировали некоторые непредвиденные обстоятельства. Как отмечалось выше, изменения случаются. Расползание содержания проекта происходит только в том случае, если изменения не были обработаны так, как это определено в вашем плане управления изменениями.

4. Проверьте объем проекта с заинтересованными сторонами

Важно убедиться, что вы правильно поняли требования заинтересованных сторон. То, что, по вашему мнению, имеет в виду спонсор проекта в отношении результатов проекта, может не совпадать с тем, что он имел в виду. Часто люди говорят о противоположных целях, не осознавая этого. Найдите время, чтобы вернуться к своим заинтересованным сторонам, таким как клиенты, инвесторы или спонсоры проекта, и поделиться с ними документацией по требованиям. Вы также можете показать им расписание проекта и убедиться, что все элементы, которые они ожидали увидеть, представлены в списке задач.

Вы можете обнаружить, что они изменили свое мнение о таких вещах, как характеристики продукта или сроки доставки. Важно убедиться, что вы корректируете свой план проекта на ранней стадии процесса планирования, чтобы снизить риск расползания масштаба, а не выяснять это позже, когда проект уже запущен.

Вы также можете использовать эти обсуждения, чтобы поговорить со своим спонсором и заинтересованными сторонами о процессе управления изменениями. Объясните, как вы будете управлять изменениями в плане проекта и какое одобрение вам потребуется от них, чтобы продолжить. Это полезный момент, чтобы напомнить им, что они могут получить почти все, что захотят — если они готовы заплатить за это и чтобы проект занял больше времени, если они включают новые требования!

Если заинтересованные стороны «слишком заняты», чтобы хотеть получить подробную информацию о расписании на данном этапе, аккуратно напомните им, на каком этапе вы находитесь. Иногда плохое общение означает, что ключевые заинтересованные стороны не были проинформированы о том, чем на самом деле закончился процесс сбора требований!

5. Вовлеките членов проектной группы

Когда заинтересованные стороны вашего проекта счастливы, не пренебрегайте тем, чтобы члены вашей проектной команды тоже были счастливы. Им нужно знать о процессе управления изменениями и о том, как он повлияет на них. Они должны быть хранителями, защитниками масштаба проекта, а не проводниками изменений.

Иногда члены команды проекта хотят быть полезными и соглашаются что-то изменить, не применяя формальный процесс управления изменениями. Объясните, что они не могут сказать «да» изменениям без их одобрения, потому что это повлияет на план проекта и может привести к расширению объема работ. Если они хотят помочь заинтересованным сторонам, лучше всего объяснить процесс управления изменениями и предложить помощь в документировании изменений.

Расползание масштаба — настоящая проблема для проектов, особенно когда менеджер проекта, команда и заинтересованные стороны не понимают, какое влияние изменения могут оказать на ресурсы, бюджет и график. К счастью, это не должно быть серьезной проблемой, если вы четко представляете первоначальный объем проекта и тщательно управляете изменениями плана проекта в течение его жизненного цикла.

Чтобы избежать расширения масштаба и управлять постоянно меняющимися требованиями вашего проекта, вам необходимо онлайн-программное обеспечение для управления проектами, которое соответствует поставленной задаче и предлагает функции управления изменениями для добавления новых изменений и их просмотра в режиме реального времени. С помощью ProjectManager.com руководитель проекта может расставить приоритеты для этих изменений и поручить работу членам команды, а когда изменение будет одобрено, кто-то может немедленно приступить к работе над ним.

Расползание масштаба в управлении проектами, объяснение PMP

Руководители проектов всегда следят за расширением масштабов своих проектов, но проблема остается. Это видео предлагает семь способов снизить этот риск до того, как ваши проекты рухнут.

В обзоре: увеличение объема управления проектом

Дженнифер Бриджес, PMP, предлагает это краткое руководство о том, как избежать расползания масштаба в ваших проектах. Она предлагает методы планирования, которые можно применять для управления проектом в соответствии с планом, а также для управления изменениями. Она описывает семь способов предотвращения и борьбы с расползанием масштаба:

• Определить область
• Зарегистрировать изменения
• Повторно базовый уровень
• Запросить дополнительное финансирование и/или ресурсы
• Следите за знаками
• Установить приоритеты
• Избегайте ловушек

Важно отметить, что иногда причиной расползания области являются ваши ресурсы (эта статья поможет вам определить, когда ваша команда вышла из-под контроля). Кто создает проблемы в вашем проекте, вызывая расширение масштабов? Они могут варьироваться от членов команды до заинтересованных сторон. Вы можете использовать те же методы планирования, описанные выше, чтобы управлять ими.

Совет : не забывайте следить за собой! Как руководитель проекта, вы хотите убедиться, что вы не расширяете область, добавляя дополнительные функции и требования. Создание совместной команды, свободной для обсуждения и обмена результатами проекта, является лучшим способом поддержки проекта.

В видео более подробно рассматриваются все эти моменты. Это хороший учебник для начинающих, который устраняет важное препятствие на пути к успешному завершению вашего проекта.

Как ProjectManager.com сдерживает расползание границ

Управление расползанием масштаба немного похоже на управление проектом. Вам предстоит управлять множеством деталей и собирать их вместе, как пазл. ProjectManager.com — это удостоенное наград программное обеспечение для управления проектами, которое организует проекты и команды, чтобы вы не отставали от графика.

Когда заинтересованные стороны предлагают изменения, вам необходимо их зафиксировать. Наше программное обеспечение имеет неограниченное хранилище файлов, поэтому подробные записи можно хранить в одном месте. После того, как у вас есть требования, вам нужно поделиться ими, что можно сделать одним щелчком мыши с нашим программным обеспечением.

Когда возникает изменение, добавление элементов управления — лучший способ убедиться, что не происходит расползание области действия. Для этого у нас есть канбан-доски, которые визуализируют рабочий процесс. Столбцы полностью настраиваются, поэтому вы можете создавать столбцы с заголовками «Делаем», «Тестируем» и «Готово». Теперь вы можете отслеживать каждый запрос и убедиться, что он не оказывает негативного влияния на более крупный проект.

Если изменение попало в столбец «Готово», то пришло время создать расписание проекта, чтобы реализовать это изменение на временной шкале проекта. Как и в плане проекта, вы хотите запланировать работу на одной из наших онлайн-диаграмм Ганта. На этом этапе вы можете настроить задачи, связать зависимости и назначить членов команды для выполнения работы.

Прежде чем вы сможете выполнить этот план проекта, заинтересованные стороны должны его увидеть и одобрить. К счастью, поделиться своими диаграммами Ганта с заинтересованными сторонами очень просто, чтобы получить их одобрение. Затем вы можете поделиться планом с командой и расставить приоритеты своих задач, чтобы ваши ресурсы соответствовали вашим возможностям. Держите масштабы в узде с ProjectManager.com!

Спасибо за просмотр.

Транскрипция

Здравствуйте, я Дженнифер Уитт, директор ProjectManager.com. Приветствуем поклонников ProjectManager.com. Я думаю, вам понравится сегодняшняя сессия с доской, так что спасибо, что присоединились к нам на Предотвращении расползания области видимости.

Кто вызывает расползание масштаба в вашем проекте?

Что ж, иногда я ломаю себя над тем, что мое бессознательное написало «Предотвращение расползания масштаба», и я знаю, что мы все сталкивались с расползанием масштаба раньше, но лучше распознать расползание масштаба. Вы знаете, ресурсы в наших проектах или наши заинтересованные стороны, или, может быть, наши клиенты, которые являются людьми, которые вводят проблемы, вызывающие расползание масштаба.

Поэтому я чувствую, что важно не только внедрить методы для управления расползанием масштаба, но и с расползанием масштаба. На что они похожи?
Что ж, иногда мы думаем, что масштаб ползет, люди, которые вставляют масштаб в нашем проекте, выглядят устрашающе. Может они злые. Но мы узнали, что это, скорее всего, люди, которые вам нравятся больше всего.

Это люди, которые приносят вам пончики и приглашают на обед. Они твой лучший друг. Вы хотите сделать все для них. Так что они всегда просят о небольших дополнениях. Вот о чем мы сегодня поговорим. Вот некоторые методы, которые мы можем применить, чтобы помочь справиться с этим.

7 советов, как избежать расползания области видимости

Итак, вот семь советов, которые я узнал о том, как не сбиться с пути. Итак, номер один, определите масштаб. Я постоянно поражаюсь, сколько проектов я работаю, и они действительно не определили объем. Или, может быть, они как бы имеют представление о том, что это такое, но важно знать и определять масштаб заранее, до начала проекта, а не после его начала. Я знаю, ты смеешься, потому что ты тоже это видел.

1. Заранее определите объем проекта

Поэтому важно определить его заранее, согласовать его с вашим советом по контролю за изменениями, вашими заинтересованными сторонами и вашими клиентами, а также установить исходный план. Перед началом проекта важно определить его масштаб.

2. Изменения объема документа

Затем зарегистрируйте изменения. Опять же, вот еще один. Совершенно потрясен тем, что изменения в проекте или объеме не задокументированы. Поэтому мы рекомендуем задокументировать изменение, оценить изменение, какое изменение или как оно повлияет на ваши проекты, и одобрить его.

Знайте, что вы собираетесь с этим делать. Мы собираемся отложить это? Собираемся ли мы одобрить это, внедрить это изменение, что мы собираемся с ним делать? Важно, чтобы совет по контролю изменений вашего проекта сделал этот звонок, а не вы, менеджер проекта, или что-то еще, вы останетесь в конце концов с портфелем проекта.

3. Пересмотрите расписание вашего проекта или план проекта

В-третьих, пересмотрите базовый план, поэтому, когда эти изменения будут утверждены или включены в проект, важно установить базовый план либо для расписания, либо для плана проекта. Это одна простая вещь, которую можно сделать, поэтому я не знаю статистики, на которую вы смотрите. Я знаю, что несколько организаций, в том числе Gartner и многие другие организации, постоянно смотрят на количество неудачных проектов?

Итак, рассмотрим ваш источник. Один источник говорит, что 75% проектов терпят неудачу. Ну, большая часть этого находится в этой области, где люди не контролируют изменения. Если только после того, как эти изменения будут согласованы заинтересованными сторонами и вашим советом по контролю за изменениями, а затем одобрены этой группой, а затем переустановлены, то у вас может не быть провального проекта. Это разница между тем, входите ли вы в 75% неудачных проектов или в 25% успешных.

Итак, если вы просто посмотрите на цифры, если с вами в комнате десять менеджеров проектов, тогда 7,5, или если вы округлите, восемь из вас управляют неудачными проектами, а двое — успешными. Небольшая разница может заключаться в том, управляете ли вы изменениями масштаба и пересматриваете ли свои планы.

4. Запросить дополнительное финансирование или ресурсы

В-четвертых, запросите дополнительное финансирование или ресурсы. Итак, теперь изменения утверждены. Вы изменили базовый уровень. Но иногда некоторым людям трудно вернуться назад и запросить дополнительные ресурсы, финансирование, необходимое для осуществления этих изменений. Если вы согласны с этим, но не вернетесь назад и не попросите людей, финансирование, ресурсы, которые вам нужны для осуществления этих изменений, опять же, мы вернемся сюда, в статистику.

5. Общайтесь со своей проектной командой и отслеживайте прогресс

Номер пять, следите за знаками. Так что для вас, как руководителя проекта, всегда наблюдайте за своей командой, поведением вашей команды. Мы чувствуем, что это признаки того, что все становится слишком тихо, когда люди работают, но вы не получаете никаких сигналов от команды или какой-либо обратной связи. Или все всегда в порядке, когда вы спрашиваете свою проектную команду или членов вашей команды: «Как дела?» и все на ходу. Ну, это, как нам кажется, признаки того, что что-то может быть не так.

Поэтому всегда полезно вернуться назад, проверить членов вашей команды, ваш проект, взглянуть на вещи, которые на самом деле выполняются, а также увидеть и оценить: «Вы действительно на верном пути?» Они берут печенье, пирожные и пончики у придурков, внедряют эти изменения и тихонько их делают? Только для того, чтобы вы узнали в конце проекта, куда у вас закрался размах, а вы об этом не знали.

6. Установите приоритеты

Номер шесть, расставьте приоритеты. Опять же, это восходит к предыдущим шагам, когда ваша плата управления изменениями оценивает и расставляет приоритеты для изменений. Это происходит, когда мы обычно видим несколько групп, иногда с вашим проектом, и у вас есть разные заинтересованные стороны из разных, скажем, бизнес-единиц, которые вносят вам изменения, и тогда это перебранка. Пусть совет по контролю за изменениями решит, какие изменения необходимо утвердить. Пусть это сделает комиссия по контролю за изменениями, иначе вы окажетесь в плохом положении, в котором вы не хотите быть.

7. Избегайте ловушек ползучести прицела

Номер семь, избегайте ловушек. Мы видели их всех из области видимости, где маленькие фразы, которые они говорят: «Ну, пока ты там…» или «Пока ты делаешь это, можешь ли ты сделать это тоже?» Или: «Все, что вам нужно сделать, это…» У них есть простое решение, хотя они никогда не делали этого раньше. Или тот, который я люблю больше всего: «Эй, это не займет много времени».

Ну на основании чего? На основании чьей оценки? Основываясь на тех, кто никогда не делал этого раньше? На основе отсутствия изменений или оценки? Так что это маленькие ловушки, в которые мы попадаем, из-за которых мы попадаем в 75% или даже больше неудачных проектов.

Итак, я должен признать, что когда я клиент, я на самом деле ползаю, потому что я тот, кто берет печенье, пончики и пиццу или любую тактику, которую я могу найти, чтобы получить дополнительные вещи в том, что я хочу. Так что некоторые из этих советов я узнал от себя, не только от своего проекта, но и от себя, будучи клиентом других проектов, где я ползаю по объему.

Так что, если вам нужны какие-либо советы, инструменты или методы для управления расползанием масштаба или, что еще лучше, выявления расползания масштаба, посетите нас на ProjectManager.com.