6 советов по разработке эффективного рабочего процесса с контентом [+Шаблон]

Написание контента — это одновременно и творческий, и бизнес-ориентированный процесс, и поэтому он должен следовать четко определенным правилам, чтобы быть эффективным и продуктивным. Лучший способ добиться этого — настроить рабочий процесс контента и предоставить подробную информацию о каждом этапе конвейера.

Хотя организация и креативность чаще всего считаются несовместимыми, когда их сильные стороны объединяются, компании могут оптимизировать и улучшить производство контента. Это дает возможность всем участникам сосредоточиться на своей работе, а не тратить время и энергию на выяснение процесса и своей роли в нем. Кроме того, когда рабочий процесс задокументирован и однозначен, риск ошибок и задержек сводится к минимуму.

В этой статье мы предоставим список практических советов и приемов для разработки эффективного контента и редакционного рабочего процесса. Методы могут применяться как к контент-маркетингу, так и к журналистике, и адаптированы к любому типу контента.

Так что читайте дальше, чтобы оптимизировать свои усилия и повысить свои результаты!

1. Держите солидный запас в качестве резервной копии

Неважно, что кто-то говорит, правило номер один для эффективного и успешного рабочего процесса с контентом — иметь солидный запас контента.

Даже если у вас есть надежный, пуленепробиваемый процесс и в вашей команде нет ни одного бездельника, вы должны быть готовы столкнуться с возможными производственными неудачами. Это может быть вызвано выходными, проблемами с производительностью, неожиданными внешними факторами, текучестью кадров и многим другим. Лучший способ избежать этих задержек — иметь под рукой запас статей, ожидающих и готовых к публикации.

Таким образом, у вас будет возможность менять приоритеты, исследовать новые идеи и справляться с чрезвычайными ситуациями, не нарушая целостность вашего редакционного календаря. Регулярные и своевременные публикации жизненно важны для вашей стратегии, и, чтобы удерживать аудиторию и поддерживать вовлеченность, вы должны быть в состоянии быть последовательными при любых обстоятельствах.

Кроме того, наличие резервной копии или запаса позволяет вам поддерживать качество контента, поскольку вам не нужно торопить какие-либо этапы творческого процесса, и у вас есть достаточно времени, чтобы отшлифовать каждую созданную вами часть.

Однако, если вы только начинаете работу над контентом и у вас не хватает персонала, этого может быть трудно достичь, поскольку вам в любом случае может быть трудно идти в ногу со своим графиком. Самый безопасный способ действий в этом случае — создать запас до того, как вы начнете публиковать в целом. Это сведет к минимуму стресс, связанный с соблюдением сроков, и гарантирует, что ваша стратегия не будет скомпрометирована, когда у вас не будет времени.

2. Планируйте процесс создания контента

Наметить процесс создания контента означает перечислить этапы рабочего процесса контента в последовательном порядке и добавить краткое описание каждого. Предоставление этой информации в черно-белом виде (или, почему бы и нет, в полноцветной графике) помогает предприятиям упростить создание контента и гарантирует, что никто не поймет неправильно свое место в нем.

Прозрачность, которую обеспечивает карта, может принести большую пользу как руководству, так и сотрудникам, поскольку она позволяет людям выполнять свои задачи, не пропуская важные этапы процесса. В результате производство работает бесперебойно, а потенциальные узкие места четко видны и ими легче управлять.

Какие шаги следует включить, зависит от того, какой тип контента вы создаете и какие члены команды участвуют в этом процессе. Кроме того, вам необходимо настроить отдельный рабочий процесс для каждого типа контента в вашем календаре.

В конце этой статьи мы предоставляем шаблон рабочего процесса контента для создания статей и сообщений в блогах. Обращение к нему может помочь вам получить представление о том, что включить в свой.

3. Подготовьте исчерпывающую документацию

Помимо суммирования того, что включает в себя каждый шаг рабочего процесса контента, вы должны предоставить исчерпывающую документацию о том, как его реализовать. В нем вы должны описать, что ожидается от человека, на которого возложена задача, где он может найти дополнительные ресурсы и к кому обратиться, если у него возникнут дополнительные вопросы.

Короче говоря, он должен содержать четкие инструкции, позволяющие каждому человеку выполнять свои задачи без сбоев и неуверенности.

Документация может ссылаться на ваши рекомендации по бренду и базу знаний или быть представлена ​​в виде отдельного pdf-файла.

Кроме того, не забудьте предоставить список всех инструментов, которые можно или нужно использовать в процессе, а также инструкции по их использованию. При необходимости проведите обучение и поощряйте сотрудников обращаться за помощью, если они не уверены в своих навыках.

4. Правильно распределяйте обязанности

Каждый человек должен знать, за какие этапы он отвечает, и кто отвечает за все остальное. Таким образом, они будут знать, кому передать задачу, когда они выполнили свою часть, а также, к кому обратиться в случае неудач.

Кроме того, должен быть один человек, отвечающий за весь процесс, это может быть менеджер проекта, стратег контент-маркетинга, контент-менеджер или выделенный владелец проекта. Этот человек следит за тем, чтобы созданный контент соответствовал стратегии компании в отношении контента, устранял проблемы и следил за эффективностью контента после его публикации.

Однако имейте в виду, что в разных компаниях роли рабочего процесса контента могут быть объединены для реализации одним экспертом по маркетингу, или в работе может быть несколько человек.

Кроме того, чтобы процесс работы с контентом проходил гладко, каждый член команды должен знать, кому он может делегировать свои обязанности в случае необходимости отсутствия. Таким образом, дни отпуска с меньшей вероятностью создадут блокираторы или проблемы с производством.

5. Определите временные рамки задачи

Эту часть рабочего процесса с контентом часто упускают из виду, но она может легко стать причиной того, что вы его создадите или сломаете.

В документации вы должны предоставить четкие инструкции о том, сколько времени займет выполнение каждой задачи. В противном случае вы рискуете тем, что люди неправильно поймут свои приоритеты и создадут узкие места.

Кроме того, каждый должен знать не только свои временные рамки, но и временную шкалу всего процесса, чтобы правильно планировать свои задачи на ежедневной, еженедельной и ежемесячной основе.

Тем не менее, убедитесь, что указанные сроки и сроки являются реалистичными и достижимыми. Не нужно, чтобы у всех были десятки просроченных задач. Это демотивирует людей. Если вы заметили, что сотрудники регулярно отстают, вы должны выяснить, почему это происходит, и при необходимости пересмотреть свою стратегию.

6. Внедрите инструмент BPM

Инструменты управления бизнес-процессами (BPM) упрощают отслеживание и мониторинг процессов, выявление проблем и отслеживание работы всех сотрудников. Они не только способствуют прозрачности, но и могут упростить рабочий процесс контента как для руководства, так и для сотрудников.

Существует множество доступных решений SaaS BPM, которые доступны как для малых и средних организаций, так и для крупных предприятий. Внедрение одного из них в вашей компании может дать вам лучший обзор не только рабочего процесса контента, но и всех операций. Кроме того, это может улучшить коммуникацию, позволить руководству более индивидуально подходить к работе сотрудников и способствовать повышению производительности.

Кроме того, это упрощает установление и соблюдение сроков. Рабочий процесс можно организовать в виде шаблонов и отображать уведомления о приближающихся сроках выполнения. Кроме того, его можно автоматизировать и настроить при необходимости.

Бонус: шаблон рабочего процесса контента

Мы создали для вас шаблон рабочего процесса контента, который можно использовать при публикации статей и сообщений в блогах. Вы можете адаптировать его к потребностям вашего бизнеса, основываясь на шагах вашего конвейера и имеющихся в вашем распоряжении ресурсах.

Карта создания контента:

1. Мозговой штурм и предложение названия. Создание списка заголовков контента или основных постов, которые способствуют стратегии компании. Добавление заголовков в редакционный календарь и присвоение их авторам. Ответственное лицо: специалист по стратегии и/или писатель . Сроки: следует проводить не реже одного раза в месяц, чтобы обеспечить наличие достаточного количества тем для подачи в воронку.
2. Исследование ключевых слов. Поиск лучших условий поиска для каждого заголовка, чтобы соответствовать намерениям пользователей и целям компании. Предоставление списка подтем, которые необходимо упомянуть, чтобы обеспечить всестороннее освещение темы. Ответственное лицо: стратег и/или писатель . Сроки: основное ключевое слово должно быть указано во время предложения названия. Дополнительные условия поиска и темы могут быть доставлены впоследствии.
3. Краткое и краткое задание . Предоставление информации о том, как будет подходить к теме, и назначение ее писателю. Ответственное лицо: специалист по стратегии, контент-менеджер и/или писатель . Сроки: в соответствии с редакционным календарем и временными рамками процесса. Должна быть доставлена ​​заблаговременно, чтобы команда могла выполнить задачу вовремя.

4. Исследования и наброски. Изучение темы и набросок статьи. В зависимости от навыков, опыта и знаний автора по теме, он может либо отправить план на утверждение, либо сразу приступить к написанию статьи и отправить черновик, как только он будет готов. Ответственное лицо: Писатель Срок: 1 день

5. Пишу. Создание текста, его оптимизация с помощью ключевых слов и правильное форматирование с помощью заголовков и подзаголовков. Автор может также добавить внутренние ссылки и предоставить список связанных статей, а также предложить внешние ссылки на соответствующие исследования, статистику и информацию. Писатель также должен предоставить идеи для изображений и графики. Ответственное лицо: Писатель Срок: 2 дня
6. Рассмотрение. Проверка текста на соответствие брифу и требованиям компании. Ответственное лицо также может выполнить проверку на плагиат, чтобы убедиться, что контент является оригинальным и не создает проблем с дублированием. Затем они возвращают задачу писателю для внесения правок и корректировок, если таковые имеются. Ответственное лицо: Контент-менеджер или старший писатель . Сроки: 1 день.
7. Утверждение эксперта по теме. В зависимости от темы текст может быть передан на рассмотрение эксперту, который проверит фактические ошибки и другие проблемы и предложит улучшения. Ответственное лицо: Эксперт в предметной области Сроки: 1 день
8. Редактирование. Просмотр текста для устранения грамматических и орфографических ошибок, а также проблем с читабельностью. Ответственное лицо: Редактор Срок: 1 день
9. Графический дизайн. Форматирование всех предоставленных изображений и снимков экрана, создание избранного изображения и создание запрошенной графики, визуальных элементов, инфографики, gif и т. д. После утверждения визуальных элементов контент готов к публикации.
   
   Ответственное лицо: Графический дизайнер Сроки: 2-3 дня
10. Загрузка и публикация. Загрузка контента на CMS вместе с изображениями. Ответственное лицо позаботится о любой дополнительной SEO-оптимизации, такой как разметка схемы, мета-описание, альтернативные теги изображений, оптимизация URL-адресов и так далее. Как только это будет сделано, контент будет опубликован в Интернете. Ответственное лицо: Контент-менеджер Сроки: 1 день, в зависимости от графика контента
11. Распределение. Перепрофилирование контента для многоканальной маркетинговой стратегии компании, включая совместное использование в социальных сетях, информационные бюллетени по электронной почте, подкасты, видео и т. д. Этот шаг может включать в себя дополнительные креативы и текст, которые могут относиться к другому рабочему процессу контента. Ответственное лицо: Менеджер по социальным сетям, менеджер по маркетингу по электронной почте . Сроки: 1 день, в зависимости от соответствующего графика.

Необходимая документация:

• Длина контента (в словах или символах)
• Тон голоса
• Лексика и стиль
• Форматирование
• Шаблоны
• Структура
• Стиль заголовков
• Использование запятой в Оксфорде
• Писательские и SEO-инструменты

Список дополнительных ресурсов:

• Руководство по графическому дизайну и визуальному оформлению
• Правила использования социальных сетей
• Рекомендации по электронному маркетингу

Нижняя линия

Хотя можно успешно создавать контент без рабочего процесса, отсутствие документирования процесса и предоставления четких инструкций всем участникам, несомненно, снижает эффективность.

Предоставляя рекомендации и временные рамки и соответствующим образом распределяя обязанности, вы даете людям возможность выполнять свою работу, не отвлекаясь. Рабочий процесс может быть как дорожной картой, которая позволяет людям уверенно ориентироваться в процессе, так и страховочной сетью, которая обеспечивает безопасность действий в случае сомнений.

Тем не менее, самое большое преимущество рабочих процессов заключается в том, что они творят чудеса с производительностью и могут превратить команду в хорошо смазанную машину.