7 советов по улучшению коммуникации на рабочем месте

Общение на рабочем месте — одна из основ успешного бизнеса. Даже если вы соберете команду целеустремленных и проницательных профессионалов, если они не будут эффективно общаться и сотрудничать, ваш бизнес пострадает.

Компании часто отдают приоритет B2B и общению с клиентами, но когда внутренние отношения непродуктивны, это замедляет процессы, влияет на рабочие процессы и создает узкие места. Кроме того, когда руководство не может успешно передать свои сообщения сотрудникам, это создает дополнительную путаницу и даже хаос.

Фактически, недопонимание приводит к тому, что крупные компании теряют 62,4 миллиона долларов в год, а малые предприятия — 420 000 долларов в год. Проблема настолько глубока, что, по оценкам, до половины всех сотрудников не знают, чего от них ожидают на работе, и из-за этого с трудом выполняют свои обязанности.

В этой статье мы предлагаем действенные идеи о том, как улучшить общение на работе и повысить производительность. Читай дальше что бы узнать!

Как общение может повысить производительность?

Теперь, когда мы знаем, в чем заключается ущерб, давайте сосредоточимся на положительном и посмотрим, как общение может повысить производительность:

• Уменьшает недопонимание . Когда все знают, что делать, и знают, к кому обратиться за советом, люди менее склонны к ошибкам.
• Улучшает эффективность . Четкие инструкции и цели обеспечивают более эффективный рабочий процесс и позволяют людям быстрее выполнять свои задачи.
• Меньше разочарования . Когда люди не знают, чего от них ожидают, но знают, что должны добиваться результатов, они чувствуют разочарование, и это снижает производительность.
• Лучшее разрешение конфликтов . Вражда на рабочем месте снижает производительность и создает токсичную среду. Лучший способ решить проблемы — сообщить о них, устранить недоразумения и найти компромиссы там, где это необходимо.
• Эффективное сотрудничество . Сотрудники, которые находятся в хороших профессиональных отношениях и могут общаться с дружеским отношением, с большей вероятностью будут эффективно сотрудничать и работать более продуктивно.
• Счастливая команда . Люди чувствуют себя лучше, когда могут сообщать о своих потребностях, чувствах и мыслях. То, что нас понимают, делает нас более уверенными и способными продолжать хорошую работу.
• Поощряет лояльность и доверие . Общение является одним из краеугольных камней лояльности и доверия. Сотрудники, которые чувствуют, что их держат в курсе актуальных обновлений, чувствуют себя ценными и важными и более лояльны к компании.

Как улучшить общение на рабочем месте

Чтобы успешно улучшить коммуникацию на рабочем месте, вы должны разработать стратегию в сотрудничестве с вашей HR-командой и позаботиться о том, чтобы ей следовать.

Вот несколько практических советов, как это сделать:

1. Создайте безопасную среду

Когда люди счастливы на рабочем месте, чувствуют, что их ценят, и их потребности удовлетворяются, они с большей вероятностью будут выражать позитивное отношение к работе и свободно обсуждать проблемы. Если есть что-то, чего они не знают, не понимают или не чувствуют себя комфортно, члены команды должны свободно высказывать свое мнение и быть услышанными. В противном случае несообщенные проблемы будут накапливаться и влиять на то, как люди работают, и могут повлиять на их отношение к работе.

Тем не менее, HR и руководство должны обязательно прислушиваться к тому, что люди говорят, признавать и соответствующим образом решать проблемы. Даже если доступного решения нет, это следует обсудить, иначе человек может почувствовать, что его игнорируют. Сотрудники, которые высказались и остались без внимания, еще более склонны чувствовать себя несчастными, чем те, кто не хочет делиться своим неудовольствием.

Источник

Некоторые эффективные способы создания безопасной среды на работе:

• Проводите регулярные сеансы обратной связи . Скажите людям, что их ценят, обсудите их карьерный рост в компании и предоставьте практическую обратную связь о том, как улучшить их работу.
• Поощряйте задавать вопросы . Стремитесь создать среду, в которой люди чувствуют себя в безопасности, задавая вопросы и не чувствуя себя осужденными. Частью вашей рабочей культуры должно быть то, что каждый должен учиться у других и быть готовым делиться своими профессиональными и личными знаниями.
• Развивайте двустороннее общение . Общение на рабочем месте — это улица с двусторонним движением, и руководство и HR также должны быть открыты для обратной связи. Дайте понять, что люди могут рассказать вам о своих чувствах и внести предложения. Слушая, что они говорят, вы поможете им работать более продуктивно и чувствовать себя лучше на рабочем месте.

2. Будьте ясны в отношении протокола поведения и правил

Люди считают определенные типы поведения уместными и имеют разные границы как в обществе, так и на рабочем месте. Предоставление набора правил о том, как сотрудники должны общаться друг с другом, какой тон голоса является подходящим и какие формы общения следует использовать, может показаться излишним. Однако это может значительно улучшить качество профессиональных отношений и снизить возможное напряжение, возникающее, когда люди переступают черту.

Рассмотрите возможность создания семинаров и видеоуроков, посвященных общению на рабочем месте и предоставляющих четкий набор правил и протоколов поведения. Это может принести пользу только горстке людей, но оно того определенно стоит.

Ознакомление с правилами сделает вашу работу более приятной и, кроме того, потенциально может избавить вас от осложнений с законом.

3. Создайте позитивную культуру работы

Источник

Позитивная культура труда позволяет сотрудникам процветать и полностью раскрывать свой профессиональный потенциал. Компании должны поощрять людей поддерживать и помогать друг другу, а не сосредотачиваться только на своей работе. Таким образом, они могут создать больше, чем приятное рабочее место — они могут создать сильную команду.

Сотрудники, которые чувствуют себя воодушевленными и комфортными на работе и разделяют то же видение и ценности, что и компания, с большей вероятностью будут общаться открыто и продуктивно. Кроме того, они могут стремиться решать проблемы и оптимизировать производительность, а не зацикливаться на проблемах и не выполнять свою работу.

Рабочие места, которые не разрешают конфликты и поощряют соперничество, создают недружественную среду, в которой токсичное общение порождает еще более токсичное общение. Это заставляет людей сосредотачиваться на негативе и снижает их продуктивность.

Некоторые активы, которые могут помочь вам улучшить общение через командную игру:

• Командообразующие мероприятия.
• Зона отдыха в офисе.
• Регулярные HR-сессии.
• Групповые проекты.
• Внутренний коучинг и наставничество.

4. Понимание индивидуальных потребностей сотрудников

Разным людям нужна разная мотивация. В то время как некоторые преуспевают, когда лидер подталкивает их к достижению большего, другие мотивированы самомотивацией и нуждаются в том, чтобы их тяжелая работа была оценена по достоинству.

Менеджмент, который не понимает отдельных сотрудников и то, как с ними общаться, рискует потерять их в пользу конкурентов, которые больше ценят свою рабочую силу.

Источник

Например, если компания постоянно подталкивает сотрудников к достижению невыполнимых целей, она рискует создать рабочее место, где люди будут чувствовать себя неудачниками, даже если они делают все возможное. Некоторые сотрудники могут стремиться проявить себя, выйдя за собственные пределы, и это приведет к выгоранию. Другие, вероятно, почувствуют себя недооцененными и немотивированными. В обоих случаях производительность падает.

Неспособность сообщить о проблемах затруднит удержание сотрудников и приведет к сбоям в работе.

5. Определите четкий рабочий процесс коммуникации

Компаниям следует разработать четкий пошаговый процесс, в котором будет прописано, как должно происходить общение в отношении задач и поручений и что оно включает. Люди склонны к более эффективному сотрудничеству, если у них есть протокол о том, как сообщать о ходе своей работы, какими деталями делиться и когда.

Рабочий процесс должен позволять членам команды предоставлять коллегам четкие инструкции и доступ ко всем соответствующим активам. Следует также подчеркнуть, что эта информация должна быть запрошена, если она не предоставлена.

Предполагая, что процесс прост и понятен, как руководство, так и сотрудники могут быстро привыкнуть к нему, и он может быть интегрирован в их повседневную деятельность.

6. Поощряйте продуктивное решение проблем

Независимо от того, находятся ли люди в личных или профессиональных отношениях, споры и недоразумения всегда возможны. Когда сотрудники занимают общее пространство, велика вероятность того, что личные разногласия могут стать причиной разногласий, ссор и даже распрей.

Руководство должно следить за такими событиями, и если люди не способны общаться и решать эти проблемы между собой, они должны быть переданы в отдел кадров.

7. Выберите коммуникационные инструменты Smart

В настоящее время многие команды частично удалены. Однако, даже если вы находитесь в офисе, может быть сложно поддерживать активную связь и быть в курсе всех актуальных обновлений проекта. Кроме того, даже самые прилежные профессионалы иногда забывают и неправильно сообщают о вещах.

Использование современных средств связи, управления проектами, управления бизнес-процессами и рабочих процессов позволяет командам оставаться на связи и организовывать свою работу. Будь то Slack, Asana, Zoom или другое решение, это позволяет членам команды обмениваться и запрашивать информацию, сотрудничать и следить за развитием задач.

Фактически, исследования показывают, что внедрение коммуникационных технологий может повысить производительность как руководства, так и сотрудников до 25%.

Например, такой инструмент для общения, как Slack, отлично подходит для повседневного обмена, быстрой синхронизации и личных обновлений. Asana, с другой стороны, оптимизирует общение по управлению задачами — у людей есть вся информация о задании в одном месте, они могут оставлять или запрашивать обновления прогресса, добавлять соавторов и всегда отслеживать свои ожидающие задачи и проекты. Zoom позволяет командам проводить собрания, вебинары и учебные пособия в режиме реального времени, а также общаться лицом к лицу даже на расстоянии.

В целом, умные инструменты позволяют повысить качество общения на рабочем месте и объединить людей. Остальное зависит от вашей позитивной рабочей культуры и правильного отношения.

Нижняя линия

Коммуникация является важной частью ведения бизнеса. Однако, в то время как большинство компаний сосредотачиваются на эффективном общении со своими клиентами, многие забывают улучшить общение внутри компании.

Компании должны убедиться, что члены команды хорошо понимают друг друга, обмениваются достаточным количеством информации о своих задачах и процессах, за которые они отвечают, и эффективно сообщают о проблемах.

Улучшение коммуникации на рабочем месте — это первый и самый важный шаг к позитивной и продуктивной рабочей среде и ее успеху.