7 советов по предотвращению перерасхода средств в проектах

Избежание перерасхода средств является ключом к закрытию успешного проекта. Качество результатов и своевременное выполнение могут выйти за рамки, если проект будет выполнен с превышением бюджета.

Конечно, легко сказать, что вы собираетесь придерживаться жесткого бюджета. Но перерасход может случиться во многих местах, и снижение затрат иногда может показаться игрой в «убей крота».

Что такое перерасход?

Термин перерасход средств относится к непредвиденным затратам, которые в конечном итоге превышают бюджет проекта. Перерасход средств может произойти в любом проекте, и это особенно распространено в проектах строительства, производства и разработки программного обеспечения. Перерасход средств также известен как увеличение затрат или перерасход бюджета и может быть вызван несколькими причинами.

Прежде чем мы углубимся в причины, по которым проекты могут выйти за рамки бюджета, давайте рассмотрим программное обеспечение для управления проектами, которое может помочь вам предотвратить перерасход средств. ProjectManager — это программное обеспечение, которое собирает данные в режиме реального времени, чтобы помочь вам лучше контролировать свои расходы. Наша живая информационная панель автоматически собирает и рассчитывает шесть показателей проекта, включая стоимость, и отображает их в виде красочных, легко читаемых графиков. В отличие от облегченных инструментов, настройка не требуется. Начните работу с ProjectManager бесплатно уже сегодня.

Основные причины перерасхода средств

Управление затратами может быть утомительной задачей. Как менеджеру проекта, вам нужно будет постоянно проверять стоимость проекта, чтобы всегда быть уверенным, что все идет хорошо. В дополнение к этому вам также необходимо отслеживать другие ограничения проекта, такие как время, объем, риск и качество.

Мы перечислили основные причины перерасхода средств ниже, чтобы вы могли избежать этой проблемы и реализовать свои проекты вовремя и в рамках бюджета.

• Плохая оценка проекта: оценка стоимости имеет решающее значение для успеха в управлении проектами, потому что каждый руководитель проекта должен оценить все затраты по проекту, прежде чем создавать бюджет проекта. Обязательно используйте все имеющиеся в вашем распоряжении инструменты, такие как исторические данные или группа экспертов, которые помогут вам определить стоимость проекта. Если бюджет вашего проекта недостаточен, вы, скорее всего, столкнетесь с перерасходом средств.
• Расползание объема: Расползание объема происходит, когда объем вашего проекта четко не определен. Проще говоря, это означает, что на этапе выполнения у вас будут появляться неожиданные задачи. Выполнение непредвиденных задач увеличивает ваши расходы, что может привести к превышению бюджета проекта и перерасходу средств.
• Плохое управление рисками: любой проект сталкивается со многими потенциальными рисками. Руководитель проекта и команда управления проектом несут ответственность за создание плана управления рисками, в котором описаны все потенциальные риски и стратегии смягчения последствий, которые необходимо реализовать в случае необходимости. Если план управления рисками не создан, на ваш проект могут повлиять непредвиденные риски, что приведет к увеличению затрат и, следовательно, к перерасходу средств.
• Недостаток общения: проект — это начинание, требующее командной работы и общения. Как менеджер проекта, вы должны быть связующим звеном, которое скрепляет вашего спонсора проекта, проектную команду и заинтересованные стороны проекта. Отсутствие связи может привести к неожиданным изменениям в плане проекта или вызвать другие проблемы, которые могут привести к перерасходу средств.

Как избежать перерасхода средств

Перерасход средств или любые расходы, из-за которых проект выходит за рамки согласованного бюджета, — это то, с чем руководитель проекта должен быть постоянно бдителен. Есть несколько способов предотвратить перерасход средств.

Вот семь советов, которые помогут контролировать ваш бюджет.

1. Тщательное планирование проекта

Лучший способ остановить перерасход средств — это спланировать его перед выполнением проекта. Чем тщательнее и точнее будут ваши оценки, тем выше вероятность того, что вы уложитесь в бюджет. Риски проекта могут быть учтены с помощью исчерпывающего плана управления рисками. При планировании любого проекта необходимо учитывать все возможные сценарии и использовать исторические данные, интервью и опыт. После того, как этот план будет детализирован, подпишите его заинтересованные стороны проекта, чтобы все были на одной странице с точки зрения ожиданий.

2. Знайте своих поставщиков

Многие проекты требуют обращения за помощью к внешним поставщикам, будь то помощь в решении конкретных задач или поставка материалов и оборудования. Отношения с любым внешним поставщиком могут привести к перерасходу средств, который часто находится вне вашего контроля. Это делает критически важным проявлять должную осмотрительность, прежде чем отношения будут закреплены.

Во-первых, уясните возможности поставщика и удовлетворит ли он ваши потребности. Когда продавец называет стоимость, убедитесь, что она верна. Затем, прежде чем подписать контракт, проведите небольшую проверку, чтобы убедиться, что поставщик соблюдает сроки, и узнайте, что другие говорят о работе с ним.

3. Придерживайтесь запланированного объема

Расползание масштаба — одна из самых больших угроз, которые могут привести к перерасходу средств по проекту. Запросы на изменение всегда мешают руководителям проектов. Они исходят от заинтересованных сторон или клиентов, а также от членов команды. У всех есть желания и потребности. Многие из них могут быть уместными и даже полезными для проекта. Однако слишком большое количество изменений может существенно повлиять на проект, что сделает неизбежным перерасход средств. Подумайте об общей картине, прежде чем увеличивать объем проекта.

4. Используйте инструмент планирования проекта

Само собой разумеется, что мощный инструмент облегчит работу менеджера проекта, повысит производительность проекта и повысит эффективность. Это также помогает свести к минимуму перерасход средств. Инструмент планирования, такой как диаграмма Ганта, может помочь сохранить проект и предотвратить перерасход средств.

5. Держите заинтересованные стороны в курсе

Если нет четкой линии связи между заинтересованными сторонами и менеджерами проекта, задержки неизбежны. Задержки приводят к перерасходу средств, и слишком велик риск того, что работа будет начата не по той задаче в неподходящее время. Это потраченное впустую время грозит сбить весь проект с пути.

Заинтересованные стороны, а также команды нуждаются в надлежащем общении, но каждый должен получать правильную информацию. Команды хотят подробностей, в то время как заинтересованные стороны хотят общих штрихов, чтобы убедиться, что проект продвигается в соответствии с планом.

6. Отслеживайте прогресс

Панель мониторинга в реальном времени от ProjectManager также идеально подходит для отслеживания хода выполнения проекта по мере его реализации. Прежде чем проблемы станут проблемами, угрожающими графику и бюджету проекта, их можно решить. Панель мониторинга в режиме реального времени измеряет не только ход проекта, но и рабочую нагрузку команды, а также сроки запланированного и фактического завершения, включая отставание от проекта и многое другое.

7. Переназначить ресурсы

Если вы обнаружите проект, расходы на который превышают запланированный бюджет, вы отреагируете перераспределением ресурсов. Но вы также можете подготовиться к этому сценарию, заранее оценив ресурсы и разместив их там, где они будут наиболее эффективными. Это особенно верно в отношении вашего самого ценного ресурса: вашей команды.

Собрав самых опытных и квалифицированных членов команды, вы сможете реализовать более продуктивный и эффективный проект. Эти ресурсы могут стоить дороже, но если вы выполнили планирование и выделили средства, вы сэкономите деньги на серверной части, когда будет меньше проблем, требующих решения.

Сопутствующий контент для предотвращения перерасхода средств

ProjectManager — это программное обеспечение для управления работой и проектами, которое может помочь вам управлять своими проектами, оптимизировать процессы и сотрудничать с вашей командой в Интернете. Кроме того, мы предлагаем сотни блогов, шаблонов и руководств по управлению проектами. Вот несколько кратких руководств по улучшению ваших навыков управления затратами.

Анализ выгоды и затрат

Перед началом любого проекта команда управления проектом должна оценить затраты и потенциальные выгоды, ожидаемые от проекта, чтобы убедить заинтересованные стороны в том, что выгоды превысят затраты и что их инвестиции безопасны.

Оценка стоимости в управлении проектами

Оценка затрат является одной из самых важных обязанностей менеджера проекта, поскольку неправильная оценка затрат приводит к перерасходу средств и провалу проекта.

Как составить план управления затратами

План управления затратами — это документ, содержащий все стратегии, процедуры и рекомендации по управлению затратами, которым должна следовать команда управления проектом для контроля затрат и сохранения проектов в рамках бюджета.

ProjectManager — идеальный инструмент для контроля расходов

ProjectManager имеет мощную, но простую в использовании онлайн-диаграмму Ганта. Он способствует совместной работе и мгновенно обновляет статусы, поэтому руководитель проекта и команда всегда в курсе хода проекта. Надлежащее планирование помогает поддерживать точность оценок и предотвращает простои, которые приводят к риску перерасхода средств.

Зависимости задач можно связать с диаграммой Ганта ProjectManager. В то время как другие члены команды завершают свою работу, эти зависимости предотвращают блокировку других участников или их оставление без дела. Члены команды могут комментировать на уровне задачи для более совместной и эффективной работы. К каждой задаче могут быть прикреплены файлы, будь то документы или изображения.

Панели мониторинга в реальном времени из ProjectManager Мгновенное обновление

ProjectManager имеет информационные панели в реальном времени, которые позволяют быстро и легко создавать отчеты для заинтересованных сторон. Панель мониторинга в режиме реального времени мгновенно отображает обновления статуса с помощью серии графиков и диаграмм, отражающих многие показатели проекта. Затем менеджеры проектов могут фильтровать эти графики и диаграммы, чтобы отобразить нужные им данные. Распечатайте эти графики и диаграммы, если вам нужна печатная копия. При представлении заинтересованным сторонам вы можете ответить на вопросы, найдя более подробную информацию в несколько кликов.

ProjectManager — это программное обеспечение для управления проектами, которое предоставляет менеджерам проектов инструменты, необходимые им для планирования, отслеживания и составления отчетов. Перерасход средств лучше контролируется и с меньшей вероятностью приведет к провалу проекта благодаря нашему динамичному программному обеспечению для совместной работы, в том числе визуальным рабочим процессам Канбан-досок и интерактивным диаграммам Ганта. Попробуйте сегодня с нашей бесплатной 30-дневной пробной версией.