Презентации проектов: как подготовить и провести презентацию проекта

Что может заставить сердце менеджера проекта сжаться быстрее, чем сказать, что ему нужно представить проект совету директоров? Давление. Ответственность. Конечно, вы счастливы, что директора компании доверяют вам настолько, что хотят вашего вклада в проект, но необходимость выступать перед этими влиятельными игроками повышает ваш уровень стресса.

Если вы еще не сталкивались с этими запросами на презентации от старших менеджеров, вы это сделаете! Эти сценарии распространены в проектах, особенно в проектах, которые представляют новый продукт или включают организационные изменения. Но не чувствуйте себя подавленным. Презентации проектов могут показаться пугающими, но вы можете спланировать и подготовиться к ним так же, как и к любой другой встрече.

Что такое презентация проекта?

Презентация проекта — это возможность для вас объяснить процессы и результаты вашего проекта ключевым заинтересованным сторонам. Они могут быть неформальными, например, быстрое обновление через отчеты с несколькими людьми, или формальными. Официальные презентации проектов часто требуют надлежащего времени встреч, продуманных слайдов, обзора целей и многого другого. Мы потратим большую часть времени на обсуждение того, как подготовить и провести официальную презентацию проекта.

Формальная презентация проекта требует хороших данных. Программное обеспечение для управления проектами может предоставить вам информационные панели и отчеты, необходимые для дополнения ваших баллов и обновлений прогресса. ProjectManager имеет информационные панели в режиме реального времени, которыми вы можете поделиться с заинтересованными сторонами, и восемь различных подробных отчетов о проектах, которые вы можете сделать всего несколькими щелчками мыши. Начните бесплатно сегодня!

Почему презентация проекта так важна?

Презентация проекта — это ваша возможность показать важность работы, которую вы и ваша команда делаете. Если вы не можете сформулировать свой прогресс и достижения, ключевые заинтересованные стороны не поймут, почему на ваш проект тратятся деньги, время и ресурсы.

Когда вы думаете об этом таким образом, неудивительно, почему люди тратят так много времени на подготовку к презентации своих проектов. Читайте дальше, чтобы узнать, как вы можете выбить вашу следующую презентацию из парка.

Как подготовиться к презентации проекта

Подготовка к презентации проекта может быть важнее, чем его фактическая реализация. Это потому, что хорошая подготовка может подготовить вас к успеху в большой день. Давайте рассмотрим некоторые приемы подготовки к презентации вашего проекта.

1. Создайте приглашение в календаре для презентации вашего проекта

Вы не можете просто ожидать, что люди появятся — они должны знать, что есть важное событие, которое требует их присутствия, поэтому запишите это в свои дневники. Люди планируют свои встречи и встречи в календаре иногда заблаговременно, предупреждая заранее. Запланируйте презентацию как можно скорее и уточните у участников (или их помощников), если вы не получили ответа об их доступности.

Если вас пригласили на чью-то встречу, чтобы обсудить ваш проект, убедитесь, что он есть в вашем ежедневнике, и зарезервируйте время, чтобы спланировать его заранее. Если вы этого не сделаете, вы рискуете не успеть подготовить материал.

2. Выберите формат для презентации

Как вы собираетесь донести свое сообщение? Если вы запланировали встречу, скорее всего, вы ожидаете официальной презентации. Это хорошо, но как? Будете ли вы использовать слайды или флип-чарты или зеркально отразить свой iPad на мониторе? Ожидаете ли вы, что аудитория будет участвовать в какой-либо части презентации? Вы можете говорить без заметок или лучше иметь при себе несколько указателей в течение дня?

Также следует подумать о том, где вы будете проводить презентацию. Например, формат, который подходит для небольшого помещения и ограниченной аудитории, такой как слабо структурированное обновление проекта с парой слайдов, не будет подходящим для комнаты, полной заинтересованных сторон, организованной как лекционный зал. с вами на кафедре впереди.

3. Практикуйте презентацию по управлению проектами

Проведение презентаций — это навык. Практика, практика, практика. Перед презентацией крупного проекта добровольно проведите несколько небольших презентаций, таких как брифинги для сотрудников или краткое обновление информации на собраниях команды. Вы хотите чувствовать себя комфортно как стоя перед комнатой, так и с материалом. Просмотрите презентацию дома или в пустой комнате для совещаний, чтобы запомнить, где находятся переходы между слайдами. Попрактикуйтесь в использовании проектора и кликера для перемещения слайдов вперед. Перепишите свои флипчарты несколько раз, чтобы это стало вашей второй натурой.

Практика и обучение сделают вашу подачу намного более отточенной и профессиональной и дадут вашей аудитории гораздо лучший опыт.

4. Пишите крупно, чтобы ваша презентация была разборчивой

Используете ли вы слайды или флипчарты, пишите крупным шрифтом или крупным шрифтом. Часто бывает трудно увидеть, что происходит на экране, даже в небольшой комнате, а это значит, что ваше сообщение не доходит до аудитории. И это повод для зрителей проверить свои телефоны вместо того, чтобы слушать вас.

Хороший совет — распечатать слайды и положить их на пол. Если вы все еще можете четко их прочитать из положения стоя, значит, текст достаточно большой. Если вы не можете прочитать слова или вам приходится наклоняться, чтобы прочитать их, увеличьте размер шрифта!

5. Имейте запасной план для презентации

Ломаются проекторы, в конференц-залах нет конференц-телефонов, ручки заканчиваются в самый ответственный момент. Планируйте, чтобы все пошло не так. Аудитория вашей презентации состоит из занятых людей, и они не хотят сидеть и смотреть, как вы возитесь с технологией. Заставьте все это работать до того, как они прибудут, и если это не сработает, когда вы начнете, убедитесь, что у вас есть запасной план (например, распечатка ваших слайдов), чтобы вы могли продолжать в любом случае.

Как провести презентацию проекта

Когда наступает судьбоносный день, нужно помнить о некоторых важных вещах, когда вы проводите презентацию своего проекта. Следуйте этим рекомендациям, и вы представите свой проект и свою команду в лучшем свете.

1. Говорите четко и не полагайтесь на жаргон

Презентации зависят от ясности и хорошего общения. Если вы перегрузите свою презентацию жаргоном и запутанными рассуждениями, вы потеряете свою аудиторию. Убедитесь, что вы используете язык, понятный вашей аудитории, чтобы они могли понять все ключевые моменты, которые вам нужно сделать.

Помните, что не все на этой встрече будут разбираться во всех тонкостях вашего проекта, на самом деле, никто из них, скорее всего, не разберется. Так что говорите медленно, четко и убедитесь, что вы общаетесь.

2. Придерживайтесь того, что важно, и используйте данные

Делая презентацию своего проекта, не упускайте из виду первоначальные цели и требования проекта. Ваши заинтересованные стороны с самого начала договорились об определенных целях. Как вы продвигаетесь к достижению этих целей? Иногда легко сосредоточиться на неудачах или трудностях или на вещах, которые могут показаться вам увлекательными. Однако лучше сосредоточить внимание на важнейших бизнес-целях.

Важно использовать данные, чтобы дополнить презентацию вашего проекта по мере того, как вы решаете ключевые задачи и инициативы. Но не используйте слишком много данных! Люди потеряются в цифрах и перестанут слушать то, что вы хотите сказать. Это тонкий баланс.

3. Расскажите историю

Вы, вероятно, прослушали довольно много презентаций в свое время, и я полагаю, что вы пытались перестать засыпать на некоторых из них. Обновления статуса проекта могут быть скучными. Если тема не скучна, то говорящий часто скучен. Не позволяй этому быть тобой.

Один из способов удержать внимание аудитории — максимально интересно структурировать презентацию. Подумайте, что они найдут интересным (и это будет не то же самое, что интересно вам). Рассказать историю своего проекта — хорошая идея. Подумайте о начале, середине и конце презентации. Возможно, проследите жизненный цикл с точки зрения клиента.

Сосредоточьтесь на преимуществах, а не на процессах управления проектом. Если вы не знаете, имеет ли смысл ваш презентационный материал, покажите его другу или члену семьи, который ничего не знает о вашем проекте. Если они не засыпают, все в порядке!

4. Попросите оставить отзыв о вашей презентации

Когда ваша презентация закончена, попросите оставить отзыв. Вы можете сделать это непосредственно в конце сеанса, прежде чем люди покинут комнату, или через пару дней. Приятно получать обратную связь, так как это помогает вам работать над тем, что нужно улучшить в следующий раз.

Попросите людей поделиться своими впечатлениями как о ваших навыках презентации, так и о ее содержании. Вы можете обнаружить, что содержание было действительно хорошим, но вам не хватало уверенности в его донесении, или, наоборот, что вы были интересным докладчиком, но материал не имел к ним отношения. Все это полезно знать, и это поможет вам улучшить свои навыки презентации в следующий раз.

Презентации по управлению проектами требуют времени для освоения

Проведение презентаций не является повседневным явлением в проектах, но вполне вероятно, что вам придется сделать одну или две презентации в течение жизненного цикла проекта — больше, если ваш проект включает в себя множество семинаров или сеансов пользователей.

Не паникуйте – навыки презентации – это то, чему вы можете научиться, и с практикой вы станете лучше! Как только вы это сделаете, вы будете чувствовать себя уверенно, выступая с презентациями, и вы обнаружите, что в будущем вам будет легче к ним готовиться.

Функции планирования нашего программного обеспечения можно использовать для бронирования презентаций в календаре команды, который можно легко увидеть на панели управления проекта. С его помощью у вас есть возможность обмениваться планами и слайдами после презентации с онлайн-библиотекой документов. Затем вы можете продолжить обсуждение после встречи, используя отличный инструмент чата. Попробуйте программное обеспечение от ProjectManager бесплатно в течение 30 дней и убедитесь, насколько оно действительно полезно.