20 обязательных шаблонов и таблиц Excel для управления проектами

Прежде чем вы сможете планировать свой проект, у вас должны быть правильные инструменты для сбора данных, необходимых для разработки стратегии, и шаблоны Excel для управления проектами — отличное место для начала.

Использование Excel для управления проектами

Подумайте обо всем, что вам нужно обработать на пути к успешному проекту — составление расписания, планирование ресурсов, определение задач и этапов и т. д. Дни заметок и блокнотов, заполненных клочками бумаги, давно прошли. К счастью, сегодня руководители проектов могут использовать шаблоны Microsoft Excel для управления проектами.

Microsoft Excel хорошо справляется со многими вещами: математикой, анализом, организацией. Но он не интуитивно понятен для управления проектами из-за пустого формата электронной таблицы. Таким образом, без использования готовых электронных таблиц или шаблонов для управления проектами трудно осуществлять управление проектами в Excel.

Лучшие шаблоны и таблицы управления проектами для Excel

Посетите нашу страницу шаблонов, и вы найдете шаблоны Excel и Word для создания всех проектных документов, необходимых для управления вашим проектом. Но если вам просто нужны бесплатные шаблоны и электронные таблицы для управления проектами в Excel, не ищите дальше.

Вот 20 основных шаблонов Excel для управления проектами, которые вы можете скачать и использовать прямо сейчас. Превратите свои скучные электронные таблицы Excel в профессионально разработанные шаблоны управления проектами и выведите свои процессы управления проектами Excel на новый уровень.

1. Шаблон диаграммы Ганта

Диаграмма Ганта — это визуальный инструмент, который помогает вам сразу увидеть планирование задач и их зависимости на временной шкале проекта. Это делает его отличным шаблоном планировщика проектов.

Хотя это правда, что диаграмма Ганта может быть чрезмерно сложной в электронных таблицах Excel, особенно когда вам нужны более продвинутые функции планирования, такие как зависимости задач и распределение ресурсов, они остаются жизненно важной частью набора инструментов любого менеджера проекта. Вот почему мы рекомендуем использовать онлайн-программу для создания диаграмм Ганта, чтобы планировать задачи и проекты совместно с вашей командой.

Онлайн-инструменты диаграммы Ганта интегрируются в программное обеспечение для управления проектами и планирования, поэтому оно может обновляться в режиме реального времени. Это позволяет легко вносить изменения с помощью перетаскивания и может иметь цветовую кодировку для настройки по своему усмотрению. ProjectManager — это программное обеспечение для управления проектами, которое делает все это и многое другое. Попробуйте сами сегодня!

Но чтобы быстро создать диаграмму Ганта из списков задач, загрузите этот бесплатный шаблон диаграммы Ганта в Excel, чтобы упростить создание расписания проекта. Просто добавьте задачи и сроки в эту таблицу Excel и визуализируйте, сколько времени займет ваш проект.

2. Шаблон отчета о состоянии проекта

Необходимость отчета о состоянии проекта очевидна. Если у вас нет хорошей информации о том, что происходит в проекте, значит, вы управляете вслепую. Вы понятия не имеете, находитесь ли вы на правильном пути или ресурсы заблокированы.

С помощью этого бесплатного шаблона отчета о состоянии проекта в Excel у вас есть инструмент, который значительно улучшит общение по проекту как с заинтересованными сторонами, когда вы проводите презентацию, так и с членами команды.

Вы сами определяете периодичность отчетов. Но с шаблоном отчета о состоянии проекта большая часть рутинной работы, которая может отвлечь вас от проекта, уже выполнена, что дает вам более широкий доступ к необходимой информации.

3. Шаблон структуры распределения работ

Проект состоит из результатов, а эти результаты создаются задачами. Структура разбивки работ (WBS) — это способ визуализации результатов проекта, задач и подзадач, необходимых для их выполнения.

В ProjectManager есть бесплатный шаблон WBS, который структурирует процесс разбиения большого проекта на все более мелкие задачи в виде иерархической визуализации, позволяющей увидеть весь объем работы над проектом.

Это ключевой элемент планирования проекта, но он также имеет решающее значение для оценки стоимости проекта и составления реалистичного графика. Еще лучше то, что наш бесплатный шаблон WBS представляет собой электронную таблицу Excel, которую затем можно загрузить в программное обеспечение ProjectManager, чтобы инициировать проект, назначать задачи членам команды, а также отслеживать и отслеживать ход выполнения проекта после его выполнения.

4. Шаблон плана действий

Проект инициируется для завершения реализации цели. Но для достижения этой цели требуется стратегия, а затем шаги для успешной реализации этой стратегии. Короче, план действий.

Проекты прагматичны, а план действий — это основа для сбора ваших мыслей об эффективном и действенном выполнении плана проекта. С помощью нашего бесплатного шаблона плана действий вы можете просто заполнить пробелы, чтобы убедиться, что вы охватили все основы, и ваш проект начнется с правильной ноги. Это отличный сопутствующий шаблон для общего плана проекта и устава проекта.

От определения приоритетов задач до назначения и учета статуса, графика и ресурсов — мы вас охватили. И, опять же, план действий можно легко загрузить в ProjectManager, чтобы вы могли использовать все наши замечательные функции для визуализации рабочего процесса с помощью канбан-досок и отслеживать прогресс с помощью нашей информационной панели в режиме реального времени.

5. Трекер проектов и шаблон списка задач

Отслеживание проекта имеет решающее значение для обеспечения его выполнения в соответствии с графиком. Это означает также отслеживание работы на уровне задач.

Этот шаблон трекера проекта и списка задач может помочь в качестве списка задач и включает столбцы для запланированной и фактической продолжительности проекта, чтобы знать, что работает, а что требует большего внимания.

После того, как вы интегрируете свой шаблон отслеживания проекта и задачи в систему программного обеспечения для управления проектами, вы можете создавать диаграммы Ганта, чтобы получить четкое представление о графике проекта, а также получить эти данные, доставленные на вашу панель мониторинга, чтобы отслеживать ход проекта в режиме реального времени. И, конечно же, вы можете беспрепятственно импортировать файлы Excel и Microsoft Project в ProjectManager. Наше программное обеспечение может превратить ваши статические файлы Excel в потрясающие, динамичные инструменты управления проектами.

6. Шаблон реестра рисков

Риск является частью управления проектом. Работа включает в себя способность предвидеть, какие риски могут возникнуть, а затем формулировать ответ, чтобы вернуть проект в нужное русло. Вот тут-то и пригодится этот бесплатный шаблон отслеживания рисков в Excel.

Во-первых, он позволяет вам перечислить все возможные риски, которые, по вашему мнению, могут возникнуть в ходе проекта. Затем вы можете определить, как это повлияет на проект. Вы определяете уровень риска и назначаете ему владельца, чтобы кто-то отвечал за него.

Теперь у вас есть план по быстрому устранению этого риска и документ, которым можно поделиться, чтобы у риска никогда не было шанса ослепить проект.

7. Шаблон отслеживания проблем

Проблемы — это когда что-то происходит прямо сейчас в вашем проекте. Итак, что вы делаете, когда это происходит? Вы отслеживаете эти проблемы и решаете их с помощью этого бесплатного шаблона отслеживания проблем.

Прежде всего, конечно же, выявить эти проблемы по мере их возникновения. Это документ, в котором вы можете собрать эту информацию. Шаблон отслеживания проблем служит вам, обеспечивая документирование каждого шага, от выявления до решения проблемы.

Конечно, вы захотите поделиться шаблоном системы отслеживания проблем, и вы можете это сделать с помощью этого бесплатного шаблона Excel, но только в виде статического документа. В программном обеспечении для управления проектами эту информацию легко собирать и обмениваться, а также редактировать в режиме реального времени.

8. Шаблон формы запроса на изменение

Одна вещь, которая постоянна в любом проекте, — это изменения. Однако этими изменениями необходимо управлять. Вот где появляется форма запроса на изменение.

Наш бесплатный шаблон формы запроса на изменение дает вам структуру для выявления, отслеживания и устранения этих изменений, когда они возникают в проекте. В бесплатном шаблоне есть место, чтобы указать, в чем заключается изменение, передать право собственности члену команды, чтобы он возглавил задачу по его устранению, а затем подписать его.

При использовании вместе с ProjectManager форма запроса на изменение становится более динамичной. Он может действовать как платформа для совместной работы, на которой члены команды могут общаться и прикреплять соответствующие документы, даже передачи и подписи. Хранение всего под одной крышей — это то, что вы не захотите менять.

Связанный: Как запустить MS Project на вашем Mac шаг за шагом!

9. Шаблон бюджета проекта

У проекта может быть отличный план, но без финансовой поддержки ничего не получится. Вот почему бюджет проекта, каким бы утомительным он ни был, является одним из самых важных этапов на пути к успешному завершению проекта.

С помощью этого бесплатного шаблона бюджета проекта Excel вы можете буквально увидеть, когда вы находитесь в минусе, потому что он имеет цветовую кодировку. И этот документ, более чем важный для начала проекта, также является способом отслеживания этого бюджета на протяжении всего жизненного цикла проекта.

В этом шаблоне есть место для покрытия всех ваших расходов, от простых для сбора, таких как рабочая сила и материалы, до тех, которые меняются или переносятся из проекта в проект. Бюджеты являются приблизительными, но с этим бесплатным шаблоном эти цифры будут более точными.

10. Таблица учета рабочего времени проекта

Члены команды должны иметь возможность отслеживать свою работу по задачам, которые им назначены, а простой табель учета рабочего времени может предоставить простой способ уложиться в график, а также предоставить вам необходимую информацию, чтобы знать, где они находятся в своих задачах.

Бесплатный табель учета рабочего времени Excel может рассчитать стоимость часа и включает столбцы отпуска и сверхурочной работы, чтобы точно отметить время, затраченное на проект и вне его. Но табели рабочего времени полезны для разных целей, так что это удобный инструмент.

Когда вы управляете расписаниями с помощью программного обеспечения для онлайн-управления проектами, резина отправляется в путь. Вы сможете фильтровать столбцы и настраивать отчеты, легко делиться ими по электронной почте, в файлах PDF или Excel и CSV. Кроме того, ваша команда может отправлять расписания на основе реальных задач в системе, и вы получите уведомление по электронной почте, когда они это сделают.

11. Шаблон информационной панели проекта

Информационная панель проекта — это то, что держит вас в кресле водителя, когда вы путешествуете по жизненному циклу проекта. Это позволяет вам контролировать проект, отслеживать статус задачи, бюджет и многое другое в одном месте.

С помощью этой бесплатной панели управления проектами для Excel вы можете создавать графики и диаграммы, которые дают наглядное и легко усваиваемое представление о ваших задачах и управлении рабочей нагрузкой, а также о затратах. Это верный способ оставаться в курсе проекта в целом и знать, где вам нужно углубиться в детали.

Вы можете добавить больше возможностей своим панелям управления проектами, используя онлайн-программное обеспечение для управления проектами. Таким образом, когда члены команды обновляют статусы задач, информационные панели заполняются данными в реальном времени.

12. Шаблон плана проекта

В шаблоне плана проекта есть все, что вам нужно для планирования вашего проекта после его утверждения. В нем есть место для вас, чтобы определить цели вашего проекта, действия, задачи, а также все ресурсы, которые вам понадобятся для выполнения работы. Вы можете начать планировать свои действия, задачи и продолжительность каждой из них на временной шкале проекта. Есть даже место для определения зависимостей задач.

Планы проекта составляются с учетом вашего проекта, и нет двух одинаковых. Вот почему в этом шаблоне управления проектами есть место для добавления приложений. Здесь вы можете прикрепить план управления содержанием, затратами и графиком или структурную структуру работ (WBS), а также свое экономическое обоснование, технико-экономическое обоснование и устав проекта. Чем подробнее ваш план проекта, тем больше вы позиционируете себя и команду. для успеха, когда проект выполняется.

13. Шаблон оценки проекта

Этот бесплатный шаблон оценки проекта для Excel поможет вам спрогнозировать более точный бюджет и реалистичный график. Прежде чем планировать проект, необходимо определить все затраты, которые будут с ним связаны. Эта бесплатная электронная таблица управления проектами позволяет вам составить более подробную информацию о том, что вам нужно будет потратить на рабочую силу, материалы и ресурсы проекта.

Этот шаблон проекта — от описания работы до деталей оценки — отличный способ не только рассчитать свой бюджет, но и собрать информацию о различных поставщиках и подрядчиках, которых вы будете нанимать для помощи в выполнении проекта. Создавайте столько фаз проекта, сколько вам нужно. По каждому суммируется промежуточный итог, и эти промежуточные итоги затем автоматически подсчитываются для окончательной суммы. При управлении проектом невозможно избежать изменений, но чем точнее будет ваша оценка, тем выше вероятность, что вы выполните проект вовремя и в рамках бюджета.

14. Шаблон матрицы RACI

Использование шаблона матрицы RACI является важным инструментом для организации проектов. Проекты могут сбивать с толку, и если люди не уверены в своих ролях, могут возникнуть проблемы. Шаблон RACI для Excel — это бесплатный инструмент для идентификации и определения различных ролей и обязанностей всех участников проекта.

Этот шаблон Excel для управления проектами разбит по фазам проекта слева, а вверху перечислены все различные позиции проекта. Затем в соответствующем поле под заголовком заполняются буквы R, A, C или I, чтобы объяснить их отношение к этому конкретному моменту в проекте. RACI означает ответственный, подотчетный, проконсультированный, информированный. Определение этих ролей с помощью этой электронной таблицы Excel обеспечивает более плавную работу.

15. Таблица журнала изменений

Попробуйте наш бесплатный шаблон журнала изменений для Excel и создайте успешный процесс управления изменениями. Изменения будут происходить в каждом проекте, будь то запросы от заинтересованных сторон или внешних факторов, таких как проблемы с погодой или цепочкой поставок. Готовность к изменениям и то, как реагировать на них, могут решить ваш проект.

Эта электронная таблица Excel для управления проектами позволяет вам нумеровать изменения, которые вы идентифицируете в проекте, чтобы упростить их отслеживание. Есть место, чтобы зафиксировать, когда изменение было впервые обнаружено, кто им владеет и кому поручено работать с этим изменением. Есть даже место, чтобы отметить его статус и установить приоритет, чтобы вы знали, какие изменения следует обрабатывать в первую очередь. Наличие журнала изменений означает, что вы можете управлять изменениями и не позволять изменениям негативно влиять на ваш проект.

16. Шаблон плана ресурсов

Ресурсы — это все, что вам нужно для проекта. Наш бесплатный шаблон плана ресурсов для Excel — это первый шаг к управлению вашей командой и ресурсами. Вы можете использовать его, чтобы определить, перечислить и организовать все ресурсы вашего проекта, а также выяснить, сколько каждого из них вам понадобится и сколько это будет стоить. Вы можете использовать этот шаблон проекта Excel для интеграции с вашим графиком и бюджетом, чтобы отслеживать затраты по мере выполнения проекта.

Хотя вы захотите начать свой план ресурсов на этапе планирования вашего проекта, это должен быть живой документ, который регулярно обновляется по мере того, как что-то меняется в течение жизненного цикла проекта. После завершения проекта вы можете сохранить шаблон и использовать его при планировании ресурсов для будущих подобных проектов. Использование этого бесплатного шаблона управления проектами для Excel информирует всех, что способствует более эффективной работе над проектом.

17. Таблица анализа заинтересованных сторон

Заинтересованные стороны инвестируются в проект, и менеджеры проектов должны держать их в курсе и управлять их ожиданиями. Вот где пригодится этот бесплатный шаблон анализа заинтересованных сторон для Excel. Он поможет вам определить и управлять всеми заинтересованными сторонами в вашем проекте. Этот бесплатный шаблон является краеугольным камнем любого тщательного плана управления заинтересованными сторонами.

Шаблон анализа заинтересованных сторон позволяет начать работу с обзора проекта, за которым следует список всех заинтересованных сторон, вовлеченных в проект. Существует раскрывающееся меню, чтобы отметить, имеет ли конкретная заинтересованная сторона высокое, среднее или низкое влияние. Это означает, насколько сильно они могут повлиять на проект. Эта информация имеет решающее значение для управления ими. Затем вы определяете каждую заинтересованную сторону в электронной таблице, поскольку они имеют отношение к проекту. Обратите внимание на то, как часто вам нужно общаться с каждым заинтересованным лицом и т. д., чтобы управлять ими и поддерживать продвижение проекта.

18. Шаблон анализа пробелов

Если вы хотите улучшить свой бизнес и оставаться инновационными, вам нужен этот шаблон анализа пробелов для Excel. Это один из инструментов, который вы можете использовать для стратегического анализа того, где вы находитесь сейчас и как достичь того, чего вы хотите достичь в будущем. Эта таблица управления проектами поможет вам разработать план действий, который поможет вам перейти от текущего положения дел к тому, к чему вы планируете привести свою организацию в будущем, будь то увеличение доли рынка или быстрый вывод продукта на рынок.

В этом бесплатном шаблоне Excel есть все, что вам нужно, чтобы начать достигать своих целей, от общей информации и текущего состояния вашего бизнеса до будущего состояния, которого вы стремитесь достичь, каков процент разрыва и действия, необходимые для его устранения. Вы можете определить, кто в организации может возглавить инициативу, и даже отслеживать ее статус. Вы должны с чего-то начинать, и анализ пробелов — это то, где все это объединяется.

19. Таблица анализа затрат и выгод

Подсчитайте цифры, чтобы узнать, стоит ли развивать ваш проект, с помощью нашего бесплатного шаблона анализа затрат и выгод для Excel. Вы можете увидеть, может ли проект быть выполнен в течение определенного периода времени и по разумной цене. Этот шаблон Microsoft Excel позволяет сравнить ожидаемые затраты с преимуществами или возможностями, которые может предоставить проект. Таким образом, с точки зрения затрат вы можете увидеть, является ли проект жизнеспособным.

Будь то личный или профессиональный проект, наш бесплатный шаблон анализа затрат и выгод является мощным и гибким инструментом. Его можно использовать снова и снова, собирая информацию о проекте, количественные затраты (косвенные, нематериальные и возможности), а затем количественные выгоды (прямые выгоды, косвенные выгоды, нематериальные выгоды и конкурентные преимущества). Сложение трех разделов затрат и четырех разделов преимуществ шаблона дает общую стоимость для сравнения с общими выгодами. Это важный анализ, который необходимо провести перед тем, как приступить к любому проекту.

20. Таблица еженедельного рабочего графика

Если вам нужна помощь в управлении вашими человеческими ресурсами, получите нашу бесплатную таблицу недельного графика работы для Excel. Вы можете использовать его для управления еженедельной работой вашей команды и рабочим процессом проекта. Отметьте дни, когда ваша команда может работать, и получайте ставку оплаты и часы, которые они работают над своими задачами. Этот гибкий график работы сотрудников может применяться к обычной рабочей неделе с девяти до пяти или к более гибридной модели.

Используйте этот шаблон управления проектами для Excel, чтобы получить информацию о членах вашей команды и их графике работы. Вы можете добавить их имя, назначенные им задачи и проект, над которым они работают. Там есть место, чтобы перечислить все дни, когда они будут работать. Этот шаблон Excel — отличное место для сбора данных, но это статический документ. Если вы хотите обновить его, вы должны сделать это вручную. Это может занять время и отвлечь вас от управления проектом и работой вашей команды.

Не ограничивайтесь шаблонами и электронными таблицами Excel с помощью ProjectManager

Программное обеспечение для управления проектами может продвинуть вас намного дальше, чем шаблоны Excel для управления проектами. ProjectManager, отмеченное наградами программное обеспечение для управления проектами, представляет собой комплексную платформу, которая позволяет планировать, отслеживать и составлять отчеты о ваших проектах в Интернете. Поскольку это онлайн-инструмент, вы можете в режиме реального времени видеть свою команду проекта и их задачи.

Планируйте свои проекты от начала до конца с помощью нашей функции диаграммы Ганта. Эта функция позволяет поэтапно планировать все задачи вашего проекта, а затем назначать их членам команды. Вы даже можете создавать зависимости и устанавливать вехи. Кроме того, вы можете импортировать файлы Excel и файлы Microsoft Project в диаграмму Ганта, оживляя свои статические шаблоны. Кроме того, ProjectManager интегрируется с более чем 1000 сторонних приложений, таких как Google Drive, Slack и Microsoft Office 365, так что вы можете поделиться своим проектом со всеми в вашей команде.

Члены команды (и менеджеры) могут управлять своими задачами либо в списке задач, либо в представлении канбан. Канбан-представление является любимым для визуальных работников, у которых много разных проектов. Настраиваемые столбцы на доске канбан позволяют пользователю легко видеть свой прогресс или сортировать свои задачи по проектам или отделам. Конечно, любое представление, будь то диаграмма Ганта, список или доска, позволяет вам сотрудничать с другими членами команды и выполнять больше работы, чем вы когда-либо считали возможным. Вы будете удивляться, почему вы когда-либо управляли процессами Excel для управления проектами.

Получите все функции этих шаблонов управления проектами Excel и многое другое при использовании ProjectManager. Все эти инструменты доступны в нашем отмеченном наградами программном обеспечении для управления проектами, чтобы помочь вам планировать, отслеживать и составлять отчеты о вашем проекте в режиме реального времени. Посмотрите, что он может сделать для вас, воспользовавшись бесплатной 30-дневной пробной версией.