9 электронных писем, которые некоммерческие организации должны отправлять, чтобы привлечь и удержать спонсоров

В прошлом году некоммерческие организации привлекли 324 миллиарда долларов за счет сбора средств в Интернете. По данным M+R Benchmarks, большую роль в этой цифре сыграл электронный маркетинг.

Ни для кого не секрет, что некоммерческие организации ограничены во времени, деньгах и ресурсах, что объясняет, почему электронный маркетинг так популярен. Это доступный вариант, который может привлекать и поддерживать доноров с небольшими временными затратами.

Хотя многие некоммерческие организации уже рассылают электронные письма своим спонсорам, у нас есть несколько дополнительных советов, которые помогут вывести ваш некоммерческий электронный маркетинг на новый уровень. В этом руководстве объясняется:

• 3 письма, которые вы должны отправить новым донорам, прежде чем просить ни копейки
• 3 письма, которые вы должны отправить, чтобы попросить пожертвования
• 3 письма, которые вы должны отправить, чтобы поддержать доноров
• 3 совета для успешных электронных писем

3 письма, которые вы должны отправить новым донорам, прежде чем просить ни копейки

Новые доноры являются важной частью вашего финансового будущего, но это не значит, что вы должны бомбардировать их просьбами о пожертвованиях, как только они присоединятся к вашему списку рассылки. Как и в любых отношениях, должна быть фаза «узнать тебя».

Чтобы помочь вам установить отношения с новыми участниками, вот три электронных письма, которые вы должны отправить, прежде чем просить о пожертвовании.

• Приветственное письмо

Когда в ваш список добавляется новый донор, вам нужно расстелить красную ковровую дорожку. В течение 48 часов после добавления этого нового контакта вы должны отправить приветственное письмо. С помощью VerticalResponse вы можете использовать нашу автоматическую функцию, чтобы запланировать доставку приветственного электронного письма, как только новый контакт будет добавлен в ваш список.

Это приветственное письмо должно содержать дружеское приветствие, благодарить получателя за регистрацию и быстро объяснять преимущества вашего списка рассылки. Призыв к действию может привести подписчиков на ваш веб-сайт, возможно, на определенную целевую страницу, которая предлагает историю вашей организации или отвечает на часто задаваемые вопросы.

Призыв к действию может быть разным, но сейчас не время просить пожертвования. Это электронное письмо предназначено для установления связи и начала отношений, а не для просьбы о деньгах.

• 'Вы знали?' Эл. адрес

Пригласив потенциального донора в вашу некоммерческую семью, отправьте электронное письмо с информацией о вашем деле, которую он или она может не знать. Мы называем это «Знаете ли вы?» Эл. адрес. Другими словами, вы должны делиться информацией, которая не обязательно является общеизвестной.

Например, в электронном письме может быть сказано: «Знаете ли вы, что продовольственная полка округа Три-Каунти помогла накормить 650 семей в прошлом году?» Или: «Знаете ли вы, что Фонд зебр объединяется с зоопарком Сан-Диего, чтобы этим летом спасти 100 зебр?»

Цель этого письма — научить новых подписчиков. Подобно приветственному письму, это письмо не направлено на сбор пожертвований. Вы делитесь информацией, чтобы построить отношения. Ваш призыв к действию должен побудить подписчика узнать больше, посетив ваш сайт.

• Эксклюзивное предложение по электронной почте для новых подписчиков

Сделайте так, чтобы новые подписчики чувствовали себя желанными, предложив эксклюзивную сделку. Опять же, это все о построении отношений.

Эксклюзивным предложением может быть бесплатная экскурсия по вашему объекту, фирменный блокнот или раннее приглашение на предстоящий сбор средств. Это должно заставить подписчиков чувствовать себя особенными, но не должно стоить вам денег.

В письме объясните, что это предложение получают только новые подписчики, и объясните, что это за предложение. Призыв к действию поможет подписчику воспользоваться этой сделкой.

3 письма, которые вы должны отправить, чтобы попросить пожертвования

Теперь, когда вы работали над дружбой по электронной почте, вы можете начать просить пожертвования. Следующие три письма можно отправить новым подписчикам и лояльным жертвователям. Эти электронные письма являются инструментами для сбора средств, призванными помочь вам вносить пожертвования, не будучи настойчивыми.

• Электронная почта с историей успеха

Одним из самых мощных инструментов для сбора пожертвований является ваш успех. Доноры хотят знать, как их деньги помогут. Недостаточно просить людей пожертвовать деньги на строительство 10 домов в их районе. Вы должны показать их. Создайте электронное письмо, в котором объясните, как Барбара Смит, мать-одиночка четверых детей, имеет место, которое можно назвать домом, благодаря щедрым жертвователям. Включите фотографию Барбары и ее семьи перед ее новым домом. После краткого рассказа ее истории включите призыв к действию с просьбой к донорам поддержать кампанию.

• Электронное письмо «У нас есть цель»

Многие некоммерческие организации ставят цели по сбору средств. Когда вы это сделаете, поделитесь этим со своими донорами. Допустим, ваш фонд хочет собрать 10 000 долларов на установку колодца в бедном районе. Вы должны создать электронное письмо вокруг этой цели. На самом деле, вы должны создать серию писем.

В первом электронном письме, которое вы отправляете, должна быть указана цель и просьба к донорам внести свой вклад. Второе письмо должно предлагать обновление. Может быть, вы объявите, что вы на полпути к своей цели, и напомните донорам, что нужно пожертвовать. Третье электронное письмо, которое вы отправляете, должно быть близко к вашему крайнему сроку. Это электронное письмо должно быть срочным и содержать просьбу доноров поддержать вашу цель до того, как истечет время.

Конечно, эти целенаправленные электронные письма обладают большой гибкостью. Может быть, жертвователь предлагает сопоставить пожертвования в течение короткого промежутка времени. Если это так, вы захотите сообщить об этом другим по электронной почте. Если есть какие-либо обновления, о которых должны знать доноры, или другие мотивирующие факторы, вы должны поделиться ими по электронной почте.

Конечно, когда кампания будет завершена, отправьте электронное письмо, в котором доноры узнают о результатах и ​​поблагодарите их за поддержку.

• Электронная почта мероприятия по сбору средств

Когда вы проводите мероприятие по сбору средств, электронная почта является одним из лучших маркетинговых инструментов, которые у вас есть. Мероприятие требует тщательного планирования, и вы можете держать гостей в курсе событий, отправив серию электронных писем в поддержку сбора средств.

Для начала вы можете пригласить гостей на сбор средств по электронной почте. Разумеется, приглашение должно включать всю важную информацию (местоположение, дату, время и т. д.) и призыв к действию, позволяющий гостям ответить на приглашение.

Дополнительные электронные письма должны следовать. Например, отправьте последующее электронное письмо тем, кто не ответил на приглашение. Обычно требуется более одного электронного письма, чтобы заставить людей принять участие в событии. Вы можете отправить электронное письмо с подведением итогов прошлогоднего успеха и изложением ожиданий на этот год. По мере приближения мероприятия отправьте электронное письмо тем, кто планирует его посетить, с указаниями и информацией о парковке. Когда мероприятие завершится, поблагодарите тех, кто пришел, и поделитесь собранной суммой.

3 письма, которые вы должны отправить, чтобы поддержать доноров

Чтобы поддерживать интерес доноров к вашей некоммерческой организации, вам нужно отправлять электронные письма, поддерживающие ваши отношения. Вот три письма, которые делают именно это:

• Новостная рассылка

Когда дело доходит до поддержания отношений, нет лучшего способа, чем через информационный бюллетень. Информационный бюллетень — это как выпить кофе с другом. Это дает вам шанс наверстать упущенное. Информируя доноров, они чувствуют себя частью команды.

Ваш информационный бюллетень может включать все виды контента. Вы можете включить письмо от директора, обсудить предстоящие проекты, информировать читателей об инициативах, выделить волонтера, поделиться историей успеха, предоставить отраслевые новости, подвести итоги усилий по сбору средств и упомянуть предстоящие события. Варианты бесконечны.

И хотя цель информационного бюллетеня — информировать, а не запрашивать, он может содержать несколько призывов к действию.

• Полезные новостные письма

Привлекайте спонсоров, отправляя электронные письма с интересными новостями, связанными с вашей некоммерческой организацией.

Например, приют для животных может отправить электронное письмо о защите домашних животных от опасно низких температур. Некоммерческая организация, занимающаяся исследованиями рака, может отправить ссылки на несколько новостных статей, содержащих последние достижения.

Эти электронные письма всегда будут держать вашу некоммерческую деятельность в центре внимания.

• Электронная почта с предпочтениями донора

Несколько раз в год спрашивайте доноров, чего они хотят. Один из самых простых способов сделать это — опрос по электронной почте. Создайте опрос с помощью конструктора опросов VerticalResponse и добавьте ссылку на него в свое электронное письмо.

В ходе обследования следует спросить доноров об их предпочтениях. Например, опрос может быть посвящен тому, какие кампании предпочитают доноры, или вы можете задавать вопросы, чтобы улучшить конкретный сбор средств, который вы проводите каждый год. Спрашивая доноров об их предпочтениях, а не делая предположения, вы повысите лояльность доноров.

Помните, что опрос должен быть коротким и задавать конкретные вопросы, которые дают полезную информацию.

3 совета для успешной работы с электронной почтой

Поскольку у нас есть тема из трех, мы закончим руководство тремя советами, чтобы обеспечить успех вашей электронной почты.

• Используйте вдохновляющий язык
  

Когда вы просите денег, вы хотите использовать активный язык и выбирать слова, которые расширяют возможности доноров. Может показаться, что мы ссоримся из-за чего-то мелкого, но выбор слов имеет значение.

Мы создали эту удобную диаграмму, чтобы помочь. Слева — заезженные маркетинговые фразы. Справа — активные и расширяющие возможности альтернативы.

• Сделать вклад Пожертвовать сейчас
• Нажмите здесь, чтобы сделать пожертвование Измените мир к лучшему сегодня
• Дайте то, что вы можете, пожертвование не слишком маленькое
• Пожалуйста, нам нужна ваша помощь. Будьте героем для того, кто в этом нуждается.
• Мы не можем сделать это без вас Доноры, как вы делаете это возможным
• Каждый доллар помогает Пожертвовать 5 долларов сейчас
• Пожалуйста, дайте Мы ценим ваше пожертвование

• Добавляйте фотографии людей

Каждое электронное письмо лучше с картинками, но лучшие изображения включают людей. Эти фотографии могут мотивировать доноров к действию. Используйте фотографии тех, кому вы помогаете, и добровольцев в действии. Старайтесь держаться подальше от общих картинок или стоковых изображений. Вам нужны фотографии реальных людей. Взгляните на электронное письмо Американского Красного Креста ниже. Фотография маленького мальчика составляет целую электронную почту.

• Сегментируйте свой список

Когда вы создаете электронное письмо, естественно, вы хотите поделиться им со всеми. Есть определенные электронные письма, которые вы должны отправить всему вашему списку, но это не должно происходить с каждым электронным письмом. Сегментация списка — лучший способ. Сегментировать список означает разбить его на более мелкие конкретные группы. Например, раздел доноров в вашем списке может быть разбит на новых доноров, лояльных доноров и VIP-доноров.

Сегментация вашего списка не только позволяет отправлять целевые сообщения, но и позволяет избежать усталости от электронной почты. Вы не хотите, чтобы ваша аудитория устала от ваших электронных писем, поэтому лучше всего отправлять только те электронные письма, которые представляют интерес для получателя.

Эти девять электронных писем должны помочь вашей некоммерческой организации взаимодействовать с подписчиками и расширять базу доноров.

Как некоммерческая организация, какие электронные письма вы отправляете для привлечения и поддержки спонсоров? Расскажите нам свои мысли и советы в разделе комментариев ниже.

Воспользуйтесь этими советами уже сегодня в рамках бесплатной программы VerticalResponse для некоммерческих организаций. Зарегистрируйтесь и начните.