Полное руководство по ИСУП

Огромное количество информации создается, передается и хранится в течение всего жизненного цикла управления проектом. Без возможности систематизировать создаваемую документацию ваш проект может быть обречен на провал. Вот когда приходит PMIS, акроним для информационных систем управления проектами. ИСУП обеспечивает организованный и контролируемый поток информации, поэтому ничего не утекает и не теряется.

Программное обеспечение для управления проектами, которое поддерживает совместную работу и предлагает неограниченное хранилище файлов, такое как ProjectManager, является само собой разумеющимся. Наш инструмент может упорядочить ваши документы и сделать их доступными для проектной группы в любом из наших многочисленных представлений проекта. Например, представление в виде списка позволяет командам обмениваться файлами и комментировать задачи в режиме реального времени, чтобы улучшить общение. Начните бесплатно работать с ProjectManager уже сегодня.

Что такое ИСУП?

Информационная система управления проектами (PMIS) — это то, как организована информация о проекте. Он собирает и использует информацию о проекте через одно или несколько программных приложений. Эти программы помогают менеджерам проектов планировать, выполнять и закрывать свои проекты и позволяют им организовать поток информации, чтобы они не утонули в данных.

Существуют различные типы программного обеспечения PMIS, но большинство из них имеют общие наборы функций, которые включают инструменты для планирования, авторизации работы, сбора и распространения информации и т. д. Некоторые также имеют автоматизированный сбор и отчетность по ключевым показателям эффективности (KPI), в то время как другие представляют собой просто набор файлов. .

Для чего используется ИСУП?

ИСУП предназначена для поддержки всех аспектов управления проектами, включая информацию, необходимую для мониторинга или сбора. Это включает в себя управление интеграцией, управление содержанием проекта, управление стоимостью проекта, управление временем проекта, управление качеством проекта, управление коммуникациями проекта, управление рисками проекта, управление закупками проекта и управление заинтересованными сторонами проекта.

Основные характеристики PMIS

Это большой объем информации, которую необходимо отслеживать, и при управлении проектом крайне важно иметь возможность немедленно извлекать необходимую информацию из всех этих данных. PMIS — это важный инструмент, который дает вам мгновенный доступ к сигналу в шуме. Эта информация также важна для будущих проектов, поскольку помогает снизить риски, повысить эффективность и снизить затраты.

Если ИСУП собирает все данные проекта и хранит их упорядоченным образом, она также должна быть доступной для извлечения, поиска, категоризации, совместного использования и анализа. Для этого типичная ИСУП имеет ряд инструментов.

• Расписание и планирование: вычисляет ранний и поздний график, свободное время и критический путь.
• Управление ресурсами: включает в себя загрузку ресурсов, выравнивание, распределение и т. д.
• Бюджет: затраты, связанные с отдельными задачами, для более точной оценки и формирования бюджета.
• Контроль и производительность: анализируйте и контролируйте затраты и производительность, обновляйте существующие планы как фактические в соответствии с запланированными изменениями данных и предоставляйте менеджеру проекта сценарии «что, если».
• Отчетность и общение: создание графиков, отчетов и диаграмм собранных и проанализированных данных, которыми можно поделиться с заинтересованными сторонами и членами команды.
• Интеграция и простота использования: некоторые ИСУП будут получать доступ к данным из разных проектов для многопроектного анализа, интеграции с другими системами, такими как расчет заработной платы, инвентаризация и т. д. Чем проще использовать ИСУП, тем меньше времени и денег требуется для обучения.

Как работает ИСУП на протяжении всего жизненного цикла проекта?

ИСУП имеет разные функции в зависимости от этапа проекта. На базовом уровне ИСУП должна давать возможность отслеживать объем, время и затраты вашего проекта. Надежная ИСУП должна включать в себя широкий спектр функций программного обеспечения для управления проектами, которые вы можете использовать на протяжении всего жизненного цикла проекта.

ProjectManager имеет расширенные функции управления ресурсами, отслеживания времени, управления работой и проектами, которые вам нужны от PMIS, а также функции совместной работы в реальном времени, информационные панели, отчеты и многое другое. Вот как вы можете использовать расширенную ИСУП для управления жизненным циклом вашего проекта.

Инициация проекта

На этапе инициации менеджер проекта использует ИСУП для составления предварительного бюджета, включая смету расходов и ресурсы. ИСУП, используемая в сочетании с другими инструментами, может помочь в планировании проекта. Что касается утверждения, ИСУП помогает определить объем работ, помогает в подготовке заявки и может использоваться при представлении данных лицам, принимающим решения.

Планирование проекта

При планировании проекта PMIS помогает с деталями планирования, включая анализ задач и критических путей. Он поддерживает планирование управления затратами, включая анализ WBS и интеграцию процессов управления. PMIS также оказывается полезным для руководителя проекта при планировании ресурсов с точки зрения доступности и уровня. Это также может помочь установить базовый план для масштаба проекта, графика и стоимости.

Выполнение проекта

После выполнения проекта ИСУП собирает, упорядочивает и сохраняет данные, поступающие от проектной группы. Затем эти данные можно сравнить с базовыми прогнозами. ИСУП помогает с прогнозами затрат и графика, чтобы определить, требуются ли изменения в середине проекта. Управление материалами, сбор затрат, измерение производительности и, конечно же, отчетность поддерживаются PMIS.

Мониторинг и контроль проекта

ИСУП должна иметь все функции управления затратами, управления ресурсами, управления задачами и отслеживания времени, которые вам необходимы, чтобы убедиться, что выполнение проекта идет по плану, и ничто не влияет на график или бюджет вашего проекта. В случае, если проблема действительно влияет на ваш план проекта, вы можете использовать PMIS, чтобы найти всю информацию, необходимую для снижения этого риска и корректировки плана вашего проекта.

Закрытие проекта

Особенно при закрытии проекта ИСУП очень помогает. Это помогает пересматривать требования, чтобы убедиться, что проект соответствует всем поставленным целям и задачам. Он также систематизирует информацию, собранную в ходе проекта, для обзора производительности, анализа производительности, окончательных отчетов и хранит архив исторических данных для будущих проектов.

Преимущества использования онлайн ИСУП

Несмотря на то, что существуют информационные системы управления проектами, выполняемые вручную, преимущества использования онлайновой или облачной системы многочисленны. Онлайн-информационная система поддерживает скорость, мощность, эффективность, экономичность, точность и способность выполнять сложные проекты. Из всех этих преимуществ скорость является наиболее практичной.

Связанный: 20 бесплатных шаблонов управления проектами для Excel

После того, как данные собраны, их можно скорректировать, чтобы они отражали результаты, необходимые руководителю проекта, с большой скоростью и точностью. Ручная программа никогда не сможет соответствовать этому и не сможет создавать и пересматривать планы, расписания или бюджеты так же быстро. То, что раньше занимало несколько дней или дольше, теперь выполняется за считанные секунды.

Руководители проектов и их организации могут хранить большие объемы данных с помощью ИСУП. К этим данным также легко получить доступ, приоритизировать и обобщить по мере необходимости. И в отличие от ручной системы, которая является большой и требует много вспомогательного персонала, онлайновая ИСУП требует гораздо меньше поддержки и места.

С этими факторами также есть соотношение затрат и выгод. Ценовое преимущество цифровой ИСУП по сравнению с ручной ИСУП обычно значительно, особенно при рассмотрении вопросов хранения и обработки. И если входные данные верны, вероятность ошибок значительно снижается с помощью ИСУП на основе облачных вычислений.

Попробуйте ProjectManager в качестве ИСУП

ProjectManager — это программное обеспечение для управления проектами с функциями, позволяющими создать отличную ИСУП.

Информационная панель в режиме реального времени предоставляет актуальную информацию о показателях проекта, обрабатывая для вас числа и создавая яркие и легко читаемые диаграммы и графики, которые можно распечатать для презентаций или поделиться в цифровом виде. Их также можно отфильтровать, чтобы отразить только те данные, которые вам нужно показать вашей команде или заинтересованному лицу.

Неограниченное хранилище файлов проекта

Поскольку программное обеспечение основано на облаке, существует большое хранилище файлов для архивирования ваших документов, изображений и других файлов. Теперь все они собраны в одном месте, что обеспечивает их безопасность, упорядоченность и доступность в любое время.

Эффективное управление задачами

Сообщения между членами команды также сохраняются, но они не передаются по электронной почте и не теряются в длинном текстовом повествовании, что может привести к потере драгоценного времени на поиск нужной информации. Вместо этого в ProjectManager эти обсуждения организуются на уровне задач с использованием наших инструментов управления задачами, включая прикрепление соответствующих документов, чтобы каждый знал, где их найти.

ИСУП необходима для управления огромными объемами данных, которые кишат вокруг каждого проекта. ProjectManager — это облачное программное обеспечение для управления проектами, обладающее функциями, необходимыми менеджеру проекта для сбора, организации, анализа и архивирования всей этой информации. Он прост в использовании, и вся команда может сотрудничать. Чего ты ждешь? Попробуйте ProjectManager бесплатно в рамках 30-дневной пробной версии.