Наем виртуального помощника — одно из лучших решений, которое вы можете принять для своего бизнеса.

Это не только дает вам больше времени, чтобы сосредоточиться на том, что важно, но также дает вам доступ к опытному профессионалу, который знает, как справляться со всеми видами задач.

Но с таким количеством вариантов, как узнать, какая компания подойдет для ваших нужд? В этом сообщении блога есть советы и рекомендации, которые помогут вам найти идеальную виртуальную машину!

Что такое виртуальный помощник?

Виртуальный помощник — это тот, кто выполняет задачи для вас удаленно — обычно с помощью электронной почты, Zoom и других онлайн-инструментов.

Наняв виртуального помощника, вы сможете освободить время, которое раньше уходило на бизнес-задачи, чтобы вы могли сосредоточиться на наиболее важных аспектах своего бизнеса.

Если вы хотите найти виртуального помощника, вы можете разместить объявление на Upwork, Fiverr, Freelancer.com и других досках объявлений.

Что вы можете передать на аутсорсинг?

При найме виртуального помощника важно подумать о том, какие задачи вы в настоящее время передаете на аутсорсинг.

Если вы работаете с несколькими компаниями, работающими с виртуальными активами, чем конкретнее ваше описание работы, тем лучше — это позволит вам найти идеального кандидата.

Вот некоторые общие задачи, для которых многие нанимают виртуальных помощников:

Кроме того, VA могут помочь вам с социальными сетями, такими как публикация сообщений на различных платформах и проведение исследований для новой кампании.

Виртуальные помощники могут помочь вам в обслуживании клиентов; это может включать ответы на электронные письма или сообщения в чате, чтобы вам не приходилось этого делать.

Виртуальные активы также могут помочь в проведении маркетинговых исследований, просматривая данные в электронной таблице или составляя свои отчеты по теме.

Что искать в правильном виртуальном помощнике?

При найме компании или частного лица есть несколько вещей, на которые вы должны обращать внимание, чтобы гарантировать, что вы получите наилучшую возможную виртуальную реальность:

Компания против частного лица

Использование частного лица вместо компании имеет много преимуществ. Например, у человека обычно больше возможностей для удовлетворения ваших потребностей, и он может обеспечить более высокий уровень качества, поскольку вы нанимаете его только для конкретных проектов.

Однако это может быть не лучший маршрут, если вам нужен кто-то, кто будет регулярно уделять определенное количество времени.

При найме человека важно учитывать, как он будет общаться с вами. Например, вам нужно убедиться, что человек понимает английский язык, так как это международный деловой язык, и что у его учетной записи есть дополнительный уровень безопасности (например, двухфакторная аутентификация) на случай взлома или кражи.

Гибкое планирование

Важно иметь возможность общаться с вашим виртуальным помощником. Обычно это делается через виртуальный офис, такой как Zoom или Skype, и это позволит вам обмениваться файлами и взаимодействовать друг с другом по мере необходимости.

При найме компании одним из преимуществ является то, что они предложат большую гибкость планирования, чем мог бы человек.

Таким образом, если вам нужен кто-то, кто может регулярно работать над конкретными проектами, это может быть лучшим путем.

Почасовые проекты против проектов с фиксированной ценой

Некоторые компании будут предлагать определенные проекты за почасовую оплату, а другие будут делать их по фиксированной цене.

Например, если вам нужен кто-то, кто может регулярно выполнять задачи ввода данных в Excel, вы, скорее всего, будете платить почасовую оплату.

Однако, если вам нужен кто-то, кто может провести исследование рынка для конкретного проекта, лучше всего заплатить фиксированную плату, поскольку это будет сделано за один раз.

Качество работы против цены

Конечно, при найме частного лица или компании вы должны учитывать их цены.

Однако, хотя стоимость может показаться основным фактором при найме виртуального помощника, вы также должны учитывать качество их работы.

Важно помнить, что некачественная работа может привести к дополнительным расходам в будущем, поскольку она потребует последующих действий или дополнительных исправлений, которые могут превысить то, за что вы платите.

Советы по работе с виртуальными помощниками

После того, как вы решили, что вам нужно нанять виртуального помощника, вот несколько советов о том, как лучше с ним работать:

Создайте список задач и запланируйте задачи соответствующим образом

При работе с кем-то, находящимся в другой стране, может быть разница во времени в несколько часов. Таким образом, лучше всего составить список задач, который вы отправляете им в определенное время дня.

Кроме того, это также может помочь предложить ежедневные или еженедельные цели относительно того, сколько часов они должны посвятить выполнению задач для вас.

Это гарантирует, что каждый будет знать рабочую нагрузку на каждый день и чего ожидать в определенные недели.

Общайтесь часто

Важно убедиться, что вы регулярно общаетесь со своим виртуальным помощником о том, что вам нужно сделать и как это должно быть выполнено. Это также поможет VA обеспечить более высокий уровень качества, поскольку они будут точно знать, что вы от них ожидаете.

Используйте систему управления задачами

Поскольку вы будете присылать список задач, которые необходимо выполнить, лучше всего использовать систему управления задачами, чтобы вы могли отслеживать, что нужно сделать и когда это будет сделано.

Например, виртуальный помощник, скорее всего, будет использовать такой инструмент, как Trello, для управления задачами, и это даст вам обзор всего, что делается.

Создайте подотчетность с помощью вех

Помимо настройки системы управления задачами, также важно использовать вехи при работе с виртуальными помощниками. Вехи — это поставленные цели, которые необходимо выполнить в течение определенных недель или месяцев при работе с виртуальным помощником.

Это не только обеспечивает подотчетность для вас, но также дает виртуальному помощнику возможность увидеть их прогресс — и это может мотивировать их продолжать двигаться вперед.

Держите всех в курсе изменений

Лучше всегда информировать своего виртуального помощника о любых изменениях в сроках или задачах, которые необходимо выполнить. Это важно, чтобы убедиться, что нет никаких недоразумений относительно рабочей нагрузки или расписания.

В зависимости от обстоятельств вы даже можете держать своего виртуального помощника в курсе, если вы путешествуете или берете отпуск. Это поможет им планировать соответствующим образом, поскольку они будут точно знать, что происходит с их проектами.

Поддержание отношений с виртуальными помощниками

Наконец, важно помнить, что деловые отношения строятся на общении и доверии. Поэтому, чтобы обеспечить долгосрочные отношения с вашим виртуальным помощником, вы должны убедиться, что:

• Вы соблюдаете сроки
• Вы предоставляете регулярные обновления
• Вы честны в том, что нужно сделать

Поддерживая эти отношения, вы не только получите доступ к превосходным специалистам, которые могут сделать для вас лучшую работу, но и сможете больше полагаться на них, что делает виртуальных помощников отличным решением для предпринимателей и владельцев малого бизнеса, которые нужно выполнять несколько задач одновременно.

Виртуальные помощники против фрилансеров

Далее давайте посмотрим на различия между фрилансерами и виртуальными помощниками:

Фрилансер может предложить больше гибкости и более специализированных навыков, чем виртуальный помощник. Например, фрилансер может предложить лучшую коммуникацию или более качественную работу, чем виртуальный помощник.

Это потому, что они имеют опыт самостоятельной работы с клиентами или являются экспертами в своей области благодаря многолетнему образованию и практике. В результате вы можете построить более длительные отношения с фрилансером, чем с VA.

Фрилансер стоит дороже, чем виртуальный помощник, и ему может потребоваться больше времени, чтобы выполнить работу за вас. В большинстве случаев лучше всего нанять виртуального помощника, если вам нужна помощь в выполнении административных задач, и нанять фрилансера, если вам нужен эксперт в своей области или художник.

Фрилансеры часто работают не по найму — и это не всегда так с виртуальными помощниками. Кроме того, многие фрилансеры работают у себя дома или в кофейнях, и они могут быть не в состоянии предложить высокий уровень профессионализма или доступности, когда дело доходит до общения.

Виртуальные помощники обычно всегда доступны для вопросов и работают из своего офиса или дома. Многие виртуальные помощники установили часы, когда они могут поговорить с клиентами и другими сотрудниками, поэтому многие начинают работу рано утром.

Виртуальные помощники предлагают гибкость

В большинстве случаев гораздо проще справляться с задачами, когда в вашем распоряжении есть виртуальный помощник. Это потому, что они могут предоставить вам круглосуточную доступность, а это означает, что вы сможете связаться с ними в любое время и узнать о задаче или задании.

Предположим, ваш виртуальный помощник работал на вас в прошлом. В этом случае также можно установить более тесные отношения, что может сделать общение еще проще, если ваш виртуальный помощник знает ваши потребности и имеет больше информации о том, что вы ищете.

В конце концов, виртуальные помощники — отличный способ сэкономить время, потому что они могут выполнять обычные задачи, которые в противном случае должны были бы выполняться сотрудником.

Это означает, что у вас есть больше времени, чтобы сосредоточиться на развитии своего бизнеса, в то время как ваш виртуальный помощник выполняет повседневные обязанности, необходимые для поддержания вашего бизнеса.

Часто задаваемые вопросы

Сколько виртуальные помощники берут в месяц?

Сколько вы платите за виртуальные машины, зависит от задач, которые необходимо выполнить. Поскольку они предоставляют услуги по мере необходимости, их ставки обычно определяются количеством часов, необходимых для выполнения задачи или проекта.

Вы также можете нанять помощника на основе определенных почасовых ставок или пакетных предложений, что может быть особенно полезно, если вам регулярно требуется помощь с несколькими задачами.

Есть ли спрос на виртуальных помощников?

Виртуальные машины становятся все более популярными, поскольку малые предприятия и предприниматели осознают преимущества найма помощи. Это может быть связано с тем, что они часто работают с клиентами в любое время, а это означает, что виртуальные помощники могут позаботиться о задачах, когда вы заняты, или вам нужно выполнить задачу в нерабочее время.

Предприниматели и владельцы компаний также могут нанять VA, которые имеют опыт работы в той же отрасли, что и они, а это означает, что ваш виртуальный помощник будет хорошо разбираться в том, с чем вам нужна помощь.

Какие виды карьеры можно передать на аутсорсинг виртуальному помощнику?

Виртуальных помощников обычно нанимают для выполнения административных задач, таких как управление социальными сетями, управление электронной почтой, организация поездок и управление проектами.

Однако владельцы компаний часто нанимают виртуальных помощников, имеющих опыт работы в той же отрасли. Таким образом, вы можете найти кого-то, обладающего конкретными знаниями о вашей нише, который может помочь улучшить ваш бизнес или достичь ваших целей.

Являются ли виртуальные помощники подрядчиками?

Виртуальные помощники не всегда являются подрядчиками. Некоторые из них являются фрилансерами, но многие виртуальные активы установили часы работы и ежемесячно получают оплату за свои услуги.

Также возможно нанять VA в качестве сотрудников. Это особенно полезно, если вам регулярно требуется помощь с несколькими задачами, потому что вы можете договориться о помощи на полный рабочий день или о зарплате в зависимости от количества часов, необходимых для выполнения задач.

Последние мысли

Возможно, ваш бизнес растет, и вам нужна дополнительная помощь, чтобы успевать за всем.

Вы впервые думаете о найме виртуального помощника, но с чего начать? Мы составили это руководство, в котором описывается, что такое VA и как найти того, кто лучше всего удовлетворит ваши потребности.

Когда дело доходит до выбора между человеком или компанией, подумайте, какую работу вы хотите, чтобы они выполняли.

Если у вас есть административные задачи, такие как ввод данных или планирование встреч, наймите кого-то самостоятельно; если им нужен доступ к конфиденциальной информации или высокоуровневым навыкам (например, графическому дизайну), то вместо этого обратитесь в компанию.

Не забудьте также принять во внимание затраты, прежде чем принимать какие-либо решения!