Заказы на изменение в управлении проектами, строительстве и других отраслях

Изменения являются частью реализации любого проекта. Чтобы проект выполнялся по графику и в рамках его бюджета, этими изменениями необходимо управлять. Заказ на изменение (или поправку) — это механизм, который идентифицирует, определяет и отслеживает эти изменения способом, приемлемым для всех сторон. Это включает любые дополнительные затраты или время, необходимые для реализации изменения.

Наличие заказа на изменение и журнала заказа на изменение являются особенно важными документами в управлении строительными проектами, где контракты между владельцем проекта и различными подрядчиками, работающими над выполнением плана, жизненно важны для продвижения проекта. Но приказ об изменении контракта может применяться ко многим отраслям.

Что такое заказ на изменение?

Заказ на изменение — это документ управления изменениями, в котором рассматриваются любые изменения в рамках проекта, подробно описывая, что должно произойти, сколько это будет стоить и когда можно ожидать его завершения.

Заказ на изменение — это средство изменения существующих контрактов и, по сути, корректировки цены и графика проекта. Из-за этих изменений в бюджете и графике заказы на изменение не вступают в силу до тех пор, пока владелец проекта и подрядчик, ответственный за изменение, не согласуют условия. Существует два типа ордеров на изменение: аддитивные и дедуктивные.

добавка

Аддитивное изменение — это такое простое изменение, как изменение цвета краски или перемещение конструкции из одного места в другое на площадке проекта. Они ничего не убирают из проекта, они просто меняют часть исполнения.

дедуктивный

С другой стороны, если вы запрашиваете удаление части работы, это дедуктивный порядок изменения. В отличие от аддитивного порядка изменения, дедуктивное изменение, скорее всего, приведет к сокращению затрат и может даже сократить время в графике проекта.

Заказы на изменение являются важной частью процесса управления изменениями. Они также часто являются частью процесса, который начинается с запроса информации (RFI), который представляет собой документ, отвечающий на любые вопросы, которые могут возникнуть в ходе выполнения строительного проекта. Он используется, чтобы уточнить что-то или попросить дополнительную информацию. Это часто может привести к изменению контракта, что затем вызовет форму заказа на изменение.

Зачем использовать заказ на изменение?

Порядок изменения используется, когда запрашивается изменение. Ни один план не высечен на камне, особенно для сложных строительных проектов. Руководители проектов могут подготовиться к риску, но невозможно предвидеть все, что может произойти.

Поскольку эти два вида изменений, которые могут повлиять на масштаб, проявляются в проекте, необходимо контролировать их и управлять ими. Вот почему так важно использовать форму заказа на изменение. Он фиксирует детали запрошенного изменения, сколько это будет стоить и затраченное время, поэтому все стороны могут принять решение, продолжать или нет.

Что такое журнал изменений?

Если изменение одобрено, для него требуется журнал запросов на изменение. Журнал заказов на изменения фиксирует изменения, внесенные в проект, и гарантирует, что они выполняются в соответствии с графиком. Это также место, где собраны все заказы на изменение, поскольку в ходе проекта их обычно несколько. С журналом изменений вероятность того, что эти изменения будут потеряны при выполнении проекта, меньше.

Журнал запросов на изменение также помогает выбрать, какие изменения следует инициировать, и поддерживает организованность этого процесса, присваивая каждому заказу на изменение номер. Можно определить тип изменения и указать причину запроса на изменение.

Журнал заказов на изменение — это место, где можно записать, как изменение повлияет на проект, что помогает принять окончательное решение о том, двигаться дальше или нет. Здесь собраны другие сведения из формы запроса на изменение, такие как дата создания запроса на изменение, кто его создал, каков его статус (если одобрен), кто его утвердил (или почему он был отклонен) и необходимые действия.

Пример шаблона формы заказа на изменение

В ProjectManager есть библиотека сообщений в блогах и обучающих видеороликов, посвященных всем аспектам управления проектами, включая десятки бесплатных шаблонов управления проектами, включая наш шаблон формы заказа на изменение.

В нашем шаблоне формы заказа на изменение есть место для сбора внутренней информации о владельце и проекте, а также о том, какие возможности могут быть получены в результате внесения изменений. Там также есть место, чтобы объяснить, что это за изменение и как оно повлияет на проект.

Кроме того, есть место для сбора сведений, таких как сведения об изменении и о том, как это повлияет на затраты. В нижней части формы есть подпись и строка даты, когда изменение утверждается или отклоняется. Кроме того, его можно настроить в соответствии с вашими конкретными потребностями.

Передовой опыт для заказов на внесение изменений в конструкцию

Смысл заказа на изменение заключается в том, чтобы управлять изменениями и сдавать ваш проект вовремя и в рамках его бюджета, давая при этом как владельцу, так и подрядчику возможность договориться об условиях и избежать любых споров в дальнейшем.

Чтобы убедиться, что ваши запросы на изменение выполняют эти функции, и управлять процессом для достижения наилучших результатов в проекте в целом, важно следовать рекомендациям. Ниже приведены несколько советов, которые помогут вам сохранить выполнение ваших заказов на изменение в соответствии с их назначением.

Знай свой первоначальный контракт

Заказ на изменение вносит поправки в договор, который вы уже согласовали; поэтому важно, чтобы вы хорошо знали этот первоначальный контракт. Согласованный объем работ позволит вам проанализировать изменение и поможет вам определить, насколько комфортно вы вносите это изменение (и берете на себя дополнительные расходы).

Согласуйте стоимость до начала работы

Заказ на изменение повлияет на бюджет проекта, но если эти расходы не будут определены и согласованы, могут возникнуть проблемы. Например, небольшие изменения можно считать лишь частью исходного проекта. Крайне важно, чтобы все были на одной странице, прежде чем какая-либо работа будет выполнена.

Получите свое изменение в письменной форме

Это может показаться очевидным, но форма заказа на изменение создана, чтобы избежать недопонимания. Следовательно, рукопожатие или устное соглашение не являются приказом об изменении. Это может быть искрой, которая приведет в действие порядок изменений, но любые решения должны быть подробно изложены на бумаге и согласованы.

Иметь процесс на месте

Без процесса работы с заказами на изменение у вас возникнут проблемы с подрядчиками, бюджетами и графиками. Журнал запросов на изменение — это первый шаг в организации вашего процесса, но его создание и отслеживание можно упростить с помощью программного обеспечения для управления проектами.

Как ProjectManager помогает обрабатывать заказы на изменение

ProjectManager — это отмеченное наградами программное обеспечение для управления проектами, которое организует проекты и команды и обеспечивает эффективное выполнение ваших процессов. Наш инструмент имеет неограниченное хранилище файлов, что делает его идеальным центром для централизации всех ваших проектных документов, включая формы заказов на изменение.

Чтобы упростить процесс, создайте форму заказа на изменение в нашем программном обеспечении. Используя инструмент канбан, который визуализирует рабочий процесс с помощью карточек в виде задач и столбцов в виде этапов производства, сделайте свой заказ на изменение карточкой. Карты канбан могут иметь вложения, теги для приоритета и многое другое, подробные описания, а затем назначаться.

Вы можете отслеживать количество часов, затраченных на изменение, и даже оптимизировать процесс оплаты, используя наши табели учета рабочего времени. Они могут быть автоматически заполнены для повторяющихся задач и после отправки для оплаты блокируются в целях безопасности. Поскольку наше программное обеспечение основано на облаке, ваша команда может обновлять свой статус на месте, а прогресс отображается в режиме реального времени. Управлять вашими запросами на изменение легко, когда прогресс остается в одном инструменте.

ProjectManager — это облачный инструмент, который поддерживает совместную работу ваших команд. Управляйте каждым аспектом проекта, от планирования с помощью онлайн-диаграмм Ганта до мониторинга прогресса и производительности на информационной панели в режиме реального времени, а затем информируйте заинтересованные стороны с помощью простых функций отчетности. Узнайте, как мы можем контролировать изменения вашего проекта и многое другое, воспользовавшись бесплатной 30-дневной пробной версией сегодня.