10 способов автоматизации рабочих процессов агентства для решения ваших повседневных задач

Управление агентством может быть ошеломляющим.

Вы должны управлять несколькими командами и проектами. Вы работаете с большим количеством разных клиентов. Вы должны держать все в порядке — и при этом приносить новый бизнес через дверь.

Ежедневные задачи могут отнимать много времени. Но что, если я скажу вам, что они не обязаны?

В этом посте есть 10 автоматических способов автоматизации рабочих процессов агентства, которые можно использовать мгновенно, чтобы вернуть вам часть этого времени. С помощью этих автоматов вы можете:

• Бортовые и внештатные рабочие задания (минус хлопоты)
• Следите за управлением проектами и последующими действиями, чтобы обеспечить удовлетворение
• Привлекайте контакты в свою воронку и развивайте их соответствующим образом.

Вот 10 способов автоматизации рабочего процесса агентства:

1. Доставка лид-магнита и заключение сделки
2. Процесс предварительного назначения
3. Проверка завершения задания – контакт
4. Проверка завершения задания – Компания
5. Автоматизируйте доступность контактов
6. Поток напоминаний об обновлении проекта
7. Регистрация завершения проекта
8. Равномерное назначение владельцев сделок
9. Настройка консультационного звонка – интеграция
10. Поток аудитории Facebook на основе оценки

1. Доставка лид-магнита и заключение сделки

Вы предлагаете заинтересованным сторонам что-то ценное, например электронную книгу или технический документ, и хотите сразу же начать отслеживать заинтересованных потенциальных клиентов.
Вот шаги этой автоматизации:

1. Когда контакт отправляет вашу форму, он лид-магнит, который вы обещали
2. В конце концов, вы создаете сделку, чтобы сохранить их в своей CRM.
3. Владелец новой сделки получает уведомление, и создается его первая сенсорная задача.

Когда люди отправляют лид-магнит на ваш сайт, они рассказывают вам немного о том, что их интересует. в мороз можно заключить больше сделок.

2. Процесс предварительной подготовки

Как сделать так, чтобы работа выполнялась вовремя? Подготовившись соответствующим образом.

Этот рабочий процесс автоматизации предназначен для отправки серии электронных писем независимому подрядчику с предоставлением им всех сведений, необходимых для выполнения предстоящего задания.

(Примечание: вы можете легко настроить автоматизацию для использования членами внутренней команды)

Вот как работает эта автоматика:

1. Вы создали настраиваемое поле «Доступность задания», которое указывает, может ли член вашей команды принять новое задание.
2. Это поле можно изменить на «На задании», что указывает на то, что член вашей команды работает над чем-то (и запускает эту автоматизацию).
3. Второе настраиваемое поле содержит дату начала назначения.
   Автоматизация отправляет напоминания по электронной почте за две недели до задания, за неделю до и за день до
4. В день начала задания автоматизация отправляет электронное письмо с инструкциями компании и информацией о задании.

Использование базового шаблона и тегов персонализации может стать отличным способом создать профессионально выглядящее электронное письмо, добавляя контакту конкретную информацию.

3. Проверка завершения задания – контакт

Эта автоматизация предназначена для завершения проектов и сбора отзывов от членов команды и подрядчиков.

Вот как работает эта автоматика:

1. Настраиваемое поле содержит дату окончания назначения
2. За неделю до окончания задания автоматизация отправляет электронное письмо со всей информацией для снятия задания.
3. Через сутки после завершения задания контакт получает электронное письмо со ссылкой на форму обратной связи.

Вы захотите разработать форму обратной связи, чтобы собирать все отзывы, которые вы считаете наиболее ценными, о времени, потраченном контактом на задание.

Сбор этой информации позволит вам узнать о любых проблемах или опасениях, которые возникали у контактного лица во время проекта.

После отправки формы действие IF/ELSE проверяет, отправил ли контакт форму. Если они этого не сделали, они получают напоминание каждые несколько дней, пока форма не будет отправлена. После отправки формы они выходят из системы автоматизации.

4. Проверка завершения задания – Компания

Убедитесь, что вы следите за своими клиентами и подрядчиками. Эта автоматизация похожа на описанную выше, но использует шаги уведомления для отправки электронных писем компании вместо контакта.

1. Настраиваемое поле содержит дату окончания назначения
2. Еще одно настраиваемое поле содержит адрес электронной почты компании, в которой работает контакт.
3. За неделю до окончания задания автоматика отправляет электронное письмо со всей информацией для отключения контакта, работающего в компании.
4. Через сутки после окончания задания компания получает письмо со ссылкой на форму обратной связи

Вы захотите разработать форму, чтобы собрать все отзывы, которые вы считаете наиболее ценными, о времени работы контакта в компании с точки зрения компании. Это позволяет вам решить любые проблемы, которые могут возникнуть у компании.

Действие IF/ELSE проверяет, отправила ли компания форму через несколько дней. Если они этого не сделали, они входят в цикл, в котором напоминание отправляется каждые несколько дней, пока форма не будет отправлена. После отправки формы они выходят из системы автоматизации.

Сохранение адреса электронной почты представителя компании в пользовательском поле позволит вам автоматически заполнить его тегом персонализации на этапе уведомления.

5. Автоматизируйте доступность контактов

После того, как подрядчик или сотрудник выполнил задание, верните его в состояние готовности к новой работе (без необходимости даже пальцем пошевелить).

1. Используйте настраиваемое поле для «Доступность назначения» (из более ранней автоматизации)
2. Это поле можно изменить на «На задании», что указывает на то, что член вашей команды работает над чем-то (и запускает эту автоматизацию).
3. Затем контакт будет зафиксирован на этапе ожидания до тех пор, пока день не совпадет с датой окончания его назначения, датой, которую вы сохраните в пользовательском поле.
4. Затем контакт переходит к шагу «Обновить контакт», и в поле «Доступность назначения» снова устанавливается значение «Доступно».

Это гарантирует, что вы всегда знаете, кто доступен для проекта (и кто уже находится в середине).

6. Напоминание об обновлении проекта

Когда команда сосредоточена на проекте, им легко забыть пообщаться с вашей компанией или клиентом. Эта автоматизация отправляет им автоматические напоминания о том, чтобы они рассказали о статусе проекта (а также напоминает им о необходимости проверить друг друга).

1. Назначается проект и создается сделка по его перемещению по вашей воронке.
2. Владельцу сделки отправляется сообщение, информирующее его о том, что будут отправляться регулярные напоминания об обновлениях и о том, что ожидается в ответе.
3. Через две недели владелец сделки получает электронное письмо с напоминанием и будет получать напоминания каждые две недели, пока сделка не будет отмечена как завершенная (выигранная или проигранная).

7. Регистрация завершения проекта

Как только проект будет отмечен как завершенный, свяжитесь с клиентом, чтобы убедиться, что он получил положительный опыт.

1. Когда отмеченная сделка выиграла, клиент получает электронное письмо через 3 дня (чтобы проверить, удовлетворены ли они)
2. В кампании необходимо создать две ссылки (одну для «удовлетворенных» и одну для «неудовлетворенных»).
3. Если они нажимают на ссылку «удовлетворен», клиент покидает автоматизацию.
4. Если они нажимают на ссылку «неудовлетворен», клиент получает электронное письмо, чтобы собрать больше отзывов о своем недовольстве. Сделка открывается повторно, и владелец сделки получает электронное письмо, в котором сообщается, что над проектом все еще нужно работать.
5. Если клиент не нажимает ни на одну ссылку в течение недели, он выходит из системы автоматизации.

8. Равномерно назначайте владельцев сделок

Убедитесь, что лиды равномерно распределены по вашей команде. Эта автоматизация равномерно распределяет потенциальных клиентов, даже если владелец сделки уходит или добавляется.

1. Когда сделка попадает в конвейер, лиды проходят серию разделенных действий, которые равномерно направляют их по 8 путям.
2. В конце пяти путей находится шаг «Обновить владельца сделки», который меняет владельца сделки.
3. В конце трех путей находится действие Go-To, которое отправляет их обратно на вершину разделенных путей, чтобы их можно было отправить вниз и назначить владельцу сделки.

Это позволяет равномерно распределять потенциальных клиентов среди владельцев сделок, независимо от того, сколько владельцев сделок есть в компании.

Вы можете добавить или удалить «обновить владельца сделки» или перейти к действиям в зависимости от того, сколько у вас владельцев сделки. Вы даже можете добавить больше разделенных действий, если у вас более восьми владельцев сделок!

9. Настройка консультационного вызова – интеграция

Если вы используете такой сервис, как Calendly или Acuity, эта автоматизация создана для вас.

1. Контакты отправить форму запроса дополнительной информации или консультации
2. Контакты получают кампанию со ссылкой на вашу интеграцию планирования, чтобы они могли запланировать свой звонок.
3. Действие IF/ELSE проверяет, установили ли они вызов
4. Если контакт не настроил интеграцию, он снова получит электронное письмо с напоминанием со ссылкой на поставщика программного обеспечения для планирования.

Использование такого сервиса, как Zapier, обеспечивает двустороннюю связь между ActiveCampaign и вашим программным обеспечением для планирования.

10. Поток аудитории Facebook на основе оценки

Позвольте действиям ваших контактов определять их место в вашем маркетинге на Facebook. Используйте оценку, которая измеряет вовлеченность или желаемые действия, чтобы помочь вам в этом.

1. Сделка создана, и контакт добавлен в вашу начальную пользовательскую аудиторию Facebook.
2. По мере того, как оценка контакта увеличивается, добавляйте его в свои более целенаправленные настраиваемые аудитории и удаляйте их из предыдущей.

Не стесняйтесь корректировать оценки и добавлять больше аудиторий по мере необходимости.

«Как вариант с белой этикеткой, ActiveCampaign также дает вам больше свободы. Помимо пользовательских доменов и логотипов, вы также можете изменить стиль самого интерфейса, чтобы он соответствовал вашему бренду».

Аарон Брукс (Venture Harbour) о том, почему они выбрали ActiveCampaign в качестве лучшего инструмента маркетинга по электронной почте для агентств.