Как написать лучшее электронное письмо с подтверждением встречи (+ примеры)

Подтверждения — они гарантируют, что реальность соответствует вашим ожиданиям. Подумайте о том, насколько важны подтверждения в вашей повседневной жизни.

Вы идете в «Макдоналдс» и заказываете кофе и печенье с беконом и яйцом — без сыра, — но сотрудник торопит вас, не подтвердив ваш заказ. Затем вы едете по дороге со своим завтраком и обнаруживаете, что ваш напиток — это горячий шоколад, а ваше маслянистое печенье стекает с сыром. Нет буэно.

Или, в более драматическом масштабе, возможно, вы бронируете место для приема своей мечты на субботний вечер после свадьбы. Спустя несколько месяцев вы узнаете, что они запланировали воскресенье, а место на субботний вечер они уже забронировали для кого-то другого. Облом, да?

Электронные письма с подтверждением встречи не дают беде или даже незначительным неудобствам проникнуть в жизнь. Их легко отправить, они такие простые и невероятно мощные.

Если вы управляете бизнесом, предоставляющим услуги по записи (будь то консультации, встречи, интервью или даже последующая обработка пестицидами), электронные письма с подтверждением встречи — это простой способ предотвратить шумиху и улучшить качество обслуживания клиентов. Хотя нет смысла плакать над пролитым молоком, у вегана есть веская причина плакать над сырным печеньем — вы не хотите, чтобы кто-то из ваших клиентов пролил слезу!

Готовы включить эти электронные письма в свои сообщения? К счастью для вас, мы сделали всю тяжелую работу. Ниже вы найдете первоклассные примеры электронных писем с подтверждением встречи, примеры сценариев и советы по написанию собственных электронных писем с нуля. Давайте начнем!

Что такое электронное письмо с подтверждением встречи?

Что такое электронное письмо с подтверждением встречи? Все дело в названии — это электронное письмо, подтверждающее встречу. Достаточно просто.

Но это еще не все. Любой может отправить любое электронное письмо с подтверждением, но для создания качественного сообщения требуется немного такта и стратегии. Вот несколько простых рекомендаций, которым вы можете следовать, чтобы написать эффективное электронное письмо с подтверждением встречи.

Как написать электронное письмо с подтверждением встречи

Эффективность вашей электронной почты заключается в дизайне, содержании и доставке.

Дизайн

Электронные письма с подтверждением встречи должны быть до боли простыми. Оставайтесь на бренде, но не увлекайтесь творчеством настолько, чтобы сообщение не потеряло своего смысла. Помните, что это не маркетинговое электронное письмо (подробнее о том, почему это важно, чуть позже). Вы просто пытаетесь подтвердить встречу с получателем.

Посмотрите на этот пример с Airbnb. Они сводили вещи к минимуму. Они подтвердили поездку, предоставили изображение жилья (которое помогло мне вспомнить, какое из них я выбрал), назвали даты и предоставили несколько дополнительных деталей под ссылкой на полный маршрут. Простой, но эффективный.

Содержание

Вам не нужны причудливые GIF-файлы, умный текст или убедительные призывы к действию. Предоставьте именно то, что ожидает получатель: подробности подтверждения встречи. Ни больше ни меньше.

В зависимости от вашей услуги вы можете включить основные изображения или ссылку на «Подтвердить встречу». Это все прекрасно, просто не упускайте из виду цель вашего электронного письма — подтвердить встречу.

Доставка

В Twilio SendGrid мы живем под девизом: «Отправляйте правильные сообщения нужному человеку в нужное время, с нужной частотой, по правильному каналу». Да, это многословно, но это отличное руководство по общению с получателями.

• Сообщение: электронное письмо с подтверждением встречи
• Человек: те, кто записался на прием
• Время: как можно скорее
• Частота: первоначальное электронное письмо и, возможно, второе последующее сообщение, если встреча отложена.
• Канал: ваш получатель может предпочесть электронную почту и/или текст

Доставляемость также является важным фактором, который следует учитывать. «Не пытайтесь добавлять маркетинговые сообщения в свои транзакционные сообщения», — говорит Уилл Бойд , эксперт по доставке электронной почты в Twilio SendGrid. «Это может вызвать у вас проблемы, потому что провайдеры почтовых ящиков сканируют ваш контент. Если они считают, что сообщение больше связано с маркетингом… они с большей вероятностью поместят это сообщение в спам, чем если бы они считали, что это чистая транзакционная почта».

Лучшие практики

Вот несколько дополнительных коротких и приятных советов, которые помогут вам создать звездные электронные письма с подтверждением встречи:

1. Создайте очевидную тему письма. Сейчас не время быть милым. Сделайте ваш объект супер прозрачным. Например, попробуйте «Подтверждение визита к стоматологу» или «Подтверждение предстоящего визита к стоматологу». У вашего получателя не возникнет проблем с тем, чтобы догадаться, о чем это письмо, и он также сможет легко найти это электронное письмо, если не сможет найти его позже.
2. Уточните, от кого пришло письмо. Согласно нашему недавнему отчету о взаимодействии с электронной почтой , отправитель является наиболее важным элементом электронного письма, который влияет на то, откроет ли получатель электронное письмо или нет. «Для некоторых получателей только отправитель — это вся информация, которая им нужна, чтобы открыть электронное письмо». О, и избегайте адресов электронной почты, на которые нет ответа (например, «[email protected]»). Вот почему .
3. Добавьте кнопки добавления в календарь. Это дополнительное удобство повышает вероятность того, что ваши получатели придут на прием — беспроигрышный вариант как для вас, так и для ваших клиентов.
4. Предоставьте контактную информацию. Упростите получателям возможность связаться с вами, если возникнут проблемы с их назначением или если им нужно перенести встречу.

Пример сценария письма с подтверждением записи на прием

Голос и тон ваших электронных писем будут различаться в зависимости от вашего бренда. Ниже я включил простой шаблон электронного письма для более формального подтверждения. Не стесняйтесь использовать его как есть или настроить под свои нужды.

Тема: Ваша запись подтверждена

Привет [имя],

Ваша встреча [тип встречи] подтверждена на [день недели], [месяц] [дата]], [год].

Нужно изменить встречу?

Чтобы внести изменения в свое назначение, нажмите здесь , позвоните по номеру 000-0000-000 или ответьте на это письмо.

Просто, верно? Это действительно все, что должно включать ваше электронное письмо с подтверждением встречи.

Примеры писем с подтверждением встречи

Ищете вдохновение для писем с подтверждением встречи? Вот несколько простых (но эффективных) примеров.

Цветущий массаж

Поверьте мне, я никогда не пропущу свой ежегодный массаж. Тем не менее, приятно получить электронное письмо с подтверждением встречи в качестве дружеского напоминания. Blooming Massage делает это прямо здесь с базовым дизайном и всем необходимым: кто, что, когда, где, как - все, что мне нужно знать.

верность

Fidelity предлагает все самое необходимое. Я знаю, когда собрание, где мне нужно быть, что мы будем обсуждать и с кем я буду встречаться. Вся информация выделена жирным шрифтом, легко читается и быстро находится. И если время меня больше не устраивает, есть большая оранжевая кнопка, которую я могу нажать, чтобы перенести встречу.

SpotHero

В этом электронном письме с подтверждением встречи от SpotHero есть все подробности, которые я мог запросить. Я знаю, с каким номерным знаком я зарезервировал место, где это место, когда я могу войти, когда мне нужно выйти и сколько мне это стоило. Кроме того, они включают в электронное письмо ссылку на мой пропуск на парковку — на одну вещь меньше, которую мне нужно отслеживать.

Чтобы найти шаблоны электронных писем с подтверждением встречи и другие готовые шаблоны электронных писем, посетите нашу галерею бесплатных шаблонов электронных писем!

Использование SMS с электронной почтой

Электронная почта всегда была проверенным методом для охвата глобальной аудитории, но теперь SMS также становится отличным способом для компаний связываться со своими клиентами. Все больше и больше компаний используют SMS-сообщения, чтобы сообщать своим клиентам обо всем, от рекламных акций до скидок и напоминаний о встречах.

Электронная почта отлично подходит для более длинных сообщений, которые могут включать изображения и вложения или информацию, которую ваши получатели могут захотеть сохранить на потом. SMS идеально подходит для краткой и своевременной информации (например, для напоминания о предстоящей встрече).

Если вы не можете решить, использовать ли электронную почту или текстовые сообщения для подтверждения записи на прием, ознакомьтесь со статьей Электронная почта или SMS: какой канал выбрать? Независимо от того, предпочитают ли ваши клиенты текстовые или электронные письма, сообщения с подтверждением встречи поднимут ваше общение с клиентами на ступеньку выше — начните скорее раньше, чем позже!