Определение и реализация рабочих процессов утверждения

Никогда не пренебрегайте качеством. Если вы выполняете поставленные задачи вовремя, но не соответствуете ожиданиям заинтересованных сторон, у вас проблемы. Рабочий процесс утверждения может помочь обеспечить качество и даже оптимизировать процессы, если он является частью более крупного автоматизированного рабочего процесса.

Существуют различные типы рабочих процессов утверждения, и не все они автоматизированы. Изучив определение, вы сможете выбрать то, которое лучше всего подойдет для ваших процессов. Давайте рассмотрим, что такое рабочий процесс утверждения и как автоматизация рабочих процессов утверждения может помочь вам работать лучше и эффективнее.

Что такое рабочий процесс утверждения?

Рабочий процесс утверждения — это способ направить что-то лицу, имеющему полномочия для перемещения этого элемента на следующую стадию производства. Это часть рабочего процесса, который может выполняться вручную или автоматически. Это помогает обеспечить качество на всех этапах конвейера, а также позволяет избежать задержек с необходимыми утверждениями.

Логическая последовательность задач прерывается рабочим процессом утверждения, поскольку работа останавливается до тех пор, пока эта задача не будет утверждена назначенным лицом. Автоматизация рабочих процессов устраняет узкие места и повышает эффективность, что повышает производительность на рабочем месте.

Лицо, имеющее полномочия утверждать работу, обычно является непосредственным руководителем той группы, которая выполняет эту работу, но также может быть лицом, обеспечивающим качество, или руководителем нескольких отделов, в зависимости от процесса. В рабочем процессе может быть много или мало утверждений в зависимости от масштаба продукта и организации.

Автоматизируя задачи и добавляя рабочие процессы утверждения, предприятия могут помочь командам работать более продуктивно, гарантируя, что качество работы останется на высоком уровне. ProjectManager — это онлайн-программное обеспечение, которое автоматизирует рабочие процессы и имеет настройки утверждения задач для оптимизации работы. Добавьте утверждения задач в свой рабочий процесс или вместе с автоматизацией, чтобы настроить утверждающего до того, как статусы можно будет обновить. Начните бесплатно работать с ProjectManager уже сегодня.

Типы рабочих процессов утверждения

Существует множество различных типов структур рабочих процессов, но мы начнем с портала отправки задач. Здесь отправляется документ, заказ на поставку или какое-либо задание, чтобы заинтересованное лицо, менеджер или утверждающий могли подписать его.

Это приводит к определению того, кто эти утверждающие лица в рабочем процессе. Например, многие программные инструменты с автоматизацией позволяют предоставить конкретному лицу право редактировать, просматривать или администрировать отправку.

Рабочий процесс утверждения обычно имеет крайний срок, чтобы избежать задержек, узких мест и задержек. Часто при отправке на утверждение задача инициирует уведомление, предупреждающее утверждающего о том, что работа готова для проверки.

Существуют различные типы рабочих процессов утверждения, каждый из которых используется для повышения эффективности процессов организации. Они позволяют продолжить работу без задержек, не пренебрегая при этом качеством работы, проходящей через рабочий процесс утверждения. Существует три основных типа рабочих процессов утверждения.

1. Рабочий процесс утверждения процесса

Этот процесс утверждения используется при работе с предсказуемыми и повторяемыми задачами. Этот рабочий процесс лучше всего использовать в процессах, где члены команды знают результат, которого они хотят достичь, и имеют четкий путь для достижения этой цели. Например, при утверждении документов обычно используется рабочий процесс утверждения процесса.

2. Рабочий процесс утверждения проекта

Если вам требуется более гибкий рабочий процесс, вы, скорее всего, будете использовать рабочий процесс утверждения проекта. Этот рабочий процесс также подходит для задач с определенными целями, однако, в отличие от рабочего процесса утверждения процесса, путь к достижению этих целей не ясен. Этот рабочий процесс утверждения часто используется в творческих проектах, поскольку конец известен, но как его достичь — это больше коллективная импровизация. Возьмем, к примеру, маркетинговые кампании, которые имеют определенные цели и должны достигать ключевых показателей эффективности (KPI), но неясно, как эти KPI достигаются, и может потребоваться несколько попыток.

3. Рабочий процесс утверждения дела

Некоторые рабочие процессы не имеют четкого пути. В таком рабочем процессе вы примените рабочий процесс утверждения дела. Это идеальный рабочий процесс, когда цель не определена, когда команда начинает свою работу, но становится ясной, когда они прорабатывают дополнительную информацию в процессе работы. Чтобы лучше понять рабочий процесс утверждения дела, подумайте о страховом случае. Результат страхового возмещения не ясен до тех пор, пока не будет собрано больше информации по мере его прохождения.

Автоматизация рабочих процессов утверждения

Как уже упоминалось, рабочие процессы утверждения могут выполняться вручную или быть автоматизированы. В последнем случае автоматизированные рабочие процессы утверждения перемещают элементы по рабочему процессу, инициируя ответ после завершения определенного действия.

Процессы утверждения вручную проблематичны. Это может привести к противоречивым отзывам, неясности в отношении того, кто имеет полномочия, когда есть несколько рецензентов, недопонимание целей, слишком много изменений, нарушение сроков и многое другое. Автоматизированные рабочие процессы утверждения могут избежать этих «лежачих полицейских» и обеспечить бесперебойную работу рабочих процессов.

Автоматизация рабочих процессов утверждения обеспечивает подотчетность процесса и его продуктивность. Это то, чем могут воспользоваться организации любого размера. Но сначала необходимо четко определить этапы рабочего процесса. Подумайте, как запрашиваются отправки, критерии, которые должны быть соблюдены, чтобы задача получила утверждение, кто эти утверждающие лица на протяжении всего рабочего процесса, маршрут отправки после утверждения или отклонения и т. д.

Преимущества рабочего процесса утверждения

Основное преимущество использования рабочего процесса утверждения заключается в том, что он оптимизирует ваши процессы. Это повышает эффективность за счет более быстрого перемещения элементов по конвейеру и приводит к меньшему количеству ошибок за счет определения шагов этого рабочего процесса, утверждения и обеспечения того, чтобы каждый в команде сосредоточился на своей работе.

Он также гарантирует, что элемент был должным образом одобрен и что одобрение было доставлено в кратчайшие сроки. Это помогает командам уложиться в сроки, независимо от того, есть ли у задачи один или несколько утверждающих лиц.

Также меньше ошибок при работе с рабочим процессом утверждения. Автоматизация гарантирует, что утверждения происходят только при соблюдении критериев утверждения. Это означает, что проходит меньше ошибок, которые позже придется исправлять, что приведет к задержкам. Это экономит время и позволяет избежать дорогостоящих и разочаровывающих исправлений.

Автоматизация также является способом улучшить коммуникацию с точки зрения отслеживания статуса задачи и информирования команды об обновлениях или ожидающих утверждениях. Такая прозрачность процесса помогает избежать недоразумений, которые еще больше задерживают процесс.

Связанный: Бесплатный шаблон плана коммуникации для Word

Узкие места являются распространенными проблемами в рабочих процессах и вызывают задержки и разочарование. Рабочие процессы утверждения сокращают эти дорогостоящие блоки за счет автоматизации. Например, если над задачей работает много утверждающих, рабочий процесс автоматического утверждения можно настроить таким образом, чтобы всем утверждающим посылался запрос на более быстрое продвижение задачи вперед.

Еще один плюс заключается в том, что автоматизация приводит к большей согласованности, что позволяет оптимизировать процессы. Это гарантирует, что все, что утверждается автоматически, соответствует критериям и политике организации. Автоматизация этого процесса ускоряет рабочий процесс, поскольку ручная проверка больше не требуется.

Лучшие практики для рабочего процесса утверждения

Первый и, возможно, самый важный аспект любого рабочего процесса утверждения — убедиться, что вы выбрали тех, у кого есть полномочия на утверждение. Весь процесс держится на этом решении. Даже в автоматизированных рабочих процессах утверждения утверждающий является защитой от всего, что не соответствует вашим критериям утверждения.

Рекомендуется автоматизация, особенно при работе с несколькими утверждающими. Как уже отмечалось, он может отправлять уведомления об утверждении всем утверждающим одновременно. Это также поможет вам выявить избыточность в вашем рабочем процессе, которую можно удалить для дальнейшей оптимизации процесса.

Установка сроков выполнения помогает избежать задержек не только для выполнения задачи, но и для утверждения и обратной связи. Чтобы убедиться, что эти сроки не потеряются в случайном порядке, найдите инструмент с автоматическими уведомлениями, которые отправляют электронные письма или предупреждения в приложении.

ProjectManager и рабочие процессы утверждения

ProjectManager — это онлайн-программное обеспечение для управления проектами с автоматизацией рабочего процесса и утверждением задач. Создавайте настраиваемые рабочие процессы и назначайте утверждение для лучшего управления задачами. Утверждения можно настроить для автоматизации определенных действий и оптимизации рабочих процессов для повышения производительности.

Оптимизируйте повторяющиеся задачи с помощью автоматизации рабочего процесса

Первым шагом к рабочим процессам утверждения является четкое определение этапов вашей работы. Пользовательские рабочие процессы помогают вам устанавливать правила, которые определяют путь, по которому должны идти задачи. Они также определяют пользователей, которые могут изменять статус или перемещать задачи вперед. Пользовательские рабочие процессы и утверждения задач можно автоматизировать, определив триггеры, задающие определенные действия. Установите триггеры для статуса, приоритета, прогресса и других, которые могут назначать пользователя, удалять пользователя, устанавливать приоритет, процент обработки и многое другое.

Получайте уведомления в режиме реального времени, чтобы быть в курсе одобрений

Чтобы оптимизировать рабочие процессы, утверждающие должны знать, когда задача была отправлена ​​им на утверждение. Наши уведомления позволяют пользователям видеть эти предупреждения в режиме реального времени. Они мгновенно отправляются в ваш почтовый ящик, а также создают оповещение в программном обеспечении, поэтому вам не нужно выходить из инструмента и прерывать рабочий процесс. Вы можете настроить уведомления так, чтобы они не только уведомляли вас о необходимости утверждения, но и о назначении задачи, обновлении хода выполнения, изменении сроков выполнения и многом другом.

Еще одна функция, которая помогает вам в рабочем процессе, — это данные в реальном времени, которые помогают лучше принимать решения. Получите общее представление о проекте с помощью нашей интерактивной панели управления. Настройка не требуется, просто переключитесь, чтобы увидеть свой прогресс с точки зрения затрат, времени, рабочей нагрузки и многого другого. Для получения дополнительной информации настраиваемые отчеты фокусируются на том, что вы хотите видеть. Ими можно легко поделиться с заинтересованными сторонами, чтобы держать их в курсе.

ProjectManager — это отмеченное наградами программное обеспечение, которое автоматизирует рабочие процессы и устанавливает параметры утверждения, чтобы поддерживать продуктивность команд, освобождая их от ручных и повторяющихся задач. Другие функции позволяют управлять рисками и ресурсами, чтобы вы не сбились с пути. Присоединяйтесь к командам NASA, Siemens и Nestle, которые используют наше программное обеспечение для достижения успеха. Начните бесплатно работать с ProjectManager уже сегодня.